Використання робочого процесу затвердження

У цій статті

• Принцип роботи робочого циклу затвердження

• Додавання або змінення робочого процесу затвердження для списку, бібліотеки або типу вмісту

• Запуск робочого процесу затвердження документа або елемента

• Виконання робочого циклу затвердження

Як працює робочий процес затвердження?

Робочий процес затвердження підтримує бізнес-процеси, які включають надсилання документів або елементів колегам або керівникам для затвердження. Робочий процес затвердження робить бізнес-процес затвердження ефективнішим за допомогою керування й відстеження виконання завдань, пов’язаних із робочим процесом, і надання запису процесу після його завершення.

Якщо робочі процеси доступні, можна розпочати робочий процес затвердження безпосередньо з документа або елемента у списку або бібліотеці. Щоб запустити робочий процес, слід вибрати потрібний робочий процес і заповнити форму ініціалізації робочого процесу, в якій слід указати учасників робочого процесу (користувачі, які мають затвердити вміст), термін дії та всі пов’язані з завданням інструкції. Після запуску робочого процесу сервер призначає завдання всім учасникам. Якщо на сервері ввімкнуто оповіщення електронної пошти, учасникам надсилаються оповіщення електронною поштою. Учасники можуть використати посилання в оповіщенні про завдання, щоб відкрити документ або елемент. Учасники можуть затверджувати, скасовувати або призначати іншим користувачам свої завдання затвердження. Вони також можуть також надсилати запит на змінення документа. Учасники можуть виконати завдання робочого процесу з веб-сайту Microsoft Office SharePoint Server 2007 або безпосередньо в певних програмах, які є частиною системи система Microsoft Office 2007. Під час виконання робочого процесу затвердження власник робочого процесу або його учасники можуть переглядати сторінку стану робочого процесу, на якій відображаються відомості про перебіг виконання завдань учасниками. Коли учасники робочого процесу завершують виконання своїх завдань, робочий процес завершується, а його власник автоматично отримує відповідне повідомлення.

За промовчанням робочий процес затвердження пов’язаний із типом вмісту документа, тому він автоматично доступний у бібліотеках документів. Робочий процес затвердження для бібліотек документів за промовчанням є послідовним робочим процесом, в якому завдання призначаються учасникам по черзі. Версія робочого процесу затвердження також пов’язана за промовчанням із бібліотеками сторінок на веб-сайті публікацій, а за допомогою робочого процесу можна керування процесом затвердження публікацій веб-сторінок. Ці попередньо пов’язані версії робочого процесу затвердження можна настроювати відповідно до вимог установи, або можна додати нову версію робочого процесу затвердження до списку, бібліотеки або типу вмісту.

На початок сторінки

Додавання або змінення робочого процесу затвердження для списку, бібліотеки або типу вмісту

Перш ніж використовувати робочий процесу, його потрібно додати до списку, бібліотеки або типу вмісту, щоб зробити його доступним для документів і об’єктів у певному розташуванні. Для додавання робочого процесу до списку, бібліотеки або типу вмісту потрібно мати дозвіл на керування списками. Це завдання зазвичай виконується адміністраторами сайту або користувачами, які керують окремими списками або бібліотеками.

Доступність робочого циклу в межах сайту залежить від розташування, до якого його додано.

• Якщо робочий цикл додати безпосередньо до списку або бібліотеки, він буде доступний лише для елементів цього списку чи бібліотеки.

• Якщо робочий цикл додати до типу вмісту списку (екземпляр типу вмісту сайту, доданий до певної бібліотеки або списку), робочий цикл буде доступний лише для елементів цього типу вмісту в певній бібліотеці чи списку, з якими пов’язаний цей тип вмісту.

• Якщо робочий цикл додати до типу вмісту сайту, робочий цикл буде доступний для усіх елементів цього типу вмісту в кожному списку та бібліотеці, до яких додано екземпляр цього типу вмісту сайту. Щоб зробити робочий цикл доступним для елементів певного типу вмісту у списках або бібліотеках колекції сайтів, додайте робочий цикл безпосередньо до типу вмісту сайту.

