Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.
Excel Services — це технологія Microsoft Office SharePoint, яка спрощує спільне використання й захист книг Microsoft Office Excel 2007 (.xslx, xslb) як інтерактивних звітів, а також узгоджене керування ними в усій установі.
У цій статті
Що таке служби Excel?
Існують три основних компоненти служб Excel, які взаємодіють між собою, формуючи загальну структурну будову служб Excel.
1. Служби обчислень Excel (Excel Calculation Services, ECS) — механізм служб Excel, який завантажує книгу, виконує точні обчислення за допомогою Microsoft Office Excel 2007, оновлює внутрішні дані та здійснює підтримку сеансів.
2. Веб-клієнт Excel (Excel Web Access, EWA) — веб-частина, яка відображає книгу Microsoft Office Excel і уможливлює взаємодію з нею в браузері за допомогою мов DHTML і JavaScript без необхідності завантаження елементів керування ActiveX на клієнтський комп’ютер; її можна підключити до інших веб-частин на приладних дошках, а також до інших сторінок веб-частин.
3. Веб-служби Excel (Excel Web Services, EWS) — веб-служба, яка розміщується в службах Microsoft Office SharePoint і надає розробнику кілька способів використання програмного інтерфейсу (API) для створення користувацьких застосунків на основі книги Excel.
Оскільки служби Excel є компонентом Microsoft Office SharePoint Server 2007, ви можете також скористатися багатьма перевагами технології SharePoint — такими, як контроль і захист електронних таблиць, керування доступом до них, робота з сервером і можливість масштабування в разі додавання користувачів.
Що таке Microsoft Office Excel Web Access?
Веб-клієнт Excel — це веб-частинa, яка відображає дані й діаграми з книги Excel, на вигляд подібна до застосунку Microsoft Office Excel, зокрема, вкладками аркушів, кнопками структури та стрілками розкривних меню, і підтримує кілька способів настроювання веб-частини.
1. Верхня частина розділу містить назву та панель керування з кількома меню, командами й розкривним списком.
2. У головному вікні відображаються один або кілька аркушів у поданні аркуша, іменований елемент, наприклад, діаграма або таблиця Excel у поданні іменованого елемента, а також, необов’язково, область структури.
3. Область завдань «Параметри» містить підписи параметрів, текстові поля для вводу даних, а також додаткові спливаючі підказки, які надають додаткові відомості про кожен параметр.
4. У нижній частині розділу відображаються повідомлення про оновлення даних.
Як служби Excel співпрацюють з Office Excel 2007?
Спочатку потрібно створити книгу Excel за допомогою Office Excel 2007, а потім зберегти книгу в службах Excel. Інакше кажучи, Office Excel 2007 — це засіб для створення, а служби Excel — для звітування.
1. Автор книги (зазвичай бізнес-аналітик) створює її в Office Excel 2007, а за потреби також визначає іменовані елементи для перегляду та параметри.
2. Автор книги зберігає книгу в бібліотеці документів (або в мережі чи веб-папці) в службах Excel, де нею керує та захищає її адміністратор SharePoint.
3. Автор книги та інші користувачі можуть створювати звіти, сторінки веб-частин і приладні дошки оброблення й аналізу інформації, в яких використовується книга.
4. Багато бізнес-користувачів можуть отримати доступ до книги, переглядаючи її в браузері, а також оновлювати дані в разі підключення книги до зовнішнього джерела даних.
5. Маючи відповідні дозволи, бізнес-користувачі можуть копіювати поточний стан книги, а також будь-які взаємодії, здійснені протягом поточного сеансу, зокрема сортування й фільтрування, на клієнтський комп’ютер для подальшого аналізу книги Excel або знімка.
Взаємодія з книгою Excel у службах Excel
Хоча в книзі Excel у службах Excel не можна редагувати клітинки, можна взаємодіяти з даними кількома способами. Щоб знайти відповіді на незвичні та непередбачувані запитання щодо даних, можна шукати й відображати відомості за допомогою таких інтерактивних функцій:
-
Перегляд останніх результатів формули після повторного обчислення даних у книзі.
-
Оновлення останніх даних із зовнішнього джерела даних, зокрема, бази даних або кубу OLAP.
-
Перехід до різних аркушів, їхніх частин або виділених іменованих елементів, наприклад, діаграми або таблиці Excel.
-
Сортування й фільтрування даних.
-
Розгортання або згортання рівнів даних і використання фільтра звіту в звіті зведеної таблиці.
