10 основних причин для доступу за допомогою програми Excel

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Під час використання Office сімейство продуктів, які слід використовувати Excel або слід використовувати Access для керування табличних даних? Companion статті, за допомогою Access або Excel, щоб керувати даними, описано переваги кожного продукту, так і те, що вони перенести до таблиці. Але чому варто вибрати між той чи інший? Якщо ви зберігання даних у програмі Access і підключитися до неї у програмі Excel, ви отримуєте переваги обох. Нижче наведено 10 причин, чому за допомогою програми Excel і Access разом має багато вимогам.

Хоча програми Excel не бази даних, широко використовується для зберігання даних, і її часто використовується, щоб вирішити проблеми з простої бази даних. Проте Excel – це до горизонтальної картотеки бази даних не реляційної бази даних. Коли таблиці потрібно розвиватися в кількох таблицях пов'язаних даних, Access – це те, що перший інформацією для швидкого створення баз даних застосунку. Access завжди був великий "даних цільову вводу» для збирання й об'єднання різні даних по всьому підприємства, багато яких життя всередині книги Excel. Після даних у програмі Access, ви можна додати кілька таблиць і приєднання до них, створення запитів (або подання даних), структурування даних і визначати типи даних, щоб забезпечити цілісність, спільний доступ і оновити дані даних серед багатьох користувачів та створення звітів і форм.

На відміну від макет просту електронну таблицю Excel, Access організовано по-різному за кілька взаємопов'язаних об'єктів, що може здатися складним в першу чергу. Але вам не потрібно бути експертом, щоб у програмі Access. Доступу призначено для всіх видів користувачів і скористатися його лише наскільки потрібно перейти.

Очистити, тому отримати доступ до шару по черзі.

Рівні доступу

1. використання Access трьома способами: як випадкових користувачів, power користувача або розробник.

2. таблиць, запитів, форм і звітів доповнювати складають центрі застосунку бази даних.

3. іноді користувачі мають майстри, будівельників власності, інтерфейс користувача Office Fluent – і функцій Excel, як можна швидко отримати виконану роботу.

4. досвідчені користувачі мають макроси, панелі властивостей, виразів і конструктор Знаряддя бази даних для delve глибше й більше.

5. розробників можна працювати з модулі і розробити код VBA, щоб створити рішення для користувача бази даних і розгорнути середовище виконання програм.

Панель команд у браузері Internet Explorer із піктограмою HTTPWatch

Це чудовий спосіб провести початок роботи – це скопіюйте дані із програми Excel в Access. Ви можете створювати таблиці Access і її відобразити у вікні табличного подання даних, який схожий на аркуші Excel. Можна виконувати загальні завдання створення таблиці, наприклад визначення типу даних, ім'я поля, або нове поле, праворуч у вікні табличного подання даних. Наприклад, якщо ввести дату в пусте поле, Access наборів даних дати й часу введіть для цього поля. Якщо ви вводите текст, наприклад ім'я, буде застосовано текстовий тип даних для поля. Якщо ви хочете, щоб перемістити поле, просто клацніть і перетягніть його.

Під час копіювання даних із програми Excel і вставте його в програмі Access, не навіть потрібно спочатку створити таблицю, або відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних. Access автоматично запитує ви якщо дані містять заголовки, робить гарне припущення за допомогою правильного типу даних і створює таблиці Access. Це не може бути простіше.

Додаткові відомості про відкриття пустої таблиці даних.

link excel data to access

Найпростіший способи, щоб отримати переваги програми Excel і Access – це посилання на аркуш Excel таблиці Access. Під час планування, щоб зберігати дані в Excel, але також регулярно використовувати функції багато Access, наприклад звітів і надсилання запитів за допомогою посилання в програмі Access. Зв'язати дані із програми Access а не із програми Excel.

У програмі Access підтримуються два принципово різні способи створення таблиць бази даних. Користувачі можуть створювати нові власного таблиці, щоб зберігати дані в базі даних Access, або їх можна створити посилання на наявних даних за межами бази даних Access. Дані у зв'язаних таблицях відображаються а працюють по-різному, так само, як власного таблиць. Майстер зв'язані таблиці Диспетчер дає змогу відстежувати, знайдіть і оновіть аркуш Excel або іншого джерела даних, якщо вона перейде та розриви посилання.

Якщо зв'язати з аркушем Excel або іменований діапазон, Access створює нову таблицю, пов'язана з даними Excel. Якщо потрібно, додавання, редагування та видалення даних, ви внесіть потрібні зміни в програмі Excel і оновлення (або повторно запит) у таблиці Access. Проте, не можна редагувати вміст таблиці у програмі Access. З вашими даними, зв'язаний із програми Excel можна створити звіти, запити та лише для читання форми у програмі Access.

Додаткові відомості про імпортування або зв'язування з даними у книзі Excel.

import data from excel to access

Якщо ви вирішите обмеженнями дані, можна перемістити дані до програми Excel, імпортувавши дані в Access. Зверніть увагу, що слово, Імпорт два різні значення між Excel і Access. У програмі Excel під час імпортування (або підключення), внесені постійного зв'язку з даними, які можна оновити. У програмі Access під час імпорту, встановлення даних в Access один раз, але без підключення постійну даних. Під час імпорту даних, Access зберігає дані в новому або наявному таблиці без змінення даних у програмі Excel. У програмі Access можна імпортувати всі або деякі з аркушів у книзі Excel за одну операцію.

