Основні завдання у програмі Access 2010

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Нижче наведено деякі основні бази даних завдань, які можна зробити, щоб допомогти вам дізнатися, як використовувати Microsoft Access 2010.

 

У цій статті

Що таке програма Access?

Реляційні бази даних у програмі Access

Відкриття програми Access

Пошук і застосування шаблону

Створення бази даних з нуля

Відкриття наявної бази даних Access

Початок роботи з новою базою даних

Додавання таблиці

Вставлення даних у таблицю Access з іншого джерела

Імпортування та зв’язування з даними з іншого джерела

Подальші кроки

Імпортування даних з електронної таблиці або інших програм

Імпортування аркуша Excel у програму Access

Імпортування аркуша Excel як таблиці в нову базу даних

Використання майстра аналізу таблиць для впорядкування даних

Робота з даними інших програм

Використання бази даних, створеної в попередній версії, у різних версіях Access

Використання файлу бази даних Access у кількох версіях програми Access

Крок 1: створення копії наявної бази даних і її збереження в новому форматі

Крок 2: розділення копії бази даних і використання вихідного файлу як серверної бази даних

Крок 3: підключення нової клієнтської бази даних до вихідної бази даних

Використання застосунку типу "зовнішній/внутрішній" у кількох версіях програми Access

Що таке програма Access?

Програми access 2010 – баз даних застосунку конструктора та розгортання інструмент , які можна використовувати, щоб відстежувати важливу інформацію. Дані можна зберегти на комп'ютері, або можна опублікувати в Інтернеті, щоб інші користувачі використовувати бази даних веб-браузері.

Багато людей починають користуватися програмою Access, коли програми, які вони раніше використовували для відстеження даних, поступово втрачають ефективність. Наприклад, ви займаєтеся плануванням подій і бажаєте відстежувати всі деталі, важливі для успішного виконання роботи. У цій ситуації можна скористатися текстовим редактором або програмою для роботи з електронними таблицями, але тоді буде важко уникнути помилок, що виникають через повторювані або неузгоджені дані. Також можна скористатися програмою для роботи з календарями, але календар не підходить для зберігання фінансової інформації.

Реляційні бази даних у програмі Access

Іноді для відстеження таких відомостей може бути потрібна реляційна база даних – сховище даних, розділене на менші зібрання даних (таблиці) для зменшення нагромадження, пов’язані спільними фрагментами даних (поля). Наприклад, реляційна база даних планування заходу може містити окремі таблиці з відомостями про клієнта, постачальника та захід. Таблиця з відомостями про захід може містити поле, зв’язане з таблицею клієнтів, і поле, зв’язане з таблицею постачальників. Таким чином, якщо номер телефону постачальника змінився, відомості можна змінити лише в таблиці постачальників, а не в кожному заході, до якого залучено постачальника.

Програма Access – це засіб, який дає змогу швидко та легко розробляти застосунки реляційних баз даних, які допомагають у керуванні інформацією. Ви можете створити базу даних для відстеження будь-яких даних, таких як запаси, ділові контакти або бізнес-процеси. Програма Access містить шаблони, які можна використовувати з самого початку для відстеження найрізноманітніших відомостей, що полегшує роботу навіть початківцям.

Відкриття програми Access

Під час запуску Access 2010, відображається в подання Microsoft Office Backstage, де можна отримати відомості про поточну базу даних, створити нову базу даних, відкриття наявної бази даних і подання Рекомендовані вмісту з Office.com.

подання backstage програми access 2010

Подання Backstage також містить багато інших команд, за допомогою яких можна впорядковувати та публікувати бази даних. Команди в поданні Backstage загалом застосовуються до всієї бази даних, а не до об’єктів у середині бази даних.

Примітка : Переключитися до подання Backstage можна в будь-який час, вибравши вкладку Файл.

На початок сторінки

Пошук і застосування шаблону

Програма Access надає широкий вибір шаблонів, які дають змогу пришвидшити процес створення бази даних. Шаблон – це готова база даних, яка містить усі таблиці, запити, форми та звіти, потрібні для виконання певного завдання. Наприклад, існують шаблони, які можна використовувати для відстеження питань, керування контактами або зберігання записів про витрати. Деякі шаблони містять кілька зразків записів, які демонструють їх використання. Шаблон бази даних можна використовувати в початковому вигляді або настроїти відповідно до власних потреб.

Щоб знайти та застосувати шаблон до бази даних, виконайте такі дії:

  1. На вкладці Файл виберіть пункт Створити.

  2. У розділі Наявні шаблони виконайте одну з таких дій.

    • Щоб повторно застосувати шаблон, який нещодавно використовувався, виберіть пункт Останні шаблони та виберіть потрібний шаблон.