-
Тимчасове змінення значень клітинок введенням параметрів для оновлення результатів формули або виконання простого аналізу «якщо».
-
Отримання різних результатів або подань через вибір даних з іншої підключеної веб-частини, наприклад, веб-частини фільтра або подання списку, на приладній дошці або на іншій сторінці веб-частини.
Примітка.: Також можна скопіювати книгу Excel, відкрити її на комп’ютері в Excel 2007 і скористатися всіма функціями Excel, включно з аналізом «якщо» та друком із форматуванням документа.
Сценарії служб Excel
Звичайно, є безліч способів використання служб Excel, але нижче подано демонстраційний список сценаріїв і прикладів для кращого розуміння можливостей використання служб Excel.
Приладні дошки оброблення й аналізу інформації Виконавчий комітет має доступ до кількох приладних дошок у компанії, які діють як оновлювана фінансова інформаційна дошка компанії. Для постійного доступу до продуктивності компанії на головній приладній дошці підсумовуються ключові індикатори продуктивності (KPI), такі як плани з продажу, цільовий дохід і валовий прибуток за місяць. На додаткових приладних дошках підсумовуються новини ринку для аналізу фінансового ризику поточного й нових проектів, а також для відображення діаграм критичних фінансових даних, які допомагають оцінювати різні портфелі інвестицій.
Система аналізу інформації з маркетингу Відділ маркетингу в компанії, яка продає спортивний одяг і обладнання, веде інформаційну сторінку порталу, де підсумовуються ключові демографічні дані, зокрема стать, вік, регіон, рівень доходів і переважна діяльність у вільний час. Більшість працівників відділу маркетингу може також відкривати книги Excel на комп’ютері та виконувати аналіз «якщо» всіх даних або друкувати форматовані звіти. Із часом користувачі можуть також легко додавати звіти для спільного використання з іншими користувачами.
Статистика щодо професійних гравців Головна ліга спортивних організацій спільно використовує минулу й теперішню статистику щодо продуктивності та зарплатні всіх гравців. Ці дані використовуються для здійснення обміну та обговорення контрактів із зарплатні. Нові звіти й аналізи створюються, редагуються та спільно використовуються власниками, особливо протягом міжсезоння.
Засіб прийняття рішень роздрібного магазину Роздрібний ланцюжок підсумовує критичні дані касового терміналу за місяць і використовує його спільно з постачальниками, фінансовими аналітиками та регіональними менеджерами. Звіти містять поточні інвентаризовані об’єкти, списки з 20 товарів, які продаються найкраще, за категоріями продажу, важливі сезонні дані та суми транзакцій за кожним магазином.
Система звітів для керування обліковими даними з продажу Група з продажу отримує доступ до ряду щоденних інформаційних звітів, у яких записуються всі ключові дані, зокрема, про найкращих продавців, перебіг виконання місячних планів продажу, вдалі програми з продажу та низькопродуктивні канали розсилання. Додаткові звіти підсумовують продажі за ключовими змінними, зокрема, регіонами, лінійкою продукції та місяцем, дзвінки від клієнтів за тиждень, а також кількість виконаних дзвінків. Окремі продавці, відображаючи ці звіти, можуть автоматично переглядати свої обсяги продаж, оскільки система ідентифікує їх за іменами користувачів.
Щоденний підсумок інженерного проекту Інженерна група розробляє сторінку веб-частини, на якій підсумовуються ключові дані з розкладу проекту, зокрема, кількість помилок, стан специфікації, перебіг виконання діаграм, функціональні тренди та пріоритети, а також посилання на ключові ресурси й контакти. Дані відображаються з кількох зовнішніх джерел даних, зокрема, баз даних і списків специфікацій.
Закрита обчислювальна модель фінансового аналізу Великий фінансовий заклад дослідив і розробив модель обчислення цін, яка є інтелектуальною власністю. Результати формули потрібно використовувати спільно з деякими інвестиційними менеджерами, але формула, що використовується для обчислення моделі ціноутворення, має бути конфіденційною й ніколи не має демонструватися публічно. Ця модель ціноутворення надзвичайно складна й забирає багато часу для обчислення. Щоночі звіт моделі ціноутворення обчислюється та створюється на швидкому сервері, зберігається в надійному розташуванні й відображається на сторінці веб-частини, але тільки для тих, хто має відповідний дозвіл.
