Керування контактами в програмі SharePoint Workspace 2010

У цій статті

• Додавання нових контактів

• Збереження контакту як файлу

• Надсилання контакту іншим користувачам

• Перевірка посвідчень контактів

• Вирішення конфліктів імен контактів

• Створення псевдоніма для контакту

• Видалення контакту

• Приховання контакту

• Перегляд діагностичних відомостей про контакт

• Перегляд властивостей контакту

Додавання нових контактів

Щоб знайти та додати нових контактів до свого списку контактів на панелі запуску, виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте вкладку Основне.

2. Натисніть кнопку додати контакт.

3. У діалоговому вікні знайти користувача введіть ім'я або текст, який потрібно знайти в полі Пошук для поля.

   Докладні відомості

   Ви можете шукати за допомогою "повна назва", "ім'я", "Прізвище", "Ділова пошта" або "особиста електронна пошта". Пошук поверне всі контакти, у яких відповідність буде знайдено в будь-якому з дійсних полів. Наприклад, рядок пошуку "Джон" повернеться до контактів під назвою "Ендрю Джонсон", оскільки "Джон" – це перші чотири символи в полі "Прізвище". Як правило, конкретніше ви робите рядок пошуку (ввівши додаткові символи), тим конкретнішим і вимогливим буде результат пошуку.

   Ви можете змінити порядок стовпців у діалоговому вікні "шукати користувача", перетягуючи їх. Крім того, можна видалити стовпці (за винятком "повне ім'я"), клацнувши правою кнопкою миші заголовок стовпця та скасувати перевірку імені стовпця, який потрібно видалити. Ви можете відновити видалений стовпець, клацнувши правою кнопкою миші заголовок стовпця та перевіривши ім'я стовпця, який потрібно відновити. Будь-які зміни, внесені в діалоговому вікні "Пошук користувача", можна застосувати лише до поточного сеансу пошуку. Під час наступного відкриття діалогового вікна "пошуку користувача" буде відновлено всі параметри за замовчуванням.

4. Необов'язково: установіть прапорець включити каталог контактів до загальнодоступного робочого простору , якщо потрібно включити цей каталог до пошуку.

   За замовчуванням Програма SharePoint Workspace шукає корпоративну мережу (якщо ви належите до одного), а також відомих контактів.

5. Натисніть кнопку Пошук.

6. Якщо знайдено відповідність, виберіть його в списку.

   Піктограма присутності відображається поруч із кожним іменем контакту в списку, щоб дозволити вам бачити стан свого онлайнового стану. Тим не менше, збіги контактів, знайдені за допомогою каталогу контактів у загальнодоступному робочій області, завжди відображатимуться з піктограмою "невідомий", доки не буде вибрано їх, і додайте їх до списку контактів.

7. Щоб переглянути докладні відомості про вибраний контакт, натисніть кнопку Властивості.

   Наприклад, щоб перевірити особу контакту, може знадобитися вжити заходів.

8. Натисніть кнопку Додати , щоб додати контакт до списку.

Збереження контакту як файлу

Ви можете зберегти контакт як файл, а потім надіслати файл контакту як вкладення в повідомленні електронної пошти.

1. Клацніть контакт правою кнопкою миші та виберіть команду Зберегти контакт як файл....

2. У діалоговому вікні зберегти контактну інформацію як.. . Виберіть розташування, у якому потрібно зберегти файл контакту, і натисніть кнопку зберегти.

На початок сторінки

Надсилання контакту іншим користувачам

Ви можете надіслати контакт іншим користувачам як вкладення файлу в повідомленні електронної пошти або в повідомленні Groove.

1. Клацніть контакт правою кнопкою миші.

2. Виберіть пункт надіслати електронною поштою, щоб вибрати вибрані контакти....

3. У полі Кому: вкажіть одну або кілька адрес електронної пошти.

4. Якщо потрібно, відредагуйте тему та текст повідомлення.

   Зверніть увагу, що стандартне текстове повідомлення містить інструкції з завантаження робочої області SharePoint, якщо одержувач ще не має облікового запису.

5. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Перевірка посвідчень контактів

Ми настійно рекомендуємо перевірити тотожність контактів, щоб полегшити ризик обміну конфіденційною інформацією з невипадковим особам. Залежно від інсталяції облікового запису, у вашій організації вже є багато посвідчень контактів, які можуть бути перевірені адміністратором. Робоча область SharePoint визначає стан перевірки користувачів у списках контактів і учасників за допомогою наведених нижче кольорів.

• Чорний: не перевірено.

• Зелений: перевірено вами.

• Тіл: перевірено вашої організації.

• Синій: перевірено вашою організацією, але за межі вашого домену або перехресно-сертифікованого.

• Червоний: конфлікт імен. Два контакти з подібними іменами відображаються червоним кольором незалежно від стану перевірки. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю вирішення конфліктів імен .

Політики спілкування, застосовані до вашого посвідчення, визначають здатність взаємодіяти з іншими користувачами залежно від стану перевірки. Ці політики можуть виконувати будь-які з таких дій:

• Заборонити спілкування з іншими користувачами, які не підтверджені адміністратором в організації.

• Відкрийте діалогове вікно оповіщення про перевірку контакту (описано нижче), щоб попередити вас, перш ніж дозволити вам спілкуватися з користувачами, чиї посвідчення не було перевірено.

• Дає змогу спілкуватися з будь-яким контактом без будь-яких попереджень або обмежень.

Перевірка вашої організації іншими користувачами може надати вам достатньо впевненості про свою ідентичність. У деяких випадках, особливо якщо ви працюєте з дуже делікатною інформацією, ви також можете вручну перевірити особу користувача.

