Ціль у керуванні проектами: обмін інформацією про проект

Часто важко передати відомості про проект, незалежно від того, чи потрібно отримувати відомості про стан від команди або інформувати керівників про стан проекту.

Дізнайтеся, коли та як спілкуватися та звітувати про проект. В іншому разі ефективна співпраця страждає, і успіх вашого проекту може бути під загрозою.

Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами.

Project

• Маєте вбудовані засоби презентації для всіх зацікавлених сторін.

• Легко зрозуміла часова шкала та подання планувальника роботи групи.

• Експортує дані до Excel і Visio для зв'язку зі складними даними.

• Можливо, ваша компанія не використовує програму Project.

• Проекти, над яким працює ваша компанія, можуть бути замалі, щоб скористатися потужним програмним забезпеченням для планування.

Project OnlineProject Online

• Найкраще підходить для спілкування та звітування про проект в організації.

• Можна порівняти стан кількох проектів або портфеля проектів.

• Меншим компаніям може знадобитися допомога консультантів, щоб інсталювати та використовувати Project Online.

Excel

• Програма Project може експортувати дані до програми Excel для розширеного аналізу, наприклад ANOVA та аналізу освоєного обсягу.

• Ідеальний варіант для раннього планування проектів або отримання кінцевих результатів високого рівня, які пізніше можна додати до програми Project.

• У програмі Excel бракує функцій автоматизованого планування для складніших проектів.

Word

• Ідеальний варіант на етапі ініціювання, коли потрібно надати спільний доступ до документів планування, наприклад бюджетів і кінцевих результатів.

• Не ідеально підходить для візуальних презентацій для зацікавлених сторін виконавчої влади. Натомість використовуйте власні функції звітів Excel, Visio, PowerPoint або Project.

SharePoint

• Пропонує функції синхронізації без сервера Project Server. Зміни в одному списку завдань буде відображено в іншому.

• Дорого розгортати в усій компанії. Якщо у вас немає ресурсів компанії для інсталяції SharePoint, ви можете використовувати Microsoft 365 із SharePoint Online.

PowerPoint

• Ідеально підходить для ефектних презентацій зацікавленим сторонам.

• Аналітикам і інженерам можуть знадобитися докладніші діаграми для складного аналізу бюджету.

Visio

• Ідеальний варіант на початкових етапах проекту, де потрібно зв'язати бізнес-та виробничі процеси за допомогою блок-схем або інших схем.

• Може представляти забагато інформації для виконавчої аудиторії. Використовуйте натомість власні функції звітування Project.

Microsoft Teams

• Ідеально підходить для команд у різних місцях. Ви можете надавати спільний доступ до відомостей про проект за допомогою миттєвих повідомлень, голосового зв'язування, відео або під час мережних нарад.

• Може знадобитися розгорнути ІТ-відділ.

Перевірка оновлень стану з Project Online

Якщо ваша група використовує Project Online, завантажте оновлення стану завдань із сервера, перш ніж спілкуватися з робочою групою про перебіг виконання проекту.

Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта

Є прості способи відстеження перебігу виконання, і є складніші способи. Дізнайтеся, як найкраще працювати з проектом і командою.

Повідомити відомості про освоєний обсяг

Запис відомостей про освоєний обсяг – це більш просунутий, але дуже потужний крок до виявлення хорошої та поганої продуктивності проекту. Факти високого рівня, отримані від цього, – це те, що хочуть бачити ваші зацікавлені сторони.

Створення звіту про проект

За допомогою програми Project можна створювати та настроювати вражаючі графічні звіти з будь-якими потрібними даними проекту, не використовуючи жодне інше програмне забезпечення. Під час роботи над проектом звіти змінюються відповідно до останніх відомостей – оновлення вручну не потрібні!

Синхронізація зі списком завдань SharePoint

Учасники групи можуть переглядати розклад і оновлювати свою роботу в SharePoint, і ви побачите зміни в project. І навпаки.

Використання Microsoft 365

Обмін інформацією про проект за допомогою Microsoft 365. Якщо ви використовуєте комп’ютер з інтернет-підключенням, можна працювати з документами за допомогою повних версій програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote на вимогу з будь-якого розташування.

Публікація змін у завданнях на сервері

Коли ви вноситимете зміни до завдань, опублікуйте ці зміни Project Online, щоб усі користувачі могли продовжувати роботу над ними.

Спілкування з Microsoft Teams

Якщо люди не можуть прийти на нараду, скористайтеся Teams, щоб надати спільний доступ до відомостей про проект. Надавайте спільний доступ до слайдів PowerPoint, аркушів Excel або блокнота OneNote, щоб надавати спільний доступ до планів проекту. Люди можуть брати участь у мережних нарадах у своєму офісі, вдома або на мобільному пристрої.