Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.
Спільна робота – це критичні елемент працювати ефективно у групі підприємства. Поєднання технології SharePoint і Office 2010 пропонує різні методи спільної роботи документа, чи це спільна робота над електронної таблиці або маршрутизації бізнес-план за допомогою робочого циклу. Докладніше про способи, ви можете спільної роботи над документами важливо, щоб зробити саме те, що для власних потреб та підвищення продуктивності обробника інформації.
Однак спільної роботи з документами, дні переадресації вкладень у повідомленнях електронної пошти, журнал. З цього дня які не потрібно передати документ навколо а потім боротьби з узгодження конфліктів версій, вручну об'єднання та координації зміни, відстеження вниз користувачів, які зробили те, що і, щоб знайти найновішу версію.
Примітки.:
-
Додаткові відомості про те, як спільне редагування документів можна знайти у системах довідки для програми Word 2010, PowerPoint 2010, програма OneNote 2010 і веб-застосунків Office Web Apps.
-
Щоб отримати додаткові відомості про настройку технології SharePoint для документами та Співавторство можна знайти на веб-сайт TechNet.
У цій статті
Способи спільної роботи над документами
Спільна робота означає, що кілька авторів співпраця для документа або колекцією документів. Користувач може одночасно співавтор документа або переглянувши специфікації як частину структурованих робочого циклу. Спільне створення документів – це набір документами, означає, що роботу над документом одночасно з одного або кількох користувачів. Існує кілька різних способів документами та Співавторство, поступово передбачають більше структури та керувати навколо взаємодії співпраці у документі. Це чудовий спосіб провести допоможуть визначити продуктів і документ співпраці спосіб якнайкраще підходить вам буде уявити собі параметрів вздовж спектру варіантів вибору.
Semiformal Співавторство : Кілька авторів редагування одночасно будь-де в документі. Приклади: повторюваних хвилин, мозкового штурму та Довідкові матеріали для програми OneNote; та команда розробила фінансові моделі, бюджетів і активів списків відстеження для програми Excel.
Офіційне Співавторство: Кілька авторів одночасно редагувати таким чином, керований, зберігаючи вміст, коли будете готові розкрита. Приклади: бізнес-планів, бюлетені та юридичні записок для програми Word; і маркетингу й конференції презентації PowerPoint.
Примітки та рецензування:Основний автор приваблює виправлень і приміток, (це можуть бути вигляді ланцюжків обговорень), маршрутизації документа в робочого циклу, але елементи керування публікуванням кінцевий документ. Приклади онлайнової довідки, офіційні документи та специфікації.
Набори документів: Кілька авторів призначено окремих документів як частину робочого циклу, і публікуються наборів головний документ. Приклади: нового продукту літератури та продажу крок книги.
Співавторство в системі Office 2010 і веб-застосунків Office Web Apps
У наведених нижче розділах описано способи співавторства за допомогою системи Office 2010 і веб-застосунків Office Web Apps і Рекомендовані прийоми використання бібліотек для оновлення файлів.
Загальні відомості про продукти для співавторства
Кілька Office 2010 і веб-застосунків Office Web Apps продукти дають змогу кілька авторів, щоб редагувати документи в той же час. Для кожного продукту, функція співавторства – процес дуже схожий. Проте існують деякі відмінності оформлення, які підтримують різні співпраці методів і відповідні сценарії. У наведеній нижче таблиці підсумовано кожного співавторства продукту.
|
Програма |
Сервер вимоги |
Типові сценарії |
|
Word 2010 |
Технології SharePoint |
Будь-якого документа, зокрема пропозиції, планами, заявами про, хвилин, бюлетені і звітів |
|
PowerPoint 2010 |
Технології SharePoint |
Будь-які презентації, включно з підготовки, конференції, аналізами причин невдачі, продуктів, оглядами та звіти про стан проекту |
|
Excel Online |
Технології SharePoint |
Будь-які електронні таблиці, включно із груповим фінансовим моделюванням, бізнес-бізнес оновленням лінійки на веб-сторінки а в режимі реального часу торгівлі продукції |
|
OneNote 2010 |
Технології SharePoint |
Будь-який блокнот, включно з періодичним протоколом наради, проект мозкового штурму ("групового мислення"), спільні дослідження, довідковими матеріалами та спільними навчальними курсами. |
|
OneNote Online |
Технології SharePoint і веб-застосунків Office Web Apps |
Співавторство, керування версіями, взяття на редагування та змішані середовища Office
У наведених нижче розділах описано Рекомендовані способи співавторства з іншими користувачами.