Щоб додати робочий цикл затвердження до списку, бібліотеки або типу вмісту чи змінити робочий цикл затвердження, який пов’язано зі списком, бібліотекою або типом вмісту, виконайте такі самі дії.

1. Щоб відкрити сторінку додавання робочого циклу або сторінку змінення робочого циклу для списку, бібліотеки чи типу вмісту, до яких слід додати робочий цикл або в яких слід змінити наявний цикл, виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Для списку або бібліотеки:

     1. Відкрийте список або бібліотеку, для яких потрібно додати або змінити робочий процес.

     2. У меню настройки натисніть кнопку Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

        Наприклад, у бібліотеці документів виберіть посилання Настройки бібліотеки документів.

     3. У розділі Дозволи та керування виберіть посилання Настройки робочого процесу.

   • Для типу вмісту списку:

     1. Відкрийте список або бібліотеку, що містять екземпляр типу вмісту списку, для якого потрібно додати або змінити робочий процес.

     2. У меню настройки натисніть кнопку Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

        Наприклад, у разі бібліотеки документів виберіть Параметри бібліотеки документів.

     3. У розділі Типи вмісту виберіть назву типу вмісту.

        Примітка.: Якщо список або бібліотеку не настроєно на використання кількох типів вмісту, розділ Типи вмісту не відображається на сторінці Настроювання для списку або бібліотеки.

     4. У розділі Настройки виберіть посилання Настройки робочого процесу.

   • Для типу вмісту сайту:

     1. На домашній сторінці колекції сайтів, у меню Дії сайту виберіть пункт Параметри сайтуі натисніть кнопку Змінити всі параметри сайту.

     2. У розділі Список типів виберіть пункт Типи вмісту сайту.

     3. Виберіть ім’я типу вмісту сайту, для якого слід додати або змінити робочий процес, виберіть пункт Настройки робочого процесу.

        Примітка.: Якщо робочі цикли уже додано до цього списку, бібліотеки або типу вмісту, цей крок, ви потрапите безпосередньо на сторінці змінити настройки робочого циклу, і вам потрібно, натисніть кнопку Додати робочий цикл , щоб перейти до додати робочий цикл сторінки. Якщо не робочі цикли, додані до цього списку, бібліотеки або типу вмісту, цей крок ви потрапите безпосередньо додати робочий цикл сторінки.

1. На сторінці змінення настройок робочого процесу виберіть посилання Додавання робочого процесу або виберіть ім’я робочого процесу, настройки якого потрібно змінити.

2. Виконайте одну з таких дій:

   • У разі додавання робочого циклу, на сторінці Додавання робочого циклу, у розділі робочий цикл клацніть шаблон робочого процесу затвердження .

   • У разі змінення настройок робочого процесу на сторінці змінення робочого процесу змініть потрібні настройки, виконавши такі кроки.

3. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого процесу.

   1. У розділі Список завдань укажіть список завдань, який слід використовувати з цим робочим процесом.

      Примітки.: 

      • Можна використовувати список Завдання за промовчанням або створити новий список. Якщо використовується список Завдання за промовчанням, учасники робочого процесу можуть знайти та переглянути свої завдання робочого процесу за допомогою подання Мої завдання у списку Завдання.

      • Якщо завдання для цього робочого процесу відображатимуть важливі або конфіденційні дані, які потрібно зберігати окремо від загального списку Завдання, слід створити новий список завдань.

      • Якщо організація матиме кілька робочих процесів або якщо робочі процеси міститимуть кілька завдань, потрібно створити новий список завдань. Можливо, потрібно створити список завдань для кожного робочого процесу.

4. У розділі Список журналу виберіть список журналу для використання з цим робочим процесом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання робочого процесу.

   Примітка.: Можна використовувати список Журнал за промовчанням або створити новий. Якщо в установі використовується кілька робочих процесів, для кожного з них можна створити окремий список журналу.

5. У розділі Параметри запуску вкажіть спосіб, час запуску робочого процесу, а також користувачів, які мають на це право.