Створення єдиної достовірної версії
На більшості підприємств часто потрібно створювати критичні книги в певний момент часу, часто за регулярним розкладом. Наприклад, можна створювати захищену книгу в узгоджені день і час кожного фінансового кварталу для конфіденційного порівняння обсягів продажу, наявних товарів, доходів і прибутків між фінансовими кварталами. Не потрібно турбуватися, що інформацію у книзі було змінено іншим користувачем і що неочікувані відмінності в обчисленнях і результатах ускладнять прийняття рішень. Іноді це називається створенням єдиної достовірної версії, яке означає, що в разі порівняння одного звіту книги з іншими користувачами можна покластися на унікальний момент часу (дата й час створення книги) для перевірки узгодженості перегляду даних.
1. Головна книга містить сукупні фінансові дані, які регулярно оновлюються.
2. Книга публікується в кінці кожного фінансового кварталу.
3. Єдина достовірна версія спрощує прийняття рішень і порівняння між фінансовими кварталами.
Безпечне підключення до даних
Для деяких книг Excel, збережених у службах Excel, всі дані зберігаються у книгах. Щоб оновити дані у службі Excel, потрібно зберегти книгу Excel знову. Для інших книг існує можливість одного чи кількох підключень до зовнішніх джерел даних, зокрема бази даних або кубу OLAP. Такі підключення містять відомості для пошуку, входу до системи, запитування й отримання доступу до зовнішнього джерела даних. Хоча відомості про такі підключення можна зберігати в книзі, часто вони розміщуються у файлі підключення до даних Office (.odc), особливо якщо дані спільно використовуються багатьма користувачами, а дані про підключення потрібно оновлювати. Автор книги або адміністратор можуть створювати відомості про підключення, використовуючи Excel 2007 для авторизації підключення, після чого експортувати ці відомості до ODC-файлу.
Бібліотека зв’язків даних (DCL) — це спеціальна бібліотека документів SharePoint, яку можна визначити як бібліотеку надійного розташування та яка полегшує процес зберігання, убезпечення, спільного використання й керування ODC-файлами. Наприклад, адміністратору може знадобитися перемістити базу даних із тестового на робочий сервер або оновити запит на доступ до даних. Використання одного ODC-файлу, що зберігається в бібліотеці DCL, значно полегшує процес адміністрування, а також спрощує отримання користувачами доступу до даних, оскільки для всіх книг використовується один і той самий файл підключення та операція оновлення, незалежно від того, робиться це з клієнтського комп’ютера чи з серверного, і вони отримують останні зміни цього файлу підключення. Office SharePoint Server і клієнтський комп’ютер можна навіть настроїти на автоматичне відстежування змін файлу підключення та на використання найбільш актуальної версії цього файлу.
Для отримання додаткових відомостей див. систему довідки Microsoft Office Excel 2007 і систему довідки центру адміністрування Office SharePoint Server.
Служби Excel і керування правами доступу до інформації
Керування правами доступу до інформації (IRM) — це спосіб забезпечення захисту конфіденційності документів Microsoft Office і гарантування того, що конфіденційну інформацію будуть переглядати лише відповідні особи. Наприклад, може виникнути потреба надавати щоквартальні фінансові дані деяким членам виконавчого комітету за місяць до того, як ці дані буде оприлюднено у фінансовому звіті, щоб вони мали час на підготовку публічного документа й на прийняття відповідних ділових рішень.
Служби Windows SharePoint 3.0 або пізнішої версії підтримують засоби IRM у бібліотеці документів, а також в усіх документах бібліотеки (незалежно від того, чи ці окремі документи підтримують IRM). Після того, як документ буде завантажено до бібліотеки з підтримкою IRM, документ фактично починає підтримувати засоби IRM.
Служби Excel не підтримують завантаження книг Excel із підтримкою IRM і не завантажують книгу Excel, якщо в ній увімкнуто IRM або вона походить із бібліотеки документів, для якої увімкнуто IRM. Проте, якщо потрібно скористатися перевагами IRM, можна завантажити книгу Excel у службах Excel без використання IRM, відкрити книгу як знімок, після чого зберегти знімок у бібліотеці документів, яка підтримує засоби IRM.
Для отримання додаткових відомостей див. систему довідки Microsoft Office Excel 2007 і систему довідки центру адміністрування Office SharePoint Server.
Використання служб Excel з іншими засобами бізнес-аналізу
Служби Excel — це частина набору засобів Office SharePoint Server, які разом називаються засобами бізнес-аналізу й доступні для використання окремим користувачем, групою або всім підприємством. Ці засоби призначені для спільної роботи і швидкої підтримки, надійного розроблення настроюваних засобів прийняття рішень, які мають доступ до багатьох джерел даних — часто без використання коду.