Співавторство та взяття документів
Співавторство не сумісна з процес узяття на редагування та повернення з редагування в бібліотеці документів. Перевірити документа означає, що ви хочете, щоб виключно написати і почне перевірити його знову, інші користувачі можуть бачити зміни або подальша робота над документом. Таким чином, витягнення файлу, інші користувачі не можуть співавтор документа з вами. За промовчанням бібліотеки не потребує витягнення файлів і не мають бути доступні де буде використовуватися співавторства. Також не явно слід перевірити документ, якщо ви хочете співавтор документа.
Спільне створення документів і керування версіями
Керування версіями дає змогу користувачам збереження версій документа, повернутися до нього зміни, або знімок стану документ, щоб відповідати на проміжний етап проекту. Технології SharePoint стежить за зміни до документів під час їх потрібно редагувати, зберігає попередніх версій і навіть можна зберегти основні та проміжні версії документа. Оскільки кілька співавторів може не закривайте документа протягом тривалого періоду часу, керування версіями для стрічки документів здійснюється на певних часових інтервалів, а не обов'язково, коли документ буде збережено. За промовчанням керування версіями не ввімкнуто в бібліотеці.
Коли ви співавтор документів Word 2010 і програми PowerPoint 2010, радимо використовувати керування версіями, обидва основні та Проміжна, щоб користувачів можна було отримати зміни, внесені іншими користувачами, коли це необхідно. Крім того, керування версіями період визначає, як часто технології SharePoint буде створено нову версію документа, який має бути в співавторстві. Значення за промовчанням 30 хвилин ймовірно працює для більшості середовищ, але це значення можна настроїти адміністратором за необхідності. Настроювання цей період менше значення фіксує версій і змінюється частіше, але може знадобитися додатковий простір у сховищі сервера.
Для бібліотеки, що містять Блокноти OneNote це радимо лише основні керування версіями, оскільки проміжних версій може призвести до помилок синхронізації, які можуть завадити збережені зміни. Блокноти OneNote, які часто оновлюються також може створювати безліч версій. Обмеження кількості версій може стати великі з часом, тому радимо обмеження кількості версій, збережені за допомогою встановлення Максимальна кількість версій доречніше сума залежно від потреб користувачів. Зверніть увагу, що період керування версіями не впливає на Блокнот OneNote, тому, що зберігається у програмі OneNote отримати докладніші відомості про версію у Блокноті.
Спільне створення документів у змішаному середовищі версій Office
У деяких організаціях підтримується середовище, у якому користувачі мають різні версії програмного комплексу Microsoft Office, наприклад Office 2007 і Office 2010.
Хоча версіях програми Word і PowerPoint до системи Office 2010 можна зберігати в бібліотеці, ви не можете співавтор ці документи. Крім того, під час відкриття документа Word 2010 або PowerPoint 2010 із програми Word або PowerPoint 2007, технології SharePoint створює блокування на документ і не дозволяє іншим користувачам системи Microsoft Office 2010 за допомогою Співавторство редагувати документ. Найкраще скористатися співавторства в Office Word або Microsoft Office PowerPoint, ми рекомендуємо, усі користувачі працюватимуть із системи Microsoft Office 2010. Ситуація також застосовується до книги Excel 2010 і Співавторство веб-застосунку Excel Web App.
Зверніть увагу, проте, що програмі OneNote 2010 зворотну сумісність з файлу формату OneNote 2007 і підтримкою співавторства OneNote 2007 для користувачів. Для користувачів OneNote 2007 і програми OneNote 2010 на спільне редагування блокнотів у змішаному середовищі їх потрібно зберегти блокноти у файлі формату OneNote 2007. Оновлення програми OneNote 2010 формат файлу, проте можна використовувати кілька основних нових функцій, зокрема можливість співавторства Блокноти OneNote 2010 і веб-застосунку OneNote Web App.
Проблеми зі співавторством
Якщо ви не можете співавтор документа Word або презентації PowerPoint, виберіть один або кілька з таких причин може бути причини:
-
У файлі використовується керування права доступу до інформації (IRM) або керування цифровими правами (DRM).
-
Файл взято на редагування.
-
Файл зашифровано.
-
Формат файлу не підтримується. Лише DOCX і. pptx формати файлів, які підтримуються. У більшості випадків можна зберегти на формат не підтримується в підтримується форматі.
-
Файл позначено як остаточний. Файл власник вирішив зупинити процес редагування або Співавторство файл і файл зараз доступні лише для читання.
-
Деякі параметри політики групи Microsoft Office запобігти співавторства, зокрема такі: вимкнення Automerge клієнта, вимкнення Співавторство сервера, політики та вимкнення Співавторство клієнта політики.
-
Файл містить елементи керування ActiveX.
