Plan the content for your SharePoint site

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

Типи сайтів

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

Схема ієрархії сайтів

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • за групою або відділом;

  • за категорією вмісту;

  • за проектом;

  • за клієнтом;

  • за рівнем дозволів або конфіденційністю (наприклад, за наявності інформації, доступ до якої потрібно обмежити, можна розмістити її на певному сайті).

Перш ніж братися за створення сайтів, з’ясуйте, скільки сайтів вам потрібно та як ви плануєте їх упорядковувати. Для зручності можна створити схему ієрархії сайтів. Ви можете швидко намалювати схему на аркуші паперу або дошці, а можете створити й офіційніший варіант, використовуючи одну з фігур «Ієрархія», доступних в колекції рисунків SmartArt у програмі Microsoft Word або Microsoft PowerPoint. Цю схему можна зберегти та використовувати в подальшій роботі, змінюючи її за потреби.

Вам також слід подумати над функціональним призначенням кожного сайту. Це допоможе вибрати шаблони сайтів, на основі яких створюватимуться нові сайти. У службі SharePoint Online є багато шаблонів, які можна використовувати для створення нових сайтів. Вибираючи шаблон сайту з певним функціональним призначенням, ви суттєво полегшуєте роботу користувачів. Наприклад, якщо вам потрібно створити сайт, який учасники групи періодично використовуватимуть для обміну цікавими новинами або ідеями, можна вибрати шаблон блоґу, тому що цей шаблон призначено саме для такого типу спілкування.

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • сайт групи;

  • Блоґ

  • Сайт проекту

  • Сайт спільноти

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

Типи вмісту на сайтах

Подумавши над кількістю та типами потрібних сайтів, подумайте над тим, який вміст зберігатиметься на цих сайтах. Це дасть вам змогу з’ясувати такі моменти:

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

Ваша організація може централізовано виконувати цей тип планування (особливо для типів вмісту), але цей тип планування також рекомендовано виконувати окремим власникам сайтів під час настроювання сайтів, за які вони відповідають.

Які типи програм слід додавати?

Крім типів вмісту також слід подумати про інші типи даних, які зберігатимуться на сайтах, зокрема про типи завдань, якими користувачі в організації керуватимуть через сайти. Це допоможе спланувати різні типи програм, які можна розмістити на сайтах на початку. Наприклад, якщо вам потрібне місце для зберігання документів, вам, імовірно, слід додати бібліотеку документів. Якщо вам потрібно відстежувати важливі дати, вам, імовірно, потрібен календар.

Відразу додавати всі програми, які вам можуть колись знадобитися, необов’язково – власники сайтів додаватимуть і видалятимуть програми відповідно до потреб бізнесу. Проте завчасне планування роботи із вмістом на сайтах дасть змогу створювати сайти, які приноситимуть користь користувачам уже на самому початку.

У службі SharePoint Online містяться вбудовані програми, призначені для різних цілей бізнесу, зокрема програми для зберігання документів і керування ними, для керування проектами та їх відстеження, для спілкування тощо. На сайті можна розмістити кілька копій цих програм. Крім цього, у магазині SharePoint можна придбати й додати на сайт програми від сторонніх постачальників.

For more information, see Add an app to a site and Buy an app from the SharePoint Store.

Чи потрібно визначати типи вмісту?

Типи вмісту дають користувачам сайту змогу швидко створювати спеціальні типи вмісту за допомогою команди Створити елемент або Створити документ у списку або бібліотеці. Завдяки типам вмісту власники сайту можуть узгоджувати вміст на всіх сайтах. Типи вмісту також надають можливість розміщувати у списку або бібліотеці кілька типів елементів або документів. Власники сайту можуть попередньо настроїти окремі властивості вмісту під час настроювання типів вмісту для сайту, списку або бібліотеки.

Власники сайтів можуть визначати типи вмісту для елементів списку, документів або папок.

Визначати типи вмісту для певного вмісту доцільно тоді, коли вміст відповідає будь-якій із наведених нижче умов.

If this is true:

Рекомендації щодо використання типів вмісту

У вас є певні типи документів, які мають стандартний формат або призначення. В організації ці документи мають використовуватися узгоджено та послідовно.

