Додаток до декларації про конфіденційність для програми Microsoft Word 2010

Використання шаблонів із веб-сайту Office.com

Нова вкладка в Microsoft Office Backstage (перейдіть на вкладку файл і виберіть пункт створити) може надати вам оновлено допомоги для документів, на основі шаблонів завантажено із сайту Office.com. Також можна надіслати відгук про шаблони та надати числову оцінку кожному шаблону, який ви завантажуєте.

Під час відкриття шаблону або файлу, створеного на основі шаблону, залежно від параметрів онлайнової довідки, із програми Word 2010 на веб-сайт Office.com може надсилатись ідентифікатор шаблону, назва та версія програми, яка використовується, а також стандартна інформація про комп’ютер.

Ідентифікатор шаблону використовується для визначення вихідного шаблону, завантаженого з веб-сайту Office.com або доданого під час інсталяції програми Word 2010. Це не унікальний ідентифікатор документа, оскільки він однаковий для всіх користувачів одного шаблону.

Посилання на зображення та інші документи

Коли ви створюєте посилання на зображення, файл, джерело даних або інший документ на жорсткому диску комп’ютера або на сервері, у документі зберігається шлях до цього файлу. Інколи посилання може містити ім’я користувача або відомості про сервери в мережі. Під час підключення до даних ви можете зберігати своє ім’я користувача або пароль у посиланні.

Крім цього, якщо ви застосовуєте до документа XML-схему, у ньому зберігається шлях до створеної XML-схеми. Інколи цей шлях може містити ім’я користувача.

Друк

Під час друку та збереження документа Word 2010 у програмі Word 2010 зберігається шлях до принтера разом із документом. Інколи шлях може містити ім’я користувача або комп’ютера.

Сайти робочих областей для документів

За допомогою програми Word 2010 можна отримати доступ до сайту робочої області для документів на сайті служб Microsoft SharePoint Foundation 2010. Сайт робочої області для документів – це спільна область, у якій можна працювати над одним або кількома документами разом з іншими учасниками групи.

Під час доступу до сайту робочої області для документів програма Word 2010 завантажує з нього дані для надання користувачу інформації про сайт робочої області. Серед цих даних:

• назва сайту служб SharePoint Foundation;

• Посилання або URL-адреса сайту

• Імена, адреси електронної пошти та рівні дозволів користувачів сайту

• Списки документів, завдань та інші відомості, доступні на сайті

У програмі Word 2010 у форматі файлів cookie також зберігається список відвіданих сайтів служб SharePoint Foundation. Завдяки цьому прискорюється доступ до сайтів, які відвідувалися раніше. Корпорація Майкрософт не має доступу до цього переліку сайтів, і він може бути доступний в Інтернеті, лише якщо користувач сам вирішить надати до нього доступ.

Служби SharePoint Foundation

Служби Microsoft SharePoint Foundation 2010 – це спільні веб-сайти робочих областей, на яких можна працювати над документами разом з іншими користувачами або брати участь у нарадах.

Під час доступу до сайту SharePoint за допомогою браузера або програми системи Office файли cookie зберігаються на комп’ютері, якщо користувач має дозвіл на створення підсайту на цьому сайті. Разом усі файли cookie утворюють список сайтів, на яких ви маєте дозволи. Цей список використовується в багатьох програмах системи Office для надання швидкого доступу до веб-сайтів, які вже відвідувалися.

Корпорація Майкрософт не має доступу до цього списку сайтів, і він може бути доступний в Інтернеті лише за умови, що користувач сам вирішить надати до нього доступ.

У службах SharePoint Foundation під час створення нового веб-сайту або списку та під час додавання або запрошення користувачів до наявного веб-сайту або списку на сайті зберігаються такі відомості про кожного користувача (включно з вашими):

• Повне ім’я

• Адреса електронної пошти

До кожного елемента, який користувачі додають до сайту або змінюють, додається ідентифікатор користувача. Доступ до цих відомостей і до всього вмісту на сайті SharePoint повинні мати лише адміністратори й учасники цього сайту.

Усі елементи сайту SharePoint містять два поля: Автор і Автор. Автор поле заповнюється ім'я користувача особи, яка від початку створив елемент і дату, коли його було створено. Поле Автор заповнено, використовуючи ім'я користувача, користувач, який востаннє змінив документа Word 2010 і дата останньої зміни.

