7 цікавих можливостей Outlook, про які ви не знаєте

Outlook дає змогу надсилати та отримувати повідомлення електронної пошти, керувати календарем, зберігати імена й номери зі списку контактів і відстежувати завдання. Але навіть якщо ви щоденно користуєтесь програмою Outlook, ви можете не знати про деякі з її цікавих можливостей, які допомагають працювати продуктивніше. 

Забуваєте вкласти файл?

Outlook не може нагадати вам про завдання, яке ви не вводили, або про зустріч, яку ви забули записати, але може запобігти надсиланню повідомлення без вкладення. Якщо під час створення електронного листа ви введете слова "вкладення" або "вкладено", а потім спробуєте надіслати повідомлення без вкладення, Outlook нагадає вам, що ви, можливо, забули вкласти файл. Ви зможете зупинити процес надсилання, вкласти файл, а потім надіслати повідомлення. Відомості про інші цікаві функції, пов’язані із вкладеннями, див. в статті Вкладення файлів і вставлення зображень у повідомленнях електронної пошти Outlook.

Outlook може нагадати вам, що потрібно вкласти файл.

Ніколи не запізнюйтеся на літак. Outlook автоматично додає інформацію про авіарейси.

Жодних запізнень на літак

Якщо ви отримали підтвердження бронювання авіаквитків, готелю або оренди автомобіля електронною поштою, Outlook автоматично додасть дані про них до вашого календаря разом із багатьма іншими пов’язаними відомостями, як-от вашим підтвердженням або номером для відстеження та навіть посиланнями. На жаль, Outlook ще не вміє обчислювати час поїздки до аеропорту, тому не забудьте переглянути завантаженість доріг, перш ніж вирушати в дорогу.

Дізнайтеся, як автоматично додати до календаря події, пов’язані з подорожами та доставкою

Зосереджуйтеся на своїй роботі та пропускайте непотрібні розмови

Чи доводилося вам читати листування електронною поштою, яке ви бажали б пропустити? Якщо ви працюєте у великій компанії, вас можуть додати до списку розсилки без вашого відома. Смішну (і дещо болісну) реальну історію з досвіду працівників Майкрософт на цю тему ви можете прочитати в блозі команди розробників Exchange. Щоб зберегти час і нерви, ви можете не видаляти кожне окреме отримане повідомлення в листуванні, а натомість пропустити всю розмову. Усі листи в листуванні перемістяться до папки "Видалені", а майбутні повідомлення з нього будуть обходити вашу папку "Вхідні" та надходити відразу до папки "Видалені". Бажаєте дізнатися більше? Див. статтю Ігнорування всіх повідомлень електронної пошти в розмові.

Підтримуйте свою поштову скриньку в порядку, пропускаючи багатослівні розмови.

Не пропускайте важливих листів завдяки оповіщенням про повідомлення.

Ніколи не пропускайте важливі повідомлення

Можливо, ви з нетерпінням чекаєте повідомлення про прийом на роботу, промо-код на квиток або юридичний документ від свого керівника. Але ви повинні працювати та не можете весь час перевіряти пошту в Outlook. 

Використовуйте нові оповіщення від Outlook, які повідомлятимуть, коли нове повідомлення відповідатиме заданим умовам. Таке оповіщення відображатиметься поверх усіх програм, з якими ви працюєте, тому ви ніколи не пропустите його. Докладні відомості про оповіщення див. в статті Увімкнення й вимкнення оповіщень на робочому столі.

Наведення порядку в скриньці

У вашій поштовій скриньці купа листувань, що містять десятки або навіть сотні повідомлень? Можливо, багато з них дуже схожі між собою. Ви їх прочитали, відповіли на них, але не видалили їх.

За допомогою команди очищення ви можете видалити багато таких повідомлень, залишивши лише непрочитані або унікальні. Спробуйте та подивіться, скільки повідомлень залишиться в папці "Вхідні". Докладні відомості див. в статті про очищення папок і розмов.

Використовуйте команду очищення папки, щоб видаляти зайві, непотрібні повідомлення.
Створіть кілька папок для зберігання повідомлень електронної пошти.

Відкриття кількох вікон в Outlook

Чи хотілося вам мати змогу швидко переходити між папкою "Вхідні" та своїм календарем або розташувати їх поруч одне з одним на екрані? Переходити між електронною поштою, контактами, календарем, завданнями, нотатками, папками, ярликами та надбудовами дуже просто. Натисніть відповідну кнопку в області переходів. 

Якщо вам потрібно відкрити якийсь із цих розділів у новому вікні Outlook, клацніть потрібну кнопку правою кнопкою миші, а не натискайте її лівою. Виберіть Відкрити в новому вікні

@згадки

Чи доводилося вам надсилати електронний лист десятку колег, потребуючи відповіді лише двох із них? Можливо, ви намагалися виділити їхні імена за допомогою текстових ефектів, як-от жирного або підкресленого шрифту або яскравих кольорів. Тепер у вас є ще одна можливість. 

Введіть символ @ і потрібне ім’я. Після цього станеться кілька речей. 

  • Указане ім’я автоматично з’явиться в рядку "Кому" в повідомленні електронної пошти.

  • Ім’я виділиться у вмісті повідомлення.

  • Отримавши повідомлення у своїй поштовій скриньці, указана людина побачить у списку повідомлень символ @, який указуватиме на те, що згадано її ім’я. 

Привертайте увагу людей за допомогою @згадок.
Бажаєте поділитися порадою? Повідомте нам!

Бажаєте поділитися порадою?

Програма Outlook чудова розмаїттям своїх можливостей. Від підтримання списку контактів до створення та призначення завдань, друку красивих поштових етикеток і відслідковування розкладу – Outlook вміє все. Ми впевнені, що ви можете поділитися власними порадами з нами та цілим світом. Залиште для нас свій коментар щодо найзручнішої для вас функції Outlook. 

Якщо вам потрібно відкрити якийсь із цих розділів у новому вікні Outlook, клацніть потрібну кнопку правою кнопкою миші, а не натискайте її лівою. Виберіть Відкрити в новому вікні

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×