|
|
У розклад проекту внесено зміни, і тепер дата його завершення не відповідає вимогам. Щоб виправити дату завершення проекту, настройте завдання, які найбільше впливають на неї. Ці завдання розташовано на критичному шляху проекту. Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами в програмі Project. |
Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу
Під час внесення змін у розклад проекту потрібно звернути увагу на три пункти: вартість проекту, обсяг кінцевих результатів і час. Вони часто відображаються у вигляді трикутника. Не можна змінити одну вершину трикутника так, щоб це не вплинуло на інші вершини.
Нижче наведено приклади застосування цього правила до дати завершення проекту.
-
Після встановлення запланованої дати завершення проекту можна отримати збільшені витрати та зменшений обсяг.
-
Якщо ви не плануєте змінювати витрати проекту, то можете отримати довший розклад і зменшений обсяг.
-
Якщо ви збільшуєте обсяг або кількість кінцевих результатів, виконання проекту може тривати довше, а бюджет проекту може зрости через залучення додаткових працівників або ресурсів.
Якщо ви тільки починаєте керувати проектами. Не має значення, наскільки якісно ви заплануєте проект, усе одно проблем не уникнути. Почніть шукати проблеми зараз, а не тоді, коли ситуація може значно погіршитися.
Нижче наведено кілька способів відстеження помилок у проекті та їх виправлення.
-
У першу чергу спостерігайте за найважливішими завданнями. Деякі завдання важливіші за інші, коли потрібно вирішувати проблеми в проекті. Завдання, які мають найбільший вплив на розклад, – це критичні завдання, отже їм потрібно приділяти найбільшу увагу.
-
Вибирайте потрібне подання проекту. Проект має багато подань і звітів, які допомагають зрозуміти суть наявних у ньому проблем. У простих проектах потрібно уважно стежити за датою завершення, використовуючи для цього діаграму Ганта. У складних проектах слід звертати увагу на таблиці відхилень і звіти про освоєний обсяг.
-
Переглядайте щотижневі звіти про стан. Надсилання щотижневих звітів про стан – це досить складна справа для користувачів. Простіше отримати необхідні відомості на щотижневих нарадах групи. Збирати відомості про стан частіше, ніж раз на тиждень, непродуктивно.
Якщо ви – досвідчений керівник проекту. Ви керували проектами протягом тривалого часу, проте зараз працюєте із проектом, який потребує ретельного відстеження для запобігання перевищенню бюджету.
Крім того, вашому партнеру потрібні щомісячні звіти про керування проектом.
Нижче наведено кілька способів для відстеження, звітування та виправлення помилок у проекті.
-
Створіть основний план для проекту. Створивши розклад, збережіть версію основного плану. Основний план – це вихідна версія проекту, яку можна використовувати, щоб порівнювати перебіг виконання завдань.
-
Вибирайте потрібне подання проекту. Проект має багато подань і звітів, які допомагають зрозуміти суть наявних у ньому проблем. За наявності ускладнень перегляньте таблиці відхилень і звіти про освоєний обсяг, щоб знайти причини проблем.
-
Переглядайте щотижневі звіти про стан. Якщо проекти ускладнюються, можна використовувати досконаліші способи збирання щотижневих звітів про стан. Учасники групи можуть вводити відомості про стан у список завдань SharePoint, який згодом можна синхронізувати із програмою Microsoft Project. За використання програми Project Professional також можна скористатися веб-застосунком Project Web App, щоб збирати щотижневі звіти про стан від групи. Збирати відомості про стан частіше, ніж раз на тиждень, непродуктивно.
-
Аналіз освоєного обсягу. Аналіз освоєного обсягу допомагає визначити, чи відповідає перебіг виконання проекту запланованому розкладу.
Відстеження проекту
|
Переглядайте оновлення завдань від учасників групи, щоб дізнатися про наявність проблем. Можна швидко відстежувати перебіг виконання проекту за допомогою діаграми Ганта або використовувати для цього складний аналіз освоєного обсягу. Це дасть змогу визначити, чи відповідає перебіг виконання проекту вихідному плану. |
|
|
Дізнайтеся, як планується проект. Ви можете побачити, як зміни в розкладі завдань впливають на дату завершення проекту. |
|
|
Відображайте завдання, які мають найбільший вплив на дату завершення проекту. Перегляньте ці завдання, щоб вирішити проблеми в розкладі. |
|
|
Використовуйте подання та звіти у програмі Project, щоб визначити потенційні проблеми та внести необхідні зміни в розклад. |
|
|
Щоб розпочати відстеження, установіть новий основний план, щоб порівняти поточний перебіг виконання з майбутнім. |
|
|
Створіть і настройте графічні звіти про перебіг виконання завдань проекту. Переглядайте ці звіти у програмі Project або експортуйте їх до інших застосунків на кшталт PowerPoint, Word або Excel. |
|
|
Освоєний обсяг допоможе вам відповісти на такі запитання: "Дивлячись на обсяг роботи, виконаний до цих пір в цьому проекті, скільки грошей ми повинні були витратити?" або "Чи завершимо ми вчасно?" |
Вирішення проблем
|
Виберіть дату, яка починається або завершується в день, раніший за дату поточного плану. Якщо це варіант для проекту, спочатку спробуйте змінити дату початку. |
|
|
Зменшуйте тривалість завдань, щоб установити дату завершення. Переконайтеся, що ви зменшуєте тривалість для критичних завдань, які мають найбільший вплив на дату завершення проекту. |
|
|
Якщо люди працюють над завеликою кількістю завдань одночасно, дайте змогу програмі Project розподілити роботу ефективніше, вирівнявши використання ресурсів завдань. |
|
|
Якщо воно складається з кількох елементів, над якими можна одночасно працювати різними ресурсами, можна розділити одне завдання. Якщо завдання критичного шляху буде розірвано на ці різні елементи з різними призначеннями, можливо, ви зможете відповідати даті завершення. |
|
|
Додайте працівників для роботи над завданнями, через які відкладається дата завершення. |
|
|
Видалення працівників із завдань – це ще один спосіб завершити проект вчасно. Забагато працівників або непотрібні працівники можуть спричинити проблеми спілкування, що збільшить тривалість виконання завдань. |
|
|
Можна встановити дату завершення проекту, змінивши робочі дні в календарі працівників. Ви можете збільшити кількість робочих днів у розкладі працівників або запропонувати їм працювати понаднормово. |
|
|
На свої запитання ви можете отримати відповіді від фахівців. На форумі програми Project на сайті Answers.com можна знайти досвідчених користувачів і консультантів із програми Project, які дадуть відповідь на ваші запитання. |
|
|
Після внесення змін до розкладу працівника повідомте його про це, щоб зміни не залишилися без уваги. |
|
|
Будь-яка зміна у проекті пов’язана з часом, грошима або обсягом. З цими факторами ви маєте справу кожного дня, намагаючись забезпечити своєчасне виконання проекту. Дізнайтеся, як працювати з такими обмеженнями. |
|
|
Коли програма Project змінює розклад, завдання можуть несподівано переміщуватися. Зрозумійте велике "Чому?" позаду потужного обробника планування Project. |
