За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та підсумовувати дані. Наприклад, можна створити простий звіт, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт за даними про збут у різних регіонах і за різні часові проміжки.
У цій статті наведено огляд звітів у застосунку Access. Тут також в загальних рисах описано, як створювати звіт і використовувати такі параметри, як сортування, групування та зведення даних, а також користуватися попереднім переглядом і друкувати звіт.
У цій статті
Загальні відомості про звіти в програмі Access
Можливості використання звіту
Звіт – це об’єкт бази даних, яким зручно користуватися для представлення відомостей у базі даних для будь-яких із зазначених нижче цілей.
-
Відображення або розповсюдження зведення даних.
-
Архів знімки даних.
-
Надання докладних відомостей про окремі записи.
-
Створення підписів.
Частини звіту
Хоча можна створювати вільні звіти, які не містять даних, у цій статті використовуватиметься звіт, пов’язаний із джерелом даних, наприклад із таблицею або запитом. За своєю структурою звіт ділиться на розділи, які можна переглянути в режимі конструктора. Розуміння принципу дії кожного розділу допоможе створювати ще досконаліші звіти. Наприклад, частина, у якій розміщується обчислюваний елемент керування, визначає, як у програмі Access обчислюються результати. У наведеному нижче списку описуються типи частин і їх призначення.
|
Розділ |
Відображення розділу під час друку |
Місце використання розділу |
|---|---|---|
|
Верхній колонтитул звіту. |
На початку звіту. |
Верхній колонтитул звіту використовується для даних, які зазвичай розміщуються на титульній сторінці, наприклад емблеми, назви або дати. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Спочатку друкується верхній колонтитул звіту, а потім – верхній колонтитул сторінки. |
|
Верхній колонтитул сторінки. |
У верхній частині кожної сторінки. |
Верхній колонтитул сторінки використовується для повторення заголовка звіту на кожній сторінці. |
|
Верхній колонтитул групи. |
На початку кожної нової групи записів. |
Він використовується для друку назви групи. Наприклад, у звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групи використовується, щоб друкувати назву товару. Якщо у верхньому колонтитулі групи розташувати обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька розділів заголовків групи. Докладні відомості про створення верхніх і нижніх колонтитулів групи див. в розділі Додавання групування, сортування або підсумків. |
|
Подробиці. |
Відображається один раз для кожного рядка у джерелі записів. |
Саме тут розміщуються елементи керування, які становлять тіло звіту. |
|
Нижній колонтитул групи. |
Наприкінці кожної групи записів. |
Нижній колонтитул групи використовується для відображення зведених даних для групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із нижнім колонтитулом групи. |
|
Нижній колонтитул сторінки. |
Наприкінці кожної сторінки. |
Верхній колонтитул сторінки використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки. |
|
Нижній колонтитул звіту. |
Наприкінці звіту. Примітка.: У режимі конструктора нижній колонтитул звіту розташовується під нижнім колонтитулом сторінки. Але під час друку або попереднього перегляду нижній колонтитул звіту розташовуватиметься над нижнім колонтитулом сторінки, відразу після нижнього колонтитула останньої групи або після рядка з подробицями на останній сторінці. |
Нижній колонтитул звіту використовується для друку підсумків або інших зведених даних для всього звіту. |
Набагато простіше створювати змістовні звіти, якщо база даних має добре спроектовану структуру та зв'язки. Загальні відомості про планування та розробку бази даних див. в статті Основи розробки баз даних.
Створення звіту в програмі Access
Виконавши описані нижче кроки, можна створити звіти для локальної бази даних Access.
Крок 1. Вибір джерела записів
У ролі джерела записів може виступати таблиця або іменований чи вбудований запит. Джерело записів має містити всі рядки та стовпці, дані з яких необхідно додати до звіту.
-
Якщо потрібні дані надійшли з наявної таблиці або запиті, виберіть цю таблицю або цей запит в області переходів і перейдіть до кроку 2.
-
Якщо джерело записів ще не створено, Виконайте одну з наведених нижче дій.
Крок 2. Вибір засобу для створення звітів
Засоби для створення звітів розміщені на вкладці Створити у групі Звіти. Параметри описані в наведеній нижче таблиці.
|
Засіб |
Опис |
|---|---|
|
Звіт |
Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів. |
|
Конструктор звітів |
Відкриває пустий звіт у режимі конструктора. До цього звіту можна додавати потрібні поля й елементи керування. |
|
Пустий звіт |
Відкриває пустий звіт у поданні макета та відкриває список полів, за допомогою якого можна додавати поля до звіту. |
|
Майстер звітів |
Запускає покроковий майстер, у якому можна вказати поля, рівні групування/сортування та параметри макета. |
|
Підписи |
Запускає майстер, у якому можна вибирати стандартний або настроюваний розмір підписів, а також указувати, які поля потрібно відображати та як їх слід сортувати. |
Крок 3. Створення звіту
-
Натисніть кнопку потрібного звіту. Якщо запуститься майстер, виконайте його вказівки та на останній сторінці натисніть кнопку Готово.
Звіт відобразиться в режимі розмітки. -
Відформатуйте звіт необхідним чином.
-
Змініть розмір полів і етикеток, перетягуючи їхні краї.
