Перейти до основного
Office

10 основних причин використання програми Access із програмою Excel

Якщо використовується родина продуктів Office, чи потрібно використовувати програму Excel або використовувати Access для керування табличними даними? Стаття для компаньйона, за допомогою програми Access або Excel для керування даними, описує переваги кожного продукту та їх залучення до таблиці. Але навіщо вибирати одну або іншу? Якщо ви зберігаєте дані в програмі Access і підключаєтеся до неї з програми Excel, ви отримуєте переваги обох. Нижче наведено десять причин, через які програма Excel і Access об'єднує багато сенсу.

Незважаючи на те, що програма Excel не є базою даних, вона широко використовується для зберігання даних і часто використовується для вирішення простих проблем із базою даних. Однак програма Excel – це плоска база даних, а не реляційна база даних. Якщо прості таблиці потрібно еволюціонувати в кілька таблиць пов'язаних даних, Access – це перший вибір для працівників, які швидко створюють програму для роботи з базою даних. Програма Access завжди була великою "цільовою площадкою даних" для збирання та консолідації розрізнених даних на всій території підприємства, значна частина яких мешкає в книгах Excel. Коли дані доступні в програмі Access, можна додати інші таблиці та приєднатися до них, створити запити (або подання даних), структурувати дані та визначати типи даних, щоб забезпечити цілісність даних, обмінюватися даними та оновлювати дані серед багатьох користувачів, а також створювати потужні звіти та форми.

На відміну від простої розмітки електронної таблиці в програмі Excel, доступ до нього відбувається по-різному з кількома взаємозалежних об'єктами, які можуть здатися дуже складними. Але вам не потрібно бути експертом, щоб використовувати Access. Програма Access призначена для всіх типів користувачів, і ви можете скористатися ними тільки в міру того, як потрібно перейти.

Знову зігніть доступ до шару за раз.

Шари Access

1. використовуйте програму Access трьома способами: як випадковий користувач, користувач або розробник.

2. таблиці, запити, форми та звіти, які будують один одного та створюють серце програми бази даних.

3. іноді користувачі мають майстри, будівельники властивостей, інтерфейс користувача Office Fluent, а також функції Excel-Like, щоб швидко виконати роботу.

4. Power Users мають макроси, області властивостей, вирази та засоби розробки баз даних, щоб глибше та більше.

5. розробники можуть працювати з модулями та розробляти код VBA для створення користувацьких рішень для баз даних і розгортати виконавчі програми.

Панель команд у браузері Internet Explorer із піктограмою HTTPWatch

Щоб почати роботу, потрібно скопіювати дані з програми Excel до Access. Ви можете створити таблицю Access і відобразити його в поданні табличного подання даних, яке нагадує аркуш Excel. Ви можете виконати загальні завдання зі створення таблиць, як-от визначення типу даних, імені поля або нового поля, безпосередньо в поданні таблиці. Наприклад, якщо ввести дату в пустому полі, програма Access установлює тип даних "Дата/час" для цього поля. Якщо ввести текст, наприклад ім'я, у програмі Access буде застосовано тип даних "текст" до поля. Якщо потрібно перемістити поле, просто клацніть його та перетягніть.

Копіюючи дані з програми Excel і вставляйте його в Access, навіть не потрібно створювати таблицю, або відкрити таблицю в поданні табличного подання даних. Програма Access автоматично запитує, чи містить ваші дані заголовки, дає змогу використовувати правильний тип даних і створити таблицю Access. Це не може бути простіше.

Докладні відомості наведено в статті відкриття пустої таблиці даних.

link excel data to access

Один із найпростіших способів отримати переваги програми Excel і Access – зв'язати аркуш Excel із таблицею Access. Використовуйте посилання для доступу, коли плануєте зберігати дані в програмі Excel, але й регулярно використовувати деякі функції Access, наприклад звіти та запити. Ви пов'язуєте дані з Access, а не з програми Excel.