-
Файл містить певні об'єкти, які неможливо унікально ідентифікувати, наприклад об'єкт OLE, рисунок SmartArt, діаграму або рукописний об'єкт.
-
Документ Word використовує головні документи із вкладеними документами, містить набір фреймів HTML або публікується як блоґ.
-
Документ Word не має зберігати випадкові числа для підвищення точності об'єднання встановлений прапорець. (На стрічці, натисніть на вкладку файл і натисніть кнопку Параметри , щоб відкрити діалогове вікно Параметри Word , виберіть пункт Центр безпеки та конфіденційності, натисніть кнопку Настройки центру безпеки та конфіденційності , щоб відкрити діалогове вікно Центру безпеки та конфіденційності , натисніть кнопку декларації про конфіденційність Параметриа потім у розділі Настройки певного документа , переконайтеся, що встановлено прапорець зберігати випадкові числа для підвищення точності об'єднання .)
Документ сценарії способів спільної роботи над документами
У наступних розділах наведено додаткові відомості про кожен із продуктів для співавторства, різні співпраці методів, вони підтримують і їхні відповідні сценарії.
Напівофіційне Співавторство
Можливо, Кращий сценарій для пояснення Співавторство таким чином, напівофіційне є групі класичний мозкового штурму. За допомогою програми OneNote 2010, веб-застосунку OneNote Web App або навіть поєднання двох кілька авторів, які можна швидко зробити ідеї та думки під час мозкового штурму, у той же час і в одному блокноті. Вважати це «віртуальні дошки». Як будь-який добре мозкового штурму є не потрібно виправити або переглянути відразу, просто виразити себе на вільний потік думок. Усі автори можна одночасно додавати вміст і відразу побачити, що було додано. До кінця мозкового штурму, є записуються запис сеансу, потім можна буде очищено як бажаного. Якщо вам потрібно продовжувати роботу з іншого автора, кожен вмісту блока позначених їх псевдонім і навіть можна шукати вміст, який є автором.
Інші поширені способи використання OneNote для спільної роботи над блокнотом – це періодичні протоколи нарад, спільні дослідження в короткому проекті, навчальні курси та Довідкові матеріали.
У разі використання програми Excel 2010 до: виконувати обчислення та статистичні порівняння даних; створення та використання звітів зведеної таблиці, щоб переглядати ієрархічні дані у вигляді компактної та гнучкої структури; візуально виділити дані за допомогою професійно оформлених діаграм, піктограм умовного форматування, гістограм, шкали кольорів і міні-діаграми; і виконати what-if аналіз даних.
За допомогою веб-застосунку Excel Web App, ви можете зробити багато аналітичної роботи одночасно з іншими користувачами. Інших авторів, які можуть працювати на різних аркушах, різних розділах аркуша, або навіть редагувати так само клітинки під час – зокрема клітинок із формулами та функціями – все одночасно. У цьому випадку останнього редагування перемог, якщо ви випадково як редагувати тій самій клітинці. За допомогою веб-застосунку Excel Web App, а Співавторство – це чудовий спосіб переглянути один одного ідеї, перевірити різні формули та обчислення, порівняння результатів і навіть перевірка та усунути помилки одне одного.
Примітка.: Веб-застосунку Excel Web App підтримує спільна робота над однією електронною таблицею серед інших користувачів веб-застосунку Excel Web App, але не програми Excel 2010, який не підтримує співавторства.
Офіційне Співавторство
Коли документ Word 2010 або презентації PowerPoint 2010 зберігається в бібліотеці, два або більше користувачі можуть співавтор документ або презентацію в той же час. Наприклад, в одному документі Word, ви можете працювати на один абзац під ще одного абзацу, над якими працює колега. Або в одній презентації, ви можете працювати на одному слайді, коли колега працює на інший слайд. Вам не потрібно нічого ввімкнути або не забудьте настроювання все, щоб зробити цю роботу. Співавторство "просто працює". І це варто підкреслює, що ви все ще мати доступ до практично всі потужні редагування та форматування функцій у програмі Word 2010 або PowerPoint 2010, якщо ви співавтор, включно з примітками, функції відстеження виправлень, версії документа.
Офіційне Співавторство означає, що, зміни, внесені авторами буфером а потім випущена під авторів, які готові явно зберегти зміни. Взагалі, не потрібно, половина сформульовано думки спільно з іншими авторами, а також відомості до поїздом з думки постійно переривається іншим співавторам. Однак під час Співавторство у програмі Word 2010 і програми PowerPoint 2010 можна завжди переглянути редагування іншими авторами їх редагувати, а інші автори бачитимуть, де ви працюєте, під час редагування за допомогою піктограм індикаторів стану панелі а потім області переходів програми на документ або презентацію.