Для таких типів документів типи вмісту сайту слід настроювати на рівні сайту групи, щоб вони були доступні на всіх підсайтах сайту групи. Таким чином усі користувачі в організації створюватимуть такі документи узгоджено.

У вас є певні шаблони, які користувачі повинні використовувати для певних типів документів.

Додайте ці шаблони документів до пов’язаних типів вмісту, щоб в усіх нових документах, створених на основі цього типу вмісту, використовувався відповідний шаблон.

Існує стандартний набір даних, у яких потрібно відстежувати окремі типи документів або елементів.

Для відстеження таких даних додайте до типу вмісту стовпці. Якщо певні дані особливо важливі, ці стовпці можна зробити обов’язковими. Крім того, для окремих стовпців можна вказати значення за промовчанням під час настроювання типу вмісту.

Існує певний бізнес-процес, який визначає, як слід рецензувати або обробляти окремі типи документів.

Спробуйте настроїти робочі цикли для певних типів вмісту. Робочі цикли можна використовувати для керування бізнес-процесами, такими як рецензування або затвердження документів.

З’ясувавши, для якого вмісту потрібно визначити типи вмісту, вирішіть, де визначатимуться ці типи вмісту. Якщо типи вмісту визначатимуться на рівні сайту групи, вони будуть доступні для повторного використання у списках і бібліотеках на всіх підсайтах сайту групи. Окремі власники сайту також можуть визначати типи вмісту для свого сайту, але ці типи вмісту будуть доступні у списках і бібліотеках тільки цього сайту та на всіх його підсайтах.

Для зручності можна створити таблицю, куди записуватиметься інформація, яку потрібно додавати під час визначення типів вмісту. Для початку можна створити щось простеньке, на кшталт таблиці нижче, а потім вносити в неї додаткову інформацію, яку, на вашу думку, слід відстежувати, наприклад відомості про сайти або групи, які використовуватимуть типи вмісту.

Новий тип вмісту

Батьківський тип вмісту

Стовпці

Шаблон документа

Робочі цикли

Укажіть ім’я типу вмісту, який потрібно створити.

Укажіть тип вмісту батьківського елемента, на основі якого його буде створено.

Укажіть новий або наявний стовпець, який потрібно додати до типу вмісту.

Укажіть, чи з цим типом вмісту пов’язуватиметься шаблон документа.

Укажіть, чи з цим типом вмісту пов’язуватимуться робочі цикли.

For more information about working with content types, see Create or customize a content type.

Пошук вмісту та доступ до нього

Подумайте про те, яким чином користувачі шукатимуть і використовуватимуть вміст на сайтах SharePoint Online. Таке планування допоможе з’ясувати, як слід настроювати навігацію та пошук одночасно для сайту групи та його підсайтів.

Включення сайтів до глобальної структури навігації

Щоб спланувати переходи, створіть схему сайтів в ієрархії сайтів. Якщо таку схему було створено під час планування сайтів, почніть роботу з неї, змінивши її відповідним чином. Додайте всі підсайти сайту групи. Також можна додати будь-які важливі списки або бібліотеки, наявні на сайті групи та його підсайтах. Це допоможе миттєво визначати важливі розташування, які користувачі сайту можуть шукати на домашній сторінці сайту групи.

Верхня панель переходів називається глобальною структурою навігації.

Top links with one selected.

By default, each site uses its own top navigation, but you can decide to allow sites to inherit top navigation from the parent site so that the navigation experience is consistent across all sites. You can configure what sites appear on the top navigation. You can also include links to any other URL that you want, in case you want to integrate links to external resources into the navigation of your site. For more information about customizing the top navigation, see Customize the navigation on your team site.

Якщо сайт групи має багато підсайтів, можливо, їх усі не слід виносити на верхню панель переходів, бо це може заплутати користувачів. Водночас потрібно, щоб користувачі могли легко знаходити важливі сайти або вміст. Щоб визначити ключові сайти, які потрібно відобразити у глобальній структурі навігації, скористайтеся схемою ієрархії сайтів.

