Спробуйте!
Використовуйте запити, щоб відповідати на ділові або інші запитання на основі даних, а також швидко й легко оновлюйте або видаляйте відомості з бази даних.
Що таке запити?
У програмі Access запити – це ніби запитання, які ви просите знайти пов'язані, навіть конкретні відомості в базі даних.
У запитах іноді використовуються дані лише з однієї таблиці, а інші – із кількох. Наприклад, можна просто знайти номер телефону контакту, для якого потрібен простий запит у полі номера телефону для певної особи в таблиці контактів. Або можна поєднати дані з кількох таблиць, наприклад відомостей про клієнтів і замовлення, щоб дізнатися, що замовив клієнт.
У програмі Access запит – це об'єкт бази даних. У ньому не зберігаються дані. Натомість у ньому відображаються дані, що зберігаються в таблицях, і робить їх доступними для роботи. У запиті можуть відображатися дані з однієї або кількох таблиць, з інших запитів або їх поєднання. Наприклад:
-
Перегляд даних за допомогою вибірок. Щоб знайти й переглянути інформацію з однієї або кількох таблиць, укажіть умови, яким мають відповідати дані, і визначте, які значення потрібно відображати. Наприклад, може з'явитись запит на перегляд усіх продуктів, створених ініціалів Tailspin Toys.
-
Введіть умови та знайдіть на ходу. Створіть запити для повторного використання, які завжди запитують умови пошуку. Наприклад, можна створити запит, у який користувач має вказувати ім'я постачальника для пошуку, а потім відобразити всі продукти, придбані в цього постачальника.
-
Оновіть або додайте дані на основі запиту. Запит даних, а потім використовуйте результати, щоб автоматично вводити або оновлювати відомості. Наприклад, якщо Компанія Tailspin Toys додала "TT" до початку імен всіх своїх продуктів, знайдіть усі продукти компанії, а потім оновіть назви продуктів, щоб кожна запис починався з TT у запиті на оновлення.
-
Видалення даних на основі запиту. Знайдіть відомості або записи та видаліть їх. Наприклад, якщо Компанія Тариса виходить із бізнесу, а продукти компанії більше не доступні для продажу, знайдіть усі свої продукти та автоматично видаляйте їх із відповідних таблиць.
За допомогою майстра запитів можна створити вибірок, який відображає відомості у вікні табличного подання даних.
Примітка.: Деякі елементи оформлення недоступні під час використання майстра. Якщо потрібно, змініть запит у режимі конструктора після його створення.
Примітка.: Перш ніж створювати запит, переконайтеся, що встановлено зв'язки між таблицями в базі даних, оскільки вони використовуються під час створення запитів до даних. Докладні відомості див. в статті Початок роботи зі зв'язком між таблицями та пов'язаними модулями в цьому навчальному курсі.
Створення запиту
-
Натисніть кнопку Створити > запитів.
-
Виберіть майстер простих запитіві натисніть кнопку OK.
-
Виберіть таблицю або запит, що містить це поле, а потім додайте поле до списку Вибрані поля. Завершивши, натисніть кнопку Далі.
Додайте потрібну кількість полів із будь-якої кількості таблиць.
Якщо ви додали числове поле
Якщо числові поля додано, майстер запитає, у якому вигляді запит має повертати дані: докладному або зведеному. Виконайте одну з таких дій:
-
Щоб переглянути окремі записи, виберіть Докладно, а потім – Далі. Перейдіть далі до кроку 4.
-
Щоб переглянути зведені числові дані, наприклад середні значення, виберіть Зведення, а потім – Параметри зведення. Укажіть поля, які потрібно підсумувати, і спосіб підсумування даних. Буде відображено лише числові поля. Для кожного числового поля виберіть функцію:
-
Сум: запит обчислює суму всіх значень поля.
-
Срдн: запит обчислює середнє значення поля.
-
Міні: запит повертає найменше значення поля.
-
Макс: запит повертає найбільше значення поля.
-
-
Щоб результати запиту включати кількість записів у джерелі даних, виберіть для цієї таблиці значення Кількість записів в імені таблиці.
Якщо ви додали поле дати й часу
Майстер запитає, як потрібно згрупувати значення дат. Припустімо, наприклад, ви додали до запиту числове поле, як-от ціну, поле дати й часу, наприклад час транзакції, а потім указали в діалоговому вікні Параметри зведення, у якому потрібно переглянути середнє значення поля ціни. Оскільки ви включили поле дати й часу, ви можете обчислити зведені значення для кожного унікального значення дати й часу для кожного дня, місяця, кварталу або року.
Виберіть період часу, який потрібно використовувати для групування значень дати й часу,а потім натисніть кнопку Далі .
Примітка.: У режимі конструкторає більше можливостей для групування значень дати й часу.
-
-
Введіть назву запиту.
-
Укажіть, що потрібно зробити: відкрити запит (у вікні табличного подання даних) або змінити запит (у режимі конструктора). Потім натисніть кнопку Готово.