Примітка.: Ця стаття зробила свою роботу та скоро буде видалена. Щоб не з’являлися повідомлення "Сторінку не знайдено", ми видаляємо посилання, про які знаємо. Якщо ви створили посилання на цю сторінку, видаліть їх. Так ми разом зробимо Інтернет кращим.
Поштові скриньки сайту було використано багатьма організаціями як засіб для співпраці в рамках вибору. Вона постачалася разом із спільною поштовою скринькою, щоб координувати та зберігати пов'язані з нею електронну пошту в одному розташуванні та на сайті SharePoint, щоб зберігати всі поширені файли. Проте, оскільки користувачі, які співпрацювали, вже змінювалися протягом багатьох років, клієнти попросили вирішення, які сприяють активній формі співпраці. Тому ми маємо застарілі поштові скриньки сайту, і радимо вам переходити до груп Office 365, які забезпечують дуже багатий досвід співпраці.
Додаткові відомості про це рішення наведено в статті про припинення використання поштових скриньок сайту.
Групи в Office 365 дають змогу вибрати набір користувачів, яким потрібно співпрацювати з іншими користувачами, щоб надати спільний доступ до набору ресурсів. Немає потреби вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, адже, додаючи учасників до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на використання інструментів своєї групи.
Групи Office 365 виходять за межі того, що пропонують поштові скриньки сайту та включати:
-
Гостьовий доступ – із поштовими скриньками сайту, які не можуть надавати користувачам доступ до вашої організації. Завдяки групам можна запропонувати користувачам доступ до розмов по електронній пошті, файлів і навіть до спільного блокнота OneNote.
-
Спільна папка "Вхідні", де відбуваються розмови, які ви традиційно маєте в поштовій скриньці. Ця спільна папка "Вхідні" повністю доступна для пошуку, щоб створити живий архів повідомлень групи. Новачки в групі можуть шукати або прокручувати історію, щоб швидко отримати швидкий доступ до того, що було повідомлено з групою раніше.
-
Бібліотека спільних файлів – бібліотека файлів SharePoint, у якій користувачі можуть зберігати, ділитися та співпрацювати над документами, книгами, презентаціями, зображеннями або будь-яким іншим файлом, до якого потрібно працювати.
-
Спільний календар – ваша група отримує спільний календар для розміщення подій, пов'язаних із групою. Кожен учасник, який підписався на групу, автоматично запрошується до подій, надісланих до календаря, щоб ці події могли також відображатися на своїх календарях Office 365, якщо це потрібно.
-
Спільний блокнот OneNote – Група автоматично має спільний блокнот OneNote, у якому учасники групи можуть збирати та співпрацювати над відомостями. Багато груп використовують блокнот, щоб створити живу вікі-сторінку з відповідними питаннями та іншими ресурсами.
-
Вміст дає змогу виявити групи в програмі Outlook, які є загальнодоступними в організації за замовчуванням, а це означає, що вони зручні для інших користувачів у вашій організації, щоб знаходити та приєднуватися до матеріалів у групі або переглядати їх. Якщо вміст групи більш чутливий, ви можете змінити групу на приватну, яка приховує вміст від нечленів і вимагає від власника групи схвалювати всі запити, які потрібно об'єднати.
-
Самостійне створення служби – адміністратори не повинні загрузнути за допомогою запитів від користувачів до створення груп. Користувачі можуть створювати власні групи за потреби. Якщо потрібно контролювати, які користувачі в організації можуть створювати групи, Дізнайтеся, хто може створювати групи Office 365.
Керування каталогами
Керування каталогом має велике значення для кожного адміністратора. Нижче наведено деякі з засобів Office 365, які дають змогу зробити це простіше.
-
Політики іменування політики дають змогу визначити, що є, а які не є прийнятними іменами груп. Це забороняє користувачам надавати негрубі або заборонені імена групам. Крім того, можна застосувати стандартні префікси компанії або Суфікси до назв груп.
-
Динамічне членство в динамічному членства дає змогу налаштувати членство в групах за правилом, яке додає (або видаляє) учасників групи на основі метаданих (наприклад, відділу або ролі) у службі Active Directory.
-
Приховані членство в групах – якщо у вас є підстави для того, щоб мати змогу бути конфіденційними до списку учасників групи, наприклад, якщо учасники – учні, можна приховати список учасників із сторонніх учасників.
-
Дозволи на створення – у вашій організації можуть бути деякі користувачі, які не мають змоги створювати нові групи. Для керування дозволами на створення в каталозі існує кілька способів.
-
Журнали аудиту – ви можете мати більше впевненості в тому, що користувачі можуть створювати групи та керувати членством в групах, оскільки журнали аудиту груп Office 365 дають змогу відстежувати, хто створив або видалив певну групу, або вніс зміни до членства в групі.
Керування доставкою
Завдяки різним можливостям, передбаченим у функції "Керування доставкою", ви можете визначати, як повідомлення мають надсилатись або отримуватись у групі. Крім того, є засоби для відстеження потоків цих повідомлень.
-
Надсилання від імені іншої особи. Ці параметри дозволяють указаним користувачам надсилати електронні листи від імені групи.
-
Обмеження відправника – ці параметри дають змогу контролювати користувачів, яким дозволено надсилати повідомлення групі. Група може бути налаштована для надання електронної пошти зовнішнім сторонам, але вам може знадобитися обмежити цей доступ лише певним зовнішнім сторонам.