    • Щоб використати шаблон, який уже інстальовано, виберіть пункт Мої шаблони та виберіть потрібний шаблон.

    • Знайти шаблон на Office.com, у розділі Шаблони Office.com, виберіть категорію шаблонів, виберіть потрібний шаблон і натисніть кнопку завантажити завантажити шаблон із Office. com до комп'ютера.

      Ви також можете шукати шаблони на сайті Office.com безпосередньо із програми Access. У полі Пошук шаблонів на Office.com введіть одну або кілька умов пошуку та натисніть кнопку зі стрілкою, щоб почати пошук.

  3. Крім того, ви можете, клацнувши піктограму папки поруч із полем Ім’я файлу, указати розташування, у якому потрібно створити базу даних. Якщо не вказати розташування, програма Access створить базу даних у розташуванні за промовчанням, яке відображається під полем Ім’я файлу.

  4. Натисніть кнопку Створити.

Програма Access створює базу даних і відкриває її для використання.

На початок сторінки

Створення бази даних з нуля

Якщо вам потрібні докладніші відомості про використання програми Access для створення баз даних, див. статтю Основи розробки баз даних.

Якщо жоден шаблон не відповідає вашим потребам, або за наявності в іншій програмі даних, які потрібно використати у програмі Access, іноді краще створити базу даних із нуля. У програмі Access 2010 ви можете створити локальну базу даних або веб-базу даних.

Додаткові відомості про веб-бази даних див. у статті Створення бази даних для спільного використання в Інтернеті.

Щоб створити нову базу даних, виконайте такі дії:

  1. Запустіть програму Access.

  2. На вкладці Створити в поданні Backstage натисніть кнопку Нова база даних або Нова веб-база даних.

    Увага! : Ваш вибір визначає, які функції будуть доступні в базі даних. Локальні бази даних не можна публікувати в Інтернеті, а веб-бази даних не підтримують деякі функції локальних баз даних, наприклад запити підсумків.

  3. Праворуч у полі Ім’я файлу введіть ім’я бази даних.

    Щоб змінити розташування, у якому буде створено файл, поруч із полем Ім’я файлу натисніть кнопку Огляд Зображення кнопки , перейдіть до нового розташування, виберіть його та натисніть кнопку ОК.

  4. Натисніть кнопку Створити.

    Access створить базу даних, після чого відкриє пусту таблицю (з іменем Таблиця1) у Подання таблиці даних.

  5. Програма Access розташовує курсор у першій пустій клітинці стовпця Клацніть, щоб додати нової таблиці.

    Щоб додати дані, розпочніть їх введення. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано далі в цій статті, у розділі Вставлення даних з іншого джерела в таблицю Access.

    Примітки : 

    • Введення даних у поданні таблиці дуже схоже на введення даних у робочому аркуші Excel. Основне обмеження полягає в тому, що дані слід вводити послідовно в сусідніх рядках або стовпцях, починаючи з лівого верхнього кута таблиці даних. Не слід намагатися відформатувати дані, додавши пусті рядки або стовпці, як це можна робити в аркуші Excel, оскільки це призведе лише до зайвої втрати місця в таблиці. Таблиця просто містить дані. Візуальне представлення цих даних здійснюється за допомогою форм і звітів, які буде створено пізніше.

    • Структуру таблиці буде створено під час введення даних. Будь-який час, додати новий стовпець даних у табличному поданні, нове поле визначено в таблиці. Властивість тип даних поля, залежно від типу даних, які ви вводите. Наприклад, якщо у вас є стовпець, у якому ви ввели значення дати, Access буде встановити типу даних поля дати й часу. Якщо пізніше спробувати введіть значення без дати (наприклад, ім'я або номер телефону) у цьому полі, у програмі Access відобразиться повідомлення про те, що значення не збігаються з типом даних стовпця. Якщо це можливо, ви повинні планувати таблиці, щоб кожний стовпець містив самого типу даних, чи це текст, дати, числа або щось інше. Це полегшує багато для створення запитів, форм і звітів, які вибиратимуть лише потрібні дані.

Якщо наразі дані вводити не потрібно, натисніть кнопку Закрити Зображення кнопки .

Примітка : Програма Access видалить таблицю «Таблиця1», якщо закрити її без збереження.

На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access

Порада : Щоб швидко відкрити одну з останніх баз даних, які ви відкривали, на вкладці Файл виберіть пункт Останні, а потім виберіть ім’я файлу.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  2. Клацніть ярлик у діалоговому вікні Відкрити або виберіть у полі Папка диск або папку, які містять потрібну базу даних.

  3. У списку папок двічі клацайте папки, доки не відкриєте папку, яка містить базу даних.