Адміністратори серверів, на яких розміщено сайти SharePoint, мають доступ до деяких даних цих сайтів. Це дає їм змогу аналізувати модель використання сайту та збільшувати час його доступності. Ці дані доступні лише для адміністраторів серверів і надаються корпорації Майкрософт, лише якщо сервер сайту SharePoint розміщено корпорацією Майкрософт. До відомостей, які можуть отримувати адміністратори, належать імена, адреси електронної пошти та дозволи всіх користувачів, які мають доступ до сайту.

Усі користувачі, що мають доступ до сайту SharePoint, можуть шукати та переглядати весь наявний на сайті вміст.

Аудит

У службах SharePoint Foundation 2010 пропонуються засоби аудиту, які дають змогу адміністраторам відстежувати роботу користувачів із певним вмістом.

Коли адміністратори служб SharePoint Foundation активують функцію аудиту, у базу даних вмісту SharePoint на сервері автоматично записуються певні дії, які виконує користувач (наприклад, перегляд, редагування, повернення з редагування та взяття на редагування). До кожної записаної дії на сервері додаються ідентифікаційні відомості про файл, дію та ідентифікатор SharePoint користувача. Ця функція не надсилає жодні відомості до корпорації Майкрософт.

За промовчанням, ця функція вимкнута та доступна тільки адміністраторам сайтів SharePoint, на яких зберігається вміст.

Служба факсів

За допомогою служби факсів можна надсилати факсимільні повідомлення через Інтернет і впорядковувати надіслані факси у програми Word 2010. Щоб використовувати службу факсів, потрібно зареєструватися в незалежного від корпорації Майкрософт постачальника служби факсів, який виконуватиме обробку факсимільних повідомлень і пересилатиме їх через Інтернет. Корпорація Майкрософт не збирає жодні дані через службу факсів.

Під час реєстрації користувача постачальник служби факсів створює реєстраційний пакет, який зберігається в постачальника та у програмі Word 2010. Цей пакет складається з адреси веб-сайту постачальника служби факсів і "маркера", який підтверджує доступ користувача до постачальника служби факсів. Під час надсилання факсу із програми системи Office реєстраційний пакет додається до документа.

За допомогою служби факсів можна також обчислити вартість надсилання факсимільного повідомлення, не надсилаючи його. Для цього програма Word 2010 надсилає постачальнику служби факсів через шифроване підключення реєстраційний маркер користувача, номер телефону, на який слід надіслати факс, і кількість сторінок факсимільного повідомлення. Корпорація Майкрософт не отримує та не зберігає ці дані.

Служба довідкових матеріалів

Програма Word 2010 дає змогу запитувати інформацію про певний термін або фразу в багатьох постачальників платного вмісту. Коли користувач розпочинає пошук за певним словом або фразою, програма Word 2010 надсилає через Інтернет шуканий текст, назву використовуваного програмного продукту, регіональні настройки комп’ютера та, якщо потрібно, відомості про авторизацію для підтвердження прав користувача на завантаження довідкової інформації.

Програма Word 2010 надсилає ці відомості до служби від корпорації Майкрософт або вибраного стороннього постачальника, а служба повертає відомості про шукане слово або фразу.

Отримані відомості часто містять посилання на додаткову інформацію з веб-сайту служби. У разі вибору такого посилання постачальник служби може додати файл cookie на комп’ютер користувача для його ідентифікації під час наступних транзакцій. Корпорація Майкрософт не несе відповідальність за дотримання вимог захисту конфіденційної інформації сторонніми веб-сайтами та службами. Корпорація Майкрософт може отримувати та зберігати ці відомості лише за умови, що запит надсилається до служби, яка належить корпорації Майкрософт.

Щоб заборонити програмі Word 2010 виконувати автоматичну перевірку наявності служб довідкових матеріалів та інсталяцію нових служб, виконайте такі дії:

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. У розділі Довідка виберіть пункт Параметри.

3. Виберіть категорію Центр безпеки та конфіденційності.

4. Виберіть пункт Настройки центру безпеки та конфіденційності.

5. виберіть розділ Параметри захисту конфіденційної інформації та зніміть прапорець Дозволити перевірку наявності та інсталяцію нових служб в області завдань "Довідкові матеріали".

Служби перекладу

У програмі Word 2010 існує можливість перекладу всього документа або його частини за допомогою двомовного словника або системи машинного перекладу. Ви можете вибрати спосіб перекладу документа.

