Загалом, у засобі для роботи з документами версії 2010 документами можна керувати так само, як і у Провіднику Windows. Зауважте, що деякі завдання з керування файлами, наприклад перейменування або видалення файлів, можуть регулюватися дозволами сайту SharePoint або дозволами засобу, призначеними вашій ролі (якщо засіб для роботи з документами знаходиться в робочій області Groove). Залежно від дозволів ви можете виконувати такі дії для керування документами.
Виберіть дію
Копіювання або переміщення документів
Щоб скопіювати документ до іншої папки (усередині засобу для роботи з документами або до папки у Провіднику Windows), скористайтеся командами «Копіювати» та «Вставити» в контекстному меню або перетягніть файл, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Щоб перемістити документ до іншої папки, перетягніть його.
У таблиці нижче описано дії під час перетягування.
|
Дія |
Виконайте такі дії |
|
Копіювання документа до іншої папки в тому самому засобі для роботи з документами. |
Перетягніть документ, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, або скористайтеся командами «Копіювати» та «Вставити». |
|
Копіювання документа до папки в іншому засобі для роботи з документами або до папки Windows за межами робочої області SharePoint. |
Перетягніть документ, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, або скористайтеся командами «Копіювати» та «Вставити». |
|
Переміщення документа до вкладеної папки в тому самому засобі для роботи з документами. |
Скористайтеся командами «Вирізати» та «Вставити». |
|
Переміщення документа до папки в іншому засобі для роботи з документами або до папки Windows за межами робочої області SharePoint. |
Скористайтеся командами «Вирізати» та «Вставити». |
Порада.: Якщо документ перетягнути у програму Microsoft Outlook, автоматично відкриється нове повідомлення Outlook із цим документом у списку вкладень.
Видалення документів
Щоб видалити документ, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити. Натисніть кнопку Так, щоб підтвердити видалення документа. Якщо документ знаходиться в бібліотеці документів SharePoint, відображається повідомлення з нагадуванням про те, що в результаті документ буде також видалено із сервера SharePoint.
Перейменування документів
Щоб перейменувати документ, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Перейменувати.
Змінення поточного подання
У робочій області SharePoint доступні подання відповідають поданням, визначеним на сайті SharePoint. Подання можна змінювати для відображення різних наборів елементів залежно від фільтрів, настроєних для вибраного подання.
-
Перейдіть на вкладку Подання.
-
Відкрийте меню Поточне подання та виберіть потрібне подання.
Сортування документів
-
Виберіть папку, у якій потрібно сортувати документи.
-
У робочій області SharePoint на вкладці Подання клацніть меню Сортувати документи та виберіть параметр сортування.
Щоб переглянути параметри сортування, можливо, для поточного подання знадобиться встановити значення "За замовчуванням для робочої області". На вкладці Подання клацніть розкривне меню Поточне подання та виберіть пункт За замовчуванням для робочої області.
-
У робочій області Groove на вкладці "Подання" відкрийте меню Сортувати документи та виберіть параметр сортування.
Перегляд властивостей документа
-
Виберіть документ.
-
На вкладці Основне клацніть елемент Властивості.
Якщо документ знаходиться в робочій області SharePoint, вікно Властивості відкривається із сайту SharePoint.
Якщо документ знаходиться в робочій області Groove, відкривається діалогове вікно Властивості SharePoint Workspace.
Створення папок документів
Папки документів можна створювати та впорядковувати в деревоподібну структуру, як і у Провіднику Windows. Усі засоби для роботи з документами спочатку містять одну «Кореневу папку», яка завжди залишається папкою верхнього рівня у списку (аналогічно до імені диска на комп’ютері, наприклад (C:\)). Будь-які додані папки відображаються в ієрархії нижче «Кореневої папки».
Створення папок
Нові папки завжди розміщаються в ієрархії нижче вибраної папки.
-
Виберіть папку, у якій потрібно розмістити нову папку.
-
На вкладці Основне клацніть елемент Нова папка.
Якщо ви створюєте нову папку в бібліотеці документів у робочій області SharePoint, відкривається вікно Нова папка, яке походить із сайту SharePoint. Введіть ім'я нової папки, а потім натисніть кнопку Зберегти й закрити.
Якщо ви створюєте нову папку в засобі для роботи з документами в робочій області Groove, відкривається діалогове вікно Нова папка. Введіть ім'я нової папки, а потім натисніть клавішу Enter.
Перейменування папки
-
Клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть пункт Перейменувати.
-
Введіть ім'я нової папки, а потім натисніть клавішу Enter.
Перегляд властивостей папки
-
Клацніть папку.
-
На вкладці Основне клацніть елемент Властивості.
Якщо папка знаходиться в робочій області SharePoint, вікно Властивості відкривається із сайту SharePoint.
Якщо папка знаходиться в робочій області Groove, відкривається діалогове вікно Властивості SharePoint Workspace.
Усунення проблем із завантаженням
Коли інші учасники робочої області додають нові документи до засобу для роботи з документами, ці файли автоматично завантажуються в копію робочої області. Піктограма синхронізації додається до будь-якого документа, який усе ще завантажується. Ось один із прикладів.
Якщо спробувати відкрити документ із піктограмою синхронізації, відобразиться повідомлення "Вміст недоступний" з відомостями про те, що вміст документа не завантажено або його завантаження не завершено.
Іноді для завершення завантаження необхідно просто зачекати одну або дві хвилини. Наприклад, для завершення завантаження дуже великих документів може знадобитися деякий час. Проте ця проблема також може виникнути, якщо учасник робочої області, який додав документ, виходить із мережі, перш ніж завершиться передавання документа на комп’ютер. У такому випадку, щоб отримати цей документ, потрібно зачекати, доки цей учасник підключиться до мережі знову.