  4. Знайшовши базу даних, виконайте одну з таких дій:

    • Щоб відкрити базу даних у режимі відкриття за промовчанням, двічі клацніть цю базу даних.

    • Щоб відкрити базу даних для спільного доступу в багатокористувацькому оточенні, щоб одразу кілька користувачів мали змогу читати базу даних і записувати до неї дані, натисніть кнопку Відкрити.

    • Щоб відкрити базу даних із доступом лише для читання й отримати змогу переглядати її без можливості редагування, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть команду Відкрити для читання.

    • Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, позбавивши інших користувачів можливості відкривати цю базу даних, поки вона залишається відкритою на вашому комп’ютері, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольний доступ.

    • Щоб відкрити базу даних із доступом лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольно для читання. Інші користувачі зможуть відкрити базу даних, але матимуть доступ лише для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

  1. У діалоговому вікні Відкрити клацніть ярлик Мій комп’ютер, або в полі Папка виберіть пункт Мій комп’ютер.

  2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, після чого натисніть кнопку Знайти.

  3. Введіть умови пошуку й натисніть клавішу ENTER, щоб знайти базу даних.

  4. Якщо базу даних знайдено, відкрийте цю базу даних, клацнувши її двічі в діалоговому вікні Результати пошуку.

    Оскільки пошук було ініційовано в діалоговому вікні Відкрити, перш ніж відкрити базу даних, необхідно спочатку натиснути в цьому діалоговому вікні кнопку Скасувати.

Файли даних у зовнішніх форматах (наприклад dBASE, Paradox, Microsoft Exchange або Excel) можна відкривати безпосередньо. Безпосередньо можна також відкривати будь-які Джерело даних ODBC, наприклад Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Програма Access автоматично створить нову базу даних Access у тій самій папці, що й файл даних, і додасть посилання на кожну таблицю в зовнішній базі даних.

На початок сторінки

Початок роботи з новою базою даних

Залежно від використаного шаблону перед початком роботи з новою базою даних вам може бути потрібно виконати такі дії:

  • Якщо у програмі Access відображається діалогове вікно Вхід із пустим списком користувачів, виконайте таку послідовність дій:

    1. Натисніть кнопку Новий користувач.

    2. Заповніть форму Відомості про користувача.

    3. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    4. Виберіть щойно введене ім’я користувача та натисніть кнопку Ввійти.

  • Якщо у програмі Access відображається пуста таблиця даних, ви можете почати вводити дані в таблицю даних або натиснути інші кнопки чи вкладки, щоб переглянути базу даних.

  • Якщо у програмі Access відображається сторінка Початок роботи, ви можете вибрати посилання на сторінці, щоб отримати докладніші відомості про базу даних, або натиснути інші кнопки чи вкладки, щоб переглянути базу даних.

  • Якщо в рядку повідомлень програми Access відображається повідомлення Попередження системи безпеки і ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо база даних вимагає входу, потрібно буде ввійти знову.

Роботу з локальними та веб-базами даних слід почати з одного з цих кроків:

На початок сторінки

Додавання таблиці

Можна додати нову таблицю до наявної бази даних, використовуючи знаряддя у групі Таблиці на вкладці Створення.

Група «Таблиці» на вкладці «Створити»

Примітка : У веб-базі даних у групі Таблиці доступна лише команда Таблиця.

Незалежно від подання, у якому ви розпочали роботу, ви можете завжди переключитися до іншого подання за допомогою кнопок подань, розташованих у рядку стану вікна програми Access.

Створення пустої таблиці у вікні табличного подання даних.    У поданні таблиці дані можна вводити відразу, дозволивши Access непомітно будувати структуру таблиці. Імена полів позначатимуться цифрами (Поле1, Поле2 і т. д.), а тип даних полів програма Access установлюватиме на основі типу введених даних.

  1. На вкладці створити у групі таблиці натисніть кнопку таблиця Зображення кнопки .

  2. Програма Access створює таблицю, а потім розташовує курсор у першій пустій клітинці стовпця Клацніть, щоб додати.

  3. Щоб додати дані, розпочніть введення в першій пустій клітинці. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано далі в цій статті.

    • Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

      Порада : Давайте полям зрозумілі імена, щоб можна було зрозуміти, що саме в них міститься, не заглядаючи до даних.

    • Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, і перетягніть його в потрібне місце. Можна також вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх усі разом до нового розташування.

      Щоб додати поля до таблиці, можна ввести їх у стовпець Клацніть, щоб додати у вікні табличного подання даних або додати нові поля за допомогою команд у групі Додавання й видалення на вкладці Поля.

Створення таблиці в режимі конструктора.    У режимі конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. Потім можна перейти до вікна табличного подання даних для введення даних або ввести дані іншими способами, наприклад за допомогою форми.