Ви можете вибрати або введіть слово або фразу, які потрібно перекласти, або можна вибрати, щоб перекласти весь документ, у будь-якому випадку, вибравши параметр застосовується переклад в області Довідкові матеріали. Також можна функцію документа поради для перекладу, навівши вказівник миші на слова, які потрібно перекласти. Документ поради функцію вимкнуто за промовчанням. Можна ввімкнути цю функцію, перейшовши на вкладку рецензування, а потім виберіть переклад у групі мова .

Слово або фраза, вибрані або введені для перекладу, відшукуються у двомовному словнику. Деякі двомовні словники постачаються разом із програмним забезпеченням, а інші доступні на веб-сайті Office.com. Якщо введеного слова або фрази немає у двомовному словнику, який постачається разом із програмним забезпеченням, слово або фраза надсилається в незашифрованому вигляді до служби перекладу корпорації Майкрософт або стороннього постачальника.

Якщо потрібно перекласти весь документ, він надсилається в незашифрованому вигляді до служби перекладу корпорації Майкрософт або стороннього постачальника. Інші користувачі можуть мати змогу переглядати слова, фрази або документи, які потрібно перекласти, як і будь-яку інформацію, що надсилається через Інтернет без шифрування.

Якщо ви використовуєте один зі словників на веб-сайті Office.com або звертаєтеся до сторонньої служби перекладу, програма Word 2010 надсилає через Інтернет текст, тип використовуваного програмного забезпечення, регіональні та мовні настройки комп’ютера (відкрийте вкладку Файл, під пунктом Довідка виберіть вкладку Параметри та клацніть категорію Мова). Також програма Word 2010 може надсилати попередньо кешовані відомості про автентифікацію до сторонніх служб перекладу, указуючи на те, що ви вже зареєструвалися на веб-сайті.

Обмін миттєвими повідомленнями та сповіщення

У програмі Word 2010 користувачі мають можливість надсилати миттєві повідомлення та отримувати сповіщення про доступність інших користувачів і внесення певних змін до спільних документів і сайтів робочих областей.

У програмі Word 2010 може використовуватися клієнт обміну миттєвими повідомленнями, який дає змогу дізнаватися про присутність у мережі інших користувачів і надсилати їм повідомлення. Програма Word 2010 містить веб-елемент керування, за допомогою якого на веб-сторінці можна відображати стан присутності користувачів. Цей елемент керування використовується на сторінках Microsoft SharePoint Foundation 2010 і Microsoft SharePoint Server 2010. Жодна зі сторінок цих типів не надсилає відомості про присутність назад на сервер.

Цей веб-елемент керування може використовуватися для передавання даних про присутність із вашої програми обміну миттєвими повідомленнями на веб-сервер. За промовчанням, дані про присутність надсилаються лише на сайти інтрамережі, надійні сайти та сайти на локальному комп’ютері.

Нові формати файлів

У програмі Word 2010 використовуються формати файлів на основі XML. Це розширювані формати файлів, тобто користувачі можуть указувати у файлах додаткові схеми або позначки. Крім того, до цих форматів XML за допомогою надбудов або кодів стороннього постачальника можна долучити додаткові відомості про метадані, які не відображатимуться у програмі Word 2010.

Метадані, пов’язані з XML-файлом, можна перевірити за допомогою засобу перегляду тексту.

Примітки

Під час збереження приміток до файлу у програмі Word 2010 до них, за промовчанням, додаються ініціали користувача. Ці відомості може прочитати кожен користувач, який має доступ до файлу.

Щоб видалити із приміток особисті відомості, виконайте такі дії:

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. Виберіть пункт Відомості.

3. натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем і виберіть пункт Перевірити документ;

Записування виправлень

За промовчанням, коли користувач змінює файл за ввімкнутого засобу відстеження виправлень, ім’я користувача і/або його ініціали зберігаються в документі та пов’язуються зі змінами, які вносяться. Ці відомості, разом з вихідним і виправленим текстом, може прочитати кожен користувач, який має доступ до файлу.

Після прийняття або відхилення цих змін ім’я користувача видаляється. Щоб видалити зі змін особисті відомості, відкрийте вкладку Файл, виберіть пункт Відомості, натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем і виберіть команду Перевірити документ.