   Якщо ви хочете використовувати цей робочий цикл затвердження для керування затвердженням вмісту для бібліотеки, установіть прапорець поруч із пунктом запускати цей робочий цикл для затвердження публікації основної версії елемента . Додаткові відомості про використання робочого процесу для керування затвердженням вмісту перегляньте статтю використання робочого процесу для керування затвердженням вмісту для бібліотеки.

   Примітки.: 

   • Певні функції можуть бути недоступними, якщо вони не підтримуються вибраним шаблоном робочого процесу.

   • Параметр Запускати цей робочий процес для затвердження публікації основної версії елемента доступний лише в тому разі, якщо для бібліотеки увімкнуто підтримку основних і допоміжних версій і якщо вибраний шаблон робочого процесу можна використовувати для затвердження вмісту.

6. У разі додавання цього робочого процесу до типу вмісту сайту вкажіть у розділі Оновлення типів вмісту списку та сайту, чи слід додавати цей робочий процес до всіх типів вмісту, які успадковують із цього типу вмісту.

   Примітка.: Розділ Оновлення типів вмісту списку та сайту відображається на сторінці додавання робочого процесу лише для типів вмісту сайту.

7. Натисніть кнопку Далі.

8. На сторінці «Настроювання робочого процесу» вкажіть потрібні параметри маршрутизації завдань, початкові значення робочого процесу за промовчанням, спосіб виконання робочого процесу й дії, які виконуються після завершення робочого процесу.

   Установіть параметри в наведених нижче розділах. Не потрібно настроювати параметри в кожному з них.

   Завдання робочого циклу

   Завдання	Виконайте такі дії
   Призначити завдання всім учасникам одночасно (паралельний робочий процес)	Натисніть кнопку одночасно всім учасникам (паралельно).
   Призначити завдання учасникам по черзі (послідовний робочий процес) Якщо робочий процес послідовний, один учасник має завершити завдання, перш ніж наступний учасник отримає завдання.	Натисніть кнопку одному учаснику за раз (послідовно).
   Дозволити учасникам робочого процесу призначати їхні завдання іншим користувачам	Установіть прапорець перепризначати завдання іншому користувачу.
   Дозволити учасникам робочого процесу запитувати внесення змін до документа або елемента перед завершенням завдання	Установіть прапорець запитувати внесення змін до завершення виконання завдання.

   Початкові значення робочого циклу за замовчуванням

   Завдання	Виконайте такі дії
   Визначити список учасників за промовчанням для всіх екземплярів цього робочого процесу	Введіть імена користувачів, які мають брати участь у робочому процесі під час його запуску, або натисніть кнопку Затверджувачі, щоб вибрати користувачів і групи користувачів у службі каталогів. Примітка.: Якщо настроїти цей робочий процес як послідовний, додайте імена учасників робочого процесу в порядку призначення завдань.
   Призначити одне завдання групі	Установіть прапорець Призначити одне завдання кожній введеній групі (не розгортати групи). Виберіть цей параметр, якщо слід визначити групи як учасників робочого процесу та призначити групі одне завдання, замість індивідуальних завдань кожному члену групи.
   Дозволити змінення списку учасників користувачам, які розпочинають робочий процес	Установіть прапорець Дозволити внесення змін до списку учасників під час запуску цього робочого процесу. Цей параметр установлено за промовчанням. Щоб заборонити користувачам, які запускають робочий процес, змінювати список учасників, зніміть цей прапорець.
   Указати стандартне повідомлення для відображення з кожним завданням	Введіть текст повідомлення або інструкцій у текстовому полі.
   Указати термін дії для паралельних робочих процесів	Введіть або виберіть дату в розділі Термін виконання завдань (паралельних).
   Визначити термін виконання завдань учасниками послідовного робочого процесу	У розділі Установити для кожного користувача такий термін завершення завдання (послідовного) введіть число та виберіть пункт Днів або Тижнів як інтервал часу.
   Визначити список користувачів, які отримують оповіщення (не призначення завдань) під час запуску робочого процесу	У розділі Сповіщення учасників введіть імена користувачів, яких потрібно оповістити, або натисніть кнопку Копія, щоб вибрати осіб і групи зі служби каталогів.

