Перейти до основного
Office
Імпорт, зв'язування та переміщення даних до SharePoint

Імпорт, зв'язування та переміщення даних до SharePoint

Потрібно поєднувати та покращити доступ до служби SharePoint Щоб зробити це, ви можете імпортувати, зв'язати або перенести дані між ними. Під час імпорту створюється копія списку SharePoint у базі даних Access. Зв'язування підключається до даних в іншій програмі, завдяки чому можна переглядати й редагувати найновіші дані в SharePoint і Access. Під час переходу створюються списки на сайті SharePoint, які залишаться зв'язаними з таблицями в базі даних, а також підтримуються їхні зв'язки.

Попередження    Хоча ви можете зберегти файл бази даних Access у службі OneDrive або бібліотеці документів SharePoint, радимо не відкривати базу даних Access із цих розташувань. Файл можна завантажити локально для редагування, а потім передати їх знову, коли ви зберігаєте зміни на сайті SharePoint. Якщо до бази даних Access відкривається кілька копій бази даних, у яких може з'явитися кілька екземплярів, а деякі неочікувані поведінка можуть виникати. Ця рекомендація стосується всіх типів файлів Access, зокрема окремої бази даних, розділеної бази даних, а також файлів. accdc, accdc, accdc і accdc. Докладні відомості про розгортання Access наведено в статті розгортання програми Access.

У цій статті

Імпорт списку SharePoint

Зв’язування зі списком SharePoint

Переміщення даних до SharePoint

Переваги зв'язування даних між програмою Access і SharePoint

Публікування бази даних за допомогою служб Access Services

Імпорт списку SharePoint

Під час імпортування даних застосунок Access створює таблицю та копіює стовпці й елементи з вихідного списку (або подання) до цієї таблиці у вигляді полів і записів. Під час операції імпортування можна вказати списки, які потрібно скопіювати, і для кожного вибраного списку можна вказати, чи потрібно імпортувати весь список або лише певне подання. У кінці операції імпортування відомості про неї можна зберегти як специфікацію. Специфікація імпорту допоможе пізніше повторити операцію імпортування, не виконуючи щоразу всі кроки майстра імпорту.

Нижче наведено поширені причини для імпортування списку SharePoint до бази даних Access.

  • Для остаточного переміщення даних, наприклад списку контактів, до бази даних Access у зв’язку з тим, що ці відомості більше не потрібні на сайті SharePoint. У такому разі можна імпортувати список до застосунку Access, а потім видалити із сайту SharePoint.

  • У зв’язку з тим, що підрозділ або робоча група використовує застосунок Access, однак іноді доводиться звертатися до списку SharePoint, щоб отримати додаткові відомості, які необхідно перенести в одну з баз даних.

Перед імпортом списку зробіть ось що.

  1. Знайдіть сайт SharePoint, що містить список, який необхідно скопіювати, і занотуйте адресу сайту.

    Припустима адреса сайту починається з елемента http:// або https://, після якого йде ім’я сервера, а потім – шлях до конкретного сайту на цьому сервері.

  2. Укажіть списки, які необхідно скопіювати до бази даних, а потім визначте, що саме слід копіювати: увесь список чи лише певні подання. За одну операцію імпорту можна імпортувати кілька списків одразу, але в кожному списку можна імпортувати лише одне подання. У разі потреби створіть подання, яке міститиме лише необхідні стовпці й елементи, які вас цікавлять.

  3. Перегляньте стовпців у вихідному списку або поданні.

    У таблиці нижче наведено деякі зауваження, які слід враховувати під час імпортування різних елементів.

    Елемент

    Зауваження

    Стовпці

    Застосунок Access імпортує лише перші 256 стовпців, оскільки він підтримує лише 256 полів у таблиці. Щоб уникнути цієї проблеми, створіть подання списку в службі SharePoint і додайте до нього лише потрібні стовпці, гарантуючи, що загальна кількість стовпців не перевищує 256. Потім виконайте дію макросу ImportSharePointList , щоб указати ідентифікатор призначене подання.

