Шаблон бази даних Access Student дає змогу відстежувати відомості про учнів, зокрема контакти для екстрених служб, медичні відомості та відомості про опікунів. Крім того, можна шукати й фільтрувати учнів, відстежувати відвідуваність учнів, показувати або приховувати стовпці, а також зіставляємо адреси учнів.
Хочете переглянути відео про використання цього шаблону? Див. цю статтю Використання шаблону бази даних учнів.
Примітка.: Шаблон бази даних "Студенти" оновлено за останні кілька років. Ці інструкції стосуються найновішої версії шаблону, доступного для завантаження. Якщо наведені нижче дії не відповідають тому, що ви бачите, імовірно, ви використовуєте попередню версію шаблону.
Використання бази даних
У цій статті описано основні кроки використання шаблону бази даних "Студенти".
Підготовка бази даних до використання
-
Коли база даних відкривається вперше, access відображає форму привітання. Щоб ця форма не відображалась під час наступного відкриття бази даних, зніміть прапорець Відображати привітання під час відкриття цієї бази даних .
Закрийте форму привітання, щоб почати використовувати базу даних.
-
Щоб переконатися, що весь вміст бази даних увімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.
Докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних див. в статті Вибір надійності бази даних.
Пошук учня
Поле "Швидкий пошук " дає змогу швидко знайти учня у формі "Список учнів ".
-
Введіть текст, який потрібно знайти, у полі Швидкий пошук і натисніть клавішу Enter.
Access фільтрує список, щоб відображався лише той запис, який містить шуканий текст. Щоб повернутися до повного списку, натисніть кнопку Очистити поточний пошук. (Це X у полі пошуку.)
Фільтрування списку учнів
У формі "Список учнів " можна відфільтрувати список учнів і зберегти улюблені фільтри для подальшого використання.
-
Застосуйте фільтри, клацнувши форму правою кнопкою миші та вибравши потрібні фільтри.
-
Натисніть кнопку Зберегти фільтр.
-
У формі Відомості про фільтр введіть ім'я та опис фільтра, а потім натисніть кнопку Закрити.
-
Скористайтеся полем Фільтрувати вподобання , щоб застосувати збережений фільтр, або натисніть кнопку (Очистити фільтр), щоб видалити фільтр.
Відображення або приховання стовпців
У формі "Список учнів " за замовчуванням деякі поля (стовпці) приховано. Щоб змінити поля, які відображаються:
-
Натисніть кнопку Відобразити або приховати поля.
-
У діалоговому вікні Відображення стовпців установіть прапорець поруч із кожним стовпцем, який потрібно відобразити. Зніміть прапорець, щоб приховати стовпець.
Відображення відомостей про учнів
Форма "Відомості про учня " дає змогу переглядати та вводити додаткові відомості про учня, зокрема зображення, опікунів, відомості про надзвичайні ситуації та відвідуваність. Щоб відобразити форму "Відомості про учня ", виконайте наведені нижче дії.
-
У формі "Список учнів " натисніть кнопку Відкрити поруч з елементом, який потрібно переглянути.
Додавання зображення
У формі Відомості про учня можна додавати зображення та інші вкладення.
-
Під рамкою рисунка натисніть кнопку Редагувати рисунок.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні Вибір файлу перейдіть до папки, яка містить файл.
-
Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.
Примітка.: Для кожного елемента можна вкласти кілька файлів, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.
Додавання учнів із Програми Microsoft Outlook
Якщо ви використовуєте Microsoft Outlook, ви можете додати учнів із цієї програми, не вводячи їх знову.
-
У формі "Список учнів " натисніть кнопку Додати з Outlook.
-
У діалоговому вікні Вибір імен для додавання виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.
-
Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.
Відображення карти адреси учня
У формі Відомості про учня , якщо ви ввели поштову адресу учня, можна відобразити карту цього розташування:
-
Натисніть кнопку Клацніть, щоб зіставити.
Відображення звітів
База даних "Студенти" містить кілька звітів, зокрема " Усі студенти", " Алергія та ліки", "Контактна інформація про надзвичайні ситуації", "Опікунська інформація" тощо. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.
-
В області переходів у розділі Звіти двічі клацніть звіт, який потрібно відобразити.
Ви можете створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простого звіту.
Змінення бази даних учнів
Базу даних "Студенти" можна настроїти, додавши нове поле до таблиці "Студенти", а потім додавши це поле до форми "Список учнів ", форми "Відомості про учнів " і звіту " Усі учні ".
Додавання поля до таблиці "Студенти"
-
Закрийте всі відкриті вкладки.
-
В області переходів двічі клацніть таблицю Учні .
-
Прокрутіть праворуч, доки не з'явиться стовпець Додати нове поле. Двічі клацніть заголовок стовпця та введіть ім'я поля.
Коли ви вперше вводите дані в стовпець, Access задає вам тип даних.
Додавання поля до форми або звіту
Доданий до таблиці поле можна додати до форми або звіту.
-
Клацніть правою кнопкою миші форму або звіт в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки.
-
На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
-
Перетягніть потрібне поле зі списку полів до форми або звіту.