Режим конструктора недоступний для таблиць у веб-базі даних.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Зображення кнопки

  2. Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці Ім’я поля та виберіть тип даних зі списку Тип даних.

  3. У стовпці Опис можна ввести додаткові відомості для кожного поля. Введений опис відображається в рядку стану, коли курсор перебуває у відповідному полі, і використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування, створених перетягуванням поля з області списку полів до форми або звіту, а також для всіх елементів керування, створених для цього поля за допомогою майстра форм або майстра звітів.

  4. Після додавання всіх полів збережіть таблицю:

    • На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

  5. Почати введення даних у таблицю можна в будь-який момент, перейшовши до подання таблиці, клацнувши першу пусту клітинку й розпочавши введення. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано в наступному розділі.

Створення таблиці на основі списку SharePoint.    За допомогою списку SharePoint дані можуть використовувати користувачі, які не мають програми Access. Крім того, дані списку зберігаються на сервері, що зазвичай забезпечує кращий захист від втрати даних на відміну від зберігання файлів на настільному комп’ютері. Ви можете створити новий список або зв’язок із наявним списком. Для створення списку на сайті SharePoint потрібні відповідні дозволи, які відрізняються залежно від сайту. Зверніться до адміністратора SharePoint, щоб отримати відомості про можливі варіанти.

Ця функція доступна не у веб-бази даних.

  1. На вкладці «Створити», у групі «Таблиці» натисніть кнопку «Списки SharePoint».

  2. Ви можете скористатися одним із шаблонів списків, щоб створити стандартний список SharePoint, наприклад «Контакти» або «Події».

    Також можна створити настроюваний список або створити зв’язок із наявним списком чи імпортувати його. Виберіть потрібний варіант.

  3. Якщо вибрати будь-який із шаблонів списків або створити настроюваний список, відкриється діалогове вікно Створення нового списку, у якому відображатимуться вказівки щодо створення. У разі використання наявного списку відкриється діалогове вікно Отримати зовнішні дані.

Додаткові відомості про таблиці див. у статті Загальні відомості про таблиці.

На початок сторінки

Вставлення даних у таблицю Access з іншого джерела

Якщо дані наразі збережено в іншій програмі, наприклад Excel, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Загалом цей метод найкраще використовувати в тому разі, якщо дані вже поділено на стовпці, як в аркуші Excel. Якщо дані містяться в текстовому редакторі, перед копіюванням їх краще розділити на стовпці символами табуляції або перетворити їх у цьому редакторі на таблицю. Якщо дані потрібно редагувати або виконати з ними певні дії (наприклад, розділити повні імена на імена та прізвища), це можна зробити перед копіюванням, особливо за відсутності досвіду роботи із програмою Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access установлює для кожного поля тип даних, який відповідає характеру розташованих у ньому відомостей. Наприклад, якщо вставлені поля містять виключно дати, програма Access застосує до таких полів тип даних «Дата й час». Якщо вставлені дані містять лише слова «так» і «ні», Access застосує до поля тип даних «Так/Ні».

У програмі Access поля іменуються залежно від вмісту першого рядка вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних містить дані того самого типу, що й наступні рядки, програма Access визначає, що перший рядок – це частина даних, і призначає полям загальні імена (Поле1, Поле2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на інші рядки, програма Access використовує перший рядок як імена полів і виключає його з фактичних даних.

Якщо Access призначає полям загальні імена, для уникнення плутанини поля слід якомога швидше перейменувати. Дотримуйтеся такої послідовності дій:

  1. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти, щоб зберегти таблицю.

  2. У вікні табличного подання даних двічі клацніть кожен заголовок стовпця та введіть його ім’я.

  3. Збережіть таблицю знову.

На початок сторінки

Імпортування та зв’язування з даними з іншого джерела

Можливо, у вас є дані, зібрані в іншій програмі, які потрібно використати у програмі Access; ви працюєте з користувачами, які зберігають дані в інших програмах, і вам потрібно працювати з їхніми даними у програмі Access; або ви маєте різні джерела даних, і вам потрібна «точка збору», де їх можна звести разом для глибшого аналізу.

Програма Access дає змогу легко імпортувати та зв’язувати дані з інших програм. Дані можна імпортувати з аркушів Excel, з таблиць в інших базах даних Access, зі списків SharePoint і з багатьох інших джерел. Залежно від джерела процеси можуть дещо відрізнятися, але наведені нижче інструкції допоможуть зробити перші кроки.

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування виберіть команду відповідно до типу файлу, з якого потрібно імпортувати дані.

    Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel? виберіть пункт Excel. Якщо потрібний тип програми відсутній, натисніть кнопку Додатково.