    Папки

    Кожна папка у списку SharePoint перетворюється на запис у таблиці Access. Елементи папки також відображаються як записи та розташовуються безпосередньо під записом, який відповідає цій папці.

    Стовпці підстановки

    Якщо вихідний стовпець шукає значення в іншому списку, програма Access імпортує відображувані значення як частину самого поля. Програма Access не імпортує таблицю "відшукується". Якщо потрібно повторно створити підстановку в іншій таблиці, див. посилання на список SharePoint і переміщення даних до SharePoint.

    Обчислювані стовпці

    Результати в обчислюваних стовпцях копіюються до поля, тип даних якого залежить від типу даних обчисленого результату. Вираз, який виконує обчислення, не копіюється.

    Вкладення

    Стовпець вкладення у списку копіюється як поле з іменем ''Вкладення''.

    Багатозначні стовпці

    Стовпець із типом ''Вибір'' або ''Підстановка'' може містити кілька значень. Під час імпорту стовпця, що підтримує кілька значень, програма Access створює стовпець, який підтримує кілька значень.

    Текст у форматі RTF.

    Стовпці, які мають форматування RTF, імпортуються до Access як довгі текстові поля. Властивість Text Format у полі «довге текстове поле» має значення « форматований текст», а форматування зберігається.

    Зв’язки

    Access автоматично не створює зв’язки між пов’язаними таблицями після завершення імпорту. Зв’язки між новими й наявними таблицями потрібно створювати вручну за допомогою параметрів контекстної вкладки Знаряддя для зв’язків. Щоб відобразити цю вкладку, на вкладці Знаряддя бази даних у групі Зв’язки натисніть кнопку Зв’язки.

  4. Укажіть базу даних, до якої потрібно імпортувати списки.

    Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на додавання даних до бази даних. Якщо дані не потрібно зберігати в жодній наявній базі даних, створіть пусту базу даних.

  5. Перегляньте таблиці в базі даних.

    Під час операції імпорту створюється таблиця з таким іменем, що й список SharePoint. Якщо це ім'я вже використовується, Access додає "1" до нового імені таблиці (наприклад, для Contacts1), якщо Contacts1 також використовується, Access створить Contacts2 і т. д.

Імпорт списку

  1. Відкрийте базу даних Access, у якій зберігатимуться імпортовані дані. Якщо не потрібно зберігати дані в жодній із наявних баз даних, створіть пусту базу даних.

  2. Залежно від версії Access розташування майстра імпорту та зв’язування текстових файлів може дещо відрізнятися. Виберіть дії, які відповідають версії Access:

    • Якщо ви використовуєте Office 365 або Access 2019, на вкладці зовнішні дані в групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Створити джерело даних > з онлайнових служб > списку SharePoint.

    • Якщо ви використовуєте Access 2016, Access 2013 або Access 2010, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Додатково, щоб розгорнути список параметрів, а потім клацніть Список SharePoint.

  3. Access відкриє діалогове вікно Отримати зовнішні дані – Сайт SharePoint.

    У діалоговому вікні "Отримати зовнішні дані – Сайт SharePoint" виберіть потрібну дію: імпортувати дані або встановити зв’язок із сайтом SharePoint.

  4. Укажіть у майстрі адресу вихідного сайту.

  5. Виберіть параметр Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних і натисніть кнопку Далі.

  6. У списку, що відображається в майстрі, виберіть списки, які потрібно імпортувати.

    Примітка    Ви можете створити посилання на бібліотеки SharePoint, але можна додавати лише документи в SharePoint.

  7. У стовпці Елементи для імпортування виберіть подання, яке слід використовувати для кожного вибраного списку.

  8. За допомогою прапорця Імпортувати відображувані значення замість ідентифікаторів для полів, які підставляють значення, збережені в іншому списку можна контролювати дані, які імпортуються для стовпців підстановки у вибраних списках. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб імпортувати відображувані значення як частину самого поля, установіть цей прапорець. У такому разі значення не підставлятимуться в поле з іншої таблиці.