-
Зовнішня підтримка користувачів – Запрошуючи гостей до своєї групи, які ви можете додати до своїх розмов у групі.
-
Правила транспортування – правила транспортування працюють для груп так само, як і для Exchange. Правила можуть шукати повідомлення, які відповідатимуть певним умовам, і потім можуть діяти в цих повідомленнях.
-
Поради – Поради – це інформаційні повідомлення, які відображаються для користувачів під час створення повідомлення. Вони можуть допомогти зменшити кількість NDRs, попередивши користувача, якщо їх повідомлення може перейти до зовнішніх партій або перевищують квоти повідомлень.
-
Кілька адрес проксі-сервера можуть мати псевдоніми так само, як і для поштової скриньки користувача. Додаткові адреси проксі-сервера можуть бути зручні для прийняття повідомлень, надісланих іншим псевдонімах або для полегшення досягнення групи, яка має довге або просте ім'я для заклинань.
-
Максимальній розмір надсилання й отримання. Ці квоти можуть допомогти зменшити проблеми з надсиланням (або одержанням) дуже великих повідомлень, щоб краще керувати вимогами до сховища та смуги пропускання.
Політики керування вмістом
Office 365 також надає деякі засоби для керування типом вмісту, до якого можна надавати спільний доступ у вашій групі.
Рекомендації з використання – ви зможете визначити керівні принципи використання для груп Office 365, щоб навчати своїх користувачів про практичні поради, які допомагають підтримувати ефективність своїх груп і навчати їх у внутрішній політиці вмісту.
Класифікація даних – ви зможете створити настроювану систему класифікації даних для груп Office 365, що дає змогу відділення груп за типом політики (наприклад, "Некласифіковані", "Корпоративна конфіденційна" або "Top Secret"). Таким чином, ваші групи можуть демонструвати політики іншого вмісту в організації. Розширювана політика дає змогу організації настроїти кінцеву точку, яка називається під час створення або змінення групи, і ви можете реалізувати власні політики для створення або змінення групи.
Чому ми створюємо цю зміну?
Поштові скриньки сайту заохочуються пасивну форму співпраці. Завдяки співробітництву стає все більш критично важливим для сучасних груп, наші клієнти дедалі більше запитують про рішення, які надають більш активну співпрацю. Тому ми вирішили піти на пенсію у поштові скриньки сайту та сприяти використанню груп.
Початок роботи з групами легко, і ви можете працювати за лічені хвилини.
Створіть сайт групи SharePoint Online, який входить до складу групи Office 365, виконавши наведені нижче дії.
-
Перейдіть до служби SharePoint Online. Ви можете отримати доступ до порталу Office 365 на веб-сторінці https://www.Office.com , натиснувши кнопку запускача програм у верхньому правому куті браузера.
-
Натисніть кнопку " створити сайт " на головній сторінці SharePoint і виберіть елемент " сайт групи "
-
Введіть нове ім'я сайту групи та опис в області, яка спливає. Заповніть будь-які інші поля, які потрібно організація, і натисніть кнопку Далі.
-
Додайте власників та учасників до сайту в області нижче, а потім натисніть кнопку Завершити. Ви можете додати тих самих учасників, що належали до класичного сайту групи.
Щойно створений сайт групи SharePoint Online уже готовий до використання. Докладні відомості наведено в статті створення сайту групи в службі SharePoint Online .
Щоб отримати доступ до своїх груп, клацніть запускач програм і виберіть пункт Пошта. На вкладці групи в розділі папки можна буде створити групу з таким самим іменем, що й ім'я сайту в службі SharePoint. У цій групі є Спільна поштова скринька у формі простору розмови, вкладка "файли", яка дає швидкий Перегляд сторінки "документи" з сайту SharePoint, календаря групи та блокнота, який також можна переглянути на сайті SharePoint.
Тепер ви готові використовувати цю групу.
Відомості про поточні поштові скриньки сайту
Ми розуміємо, що деякі з вас можуть мати важливі дані в поштових скриньках сайту, які вам знадобляться для неперервності операцій. Ваші поточні поштові скриньки сайту продовжуватимуть діяти раніше, ніж на час.
Що робити, якщо я використовую Project Online?
Якщо ви – клієнт Project Online , ви не зможете підключитися до сайту групи SharePoint Online. Однак, ви можете продовжувати використовувати класичний сайт групи Project досвід, який продовжуватиме працювати, за вирахуванням можливості створення нової поштової скриньки сайту. Якщо вам потрібне рішення для розсилки разом із сайтом, радимо створити нову групу Office 365 і використовувати його для електронної пошти. Дізнайтеся більше про те , як створити групу в програмі Outlook .
Ми працюємо над довгостроковим рішенням та повідомимо вас, коли у нас є резолюція.
Що далі?
Ми розпочали роботу з інструментами адміністрування клієнта для підключення наявної сайтів групи SharePoint до нових груп Office 365. Докладні відомості наведено в цій статті.
Докладні відомості
Ми дослухаємося до вас
Востаннє цю статтю Оновлено 10 липня 2018 у результаті ваших зауважень. Якщо ви знайшли цю інформацію корисною, і особливо якщо ви цього не зробили, скористайтеся елементами керування відгук нижче, щоб повідомити нам, як ми можемо зробити це краще.