Розташування, у яких може зберігатись ім’я користувача

Іноді для полегшення використання певних функцій у програмі Word 2010 зберігається ім’я користувача. Ім’я користувача, наприклад, зберігається в таких розташуваннях:

• поля Автор;

• Властивість AuthorName файлу

Щоб видалити ім’я користувача з цих полів і властивостей, відкрийте вкладку Файл, виберіть пункт Відомості, натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем і виберіть команду Перевірити документ.

Рішення для системи Microsoft Office від інших компаній також можуть містити ім’я користувача або інші особисті відомості в настроюваних властивостях, пов’язаних із файлом.

У разі використання веб-елемента керування Microsoft Office, доступу до даних Microsoft Office Excel, DataCalc або будь-якого іншого компонента, який надає безпосередній зв’язок з іншим джерелом даних, у документі можуть зберігатися дані авторизації (ідентифікатор користувача та пароль). Щоб змінити або видалити ці відомості, потрібно відповідно змінити властивості підключення.

Інші приховані дані та метадані

За промовчанням, усі файли, збережені у програмі Word 2010, містять такі властивості:

• Автор

• Керівник

• Установа

• Востаннє збережено

• Імена рецензентів документа

Крім того, залежно від використовуваних функцій або рішень від сторонніх виробників у файлі можуть зберігатись інші властивості. Наприклад, якщо документ використовується в документообігу, для його відстеження зберігаються додаткові властивості файлів.

Ці відомості може прочитати кожен користувач, який має доступ до файлу.

Можна видалити своє ім'я з цих властивостей, перейшовши на вкладку файл , виберіть пункт відомості, натиснувши кнопку перевірити на наявність проблемі виберіть пункт Перевірити документ.

Функцію перевірки документів можна також використовувати для видалення інших типів даних, наприклад приміток і виправлень, доступних не в усіх поданнях. Рекомендовано виконувати перевірку документів у всіх документах, до яких ви плануєте надати загальний доступ.

Приховані дані та метадані також можна додавати до файлів у системі Microsoft Office за допомогою об’єктної моделі системи Microsoft Office. Наприклад, в об’єктній моделі системи Microsoft Office зображення можна зробити невидимими, тобто вони не відображатимуться після відкриття файлу, проте зберігатимуться у файлі, і згодом їх можна буде зробити видимими.

Точність об’єднання

Для підвищення точності об’єднання в документі Word 2010 зберігається випадкове 10-значне число. Це випадкове число допомагає визначити порядок, у якому відбуваються зміни під час використання функції об’єднання. За необхідності можна видалити це число, виконавши такі дії:

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. У розділі Довідка виберіть пункт Параметри.

3. Виберіть категорію Центр безпеки та конфіденційності.

4. Виберіть пункт Настройки центру безпеки та конфіденційності.

5. Виберіть пункт Параметри захисту конфіденційної інформації та в розділі Настройки певного документа зніміть прапорець поруч із пунктом Зберігати випадкове число для підвищення точності об’єднання.

Записування макросів

За допомогою функції записування макросів можна зафіксувати послідовність дій і згодом відтворити її. У разі записування макросу ім’я користувача зберігається як примітка в коді макросу під час його створення. Ім’я користувача можна видалити з цього розташування вручну.

Цифрові підписи

Цифровий підпис – це додатковий засіб, що може допомогти визначити особу користувача, який надіслав документ. Цифровий підпис – це унікальне зашифроване значення даних у документі, який підписує користувач. Під час надсилання документа з цифровим підписом одержувач отримує підпис, дані документа та надійний цифровий сертифікат від відправника. Цифровий сертифікат видається центром сертифікації, наприклад VeriSign, і містить інформацію, яка підтверджує особу відправника та відсутність змін у вихідному вмісті документа. Програма Word може автоматично підключатися до центру сертифікації, щоб перевірити цифровий підпис.

Під час підписання документа відображається діалогове вікно з відомостями, які додаються до цифрового підпису, наприклад системні дата й час, номер версії операційної системи, системи Microsoft Office і версії програми Word.

Керування правами доступу до інформації

За допомогою керування правами доступу до інформації (IRM) можна надавати окремим користувачам або групам права на доступ і внесення змін до документа. Хоча засіб IRM і захист документа мають деякі схожі риси, це різні засоби. Завдяки засобу IRM користувач може встановити для всього документа дозволи на виконання певних дій, таких як друк документа, пересилання іншим користувачам, читання або редагування документа.