    • Щоб у поле призначення підставлялися значення з іншої таблиці, зніміть прапорець. У цьому разі в поле призначення буде скопійовано ідентифікатори рядків відображуваних значень. Ідентифікатори потрібні для визначення поля підстановки в застосунку Access.

    Під час імпорту ідентифікаторів слід імпортувати списки, з яких наразі отримуються значення для стовпців підстановки (крім випадків, коли в базі даних призначення вже є таблиці, які можуть виконувати функцію таблиць підстановки).

    У результаті операції імпорту ідентифікатори розміщуються у відповідному полі, але для нього не задано всі властивості, необхідні, щоб поле функціонувало як поле підстановки. щоб отримати докладні відомості про те, як настроїти властивості підстановки такого поля, див.: створення або видалення поля підстановки.

  9. Натисніть кнопку OK.

Access імпортує списки, а потім відобразить результат на останній сторінці майстра. Якщо ви плануєте згодом повторити цю операцію, збережіть відомості про неї як специфікацію імпорту. Програма Access не перезапису таблицю в базі даних у процесі виконання операції імпорту, і приєднати вміст списку до наявного таблиці або переглянути його в ній неможливо.

Додаткова інформація про імпорт

Пов’язані з імпортом завданням

Після завершення імпорту радимо виконати кілька додаткових дій.

Перевірка типів даних.    Access вибирає відповідний тип даних для кожного поля, пов’язаного з вихідним стовпцем. Перевірте всі поля та їхні параметри, щоб упевнитись, що все налаштовано правильно.

Дослідження додаткових полів.    Залежно від типу списку, у якому засновано таблицю, можна також помітити, що в таблиці нижче наведено кілька додаткових полів (наприклад, заголовок, змінений або CreatedBy). Якщо ці поля в базі даних Access не потрібні, їх можна видалити.

На початок сторінки

Зв’язування зі списком SharePoint

Під час зв’язування зі списком SharePoint застосунок Access створює нову таблицю (її часто називають зв’язаною), яка відтворює структуру вмісту вихідного списку. На відміну від імпортування, зв’язування призводить до створення зв’язку лише зі списком, а не з його конкретним поданням.

Зв’язування є ефективнішим, ніж імпорт, з двох причин.

  • Додавання й оновлення даних.    Змінювати дані можна як на сайті SharePoint, так і під час роботи з ними у вікні табличного подання даних або в поданні форми в Access. Зміни, внесені в одному місці, відображаються в іншому. Однак якщо необхідно внести структурні зміни, наприклад видалити або змінити стовпці, знадобиться відкрити список на сайті SharePoint. Додавати, видаляти або змінювати поля зв’язаної таблиці під час роботи в Access не можна.

  • Таблиці підстановки.    Під час зв'язування зі списком SharePoint Access автоматично створить зв'язані таблиці для всіх списків підстановки (якщо Списки підстановки вже не зв'язано з базою даних). Якщо списки підстановки містять стовпці, значення яких підставляються з інших списків, ці списки також буде зв’язано, тобто список підстановки кожної пов’язаної таблиці матиме відповідну зв’язану таблицю в базі даних. Access також створює зв'язки між цими зв'язаними таблицями.

Типові сценарії зв’язування зі списком SharePoint

Зазвичай зв’язування зі списком SharePoint із бази даних Access здійснюється з таких причин.

  • Ваш відділ або Робоча група використовує Access для багатих звітів і запитів і використовує SharePoint для співпраці в команді та спілкування. Окремі групи можуть створювати списки для відстеження різноманітних даних (наприклад контактів і проблем), однак для агрегації та створення звітів ці дані списку необхідно перенести до бази даних. У такому разі доцільно використовувати функцію зв’язування, оскільки вона дає змогу користувачам сайту SharePoint і бази даних Access додавати, оновлювати, а також переглядати найновіші дані та працювати з ними.