   Завершення робочого циклу

   Завдання	Виконайте такі дії
   Указати, що паралельний робочий процес завершено, коли певна кількість учасників виконають завдання	Установіть прапорець Виконано таку кількість завдань і введіть число. Примітка.: Цей параметр недоступний, якщо процес послідовний.
   Указати, що робочий процес завершено, якщо документ або елемент відхилено	Установіть прапорець Документ відхилено.
   Указати, що робочий процес завершено, якщо документ або елемент змінено	Установіть прапорець Документ змінено.

   Дії після завершення робочого циклу

   Завдання

   Виконайте такі дії

   Оновити стан затвердження для документа або елемента після завершення робочого процесу

   Установіть прапорець Оновити стан затвердження (цей робочий процес використовується для керування затвердженням вмісту). Якщо для керування затвердженням вмісту для бібліотеки використовується робочий процес затвердження, і на сторінці «Додавання робочого процесу» встановлено прапорець Запускати цей робочий процес для затвердження публікації основної версії елемента, цей параметр встановлено за промовчанням. Якщо на сторінці «Додавання робочого процесу» не встановлено прапорець Запускати цей робочий процес для затвердження публікації основної версії елемента, оскільки цей робочий процес не має бути робочим процесом затвердження вмісту для бібліотеки за промовчанням, можна встановити прапорець Оновити стан затвердження (цей робочий процес використовується для керування затвердженням вмісту), щоб зробити цей робочий процес допоміжним процесом затвердження вмісту, який можуть розпочинати певні користувачі вручну.

9. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Запуск робочого циклу затвердження для документа або елемента

Робочий цикл затвердження документа або елемента можна запустити зі списку або бібліотеки, у якій його збережено. Доступні параметри під час запуску робочого циклу можуть відрізнятися залежно від настройок робочого циклу, установлених під час його додавання до списку, бібліотеки або типу вмісту елемента. Щоб запустити робочий цикл, потрібно мати дозвіл принаймні на редагування елементів. Щоб запустити деякі робочі цикли для документа або елемента, необхідно мати дозвіл на керування списками.

1. Якщо список або бібліотеку ще не відкрито, виберіть потрібне ім’я на панелі швидкого запуску.

   Якщо ім'я списку або бібліотеки не відображається, клацніть посилання Переглянути весь вміст вузла та виберіть ім'я списку або бібліотеки.

2. Наведіть вказівник на ім’я документа або елемента, для якого слід запустити робочий процес, натисніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Робочі процеси.

3. У розділі Почати робочий процес виберіть ім’я робочого процесу, який слід запустити.

4. Введіть імена користувачів, які мають затвердити документ або елемент, у полі Затверджувачі або натисніть кнопку Затверджувачі, щоб вибрати користувачів і групи користувачів зі служби каталогів.

   Примітка.: Якщо використовується послідовний робочий процес, додайте імена учасників робочого процесу в порядку призначення завдань.

5. Якщо групи визначаються як учасники робочого процесу, встановіть прапорець Призначити одне завдання кожній введеній групі (не розгортати групи) у разі необхідності призначити одне завдання групі, замість призначення індивідуальних завдань кожному члену групи.

6. Щоб додати повідомлення або інструкції щодо виконання завдання, введіть ці відомості в текстовому полі в розділі Введіть повідомлення, яке слід додати до запиту.

7. Щоб визначити час завершення завдання, у розділі Дата завершення виконайте одну з таких дій:

   • Для послідовного робочого процесу введіть число та виберіть пункт Днів або Тижнів.

   • Для паралельного робочого процесу введіть або виберіть дату в розділі Термін виконання завдань.

   • Якщо інші користувачі мають отримати сповіщення (не призначення завдань) під час запуску робочого процесу, введіть їхні імена в полі Копія або натисніть кнопку Копія, щоб вибрати користувачів або групи користувачів зі служби каталогів.

8. Натисніть кнопку Почати.

На початок сторінки

Завершення робочого процесу затвердження

Учасники робочого процесу затвердження можуть виконати завдання робочого процесу зі списку або бібліотеки, в якій розташовано документ, або безпосередньо з окремих програм, які є частиною Office 2007. Для отримання додаткових відомостей про завершення завдання у клієнтській програмі див. довідку щодо цієї програми.