    Примітка : Якщо не вдається знайти потрібний тип правильному форматі у групі Імпорт і зв'язування , які потребують запустити програму, у якій спочатку було створено дані і збереження даних у форматі файлу, який підтримується у програмі Access (наприклад текстовий файл із роздільниками), за допомогою цієї програми та виберіть імпортування або зв'язування з даними.

  2. У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб перейти до файлу джерела даних, або введіть повний шлях до цього файлу в полі Ім’я файлу.

  3. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних. З імпортованих даних можна створити нову таблицю або створити зв’язану таблицю, у якій підтримуватиметься зв’язок із джерелом даних.

  4. Натисніть кнопку ОК.

    Залежно від вибраного параметра відкриється діалогове вікно Зв’язати об’єкти або Імпортувати об’єкти.

  5. Виконайте потрібні дії в діалоговому вікні. Сама процедура залежатиме від того, який параметр вибрано – імпортування чи зв’язування.

  6. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Якщо вибрано імпорт, програма Access запитає, чи потрібно зберегти відомості про щойно завершену операцію імпортування.

  7. Якщо можна очікувати, що схожу операцію імпортування потрібно буде виконати знову, натисніть кнопку Зберегти етапи імпортування та введіть подробиці.

    Операцію імпортування можна буде легко відтворити, натиснувши в групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані кнопку Збережені імпортування, вибравши специфікацію імпорту й натиснувши кнопку Виконати.

  8. Якщо подробиці операції зберігати не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані в нову базу даних, а потім відобразить таблицю в області переходів у розділі Таблиці .

Для отримання додаткових відомостей про імпортування даних в Access перейдіть за посиланнями, наведеними в розділі цієї статті Див. також.

На початок сторінки

Подальші кроки

Решта процесу розробки залежить від ваших цілей. Імовірно, вам потрібно буде створити запити, форми, звіти та макроси. Ця стаття не містить відомостей про створення додаткових об’єктів баз даних.

Додаткові відомості див. у таких статтях:

На початок сторінки

Імпортування даних з електронної таблиці або інших програм

Якщо ви знайомі з іншими програмами для роботи з базами даних або електронними таблицями, вам, напевно, відомі основи роботи цих застосунків і способи використання баз даних. Програма Access відрізняється від багатьох інших застосунків баз даних, оскільки дає змогу створювати реляційні бази даних, а також містить засоби для розробки складних запитів, форм і звітів. Крім того, у програмі Access передбачено багато можливостей для роботи з іншими програмами для баз даних, такими як SQL Server.

Імпортування аркуша Excel у програму Access

Багато користувачів починають вивчати Access, маючи попередній досвід створення списків в Excel. Програма Excel чудово підходить для початкового створення списку, але в міру збільшення список стає незручним для впорядкування й оновлення. Зазвичай наступним логічним кроком стає переміщення списку до Access.

Таблиця бази даних за структурою схожа на аркуш, у якому дані зберігаються в рядках і стовпцях. Тому зазвичай імпортувати аркуш у таблицю даних не складно. Основна відмінність між зберіганням даних в аркуші та в базі даних полягає у способі впорядкування цих даних. Просте імпортування всього аркуша в нову таблицю бази даних не вирішить усіх проблем, пов’язаних з упорядкуванням і оновленням даних, особливо, якщо аркуш містить надлишкові дані. Для розв’язання цієї проблеми потрібно розділити дані електронної таблиці на окремі таблиці, кожна з яких міститиме пов’язані між собою дані. Для отримання додаткових відомостей про впорядкування даних у таблицях див. статтю Основи розробки баз даних.

Характерна особливість програми Access – наявність майстра аналізу таблиць, який допомагає виконати цей процес. Після імпортування даних у таблицю майстер допомагає розділити цю таблицю на окремі таблиці, кожна з яких міститиме дані, що не повторюються в жодній іншій таблиці. Майстер також створює необхідні зв’язки між таблицями.

На початок сторінки

Імпортування аркуша Excel як таблиці в нову базу даних

  1. На вкладці Файл виберіть пункт Створити та натисніть кнопку Нова база даних.

  2. Введіть у полі Ім’я файлу ім’я для нової бази даних і натисніть кнопку Створити.

    Відкриється нова база даних, і програма Access створить нову пусту таблицю «Таблиця1».

  3. Закрийте Таблицю1.

    У відповідь на запит зберегти зміни в структурі Таблиці1 натисніть кнопку Ні.

  4. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Excel. Зображення кнопки

  5. У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд.

  6. За допомогою діалогового вікна Відкриття файлу знайдіть потрібний файл.

  7. Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

  8. У діалоговому вікні Зовнішні дані переконайтеся, що вибрано параметр Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних.