  • Ви – Access користувач, який тільки нещодавно почав використовувати SharePoint. Ви мігрували кілька баз даних на сайт групи SharePoint, а більшість таблиць у цих базах даних – це зв'язані таблиці. Тепер, замість створення локальних таблиць, ви створите списки SharePoint, а потім пов'язуєте з цими списками зі своїх баз даних.

  • Ви хочете продовжувати зберігати дані у списках на сайтах SharePoint, а з останніми даними працювати у програмі Access, щоб мати змогу виконувати запити та друкувати звіти

Підготовка до зв’язування зі списком SharePoint

  1. Знайдіть сайт SharePoint, що містить списки, з якими необхідно зв’язати базу даних, і занотуйте адресу сайту.

    Припустима адреса сайту починається з елемента http:// або https://, після якого йде ім’я сервера, а потім – шлях до конкретного сайту на цьому сервері.

  2. Визначте списки, з якими потрібно створити зв’язок. Можна створити зв'язок із кількома списками в одну операцію зв'язування, але не можна зв'язати з опитуваннями, обговореннями або певним поданням будь-якого списку.

  3. Перевірте стовпці у вихідному списку. У таблиці нижче наведено деякі зауваження, які слід враховувати під час зв’язування різних елементів.

    Елемент

    Зауваження

    Стовпці

    Доступ до посилань лише в перших стовпцях 256, оскільки підтримує лише 256 полів у таблиці. Щоб уникнути цієї проблеми, створіть подання списку в службі SharePoint і додайте до нього лише потрібні стовпці, гарантуючи, що загальна кількість стовпців не перевищує 256. Після цього використайте дію макросу ImportSharePointList , щоб створити зв'язану таблицю, у якій вказано код призначення.

    Папки

    Кожна папка у списку SharePoint відображається як запис у таблиці Access. Елементи папки також відображаються як записи та розташовуються безпосередньо під записом, який відповідає цій папці.

    Стовпці підстановки

    Якщо значення у вихідний стовпець підставляються з іншого списку, а цей пов’язаний список не міститься в базі даних, програма Access автоматично створить зв’язані таблиці для пов’язаних списків.

    Примітка    У програмі Access також створюється таблиця UserInfo , яка відповідає списку відомостей користувача SharePoint. У SharePoint використовується цей список, щоб шукати відомості про обліковий запис користувача, наприклад повідомлення електронної пошти, зображення, ім'я користувача, для стовпців SharePoint, наприклад CreatedBy, Modfiedby, а також особу або групу. Цей список відомостей про користувачів SharePoint відображається лише для адміністраторів сайту.

    Обчислювані стовпці

    Результати обчислюваних стовпців відображаються у відповідному полі, однак формулу не можна переглядати або змінювати у програмі Access.

    Вкладення

    Стовпець вкладення у списку відображається як поле з іменем ''Вкладення''.

    Стовпці, доступні лише для читання

    Стовпці, які у списку SharePoint доступні лише для читання, зберігають цю властивість у програмі Access. Крім того, у програмі Access не можна додавати, видаляти або змінювати стовпці.

    Багатозначні стовпці

    Стовпець із типом ''Вибір'' або ''Підстановка'' може містити кілька значень. Для таких стовпців під час операції зв’язування створюються поля, які підтримують кілька значень. Багатозначні стовпці підстановки створюються у зв’язаній таблиці, якщо вихідний стовпець – це стовпець підстановки.

  4. Визначте базу даних, у якій слід створити зв’язану таблицю. Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на додавання даних до цієї бази даних. Якщо ви не хочете зберігати дані в жодній із наявних баз даних, створіть нову пусту базу даних.

  5. Перевірте таблиці в базі даних. Під час зв’язування списку SharePoint створюється таблиця з іменем вихідного списку SharePoint. Якщо таке ім’я вже використовується, в Access до імені нової таблиці додається "1" . (Якщо таблиця "Контакти1" уже існує, в Access створюється таблиця "Контакти2" й т. д.). Аналогічне правило застосовується до пов’язаних списків.

Зв’язування з даними

  1. Відкрийте цільову базу даних.