-
Перетягніть поле (і, за наявності, його підпис) в інше місце.
-
Клацніть правою кнопкою миші поле та виберіть у контекстному меню відповідну команду, щоб розділити або об’єднати клітинки, видалити або вибрати поля чи виконати інше форматування.
Крім цього, за допомогою описаних у наступних розділах функцій звіт можна зробити ще привабливішим і зручнішими для читання.
-
Групування, сортування та підсумовування
Найшвидший спосіб додати до звіту локальної бази даних групування, сортування або підсумовування – це клацнути правою кнопкою миші потрібне поле та вибрати в контекстному меню відповідну команду.
Групування, сортування та підсумовування також можна додавати за допомогою панелі "Групування, сортування й підсумок", коли звіт відкрито в режимі розмічування або конструктора:
-
Якщо область Групування, сортування й підсумок ще не відкрито, на вкладці Конструктор звітів у групі Групування та підсумки натисніть кнопку Групувати & сортування.
-
Натисніть кнопку Додати групу або Додати сортування, а потім укажіть поле, за яким потрібно виконати групування або сортування.
-
Щоб указати додаткові параметри та додати підсумки, у рядку групування або сортування натисніть кнопку Розгорнути.
Докладніші відомості про групування, сортування та підсумовування див. в статті Створення згрупованого або загального звіту.
Виділення даних за допомогою умовного форматування
Програма Access містить знаряддя для виділення даних у звіті. Ви можете додати правила умовного форматування для кожного елемента керування або групи елементів керування, а у звітах клієнта – гістограми, щоб порівняти дані.
Щоб додати умовне форматування до елементів керування:
-
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Подання макета.
-
Виберіть потрібні елементи керування та на вкладці Формат у групі Форматування елемента керування натисніть кнопку Умовне форматування.
Порада.: Щоб вибрати кілька елементів керування, під час вибору елементів керування утримуйте натиснутою клавішу Ctrl.
-
У діалоговому вікні Диспетчер правил умовного форматування натисніть кнопку Створити правило.
-
У діалоговому вікні Нове правило форматування в області Виберіть тип правила виберіть потрібне значення:
-
Щоб створити правило, яке обчислюватиметься для кожного запису окремо, виберіть значення Перевірити значення в поточному записі або використати вирази.
-
Щоб створити правило, яке порівнюватиме записи між собою за допомогою гістограм, виберіть значення Порівняти з іншими записами.
-
-
В області Змініть опис правила вкажіть правило, яке визначатиме, коли слід застосовувати форматування та яким воно має бути, а потім натисніть кнопку OK.
-
Щоб для цього ж елемента керування або набору елементів керування створити додаткове правило, повторіть цю процедуру, починаючи із кроку 4.
Настроювання кольору та шрифтів
Спробуйте скористатися параметрами Тема застосунку, щоб настроїти колір і шрифти.
-
Відкрийте звіт у поданні макета, клацнувши його правою кнопкою миші в області переходів і вибравши пункт Подання макета.
-
На вкладці Макет звіту натисніть кнопку Теми та наведіть вказівник миші на різні теми в колекції, щоб переглянути ефекти. Клацніть тему, щоб вибрати її, а потім збережіть звіт.
-
У колекціях Кольори та Шрифти кольори та шрифти можна вибирати окремо.
Додавання емблеми або зображення тла
До звіту можна додати зображення емблеми або тла. У разі оновлення цього зображення воно оновиться у всіх місцях, у яких воно використовується в базі даних.
Додавання або видалення зображення
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, і виберіть пункт Подання макета.
-
У звіті клацніть місце, де потрібно додати зображення, і на вкладці Макет звіту в групі Колонтитули натисніть кнопку Емблема.
-
Перейдіть до зображення та натисніть кнопку Відкрити. Застосунок Access додасть зображення до звіту.
-
Щоб видалити зображення, клацніть правою кнопкою миші зображення та виберіть команду ''Видалити'' в контекстному меню.
Додавання зображення тла
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, і виберіть пункт Подання макета.
-
На вкладці Конструктор у групі Тло натисніть кнопку Рисунок тла.
-
Виберіть зображення у списку Колекція зображень або натисніть кнопку Огляд, виберіть зображення, а потім натисніть кнопку OK.
Попередній перегляд і друк звіту
Попередній перегляд звіту
-
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Попередній перегляд. За допомогою команд на вкладці Попередній перегляд можна виконати такі дії:
-
надрукувати звіт;
-
змінити розмір сторінки або макет;
-
збільшити або зменшити масштаб зображення або одночасно переглянути кілька сторінок;
-
оновити дані у звіті;
-
експортувати звіт до файлу іншого формату.
-
-
Натисніть кнопку Закрити вікно.
Друк звіту
Друк звіту без попереднього перегляду
-
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Друк. Звіт буде надіслано на принтер за промовчанням.
Примітка.: Якщо вибрати звіт в області переходів і вибрати пункт Друк на вкладці Файл, можна буде задати додаткові параметри друку, наприклад кількість сторінок і копій, а також указати принтер.
-
Щоб відкрити діалогове вікно, у якому можна вибрати принтер, указати кількість копій тощо, натисніть кнопку Друк.
-