Майстер імпорту надасть етапи імпортування та дає змогу зробити важливі рішення про те, чи змінення типів даних і додати заголовки. У разі виникнення помилки під час імпорту даних, Access оповіщення та зберігає помилки в таблиці, можна швидко знайти та виправити їх. Наприклад, може бути букв і цифр індекс прихований глибока вниз у стовпці, що ви думали було числовий або виявлено повторюваний Ідентифікатор для поля первинного ключа. Можна або внесіть потрібні зміни у книзі Excel і повторно імпортувати дані або внести зміни до нової таблиці Access. Після завершення операції, ви можете зберегти кроків, які ви використовували і навіть створити завдання Outlook нагадає вам про робити під час операції імпортування регулярно.

Коли дані імпортовано, відкрито в програмі Access і даних у табличному поданні та форми можна використовувати для додавання, редагування та видалення даних. Після того, як імпортувати дані, можна вирішити, чи видалення даних із програми Excel. Це зазвичай радимо мати лише одне розташування на оновлення даних.

Примітка.: Імпорт даних із програми Excel до Access не імпортувати формули, результати формули.

Докладні відомості див. у таких статтях:

Приклади шаблонів (титульна сторінка факсу, календар, розклад подій)

Також можна відновити підключення даних Access до програми Excel. Для цього створити зв'язок у програмі Excel, часто зберігається у файлі підключення до даних Office (. ODC), бази даних Access і отримати всі дані з таблиці або запиту. Після підключення до даних, можна також автоматичного оновлення (або оновлення) книги Excel із вихідної бази даних Access щоразу, коли база даних оновлюється з нової інформації.

Докладні відомості див. у таких статтях:

Employees report in a tabular layout

Коли даних у програмі Access, ви можете скористатися чудовий масиву звіт про створення та настроювання засобів. Створити звіт із за допомогою кількох рухів? Використовуйте майстер звітів. Потрібно створення та змінення макета звіту в режимі реального часу з інтерактивних даних, переміщення та змінення розміру об'єкта даних, додавання та видалення полів і відразу побачити зміни, коли ви створюєте це? Використання подання макета. Хочете, щоб взаємодіяти з звіт для пошуку, фільтрування та сортування даних live? Використання подання звіту. Хочете додати кнопки, номери сторінок, зображень, гіперпосилання та професійного вигляду стилі все на власні? Використання багатьох чотири та галереї у групах макет та елементи керування на вкладці « Конструктор » на стрічці. За допомогою Access, можна легко створювати прості звіти, групи та звіти зведених, етикеток, графічних звітів і вкладених звітів.

Після створення звіту у програмі Access в електронному вигляді розповсюдження звіту. Наприклад, можна надіслати звіт за допомогою повідомлення електронної пошти або збережіть звіт у різних форматах, наприклад до Access знімок або PDF-файл, щоб додати його до веб-сторінки або сайту SharePoint.

Докладні відомості див. у таких статтях:

sample form

Коли дані у програмі Access, ви можете скористатися багато форми створення та настроювання засобів. Потрібно створити форму з за допомогою кількох рухів? За допомогою майстра форм. Потрібно розробляти та змінювати макет форми в режимі реального часу з інтерактивних даних, переміщення та змінення розміру об'єкта даних, додавання та видалення полів і відразу побачити зміни, коли ви створюєте це? Використання подання макета. Хочете додати кнопок, списків, поля зі списком, параметр групи, зображень, масок вводу, діаграми, гіперпосилання та професійного вигляду стилі все на власні? Використання багатьох чотири та галереї у групах макет та елементи керування на вкладці « Конструктор » на стрічці. За допомогою Access можна легко створювати простих форм, форми із вкладками, неперервна форма, спливаючих форм, Модальні діалогові вікна та підформи.

У програмі Access можна легко створити розділеної форми, яка відображає синхронізовані даних у табличному поданні або поданні форми, тому, що ви можете отримати найкраще з обох. Коли ви створюєте вишуканого форми, можна легко прокручування, фільтрування та навіть шукати дані у формі за допомогою кнопки переходу стандартні та поле пошуку в нижній частині форми.

Розділена форма

Докладні відомості див. у таких статтях:

Автофільтр

Незалежно від продуктів, які ви використовуєте, фільтрування даних для роботи з підмножину даних і час сортування даних замовити лише належним чином. У програмі Access, Excel, користувачі можуть переглядати фільтрування та сортування даних у табличному поданні без необхідності повторно дізнатися абсолютно новий інтерфейс користувача. Піктограми, команда меню, команд, умов та діалогових вікон – це дуже подібні, чи ви працюєте з тексту, чисел, дат або пусті клітинки. Можна зберегти навіть фільтри та сортування, а також у вікні табличного подання даних.

