Ви можете записувати та впорядковувати інформацію про людей, зберігаючи нові контакти в адресній книзі. Контакти схожі на електронні картки, які зберігають контактну інформацію особи. Контакт може бути базовим як ім'я та адреса електронної пошти або містити додаткові відомості, наприклад поштову адресу, кілька номерів телефонів і зображення профілю.
Зберігши контакт, ви можете ввести кілька перших букв його імені в повідомлення електронної пошти, і Outlook заповните його адресу електронної пошти. Або за допомогою кількох клацань можна зателефонувати цій особі, коли-небудь не потрібно шукати його номер телефону.
Увага!: Кроки можуть відрізнятися для нової та класичної версії Outlook для Windows. Щоб визначити, яка версія Outlook використовується, знайдіть параметр Файл у стрічці. Якщо немає параметра Файл, виконайте кроки, наведені на вкладці Нова версія Outlook. Якщо відображається параметр Файл, виберіть вкладку Класична версія Outlook.
-
Виберіть Люди ліворуч від вікна.
-
На вкладці Основне натисніть кнопку Створити контакт.
-
Введіть ім'я та інші відомості, а потім натисніть кнопку Зберегти.
Порада. Додаткову контактну інформацію можна ввести в будь-який час. Виберіть контакт зі списку, натисніть кнопку Редагувати та почніть додавати додаткові відомості.
-
Відкрийте повідомлення, щоб ім'я користувача відображажась в одному з таких рядків: From:, To:, Cc:, or Bcc:.
-
Клацніть правою кнопкою миші відповідне ім'я та виберіть команду Додати до контактів Outlook.
-
У вікні, що відкриється, введіть відомості, які потрібно зберегти.
Примітка.: Outlook вставляє адресу електронної пошти контакту в поле Електронна пошта та будь-які інші відомості про контакт, доступний у повідомленні у відповідних полях. Якщо контакт міститься у вашій організації, який, імовірно, містить його посаду, відділ, номер телефону та офіс.
-
Виберіть команду Зберегти.
-
Клацніть Люди в нижній або лівій частині екрана або натисніть клавіші Ctrl+3.
-
У меню Файл виберіть пункт Створити контакт або натисніть клавіші Ctrl+N.
Порада.: Щоб створити контакт з іншої папки Outlook, натисніть клавіші Ctrl+Shift+C.
-
Введіть ім’я та всі потрібні відомості для нового контакту.
-
Якщо потрібно відразу створити інший контакт, натисніть кнопку Зберегти & Створити (таким чином, не потрібно починати все спочатку для кожного контакту).
Поради.:
-
Щоб додати інший контакт із тієї самої компанії, клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Зберегти & Створити, а потім виберіть контакт із тієї самої компанії.
-
-
-
Ввівши нові контакти, натисніть кнопку Зберегти & Закрити.
Можна зберегти кілька номерів телефонів, адрес електронної пошти або поштових адрес для користувача.
-
Якщо ви ще не додали контакт раніше, створіть новий контакт. В іншому разі відкрийте наявний контакт.
-
Клацніть стрілку вниз поруч із пунктом Електронна пошта, будь-яке поле Номер телефону або Робоча адреса, а потім виберіть один із інших параметрів у розкривному списку. Наприклад, щоб додати другий електронний лист, виберіть E-mail 2. Щоб додати номер телефону TTY/TDD , клацніть стрілку поруч із будь-яким із полів телефону та виберіть TTY/TDD.
Якщо на вашому комп'ютері (або в іншому розташуванні) є зображення особи, її можна використовувати в його контактних даних.
-
Клацніть піктограму зображення в полі нового контакту.
-
Знайдіть потрібне зображення в полі Додати зображення контакту та натисніть кнопку OK.
-
Імпорт контактів із файлу .csv або PST Файл .csv містить контакти, експортовані в текстовий файл, де кожна частина інформації контакту відокремлюється комою (.csv означає "значення, розділене комами").
PST-файл – це файл, експортований із програми Outlook у формат, який може прочитати інший комп'ютер із програмою Outlook.
Докладні відомості див. в статті Імпорт контактів до Outlook для Windows .
-
Отримання контактів із програми Excel За допомогою майстра імпорту й експорту можна додати контактну інформацію, збережену у файлі Excel, наприклад .xlsx або .xls.
Докладні відомості див. в статті Імпорт контактів до Outlook для Windows .
Ви керуєте тим, які відомості додаються до картки контакту. Ви можете оновлювати та видаляти відомості, як ви це вибираєте.
Змінення способу відображення імен у картці контакту
-
На вкладці Файл натисніть кнопку Параметри > Люди .
-
У розділі Імена та збереження виконайте такі дії:
-
У списку Порядок за промовчанням "Повне ім'я" виберіть потрібний параметр.
Параметр
Приклад
Перший (середній) останній
Моллі Н Демпсі
Останнє ім'я
Демпсі Моллі
Перший останній 1 прізвище2
Моллі Джонс Демпсі
-
У списку Порядок за промовчанням "Файл як" виберіть потрібний параметр.
Параметр
Приклад
Прізвище, ім'я
Демпсі, Моллі Н
Перший список
Моллі Н Демпсі
Компанія
Contoso Ltd.
Прізвище, ім'я (компанія)
Dempsey, Molly (Contoso Ltd.)
Компанія (перша остання)
Contoso Ltd. (Демпсі, Моллі Н)
-
-
Потім натисніть кнопку OK.
Оновлення відомостей на наявній картці контакту
-
На вкладці Основне в групі Пошук натисніть кнопку Адресна книга.
-
У діалоговому вікні Адресна книга: Контакти в списку Адресна книга виберіть адресну книгу, у якій зберігаються відомості про контакт.
-
Виберіть контакт, який потрібно змінити, клацніть його правою кнопкою миші та за потреби змініть або оновіть відомості на картці контакту.
-
Натисніть кнопку Зберегти & закрити файл >>закрити.
Додавання додаткового номера
-
На картці контакту в розділі Номери телефонів виберіть Пункт Бізнес.
Примітка.: Не вибирайте стрілку розкривного списку поруч із полем Бізнес, Бізнес-факс або Мобільний . Виберіть фактичне поле.
-
У діалоговому вікні Check Phone Number (Перевірка номера телефону ) введіть відомості про телефон, зокрема поле Extension Number (Додатковий номер ).
Пересилання картки контакту колезі або бізнес-партнеру
-
Відкрийте картку контакту.
-
На вкладці Контакт у групі Дії в списку Переслати виберіть як контакт Outlook.
Примітка.: Картку контакту буде переслано як вкладення в повідомленні електронної пошти.