Програма Access підтримує два принципово різні способи створення таблиць баз даних. Користувачі можуть створювати нові рідні таблиці для зберігання даних у базі даних Access, а також створювати посилання на наявні дані за межі бази даних Access. Дані в зв'язаних таблицях відображаються в багатьох відношеннях так само, як і рідні таблиці. Майстер диспетчера зв'язаних таблиць дає змогу відстежувати, знаходити й оновлювати аркуш Excel або інше джерело даних, якщо він переміщується, і посилання переривається.

Якщо створити посилання на аркуш Excel або іменований діапазон, у програмі Access створюється нова таблиця, зв'язана з даними Excel. Якщо потрібно додати, відредагувати або видалити дані, внесіть зміни в програмі Excel і оновіть (або повторно запит) дані в таблиці Access. Однак ви не можете редагувати вміст таблиці в програмі Access. За допомогою даних, зв'язаних із програмою Excel, можна створювати звіти, запити та форми тільки для читання в програмі Access.

Докладні відомості наведено в статті Імпорт або зв'язування з даними в книзі Excel.

import data from excel to access

Якщо ви вирішите вирізати шнур даних, можна перенести дані в програму Excel, імпортувавши дані в Access. Зверніть увагу, що Імпорт Word має два різні значення між Excel і Access. У програмі Excel під час імпорту (або підключення) ви робите постійний зв'язок із даними, які можна оновити. У програмі Access під час імпорту можна перенести дані до Access один раз, але без постійного зв'язку даних. Під час імпорту даних програма Access зберігає дані в новій або наявній таблиці, не змінюючи дані в програмі Excel. У програмі Access можна імпортувати будь-які або всі аркуші в книзі Excel однією операцією.

Майстер імпорту допоможе вам виконати імпорт кроків і допомагає приймати важливі рішення щодо того, чи потрібно змінювати типи даних і додавати заголовки. Якщо під час імпорту даних виникають помилки, у програмі Access відображатимуться оповіщення та зберігаються помилки в таблиці, щоб швидко знайти та виправити їх. Наприклад, може бути неалфавітно прихований поштовий індекс у стовпці, який ви вважали числовим, або для поля первинного ключа виявлено повторюваний ІДЕНТИФІКАТОР. Ви можете внести зміни в книгу Excel і повторно імпортувати дані або внести зміни в нову таблицю Access. Завершивши операцію, можна зберегти кроки, які ви використовували, і навіть створити завдання Outlook, щоб нагадати, коли потрібно виконати операцію імпортування на регулярній основі.

Імпортувавши дані, тепер він має доступ до Access, і ви можете додавати, редагувати та видаляти дані, використовуючи таблиці даних і форми. Імпортувавши дані, можна вирішити, чи слід видаляти дані з програми Excel. Зазвичай це дуже зручно мати лише одне розташування для оновлення даних.

Примітка.: Імпорт даних із програми Excel до Access не імпортує формули, лише результати цих формул.

Додаткові відомості див. в таких статтях:

Приклади шаблонів (титульна сторінка факсу, календар, розклад подій)

Ви також можете повторно підключити дані Access до програми Excel. Щоб зробити це, створіть підключення в Excel, часто збережену в файлі зв'язків даних Office (ODC), до бази даних Access і отримання всіх даних із таблиці або запиту. Після підключення до даних, ви також можете автоматично оновлювати (або оновлювати) книги Excel від початкової бази даних Access щоразу, коли база даних оновлюється новими відомостями.

Додаткові відомості див. в таких статтях:

Employees report in a tabular layout

Після того як ваші дані в програмі Access можна використовувати чудовий масив створення звітів і засобів настроювання. Потрібно створити звіт лише за кілька кліків? Використовуйте майстер звітів. Потрібно розробити та змінити макет звіту в реальному часі з живими даними, переміщатися та змінювати розмір блоків даних, додавати та видаляти поля, а також миттєво переглядати зміни під час його створення? Використовуйте режим розмітки. Потрібно взаємодіяти з звітом для пошуку, фільтрування та сортування даних наживо? Використання подання "звіт". Потрібно додати кнопки, номери сторінок, зображення, гіперпосилання та професійно оформлені стилі. Скористайтеся багатьма майстрами керування та галереями у групах елементи керування та макетом на вкладці Конструктор стрічки. Використовуючи Access, можна легко створювати прості звіти, групові та зведені звіти, поштові позначки, графічні звіти та підзвіти.