  9. Натисніть кнопку ОК.

    Запуститься майстер імпорту електронних таблиць, який задасть кілька запитань щодо даних.

  10. Виконуйте вказівки, натискаючи кнопки Далі або Назад для переміщення між сторінками. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Примітка : Access запитає, чи потрібно зберегти подробиці щойно завершеної операції імпортування. Якщо можна очікувати, що схожу операцію імпортування потрібно буде виконати знову, натисніть кнопку Так і введіть подробиці. Потім операцію можна буде легко відтворити, натиснувши в групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані кнопку Збережені імпортування елементи. Якщо подробиці операції зберігати не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані в нову таблицю, після чого відобразить її в розділі Усі таблиці в області переходів.

На початок сторінки

Використання майстра аналізу таблиць для впорядкування даних

Після імпортування даних у таблицю Access за допомогою майстра аналізу таблиць можна швидко виявити надлишкові дані. Майстер дасть змогу впорядкувати дані в окремих таблицях для збереження цих даних із максимальною ефективністю. Програма Access зберігає вихідну таблицю як резервну копію, а потім створює нову таблицю, яку можна використовувати як основу для застосунку бази даних.

  1. Відкрийте базу даних Access із таблицями, які потрібно проаналізувати.

  2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Аналіз натисніть кнопку Аналіз таблиці.

    Запуститься майстер аналізу таблиць.

    На перших двох сторінках майстра міститься стислий посібник, що містить кнопки, натискаючи які можна переглядати приклади. Якщо замість вступних сторінок відображається прапорець із підписом Відображати сторінки вступу, установіть цей прапорець і натисніть двічі кнопку Назад, щоб переглянути вступ. Щоб не переглядати вступні сторінки знову після ознайомлення із вступом, прапорець Відображати сторінки вступу можна зняти.

  3. На сторінці Яка таблиця містить поля зі значеннями, повторюваними в багатьох записах? виберіть таблицю, яку потрібно проаналізувати, і натисніть кнопку Далі.

  4. Можна або дозволити майстру вирішувати, як розподіляти поля між таблицями, або приймати такі рішення самостійно. Якщо дотримуватися пропозицій майстра, макет таблиці можна все одно буде змінити на наступній сторінці.

    Примітка : Якщо рішення про розташування полів у таблицях прийматиме майстер, він не завжди може зробити прийнятний для даних вибір, особливо якщо даних небагато. Результати майстра слід ретельно перевіряти. З іншого боку, майстер може запропонувати ефективніший спосіб упорядкування, ніж може вигадати користувач, тому рекомендовано принаймні один раз спробувати скористатися рішенням майстра. Якщо пропозиції не сподобаються, порядок полів можна буде змінити вручну — натиснувши кнопку Назад, можна в будь-який момент упорядкувати поля самостійно.

  5. Натисніть кнопку Далі. На цій сторінці можна розподілити поля між таблицями. Якщо прийняття рішення покладено на майстер, буде відображено кілька таблиць, зв’язаних лініями зв’язків. Якщо ні, Access створить одну таблицю, яка міститиме всі поля. У будь-якому разі на цій сторінці можна вносити зміни.

    • Поля можна перетягнути з таблиці в пусту область сторінки для створення таблиці, яка міститиме ці поля. Програма Access запитає ім’я таблиці.

    • Поля можна перетягнути з однієї таблиці в іншу, якщо здається, що там зберігати їх буде ефективніше.

    • Більшості таблиць призначається поле Ідентифікатор або Унікальний код. Для отримання додаткових відомостей про поля ідентифікаторів виберіть посилання Поради у верхньому правому куті майстра.

    • Щоб скасувати зміну, натисніть кнопку Скасувати.

    • Щоб перейменувати таблицю, двічі клацніть рядок заголовка, введіть нове ім’я та натисніть кнопку ОК.

  6. Коли поля будуть упорядковані належним чином, натисніть кнопку Далі.

  7. Якщо майстер знайде записи, які мають дуже схожі значення, він вважатиме, що вони можуть містити друкарські помилки, і відобразить екран, де можна буде підтвердити виконання дій із цими значеннями. Прокрутіть список, щоб знайти всі записи зі значеннями в стовпці Виправлення, відтак виберіть потрібний елемент у розкривному списку. Щоб майстер не змінював жодних значень, виберіть параметр (Залишити як є). Після завершення натисніть кнопку Далі.

  8. Майстер запитає, чи потрібно створити запит, схожий на вихідну таблицю. Такий запит може бути корисний, якщо на основі вихідної таблиці вже було створено форми або звіти. Якщо вибрати параметр Так, створити звіт, майстер перейменує вихідну таблицю, додавши до її імені напис «_OLD», після чого дасть новому запиту ім’я вихідної таблиці. Тепер форми та запити, створені на основі цієї таблиці, для отримання даних використовуватимуть запит і продовжуватимуть працювати як і раніше.