  2. Залежно від версії Access розташування майстра імпорту та зв’язування текстових файлів може дещо відрізнятися. Виберіть дії, які відповідають версії Access:

    • Якщо ви використовуєте Office 365 або Access 2019, на вкладці зовнішні дані в групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Створити джерело даних > з онлайнових служб > списку SharePoint.

    • Якщо ви використовуєте Access 2016, Access 2013 або Access 2010, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Додатково, щоб розгорнути список параметрів, а потім клацніть Список SharePoint.

  3. Access відкриє діалогове вікно Отримати зовнішні дані – Сайт SharePoint.

    У діалоговому вікні "Отримати зовнішні дані – Сайт SharePoint" виберіть потрібну дію: імпортувати дані або встановити зв’язок із сайтом SharePoint.

  4. Укажіть у майстрі адресу вихідного сайту.

  5. Виберіть пункт Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку Далі.

    У майстрі відобразяться списки, доступні для зв’язування.

  6. Виберіть списки, які потрібно зв’язати а потім натисніть кнопку OK.

    Примітка    Якщо деякі списки вже зв’язані з поточною базою даних, поло цих списків будуть установлені прапорці. Щоб видалити будь-який зв’язок, зніміть розташований поруч із ним прапорець.

    Застосунок Access спробує створити зв’язані таблиці, як для списку, вибраного під час цієї операції, так і для кожного пов’язаного з ним списку. Крім того, застосунок Access спробує оновити зв’язані таблиці, що відповідають вибраним у майстрі спискам. Застосунок Access також створює зв’язки між таблицями. На відміну від операції імпорту, операція зв’язування забезпечує збереження властивостей підстановки в полі підстановки та пов’язаній таблиці. Тому властивості поля підстановки не потрібно задавати вручну в режимі конструктора таблиці.

  7. Перегляньте нові зв’язані таблиці у вікні табличного подання даних. Переконайтеся, що всі поля та записи відображаються правильно.

    Access вибирає правильний тип даних для кожного поля, яке відповідає вихідному стовпцю. Важливо пам’ятати, що кожного разу під час відкриття зв’язаної таблиці або вихідного списку в них відображатимуться оновлені дані. Але структурні зміни, внесені до списку, не відображаються у зв’язаній таблиці автоматично. Щоб оновити зв’язану таблицю, застосувавши найновішу структуру списку, в області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, укажіть на пункт Додаткові параметри й виберіть команду Оновити список.

Примітка    .Access ніколи не перезаписує таблицю в базі даних як частину дії посилання. Крім того, не можна додати вміст списку SharePoint до наявної таблиці.

На початок сторінки

Переміщення даних до SharePoint

Перенесення даних до SharePoint – це спосіб ефективно створити серверну базу даних, але в цьому випадку дані містяться в списках SharePoint. На передньому плані все ще є база даних Access, і ви можете розгорнути його таким же чином, як у розділеній базі даних. Коли це можливо, майстер експорту таблиць до програми SharePoint переміщує дані до списків, основаних на шаблонах списку на сайті SharePoint, наприклад списку контактів . Якщо таблицю не можна зіставлятися з шаблоном списку, таблиця стане настроюваним списком на сайті SharePoint. Тривалість перенесення залежить від розміру бази даних, кількості об’єктів і продуктивності системи. Якщо знадобиться перервати процедуру, натисніть кнопку Зупинити.

Майстер зберігає резервну копію бази даних на комп’ютері. В Access він створює посилання на списки з таблиць, спрощуючи пошук даних на сайті SharePoint під час роботи в Access. Якщо виникнуть будь-які проблеми, у майстрі експорту таблиць у програмі SharePoint відображаються проблеми та зберігаються в базі даних Access як таблицю журналу, за допомогою якої можна виправити неполадки.

Порада    Розгляньте можливість створення окремого сайту SharePoint, щоб зберігати списки в самостійньому розташуванні.

Примітка    У програмі Access 2007 майстер експорту таблиць до SharePoint називається майстром переходу до сайту SharePoint і не створює цілісність даних у списках SharePoint.

