|
|
Якщо ви плануєте відстежувати відомості про витрати, ця стаття саме для вас. Дізнайтеся, як і де вводити різні відомості про витрати, щоб мати змогу час від часу переглядати й аналізувати загальні витрати під час виконання проекту. Знатимете, на що витрачаються кошти, зможете краще вирішити, як завершити проект у рамках бюджету. |
Кілька порад із керування витратами, перш ніж ви розпочнете роботу
У цій статті описано одну з низки цілей керування проектами в схемі керування проектами.
-
Оцінка вартості проектуІсторії витрат проектів, схожих на проект, який ви плануєте, можуть стати в пригоді під час початку роботи. Це допомагає запобігти дорогим помилкам. Якщо у вашій організації є експерти з Office керування проектами( відділу керування проектами), ви також можете обговорити з ними плани витрат і бюджету або попросити досвідченого та досвідченого учасника групи переглянути оцінки витрат на завдання та ресурси. Приблизні оцінки витрат – більші організації дотримуються рекомендацій відділу керування проектами або наймають оцінювачів професійних витрат.
-
Відомості про типи витрат, які існують у програмі Project Більшість витрат на проект походять із трудових ресурсів – користувачів, які працюють над призначеними завданнями, або матеріалів і обладнання, необхідних для виконання проекту. Зазвичай витрати на ресурси базуються на погодинній оплаті або цінах за одиницю, але вони також можуть бути одноразовими витратами, такими як плата консультанта, витрати постачальника або витрати на відрядження. Витрати, не пов'язані з ресурсами, зазвичай вводяться як постійні витрати для певних завдань або всього проекту.
-
Введення витрат Витрати на ресурси вводяться в поданні аркуша ресурсів для погодинних працівників, заробітних плат, підрядників, матеріальних витрат або інших одноразових витрат на ресурси, наприклад витрат на страхування або облігації. Витрати на завдання вводяться в таблицю витрат, яку можна додати до будь-якого аркуша завдань.
-
Підрахуйте загальну суму витрат. Програма Project підраховує загальну суму витрат для будь-яких введених витрат, тому ви можете швидко переглянути загальну вартість свого проекту. Поділіться цією інформацією про витрати із зацікавленими сторонами проекту.
-
Установлення бюджету Якщо загальна сума витрат нагадує бюджет, який ви та ваші зацікавлені сторони мали на увазі для проекту, збереження базового плану визначає загальну суму витрат як бюджет проекту. Зазвичай це можна зробити після введення всіх відомостей, потрібних для проекту, і до початку роботи. Базовий бюджет потрібен, якщо ви плануєте відстежувати витрати та керувати ними, особливо якщо ви виконуватимете аналіз освоєного обсягу , щоб проаналізувати відхилення витрат у проекті. Докладні відомості див. в статті Установлення та збереження базового плану.
-
Проаналізуйте витрати. Експортуйте дані про витрати у програму Excel, щоб провести глибокий аналіз даних за допомогою зведених таблиць, діаграм, а також інших функцій програми Excel, наприклад умовного форматування та міні-діаграм (як показано на рисунку нижче).
Або скористайтеся візуальними звітами у програмі Project, щоб переглянути зведену таблицю освоєного обсягу (широко відому як синусоїда).
Можна навіть зробити розширений аналіз даних із програми Project за допомогою функцій аналізу ANOVA з пакета аналізу програми Excel. Коротко кажучи, до ваших послуг безліч засобів для аналізу витрат у програмі Project.
Введення витрат у проект
|
Спершу найголовніше – введіть ставки для людей, які виконуватимуть роботу, і вартість за одиницю для матеріалів, необхідних для виконання проекту. Потім введіть вартість «постійних» ресурсів для обладнання, а також вартість одноразових ресурсів, які потрібно відстежувати у проекті. Програма Project автоматично підраховує фактичні витрати на основі накопичених фактичних трудовитрат або матеріалів, витрачених на завдання. Проте якщо потрібно, фактичні витрати на будь-які вже завершені призначені завдання можна ввести вручну. |
|
|
Ввівши витрати для ресурсів і завдань, перевірте загальну вартість, щоб знати, чи потрібно її відкоригувати, щоб укластися в запланований бюджет. |
|
|
На певному етапі потрібно повідомити про витрати проекту іншим користувачам в організації. Використовуйте попередньо визначений звіт про витрати, наприклад рух грошових коштів або звіт про освоєний обсяг, або миттєво переглядайте дані про витрати у візуальному звіті, наприклад зведеній діаграмі Excel або зведеній схемі Visio. |
Керування витратами на проект
|
Ввівши кошторис витрат, збережіть його як базовий план, щоб установити бюджет. Завдяки цьому під час виконання проекту можна порівнювати заплановані витрати з фактичними та прогнозувати, чи не вийдуть витрати на проект за рамки бюджету. |
|
|
Постійно будьте в курсі виконання завдань і додавання фактичних витрат, щоб знати, чи не перевищує вартість проекту запланований бюджет. |
|
|
На будь-якому етапі проекту можна провести аналіз освоєного обсягу, щоб дізнатися, чи витрачені кошти відповідають виконаній роботі та вартості в основному плані, установленої для завдань, ресурсів і призначень. |