Після створення звіту за допомогою програми Access можна розповсюджувати звіт. Наприклад, ви можете надіслати звіт за допомогою повідомлення електронної пошти або зберегти звіт у різних форматах, наприклад у вигляді знімка або файлу PDF, щоб додати його до веб-сторінки або сайту SharePoint.

Додаткові відомості див. в таких статтях:

sample form

Коли дані доступні в програмі Access, можна скористатися багатьма інструментами створення та Настроювання форм. Потрібно створити форму лише через кілька кліків? Скористайтеся майстром форм. Потрібно розробити та змінити макет форми в режимі реального часу з живими даними, переміщатися та змінювати розмір блоків даних, додавати та видаляти поля, а також миттєво переглядати зміни під час його створення? Використовуйте режим розмітки. Потрібно додати кнопки, списки, поля зі списками, параметри груп, зображення, маски, діаграми, гіперпосилання та професійно оформлені стилі. Скористайтеся багатьма майстрами керування та галереями у групах елементи керування та макетом на вкладці Конструктор стрічки. Використовуючи Access, можна легко створювати прості форми, форми з вкладками, безперервні форми, спливаючі форми, Модальні діалогові вікна та підформи.

У програмі Access можна легко створити розділену форму, яка відображає синхронізований режим табличного подання даних і форму, щоб можна було отримати найкращу кількість обох. Створивши поліровану форму, можна легко прокручувати, фільтрувати та навіть шукати дані за формою, використовуючи стандартні кнопки переходу та поле пошуку внизу форми.

Розділена форма

Додаткові відомості див. в таких статтях:

Автофільтр

Залежно від того, який продукт використовується, ви фільтруєте дані для роботи з підмножиною даних, а також сортуєте дані, щоб замовити їх саме так, як потрібно. У програмі Access користувачі Excel можуть фільтрувати та сортувати дані в поданні табличного подання даних без повторного ознайомлення з абсолютно новим інтерфейсом користувача. Піктограми, меню команд, команди, умови та діалогові вікна дуже схожі, незалежно від того, працюєте ви з текстом, числами, датами або пробілами. Можна навіть зберегти фільтри та сортувати разом із поданням табличного подання даних.

Ви можете створити запит у програмі Access і навіть не знати, що таке SQL розшифровується. Чотири майстри запитів дають змогу створювати прості запити, знаходити повтори, знаходити незіставлені записи та створювати перехресні запити. Вам навіть не потрібно створювати запит; просто фільтруйте та Відсортуйте дані належним чином, щоб він був виглядати, і він зберігається за допомогою табличного подання даних.

Умови для поля "Країна/регіон"

Додаткові відомості див. в таких статтях:

Перша сторінка майстра етикеток

Тепер, коли ваша родина виросла, список святкових карток раптово став більшим, і вам потрібно стежити за тим, щоб значно більше днів народжень і ювілеїв. Не проблема. Ви можете використовувати таблицю Access або запит як джерело даних злиття, а також створити операцію злиття за допомогою майстра злиття Word для букв, карток, повідомлень електронної пошти та конвертів. Якщо потрібно просто створити поштові наклейки, скористайтеся майстром етикеток у програмі Access, щоб створити та надрукувати етикетки зі створеного звіту. Можна навіть автоматично додавати штрих-код, який відповідає кожній адресі клієнта.