Використання майстра експорту таблиць до SharePoint

  1. На вкладці Знаряддя бази даних, у групі Переміщення даних виберіть пункт SharePoint. Цей параметр доступний, лише якщо база даних зберігається у форматі файлу. accdb.

  2. Виконайте кроки, описані в майстрі експорту таблиць до SharePoint, включно з указанням розташування сайту SharePoint.

    Щоб скасувати дію, натисніть кнопку Зупинити.

  3. Щоб отримати додаткові відомості про міграцію, на останній сторінці майстра встановіть прапорець Докладно.

    На цій сторінці майстра буде описано, які таблиці зв’язано зі списками, буде надано відомості про розташування резервної копії та URL-адресу бази даних. Якщо з міграцією виникли проблеми, на цій сторінці наводиться попередження та розташування таблиці журналу, у якій можна переглянути додаткові відомості про проблеми.

  4. Після завершення роботи майстра натисніть кнопку Готово.

    Якщо майстер відображає попередження, слід переглянути таблицю журналу та вдатися до необхідних дій, щоб упевнитися, що дані перенесено. Наприклад, деякі поля можуть не переміститися або їхній тип даних може змінитися на інший, сумісний зі списком SharePoint.

Примітка    У програмі Access також створюється таблиця UserInfo , яка відповідає списку відомостей користувача SharePoint. У SharePoint використовується цей список, щоб шукати відомості про обліковий запис користувача, наприклад повідомлення електронної пошти, зображення, ім'я користувача, для стовпців SharePoint, наприклад CreatedBy, Modfiedby, а також особу або групу. Цей список відомостей про користувачів SharePoint відображається лише для адміністраторів сайту.

Обмеження, які можуть виникати

Під час завершення роботи майстра експорту таблиць до програми SharePoint відображається повідомлення про те, що в програмі Access виникли проблеми з даними. Access створює таблицю журналу з назвою Помилки переміщення до сайту SharePoint і додає її до бази даних. Таблиця Помилки переміщення до сайту SharePoint зберігається в базі даних, але не публікується на сайті SharePoint у вигляді списку.

У таблиці нижче наведено обмеження щодо перенесення даних, як правило, коли Access і SharePoint не поділяють однакові функції або, у деяких випадках, не мають спільного доступу до типу даних. Наприклад, якщо таблиця Access підтримує цілісність зв’язків, його буде застосовано до списку на сайті SharePoint. Відомості в таблиці нижче можуть допомогти вирішити, чи потрібно перенести дані, і це може бути корисно, якщо ви переглядаєте будь-які проблеми, що відображаються в таблиці " Перехід до сайту SharePoint ".

Тип даних або проблема

Проблема

Результат

Тип даних "Об’єкт COM"

Сайти SharePoint не підтримують тип даних "Об’єкт COM".

Поле не переміщується.

Двійковий тип даних

Сайти SharePoint не підтримують двійковий тип даних.

Поле не переміщується.

Дата

Сайти SharePoint не підтримують дати до 1900 р.

Дати до 1900 року не переміщуються.

Символи нового рядка в текстових полях

Сайти SharePoint не підтримують символи нового рядка в полі "Однорядковий текст".

Поле перетворюється на поле "Багаторядковий текст" або поле Memo.

Десятковий тип даних

Сайти SharePoint не підтримують десятковий тип даних.

Натомість використовується поле "Число" або "Подвійне ціле число".

Тип даних "Ідентифікатор реплікації"

Сайти SharePoint не підтримують тип даних "Ідентифікатор реплікації".

Залежно від типу даних натомість використовується тип "Однорядковий текст".

Стандартні значення, які не підтримуються в списку SharePoint

Сайти SharePoint приймають статичні стандартні значення, наприклад текст або число, а також стандартні дати. Динамічні стандартні значення з Access не переносяться.

Деякі властивості стандартних значень не переносяться.

Поля "Унікальний індекс"

Сайти SharePoint використовують одне поле унікального індексу для стовпця "Ідентифікатор" у списку.