Центр звітів
Центр звітів надає централізоване розташування для різноманітних даних і об’єктів бізнес-аналізу та містить окремі бібліотеки документів для збереження звітів, списків, веб-частин, шаблонів сторінок веб-частин і ODC-файлів. У центрі звітів користувачі також можуть виконувати пошук елементів, використовуючи певні категорії, ознайомлюватися з календарем майбутніх звітів і підписуватися на потрібні звіти.
За промовчанням книга Excel, опублікована та збережена в бібліотеці документів у центрі звітів, після одиночного клацання відкривається в поданні браузера, що є зручним способом перегляду книги без додавання її до сторінки веб-частини.
Веб-частина списку KPI
Веб-частина списку KPI отримує дані зі списків SharePoint, книг Excel, служб аналізу Microsoft SQL Server 2005 або з уведених даних вручну, після чого відображає ключовий показник ефективності (KPI) — наочну підказку, яка демонструє прогрес у досягненні вимірюваної мети. За допомогою показників KPI можна швидко унаочнити відповіді на такі запитання:
-
Завершені та майбутні завдання
-
Прогрес або відставання
-
Мінімальний обсяг завершених завдань
Користувачі можуть навіть деталізувати елементи KPI для перегляду подробиць за візуалізацією. Наприклад, якщо стан KPI червоний (свідчить про проблему), клацання цього KPI автоматично перенесе користувача на сторінку звіту, яка відображає зміни KPI в часі, наявність порогів, а також дані, використані для визначення поточного стану KPI.
Для кожної сфери бізнесу можна вибрати особливий тип показників KPI, залежно від поставленої бізнес-мети. Наприклад, для підвищення рівня задоволеності клієнтів в операторському центрі може бути визначено мету відповідати на певну кількість дзвінків протягом меншого періоду часу. У відділі продажу показники KPI використовуються для встановлення мети щодо підвищення продуктивності, наприклад, збільшення кількості дзвінків від нових клієнтів за місяць.
Веб-частини фільтрів і кнопка «Застосувати фільтр»
Веб-частини фільтрів можна використовувати для відображення набору лише тих даних, які вас цікавлять, для перегляду в іншій веб-частині, а також можна скористатися кнопкою «Застосувати фільтр» для виконання операції фільтрування. Наприклад, джерело даних може містити інформацію про кілька продуктів в усій країні/регіоні за п’ять років. За допомогою веб-частин фільтрів і кнопки «Застосувати фільтр» можна одночасно відображати відповідні дані щодо продажу лише в одному регіоні, для одного товару або для поточного року, в кількох веб-частинах веб-клієнта Excel.
Служби Office SharePoint включають багато різних веб-частин фільтрів, за допомогою яких можна ввести або вибрати одне або кілька значень, щоб змінити вміст однієї або кількох веб-частин на сторінці для відображення потрібної інформації.
Для отримання додаткових відомостей див. розділ Підключення веб-частин фільтра до веб-клієнта Excel.
Приладні дошки спільних служб Office
Microsoft Office SharePoint Server 2007 Приладні дошки — це засоби, які використовуються для обговорення стану, спостереження змін, передбачення проблем і можливостей, прийняття рішень і керування процесом — часто з графікою та діаграмами. Приладна дошка — це сторінка веб-частини, на якій відображається інформація, зокрема, звіти, діаграми, метричні показники та ключові індикатори продуктивності (KPI), з різних джерел даних.
Можна створити власну приладну дошку на основі шаблону для швидкого підключення наявних веб-частин, додавання або видалення веб-частин, а також настроювання вигляду сторінки.
Нижченаведені веб-частини можна включити до шаблону приладної дошки.
|
Веб-частина |
Призначення |
|
Веб-клієнт Excel |
Відображення книги Excel, вибраних аркушів або іменованого елемента, наприклад, іменованого діапазону або діаграми. |
|
Список KPI |
Відображення графічного об’єкта KPI та даних, які стоять за ним. |
|
Фільтр (і кнопка Застосувати фільтри) |
Визначення способу фільтрування даних і виконання операції фільтрування. |
|
Пов’язані відомості |
Посилання на пов’язані сторінки. |
|
Зведення |
Надання відомостей про плани та стан. |
|
Відомості про контакт |
Подання імені особи для звернення щодо приладної дошки. |
