Пошук записів

У цій статті

• Переглянути всі записи

• Перехід до певного запису

• Пошук певного запису

• Фільтр для перегляду обмеженої кількості записів

• Створення запиту для пошуку певного запису

Переглянути всі записи

Переходьте між записами, використовуючи клавішу табуляції, щоб переміщатися по одному запису, щоб знайти певний запис. Крім того, можна переглядати записи в таблиці в вікно табличного подання даних за допомогою кнопок переходів між записами. Кнопки переходів між записами доступні внизу таблиці або форми.

1. Перехід до першого запису

2. Перехід до попереднього запису

3. Поле "Поточний запис "

4. Перехід до наступного запису

5. Перейти до останнього запису

6. Відкриття нового (пустого) запису

7. Індикатор фільтра

8. Поле пошуку

На початок сторінки

Перехід до певного запису

Ви можете перейти до певного запису в Access, якщо знаєте, який запис потрібно знайти. У полі Перейти можна вибрати певний запис із розкривного списку, який зазвичай додається до форм.

• Щоб перейти до певного запису, клацніть стрілку праворуч від поля Перейти , а потім виберіть запис із розкривного списку.

  Примітка.: Якщо ви знаєте перші кілька символів запису, до якого потрібно перейти, ви можете ввести ці символи в полі Перейти до , щоб швидко знайти цей запис.

У полі Перейти відображається лише достатньо даних для унікальної ідентифікації кожного запису. Якщо вибрати запис зі списку, інші дані цього запису відобразяться в основній області форми.

На початок сторінки

Пошук певного запису

Щоб знайти певний запис у таблиці або формі, перейдіть на вкладку Пошук у діалоговому вікні Пошук і заміна . Це ефективний вибір для пошуку певного запису, якщо запис, який потрібно знайти, відповідає певним умовам, наприклад умовам пошуку та операторам порівняння, наприклад "дорівнює" або "містить".

1. Відкрийте таблицю або форму, а потім клацніть поле, у якому потрібно виконати пошук.

2. На вкладці Основне в групі Пошук натисніть кнопку Знайти або скористайтеся сполученням клавіш Ctrl+F.

   Відкриється діалогове вікно Пошук і заміна з вибраною вкладкою Знайти .

3. У полі Знайти введіть значення, для якого потрібно виконати пошук.

4. Щоб змінити поле, у якому потрібно виконати пошук, або виконати пошук у всій базовій таблиці, виберіть відповідний параметр у списку Шукати в .

   Порада.: Список Зіставити представляє оператор порівняння (наприклад, "дорівнює" або "містить"). Щоб розширити пошук, у списку Зіставити виберіть будь-яку частину поля.

5. У полі Шукати виберіть усюди, а потім натисніть кнопку Знайти далі.

6. Коли виділено елемент, для якого виконується пошук, натисніть кнопку Скасувати в діалоговому вікні Пошук і заміна , щоб закрити діалогове вікно. Підсвічуються записи, які відповідають умовам

Докладні відомості про використання діалогового вікна Пошук і заміна див. в статті Змінення даних за допомогою діалогового вікна Пошук і заміна.

На початок сторінки

Фільтр для перегляду обмеженої кількості записів

Якщо потрібно переглянути лише записи, які відповідають певним умовам і операторам порівняння, можна відфільтрувати дані, щоб переглянути обмежену кількість записів. Наприклад, щоб швидко звузити відображені записи, клацніть правою кнопкою миші поле, значення якого потрібно зіставити, а потім у нижній частині контекстного меню виберіть Дорівнює, Не дорівнює, Містить або Не містить . Можна ввімкнути або вимкнути фільтр, завдяки якому можна легко переключатися між відфільтровані та невідфільтровані поданнями тих самих даних. На відміну від пошуку, фільтр обмежує лише ті записи, які відображаються.

1. Щоб застосувати фільтр на основі виділеного фрагмента, відкрийте таблицю або форму.

2. Щоб переконатися, що таблицю або форму ще не відфільтровано, на вкладці Основне в групі Сортування & фільтр натисніть кнопку Додатково, а потім виберіть команду Очистити всі фільтри, якщо ця команда доступна.