Інші поля унікального індексу або набори полів не переміщуються.

Поля, які нумеруються автоматично (крім поля "Ідентифікатор").

Сайти SharePoint підтримують лише автоматичне нумерування поля, яке використовується для стовпця "Ідентифікатор" у списку.

Автоматичне нумерування не застосовується до інших стовпців (крім стовпця "Ідентифікатор").

Зв’язки, для яких не можна створити підстановку

Деякі зв’язки не підтримуються на сайтах SharePoint, наприклад якщо первинний ключ не пов’язано зі стовпцем "Ідентифікатор" або він не є цілим числом.

Зв’язок не переміщується.

На початок сторінки

Переваги зв'язування даних між програмою Access і SharePoint

Коли створюються зв'язані списки SharePoint, користувачі можуть працювати з списками на сайті SharePoint або в зв'язаних таблицях у програмі Access. Дані можна вводити в таблицю чи форму Access або в наявний список на сайті SharePoint. У наведених нижче інструкціях і підказках можна використовувати пов'язані списки в межах Access і SharePoint і використати поєднання двох.

Константа двовимірного масиву у формулі масиву    У програмі Access є шаблон відстеження проблем, який безпосередньо взаємодіє зі списком відстеження проблем на сайті SharePoint. Схеми однакові, а рішення Access можна використовувати як зовнішній, наприклад, з формами та запитами, на основі даних із сайту SharePoint.

Отримання даних із кошика    За допомогою кошика на сайті SharePoint можна легко переглядати видалені записи та відновлювати відомості, які було видалено випадково.

Панель швидкого запуску    Щоб переглянути списки на сайті SharePoint, натисніть кнопку Переглянути весь вміст сайту на панелі швидкого запуску. Можливо, знадобиться оновити сторінку в браузері. Щоб ваші списки відображалися на панелі швидкого запуску на сайті SharePoint, можна змінити настройки списку на сайті SharePoint. Докладні відомості наведено в статті Настроювання переходу на сайті SharePoint.

Відстеження змін у журналі    У програмі Access можна настроїти властивість Додавання довгого текстового поля до так, щоб програма Access зберегла журнал змін у цьому полі. Так само в SharePoint можна переглядати журнал версій стовпця. Наприклад, ви можете відновити попередню версію стовпця або відстежувати, коли відбулися зміни. Якщо ви пов'язуєте зі списком SharePoint із програмою "журнал версій", програма Access створить поле "довгий текст" з властивістю " Додати " до "так". Якщо ви перемістите таблицю Access, яка має довге текстове поле з властивістю " Додати " до так, буде створено список SharePoint із журналом "журнал версій".

Щоб підсумувати, у програмі Access можна переглянути історичні зміни, внесені в SharePoint, і в SharePoint можна переглядати історичні зміни, внесені в Access. Докладні відомості наведено в статті створення або видалення довгого текстового поля та Перегляд журналу версій елемента або файлу в списку або бібліотеці.

Автономна робота    Ви можете використовувати Access для роботи в автономному режимі з даними, прив'язаних до списків SharePoint. Це може бути корисно, якщо вам потрібно продовжити роботу, коли служба SharePoint недоступна. Після того, як служба SharePoint стане доступною, ви можете синхронізувати зміни та легко усунути конфлікти. Докладні відомості наведено в статті Робота в автономному режимі з таблицями, прив'язаною до списків SharePoint.

Передплата на оповіщення    Ви можете підписатися на оповіщення, щоб ви знали, коли зміни внесено до елемента списку. Оповіщення можна отримувати з електронної пошти або текстових повідомлень (SMS). Докладні відомості наведено в статті створення оповіщення про те, що під час змінення файлу або папки в службі SharePoint відображається повідомлення про помилку.

Керування дозволами списку SharePoint    Радимо перевірити дозволи SharePoint у зв'язаних списках, щоб переконатися, що ви не зможете надати доступ до конфіденційної або приватної інформації. У SharePoint можна призначати різні рівні дозволів, і ви можете вибірково дозволити або заборонити доступ до певних користувачів. Якщо вам потрібно обмежити доступ до кількох конфіденційних повідомлень у базі даних, можна навіть встановити дозволи на певні елементи списку на сайті SharePoint. Докладні відомості наведено в статті Настроювання дозволів для списку або бібліотеки SharePoint.