  9. Натисніть кнопку Готово.

    Майстер відкриє нову, створену вказаним чином таблицю. Закрийте цю таблицю, закінчивши перевіряти результати.

На початок сторінки

Робота з даними інших програм

Програма Access 2010 підтримує функції для роботи з даними, що зберігаються в інших програмах.

Створення нової бази даних Access, яка зв’язується з даними у файлі іншого формату.    У програмі Access можна відкривати файли інших форматів, наприклад, текстові файли, файли dBASE або електронні таблиці. Access автоматично створює базу даних Access і зв’язок із таким файлом.

  1. Запустіть Access.

  2. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  3. У діалоговому вікні Відкрити виберіть у списку тип файлу, який потрібно відкрити. Якщо ви не впевнені щодо типу файлу, виберіть варіант Усі файли (*.*).

  4. У разі необхідності перейдіть до папки, що містить файл, який потрібно відкрити. Знайшовши файл, двічі клацніть його, щоб відкрити.

  5. Дотримуйтесь інструкцій майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Імпортування або зв’язування з даними з наявної бази даних Access.    Можна або імпортувати дані з інших джерел і програм у таблиці Access, щоб вони містилися у файлі Access, або створити в Access зв’язок із цими даними, щоб вони залишалися у вихідному файлі (поза файлом Access).

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування виберіть формат, у якому зберігаються дані.

    Імпортувати або зв’язувати можна дані з таких джерел:

    • Excel.    Ви можете брати дані з аркуша або іменованого діапазону у книзі Excel. Кожен аркуш або іменований діапазон потрібно імпортувати або зв’язувати окремо.

    • Access.    Створювати розділену базу даних дуже зручно для розділення процесу та даних. Таким чином ви можете використовувати одну базу даних для форм, звітів і макросів, а іншу – для зберігання даних. У такому разі можна вносити вдосконалення, не перериваючи роботу інших користувачів. Ви також можете поєднувати дані з багатьох різних баз даних Access в одній, полегшуючи зведення даних за відділами або діловими партнерами.

    • База даних ODBC.    Численні програми підтримують цей формат, включно із серверами баз даних. Це допомагає створювати «точку збору» баз даних, де можна поєднувати дані з різних систем.

    • Текстовий файл.    Ви можете підключатися до звичайного текстового файлу, і навіть змінювати його вміст у програмі Access. Це дає змогу використовувати дані Access у багатьох програмах.

    • XML-файл.    Цей формат також сумісний із багатьма різними програмами, зокрема з деякими веб-серверами.

    • Список SharePoint.    Списки SharePoint дають змогу використовувати дані у браузері – це стандартний спосіб використання списку SharePoint.

    • Служби даних.    Ви можете підключатися до веб-служб даних свого підприємства.

    • HTML-документ.   

    • Папка Outlook.    Ви можете підключатися до папок Outlook, щоб легко інтегрувати свою контактну інформацію з рештою даних.

    • Файл dBase.    dBase – це популярна альтернативна система баз даних, яку підтримує програма Access.

      Відкриється діалогове вікно Зовнішні дані.

  2. Дотримуйтесь інструкцій у діалоговому вікні.

    Програма Access імпортує дані з бази даних або створить із ними зв’язок. Для більшості форматів потрібно вказати розташування даних, після чого вибрати спосіб їх зберігання в базі даних.

На початок сторінки

Використання бази даних, створеної в попередній версії, у різних версіях Access

Якщо базу даних або проект Access створено у програмі Access 2000 або пізнішої версії, цю базу даних чи проект можна використовувати у форматі тієї версії Access, у якій його було створено, або у форматі будь-якої пізнішої версії, навіть якщо для файлу ввімкнуто режим безпеки. Наприклад, файли Access 2000 можна використовувати у програмі Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 та Access 2010.

Може скластися ситуація, коли дані потрібно зберегти у форматі попередньої версії Access, але є користувачі, які мають пізнішу версію Access і їм потрібно зв’язуватися з цими даними, щоб продовжувати користуватися перевагами певних функцій пізнішої версії. Рішення полягає у створенні в пізнішій версії нової, «зовнішньої» бази даних (яка міститиме форми, звіти, запити, макроси, але не міститиме таблиць) і зв’язуванні її з таблицями у файлі попередньої версії. Залежно від того, чи міститься вся база даних в одному файлі, чи її розділено перетворенням на внутрішня та зовнішня частини програми, слід виконати одну з таких послідовностей дій.