Створення запиту у програмі Access і навіть не знаєте, що означає SQL. Чотири запиту майстри дають змогу створити прості запити, знайти повторювані записи, пошук незв'язаних записів і створити перехресні запити. Навіть не потрібно створити запит; просто фільтрування та сортування даних так, як його, щоб знайти та його буде збережено у табличному поданні.

Умови для поля "Країна/регіон"

Докладні відомості див. у таких статтях:

Перша сторінка майстра етикеток

Тепер, коли збільшилася вашої родини, святкова картка списку раптом є більше, і вам потрібно, щоб відстежувати багато дні народження та річниці. Не проблема. Можна використовувати на доступ до таблиці або запиту як джерела даних злиття та створення операції злиття за допомогою майстра злиття Word букв, карти, повідомлення електронної пошти та конвертів. Якщо потрібно просто створення поштових етикеток, за допомогою майстра етикеток у програмі Access для створення та Друк наклейок зі створення звіту. Можна навіть автоматично додати штрих-код відповідає кожного адресу клієнта.

Докладні відомості див. у таких статтях:

Excel і Access надають команди для підключення до даних у списках SharePoint. У програмі Excel є лише для читання (односторонньої) підключення до зв'язані списки SharePoint; тоді як у програмі Access дає змогу читання та запиня даних (двосторонній) у зв'язаних списків SharePoint. Доступ і SharePoint списки працюють дуже добре разом. Типи даних Access і SharePoint, форматованого тексту, наприклад, додати лише (для підтримки відстеження журнал версій в полі приміток), вкладення, "Лічильник", підстановки та багатозначних полів – здійснення плавними інтеграції і небагато, якщо такі є, розбіжності даних.

Якщо зв'язати дані списку SharePoint до бази даних Access, навіть скористатися списку SharePoint даних в автономному режимі в локальну базу даних Access, робота з даними локально а тоді до сайту SharePoint, щоб передати будь-які зміни. Будь-який конфліктні дані зміни, внесені іншими користувачами обробляються майстра вирішення конфлікту. Форми та звіти, які ви створили у програмі Access на основі тих самих даних, але зв'язані зі списками SharePoint.

У програмі Excel є такі інтеграції із сервером SharePoint Server.

Точки інтеграції з програмою Excel з орієнтацією на дані

1. Можна один раз імпортувати дані аркуша Excel до списку SharePoint або експортувати в нього дані аркуша Excel, щоб створити постійний односторонній зв’язок із даними.

2. Можна використовувати постійний односторонній зв’язок із даними, щоб оновлювати дані на аркуші Excel зі списку SharePoint.

3. публікування книги Excel у Excel Services, відображення та взаємодіяти з даними за допомогою веб-частини Excel Web Access на сторінці веб-частини.

4. Імпорт (підключення) даних до книги Excel із сервери OLAP, SQL Server і доступ до бази даних і файлів.

У програмі Access передбачено такі інтеграції із сервером SharePoint Server.

1. Можна одноразово імпортувати або експортувати дані між поданнями Access і списком SharePoint.

2. зв'язати дані від таблиці до списку SharePoint за допомогою створення постійного двостороннє підключення. (Оновлення списку даних в видно в таблиці Access, оновлені дані таблиці Access можна побачити у списку).

3. Можна автономно оновлювати дані списку в Access, а потім синхронізувати внесені зміни й усувати конфлікти, повернувшися в онлайн.

4. Можна відображати та змінювати дані списку у вікні табличного подання даних, а також поданнях форм і звітів Access.

Докладні відомості див. у таких статтях:

Ви можете створити досить складні локальній базі даних програми без будь-коли написання один рядок коду VBA. Кожен об'єкт Access містить широкий набір властивостей і подій легкодоступні від вікна властивостей, які допоможуть настроїти ваше рішення. Кожен об'єкт має докладну розробників, які показують всі функції, доступні для вас. Додаткові шаблони можна знайти на сайті Office Online. Поля та таблиці шаблони дають змогу створювати й настроювати нових таблиць швидко. Можна створити нову базу даних із самого початку з засобів розробки вбудовані бази даних.

За допомогою декларативних середовища, які не потрібно вводити будь-який код VBA, тому вам не потрібно бути розробник Access макроси. Кожної дії макросу виконує завдання, наприклад відкриття форми, виконання запиту, пошук записів, а також відображати повідомлення. Можна вбудувати макрос у будь-якому випадку звіту, форма або елемента керування. Більшість макроси мають аргументи та область SharePoint можна додати до них, щоб отримати їх, щоб виконати потрібну дію. Можна навіть визначення змінних та зробити контроль помилок, знову без написання коду VBA.

Створіть прототип і запустіть його, ІТ-відділу. Створити рішення для вашої команди, коли їх потрібно ЯКНАЙШВИДШЕ та як її на shoestring з скелетне співробітників. Стежити за проданих запрошень на вечірку компанії, відстеження термін виробництва матеріали або надрукувати Мітки прийняття частин. Відстежувати завдання, питання і кінцевих результатів проектів групи. Створення бази даних процес продажу для відстеження потенційних продажів у невеликій групі продажів спеціалістів.

Докладні відомості

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×