Групове редагування    Іноді потрібно внести багато змін до даних списку, наприклад на полях стану, додавши багато приміток, а також надавати до них актуальну інформацію. Це називається групового редагування, і зазвичай ефективніше використовувати програму Access, щоб зробити ці зміни.

Розподіл звітів    Якщо ви хочете використовувати програму Access для створення звітів зі зв'язаних даних списку, ви можете поширювати ці звіти як файли PDF, експортувавши їх до бібліотеки SharePoint. Ця бібліотека може ефективно діяти як центр звітів, оскільки файли PDF відкриваються в Adobe Acrobat Reader для легкого читання, довантаження та пошуку. Це завжди гарна ідея часу – створити звіт, щоб люди розуміли, коли ці дані було захоплено.

Створення таблиці Access за допомогою служби SharePoint    Таблицю Access можна створити на основі списку SharePoint. Ви можете виявити Цей зручний і швидкий спосіб створити таблицю з аналогічною метою та полями для контактів, завдань, проблем і подій. Access також створить відповідну таблицю UserInfo . Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з розділом "використання сайту SharePoint для створення таблиці" у статті створення таблиці та додавання полів.

Платформа Microsoft Power Platform   Існує кілька способів, якими можна торкнутися функціональних можливостей на платформі Microsoft Power Platform , використовуючи зв'язаний список SharePoint у програмі Access, щоб представити інформацію на багатьох пристроях.

Програми для мобільних пристроїв    Ви можете працювати з даними Access, зв'язаними зі списками SharePoint за допомогою мобільного пристрою. Ви можете переглядати записи списку та виконувати Легке редагування. Докладні відомості наведено в статті програма SharePoint Mobile для Android і програми SharePoint для мобільних пристроїв для IOS.

На початок сторінки

Публікування бази даних за допомогою служб Access Services

Увага!    Корпорація Майкрософт більше не радить створювати та використовувати веб-програми Access у SharePoint. Натомість ми рекомендуємо будувати бізнес-рішення без написання коду для веб-сторінок і мобільних пристроїв за допомогою Microsoft PowerApps.

Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint.

Публікування бази даних означає її переміщення в Інтернет. Можна створювати веб-форми та звіти, які працюватимуть у вікні браузера, а також створювати стандартні об’єкти Access (інколи їх називають ''клієнтськими'' об’єктами, щоб відрізнити від веб-об’єктів). Щоб скористатися об’єктами клієнта Access, на комп’ютері має бути інстальовано програму Access, але до всіх об’єктів бази даних на сайті SharePoint буде надано спільний доступ.

Примітка.: Якщо на комп’ютері інстальовано програму Access, можна скористатися з клієнтськими об’єктами з веб-бази даних. В іншому разі можна буде використовувати лише об’єкти веб-бази даних.

Служби Access Services забезпечують платформу для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Розробка та обслуговування веб-бази даних здійснюється за допомогою програм Access 2010 і SharePoint, а користувачі користуються нею у браузері.

Примітка.:  Вам знадобляться дозволи розробника (Designer) на сайті SharePoint, де ви хочете опублікувати базу даних.

Форми, звіти та макроси інтерфейсу користувача працюють у браузері.

Дані зберігаються в списках SharePoint, якщо ви використовуєте веб-базу даних. Таблиці стають списками SharePoint, а записи стають елементами списків, завдяки чому для керування доступом до веб-бази даних можна використовувати дозволи SharePoint.

Запити та макроси даних запускаються на сервері: Уся обробка SQL відбувається на сервері. Це сприятливо впливає на ефективність роботи мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.

На початок сторінки

Див. також

Експорт таблиці або запиту до сайту SharePoint

Методи спільного доступу до локальної бази даних Access

Розгортання програми Access

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×