Коли документ зберігається з використанням засобу IRM, програма Word 2010 зберігає в документі список усіх користувачів, які мають дозволи для цього документа, і список дозволів. Ці відомості зберігаються в зашифрованому вигляді, тому прочитати їх можуть лише власники документа.

Крім того, документи з керуванням правами доступу до інформації містять ліцензії на вміст. У ліцензії на вміст зазначено адресу електронної пошти, дозволи та відомості про автентифікацію. Під час кожного відкриття документа з керуванням правами доступу до інформації програма Word 2010 звіряє дані користувача з ліцензією на вміст, яка зберігається в документі. Якщо користувач вперше відкриває документ, програма Word 2010 з'єднується із сервером IRM, перевіряє особу користувача, завантажує нову ліцензію на вміст для цього користувача (за умови, що користувач має необхідні права) і зберігає її в документі.

Власники документа можуть не зберігати ліцензії на вміст у документі. Проте якщо ліцензію на вміст не збережено в документі, програма Word 2010 звертатиметься до сервера IRM під час кожного відкриття документа. Якщо підключення до мережі відсутнє або програмі Word 2010 не вдалося зв’язатися із сервером IRM, відкрити документ не можна.

Захист документа

Функція захисту документа дає змогу захистити документ Word 2010 кількома різними способами (наприклад, надавши дозвіл на редагування, створення нотаток або читання документа лише окремим користувачам).

Під час використання захисту документа відображається запит на введення ідентифікаторів користувачів у документ Word 2010. Ці ідентифікатори можуть бути у форматі облікових записів домену Windows NT (наприклад, ДОМЕН\ім’я користувача) або адрес електронної пошти Windows Live ID (наприклад, abc@example.com). Ідентифікатори користувачів зберігаються щоразу, коли користувачу надаються права на читання або змінення певного діапазону тексту.

Документ Word 2010 можна захистити без використання пароля. Якщо документ захищено без пароля, ідентифікатори користувачів, яким надано дозвіл на доступ, будуть видимі всім іншим користувачам під час читання документа. Також, якщо документ зберегти у форматі XML або HTML, ідентифікатори користувачів будуть доступні кожному, хто читатиме файл.

Щоб обмежити доступ до ідентифікаторів користувачів, цей файл можна зберегти з використанням пароля або засобу керування правами доступу до інформації (IRM). Ці ідентифікатори зможуть переглядати лише користувачі, які мають відповідний дозвіл.

Помилки перевірки файлів Office

Під час відкриття деяких раніших версій файлів Word у системі Microsoft Office засіб перевірки файлів Office перевіряє структуру файлів на відповідність специфікаціям корпорації Майкрософт для цього формату файлів. У разі помилки перевірки файлу система Microsoft Office відкриває його в безпечному поданні.

Копію пошкоджений файл, який не вдалося виконати перевірку файлів Office буде збережено на комп'ютері після того, як ви вийдіть із програми Word. Звітування про помилки Microsoft періодично запитає, чи ви погоджуєтеся надіслати копію ці файли до корпорації Майкрософт. Додаткові відомості про звітування про помилки, включно з повним декларацію про конфіденційність перегляд Декларації про конфіденційність для служби звітування про помилки корпорації Майкрософт.

Автоматичне відновлення файлів Office

Під час редагування документа у програмі Word 2010 копії документа зберігаються автоматично. Це дає змогу відновити документ, який ви закрили, не зберігши свої зміни. Щоб вимкнути функцію автоматичного збереження копій, виконайте такі дії:

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. У розділі Довідка виберіть пункт Параметри.

3. Виберіть категорію Збереження.

4. у розділі Збереження документів зніміть прапорець Зберігати останню автоматично збережену версію в разі закриття без збереження.

Можна отримати доступ і видалити останньої збереженої версії раніше збережені документи, перейшовши на вкладку файл , клацніть відомостіа потім виберіть документ, який потрібно у розділі версії. Ви доступ і видаліть останню автоматично збережену версії для щойно створеного документів, перейшовши на вкладку файл , виберіть пункт відомості, натисніть кнопку Керування версіямиі виберіть пункт Відновлення незбережених документів. Програми Word 2010 періодично видаляються автоматично збереженого документів, якщо не відкрити та використовувати їх. Додаткові відомості про відновлення файлів Office.

На початок сторінки