Вирішення конфліктів імен контактів

Якщо два або більше контактів мають однакові короткі імена, їх імена відображатимуться червоним кольором у списках контактів, у списках робочих областей і на їхніх контактних картках. Короткі імена вважаються ідентичними, якщо вони збігаються точно після видалення інтерліньяжу, заднього та кількох вбудованих пробілів і перетворення імені на малі.

Наприклад, "Енн Beebe" і "Енн Бубе" приведе до конфлікту імен. Однак, "Енн Beebe" і "AnnBeebe" не призведе до конфлікту імен.

Важливо розрізняти імена контактів, щоб не випадково почати роботу з неправильним контактом. Ви можете створити псевдонім для будь-якого конфліктуючого імені контакту.

Крім того, у деяких рідкісних випадках конфлікт імен може спричинити застарілі контакти, які зберігатимуться в обліковому записі. Наприклад, можливо, контакт активував новий обліковий запис, відмовився від усіх дій у попередньому обліковому записі, але використовується таке саме коротке ім'я для обох. У цьому випадку можна приховати застарілий контакт, як описано нижче, щоб воно більше не відображувалося в будь-якому списку контактів.

Щоб вирішити конфлікт імен, виконайте наведені нижче дії.

1. Клацніть правою кнопкою миші ім'я, яке відображає конфлікт, і виберіть команду усунути конфлікт імен.

2. Виконайте одну з таких дій.

   • Натисніть кнопку Переглянути візитну картку... , щоб переглянути докладні відомості про вибраний контакт. Можливо, ви відрізняєте різницю між контактами одного й того самого імені.

   • Натисніть кнопку псевдонім контакту... , щоб відкрити діалогове вікно "псевдонім", у якому можна вказати унікальне коротке ім'я для контакту.

   • Натисніть кнопку перевірити посвідчення... , щоб пройти процедуру перевірки посвідчення контакту.

3. Натисніть кнопку Готово.

На початок сторінки

Створення псевдоніма для контакту

Ви можете відобразити будь-який контакт (крім власного) під псевдонімом. Це корисно, якщо у вас виникли проблеми з відмінними відомостями між контактами, які мають однакові імена.

1. Клацніть контакт правою кнопкою миші та виберіть команду псевдонім контакту.

2. Введіть ім'я псевдоніма та натисніть кнопку OK.

   Ім'я псевдоніма відображає замість початкового імені. Щоб переглянути первісне ім'я контакту, ви можете відкрити його контактну інформаціюабо наведіть вказівник миші на ім'я псевдоніма, щоб відобразити спливаюче вікно, яке відображає початкове ім'я.

На початок сторінки

Видалення контакту

Щоб видалити контакт зі списку контактів на панелі запуску, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть контакт, який потрібно видалити.

2. Натисніть клавішу DELETE і натисніть кнопку так , щоб підтвердити видалення.

Контакти, які ви видаляєте зі списку контактів на панелі запуску, можуть відображатися в інших списках контактів, як-от: розкривні списки в діалогових вікнах "повідомлення" або "відправити запрошення". Це пояснюється тим, що в програмі SharePoint Workspace зберігається Контактна інформація для всіх користувачів, яким ви взаємодієте в сукупному списку під назвою "відомі контакти". Сюди належать контакти, додані до списку контактів у вашому браузері, а також члени робочих областей. Зверніть увагу, що у вас можуть бути члени робочої області, які не належать до вашого списку контактів.

Контакти, які відображаються в списку відомих контактів, видалити не можна. Однак, ви можете принаймні Приховати ці контакти.

На початок сторінки

Приховання контакту

Контакти можуть інколи бути застарілими з різних причин. Якщо ви застарілі контакти, їх можна приховати, щоб вони більше не відображалися в розкривному меню, які показують контакти.

1. Відкрийте Диспетчер контактів.

2. Виберіть контакти, які потрібно приховати.

3. Натисніть кнопку Приховати , щоб розташувати вибрані контакти в списку прихований список контактів .

4. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Перегляд діагностичних відомостей про контакт

Діагностичні відомості для вибраних контактів можна переглянути. Іноді може знадобитися переглянути цю інформацію в цілях технічної підтримки. Якщо вам потрібно надіслати діагностичну інформацію до фахівця служби підтримки, можна скопіювати та вставити відомості в діалоговому вікні діагностика в повідомлення електронної пошти.

1. Відкрийте Диспетчер контактів.

2. Виберіть потрібний контакт.

3. Виберіть пункт Діагностика.

   Щоб скопіювати відомості з області " Контакти ", клацніть правою кнопкою миші та виберіть команду виділити все, а потім клацніть правою кнопкою миші та виберіть команду Копіювати.

   Щоб скопіювати відомості з областей інформованості або діагностики мережі , натисніть кнопку Копіювати до буфера обміну.

4. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Перегляд властивостей контакту

Щоб переглянути "Властивості" для будь-якого контакту, клацніть контакт правою кнопкою миші та виберіть пункт Властивості. Від властивостей контакту можна:

• Перегляньте всі відомості про вибраний контакт, який надав їх посвідченні контакту (наприклад, ім'я компанії, номер телефону та адресу електронної пошти).

• Надсилає повідомлення контакту.

• Запросити контакт до робочої області , у якій ви вже є учасником.

• Створіть псевдонім для контакту, щоб перерахувати їх під іншим коротким ім'ям.

• Перевірка посвідчення контакту.

• Відображення робочих областей, до яких надано спільний доступ за допомогою контакту як учасників.

• Відображення повідомлень, надісланих або отриманих від контакту.

На початок сторінки