3. Перейдіть до запису, який містить значення, яке потрібно використовувати як частину фільтра, а потім клацніть усередині стовпця (у вікні табличного подання даних) або елемента керування (у поданні форми, звіту або макета). Щоб відфільтрувати дані за частковим виділенням, виберіть лише потрібні символи.

4. На вкладці Основне в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Виділений фрагмент і виберіть фільтр, який потрібно застосувати.

5. Щоб відфільтрувати цим способом інші поля, повторіть кроки 3 й 4.

Докладні відомості про застосування фільтра див. в статті Застосування фільтра для перегляду вибраних записів у базі даних Access.

На початок сторінки

Створення запиту для пошуку певного запису

Методи, які можна використовувати для пошуку та фільтрування записів, дуже корисні для пошуку певних записів для сценарію виконання. Проте вам може знадобитися регулярно виконувати ті самі операції пошуку або фільтрування. Замість того, щоб щоразу відтворювати набір кроків пошуку та фільтрування, можна створити запит. Запит – це потужний і гнучкий спосіб знайти певні записи, оскільки він дає змогу виконувати настроювані пошукові запити, застосовувати настроювані фільтри та сортувати записи. Ви можете створити власні запити, щоб зосередитися на певних записах і відповісти на певні запитання. Створений запит можна зберегти та використати повторно, а також використовувати в формах і звітах.

Коли використовується запит для пошуку або фільтрування, використовуються умови на основі типу даних, для яких ви шукаєте. Різні типи даних зберігаються як різні типи даних. Наприклад, дні народження зберігаються як дані дати й часу, тоді як імена зберігаються як текстові дані.

Іноді не вдається знайти певний запис, який, на мою увагу, існує. Це може статися, якщо ви переглядаєте записи у формі або запиті, який не відображає певні записи через значення певного поля. У наведеному нижче прикладі показано, як за допомогою запиту знайти записи.

Припустімо, що для відстеження проблем використовується база даних, створена за допомогою шаблону "Питання Access". Таблиця "Питання" містить поле з ім'ям Стан, яке вказує на те, чи активна, вирішена або закрита певна проблема. Ви можете створити запит, який відображає проблеми, стан яких закрито, виконавши такі дії:

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть елемент Проблеми та натисніть кнопку Закрити.

3. У конструкторі запитів двічі клацніть зірочку (*) в таблиці "Проблеми ". Це допоможе переконатися, що в запиті відображаться всі поля із записів, які він повертає.

   Проблеми.* відображається в першому стовпці бланка в рядку Поле . Це означає, що потрібно повернути всі поля з таблиці "Питання".

4. У конструкторі запитів двічі клацніть стан у таблиці Проблеми .

   Стан відображається в другому стовпці бланка в рядку Поле .

5. У другому стовпці бланка зніміть прапорець у рядку Відображення . Це допоможе переконатися, що в запиті не відображається поле Стан.

   Якщо не зняти прапорець Відображати в стовпці Стан, поле Стан відображатиметься два рази в результатах запиту.

6. У другому стовпці бланка в рядку Критерії введіть ="Закрито". Це умова пошуку. Так ви переконаєтеся, що запит поверне лише ті записи, у яких значення "Стан " має значення "Закрито".

   Примітка.: У цьому прикладі використовується лише одна умова пошуку. Ви можете використовувати багато умов пошуку для будь-якого заданого пошуку, додавши умови до більшої кількості полів, а також за допомогою рядка або рядка та додаткових рядків нижче або.

   Запит готовий до виконання та має приблизно такий вигляд:

   

7. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

   Примітка.: Якщо ви ще не почали відстежувати проблеми, а тому маєте дані в таблиці "Питання", а ви встановили стан принаймні однієї проблеми "Закрито", запит не поверне жодних результатів. Однак ви можете зберегти запит і використовувати його в будь-який час у майбутньому.

8. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти запит.

9. У діалоговому вікні Збереження документа введіть ім'я запиту в полі Ім'я запиту , наприклад Закриті питання, і натисніть кнопку OK.

Тепер у вас є запит, який відображає проблеми, стан яких закрито.

Докладні відомості про створення запитів для пошуку записів див. в статті Створення простого вибіркового запиту.

Докладні відомості про умови пошуку та фільтрування див. в статті Приклади умов запиту.

На початок сторінки