Навігація на сайтах

Крім верхньої панелі переходів, у лівій частині сторінки відображається ще один навігаційний елемент. Він називається панеллю швидкого запуску.

Зазвичай на панелі швидкого запуску відображаються посилання, які стосуються поточного сайту. На ній також можна розміщувати посилання на найважливіший вміст. Якщо створити новий список або бібліотеку, на панелі швидкого запуску в розділі Останні з’явиться нове посилання. У цьому розділі можуть відображатися лише п’ять останніх посилань. 

Посилання ''Останні'' на панелі швидкого запуску відображає останні створені сторінки, списки та бібліотеки.

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

Top of Page

Рекомендації щодо планування пошуку

Що легше користувачам знаходити потрібну інформацію на сайті SharePoint Online, то активніше вони ним користуються. Функції для роботи із вмістом, зокрема використання типів вмісту та додавання стовпців метаданих до списків і бібліотек, полегшують пошук потрібного вмісту.

Адміністратори сайтів і колекцій сайтів можуть настроювати можливості пошуку для користувачів.

Завдання

Стаття

Настроювання стилів і параметрів, які впливають на результати пошуку. Ви можете настроїти центр пошуку та веб-частини, які використовуються на його сторінках.

Керування центром пошуку в службі SharePoint Online

Створення правил запитів для покращення роботи пошукової системи.

Керування правилами запиту

Настроювання джерел результатів для пошуку.

Керування джерелами результатів

Перегляд, створення та змінення керованих властивостей або зіставлення властивостей обходу з керованими властивостями.

Керування схемою пошуку у службі SharePoint Online

Експорт та імпорт параметрів конфігурації настроюваного пошуку. Імпортовані та експортовані параметри включають всі настроєні правила запитів, джерела результатів, типи результатів, моделі ранжирування й настройки пошуку на сайті.

Експорт та імпорт параметрів конфігурації настроюваного пошуку

Як вміст стає доступним під час пошуку

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

Сценарії використання вмісту

Маючи загальне уявлення про те, що користувачі сайту робитимуть із вмістом, ви зможете з’ясувати, які функції будуть їм потрібні та як слід настроювати певні сайти, списки й бібліотеки.

Запитання для розгляду

Рекомендації щодо настроювання вмісту

Чи потрібно відстежувати версії певних типів документів або елементів списку?

  • Подумайте, чи слід активувати функцію керування версіями для цих списків і бібліотек.

  • Подумайте, чи слід вимагати взяття документів або елементів на редагування перед внесенням змін у них.

Чи потрібна користувачам сайту можливість працювати або співпрацювати одночасно над певними типами документів?

  • Подумайте, чи слід вмикати функцію співавторства для відповідних бібліотек, щоб полегшити спільну роботу.

Чи потрібно затверджувати певні типи вмісту, перш ніж вони стануть доступні для широкого кола користувачів?

  • Подумайте, чи слід вмикати функцію затвердження вмісту для бібліотек або використовувати робочі цикли для керування затвердженням.

Чи слід застосовувати до певних типів документів відповідні бізнес-процеси або людські робочі цикли?

  • Подумайте, чи слід створювати та настроювати робочі цикли для типів вмісту, які стосуються цих документів, або для бібліотек, у яких зберігатимуться ці документи.

Чи використовуватимуться списки для ініціалізації процесів або керування ними?

  • Розгляньте можливість створення або настроювання робочих циклів на основі списку для таких процесів, як відстеження та керування питаннями.

Чи міститимуть сайти конфіденційний вміст, до якого слід обмежити загальний доступ?

  • Розгляньте можливість призначення унікальних дозволів сайтам або бібліотекам, у яких зберігатиметься конфіденційний вміст.

  • Якщо потрібно обмежити доступ до певного вмісту, розгляньте можливість надання дозволів на рівні елементів.

  • Подумайте, чи слід використовувати функцію вибору цільової аудиторії для відображення різного вмісту різним користувачам.

  • Подумайте, чи слід виключити з індексування пошуку окремі списки або бібліотеки.

Чи потрібно користувачам отримувати сповіщення про зміни вмісту?

  • Розгляньте можливість увімкнення RSS-каналів для ключових списків і бібліотек.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×