Використання файлу бази даних Access у кількох версіях програми Access

Якщо всі таблиці, форми та інші об’єкти бази даних ранішої версії програми Access містяться в одному файлі, а базу даних потрібно використовувати в кількох версіях програми Access, можна створити нову клієнтську базу даних у пізнішій версії програми та зв’язати її з вихідним файлом. Користувачі, які мають пізнішу версію програми Access, зможуть і надалі користуватися вихідною базою даних. Користувачі, які мають пізнішу версію програми, для посилання на ці дані зможуть використовувати нову клієнтську базу даних. Ви можете створити кілька клієнтських версій, якщо потрібна підтримка багатьох версій програми Access.

На початок сторінки

Крок 1. Створення копії наявної бази даних і збереження її в новому форматі

Дотримуйтеся наведеної послідовності дій для перетворення бази даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у її вихідному форматі та створює копію в указаному форматі.

  1. Закрийте файл Access. Якщо файл – це багатокористувацька база даних Access, розташована на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що її не відкрили інші користувачі.

  2. Запустіть програму Access 2010.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  4. Перейдіть до розташування файлу, який потрібно перетворити, і двічі клацніть його, щоб відкрити.

    У разі появи діалогового вікна Розширення бази даних із запитом на розширення бази даних натисніть кнопку Ні.

  5. Якщо під час відкриття бази даних відкриється форма, закрийте цю форму.

  6. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти базу даних як.

  7. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я для нової бази даних.

    Примітка : За винятком випадку, коли база даних зберігається в іншому розташуванні, її ім’я має відрізнятися від імені вихідної бази даних. У будь-якому разі зазвичай краще вказати інше ім’я, щоб клієнтську та серверну бази даних можна було легко розрізнити. Проте в разі перетворення на формат Access 2007 розширення імені файлу буде змінено з .mdb на .accdb, тому можна використовувати однакові імена.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Крок 2: розділення копії бази даних і використання вихідного файлу як серверної бази даних

Розділіть перетворену базу даних, виконавши такі дії:

  • На вкладці Знаряддя бази даних у групі Переміщення даних виберіть елемент База даних Access. Зображення кнопки

  • У діалоговому вікні Розподіл баз даних натисніть кнопку Розділити базу даних.

    За потреби можна створити резервну копію, але також можна відновити копію з вихідної бази даних.

  • Введіть ім’я для внутрішньої бази даних і натисніть кнопку Розділити.

На початок сторінки

Крок 3: підключення нової клієнтської бази даних до вихідної бази даних

  1. Видаліть внутрішню базу даних, створену засобом розділення баз даних — будьте уважними, щоб не видалити вихідну базу даних.

  2. Зв’яжіть нову клієнтську базу даних із таблицями вихідної бази даних: на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Диспетчер зв’язаних таблиць. Зображення кнопки

  3. Виберіть команду Виділити все й установіть прапорець Завжди запитувати нове розташування.

  4. Натисніть кнопку ОК, перейдіть до бази даних попередньої версії, відтак двічі її клацніть.

    Якщо все добре, програма Access відобразить повідомлення про те, що всі вибрані зв’язані таблиці було успішно оновлено.

Тепер можна розширити нову клієнтську базу даних, щоб вона підтримувала нові функції, для користувачів, які мають новіші версії програми Access. Користувачі раніших версій зможуть і надалі використовувати попередню версію бази даних.

На початок сторінки

Використання застосунку типу «зовнішній/внутрішній» у кількох версіях програми Access

Якщо до бази даних Access вже внутрішня та зовнішня частини програми, можна перетворити на інтерфейс на новий формат файлу. Ні змін, які необхідні для серверної бази даних.

У наведеній нижче процедурі продемонстровано, як за допомогою команди Зберегти базу даних як перетворити клієнтську базу даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у її вихідному форматі та створює копію в указаному форматі.

  1. Закрийте клієнтську базу даних. Якщо файл – це багатокористувацька база даних Access, розташована на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що її не відкрили інші користувачі.

  2. Запустіть програму Access 2010.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  4. Перейдіть до розташування зовнішньої бази даних і двічі клацніть її, щоб відкрити.

    У разі появи діалогового вікна Розширення бази даних із запитом на розширення бази даних натисніть кнопку Ні.

  5. Якщо під час відкриття бази даних відкриється форма, закрийте цю форму.

  6. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти базу даних як.

  7. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я для нової бази даних.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

Тепер можна розширити нову клієнтську базу даних для підтримки нових функцій.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Ця інформація корисна?

Які покращення ви пропонуєте?

Які покращення ви пропонуєте?

Щоб захистити конфіденційність, не включайте контактну інформацію у свій відгук. Ознайомтеся з політика конфіденційності.

Дякуємо за ваш відгук!