Словами, офіційне Співавторство означає, що ви знаєте, де інші автори, але кожен з авторів розкриває зміни лише тоді, коли вони готові до демонстрації іншим.
Процес офіційний співавторства також допомагає звести до мінімуму конфліктів, тому що ви можете легко відстеження змін і координування в разі необхідності в режимі реального часу. Якщо у вас є програми Office Communicator на вашому комп'ютері інстальовано, можна навіть натисніть кнопку присутність», щоб надіслати миттєве повідомлення, надіслати повідомлення електронної пошти або викликати ваші колеги, щоб обговорити будь-які проблеми. Нарешті, коли ви закінчите співавторства, це ні проблем можна знайти найновішу версію документа в бібліотеці документів. Це було в одному розташуванні всі разом.
Примітки та рецензування
Примітки та рецензування – метод співпраці Загальні й традиційний документа. У цьому випадку один автор шукає рецензування та Відгуки від інших авторів, як-от колег або тему експертів, але хоче мати більше можливостей керування включення виправлень і остаточний публікації.
Провести менше час керування відомості про процес рецензування документів і більше часу на роботу з документами, можна використовувати робочий цикл на сайті для збирання відгуків документа. Робочі цикли оптимізувати витрати та час, потрібний для координації поширених бізнес-процесів, наприклад документ відгуків, керування та відстеження людини завдань, які ці процеси. Оскільки робочий цикл призначає завдання, надсилає нагадування, відстежує участь, застосовує графік дат і створює запис весь процес, ви можете зосередитися на виконання роботи замість того, щоб керувати забезпечення процес рецензування документів.
Наприклад, ви можете почати робочий цикл збирання відгуків, заповнивши форму ініціалізації робочого процесу, у якому ви вкажете імена користувачів, які потрібно переглянути документ. Можна надати інструкції Рецензенти, і ви можете вказати дату, коли робочий цикл учасників, щоб завершити їх. Учасники можуть переглянути стан робочого циклу під час виконання робочого або перевірити стан робочого циклу сторінки, щоб дізнатися, які учасники мають виконати завдання робочого циклу. Власник робочого циклу, можна настроїти робочий цикл, щоб учасники можуть роботи над завданнями паралельного або послідовного моди, оновити активні завдання, додати або оновити список рецензентів, вкажіть термін для на кінцевих результатів і нарешті позначити як завершене після завершення всіх завдань.
Набори документів
У деяких випадках вам потрібно групувати та координування пов'язані документи разом, але призначити певний документ кожен з авторів, які часто самостійно працює над документом, але є частиною офіційний процесу, який об'єднує ці документи в одному кінцевих результатів.
Як ви бачили, технології SharePoint, такі функції, як списків, бібліотек, папок, оповіщення та робочі цикли, надає надійну інфраструктуру для керування виробництва окремий документ. Набори документів створення на цій основі, надавши центром для групування та керування кількома документами та їх Чернетки та остаточної версії те, що всі включати одному кінцевих результатів. Приклади наборів документів: продажів пропозицією клієнта, яка містить настроювані презентації, докладний опис бюджет електронної таблиці та контракту документів; або маркетинг літератури, що містить таблицю, брошури та посібник із продукту.
Функція наборів документів забезпечує кілька способів зручного керування та успішної публікації кінцевих результатів, зокрема:
-
Тип вмісту за промовчанням, які можна використовувати як – змін настроювати або використовувати як основу для настроюваного набору документів шаблон.
-
Можливість указувати документи за замовчуванням, які автоматично створюватимуться щоразу під час створення нового набору документів.
-
Упровадження папки бібліотеки, які користувачі, знайомі з яких має багато ж поведінки, властивостей і параметрів стандартних папок бібліотек.
-
Настроювані сторінки привітання, до якої користувачі доступ під час клацання посилання для набору документів. На цій сторінці привітання за промовчанням або створення та надання власну сторінку привітання. Сторінка привітання – це спеціальна сторінка веб-частин відображених метаданих, опис, списків документи та інші відомості, а інтегровані стрічки для набору документів пов'язаними команди.
-
Можливості керування версіями, які дають змогу зробити знімок журналу версій документа значення який посилається на поточні версії документів у наборі документів.
-
Робочі цикли явно призначена для створення наборів документів. Наприклад, ви можете використовувати вбудовані робочі цикли для керування дії, наприклад створення, рецензування, і настроювання затвердження вмісту для окремих документів, а також всього документа.
Інформацією за допомогою наборів документів можна легко керувати загальний процес від початку до кінця. Можливість програмно складати документи доступний також за допомогою Office Open XML API.