Додаткові відомості див. в таких статтях:

Команди Access і Excel надають командам підключатися до даних у списках SharePoint. Програма Excel надає підключення лише для читання (односторонній) до зв'язаних списків SharePoint; Оскільки програма Access дає змогу читати та записувати (двосторінкових) дані в зв'язаних списках SharePoint. Список Access і списки SharePoint дуже добре працюють разом. Типи даних Access і SharePoint, як-от форматований текст, лише для додавання (щоб підтримувати журнал виправлень в полі приміток), вкладення, Автонумерація, підстановки та багатозначні поля – зробіть для гладкого інтегрування та небагато, якщо такі є, невідповідностей даних.

Коли ви пов'язуєте дані списку SharePoint у базу даних Access, можна навіть зробити дані списку SharePoint автономно в локальній базі даних Access, працювати з даними локально, а потім повторно підключитися до сайту SharePoint, щоб передати будь-які зміни. Будь-які конфліктні зміни в даних, внесені іншими користувачами, буде оброблено майстром розв'язання конфліктів. Форми та звіти, створені у програмі Access, базуються на тих самих даних, але пов'язані зі списками SharePoint.

У програмі Excel наведені нижче точки інтеграції із сервером SharePoint Server.

Точки інтеграції з програмою Excel з орієнтацією на дані

1. Можна один раз імпортувати дані аркуша Excel до списку SharePoint або експортувати в нього дані аркуша Excel, щоб створити постійний односторонній зв’язок із даними.

2. Можна використовувати постійний односторонній зв’язок із даними, щоб оновлювати дані на аркуші Excel зі списку SharePoint.

3. Публікація книг Excel у Excel Services і відображення та взаємодія з даними за допомогою веб-частини Excel Web Access на сторінці веб-частини.

4. Імпорт (підключення) даних до книги Excel із серверів OLAP, SQL Server і баз даних Access і плоских файлів.

У програмі Access є наведені нижче точки інтеграції із сервером SharePoint Server.

1. Можна одноразово імпортувати або експортувати дані між поданнями Access і списком SharePoint.

2. зв'яжіть дані між таблицями Access і списком SharePoint, створивши постійний двосторонній зв'язок. (Оновлені дані списку можна переглядати в таблиці Access; оновлені дані таблиці Access можна побачити в списку.)

3. Можна автономно оновлювати дані списку в Access, а потім синхронізувати внесені зміни й усувати конфлікти, повернувшися в онлайн.

4. Можна відображати та змінювати дані списку у вікні табличного подання даних, а також поданнях форм і звітів Access.

Додаткові відомості див. в таких статтях:

Ви можете створювати цілком складні програми для настільних комп'ютерів, не написавши один рядок коду VBA. У кожному об'єкті Access є великий набір властивостей і подій, які легко доступні з аркуша властивостей, які допоможуть налаштувати рішення. У кожного об'єкта є докладні дизайнери, які розкривають всі доступні функції. Додаткові шаблони баз даних доступні в службі Office Online. Шаблони полів і таблиць дають змогу швидко створювати та настроювати нові таблиці. Ви можете створити нову базу даних із нуля, використовуючи вбудовані засоби розробки баз даних.

Макроси Access використовують декларативне середовище, яке не вимагає написання коду VBA, тому не потрібно бути розробником. Кожна дія макросу виконує завдання, як-от відкриття форми, запуск запиту, пошук записів або відображення повідомлення. Макроси можна вставляти в будь-яку подію звіту, форми або елемента керування. Більшість макросів мають аргументи, і ви можете додати до них умовну логіку для того, щоб отримати необхідні дії. Ви навіть можете визначати змінні та перевіряти помилки ще раз, не написавши код VBA.

Створи прототип та запустіть її за допомогою ІТ-відділу. Створіть рішення для своєї команди, коли вони потребують її найближчим часом, і роблять це на мізерний персонал із голими кістками. Відстежуйте квитки, що продаються на вечірці компанії, Відстежуйте термін придатності виготовлення матеріалів, а також роздрукуйте теги приймання для частин. Відстеження завдань, проблем і кінцевих результатів у проектах групи. Створіть базу даних трубопроводу збуту, щоб відстежувати потенційні продажі в невеликій групі фахівців із продажу.

Додаткові відомості

На початок сторінки

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×