Увімкнення та настроювання унікальних ідентифікаторів документів

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Ідентифікатори документів може допомогти з документа або запису керування. Увімкнення служби Ідентифікаторів документів для сайту, щоб додати Ідентифікатор документа для кожного файлу на сайті.

У цій статті

Огляд

Переміщення файлів за допомогою Ідентифікаторів документів

Активація, увімкнення та настроювання ідентифікаторів документів

Активація функції ідентифікаторів документів у колекції сайтів

Увімкнення та настроювання використання ідентифікаторів документів у колекції сайтів

Огляд

Ідентифікатори документів допомагають керувати документами, надаючи простий спосіб відстежувати елементи незалежно від їхнього розташування. Наприклад, якщо юридичний контракт переміститься з бібліотеки документів на одному сайті до бібліотеки документів на іншому сайті, контракт буде легко знайти за його ідентифікатором документа. Ідентифікатори документів автоматично призначаються переданим документам; такий ідентифікатор супроводжуватиме елемент протягом усього життєвого циклу. Ідентифікатори документів можуть також призначатися наборам документів.

Відстеження елементів за допомогою ідентифікаторів документів

Коли службу ідентифікаторів документів увімкнуто вперше, новим документам у колекції сайтів буде автоматично призначено нові ідентифікатори. Для призначення ідентифікаторів документам, що вже є в колекції сайтів, планується завдання таймера.

Також під час ввімкнення служби до типів вмісту "Документ" і "Набір документів" автоматично додається новий стовпець. У стовпці "Ідентифікатор документа" відображаються ідентифікатори, призначені елементам.

Перш ніж використовувати функцію Ідентифікаторів документів у системі керування вмістом, який необхідно ввімкнути її для кожної колекції сайтів, розташовані ваші документи.

Переміщення файлів за допомогою Ідентифікаторів документів

У SharePoint Online Ідентифікаторів документів у звичайному режимі перехід з файлом. Проте, коли на сайті призначення не служба Ідентифікаторів документів, увімкнуто, документ більше не матиме документ посвідчення.

Для SharePoint Server єдиний спосіб зберегти Ідентифікаторів документів на сайтах – використовувати вміст і структура сайту адміністрування сторінки в Настройках сайту під час переміщення документів.

Докладніше про вмістом і структурою сайтувідображається Робота з вмістом і структурою сайту.

Копіювання файлів за допомогою Ідентифікаторів документів

Внесення копію файлу для копії створюється новий Ідентифікатор документа. Наприклад, файл, завантажені з одного сайту та переданих до іншого є копією. Проте, коли на сайті призначення не Ідентифікаторів документів служби активовано, копіювати не матимуть документа ID.

Активація, увімкнення та настроювання ідентифікаторів документів

Щоб почати використовувати ідентифікатори документів для відстеження документів або записів, необхідно виконати процедуру із двох кроків.

Активація функції ідентифікаторів документів у колекції сайтів

Примітка.:  Щоб увімкнути функцію ідентифікаторів документів, необхідно бути адміністратором колекції сайтів.

  1. Перейдіть на сайт верхнього рівня в колекції сайтів.

  2. Відкрийте меню Дії сайту та виберіть пункт Параметри сайту.

  3. У розділі "Адміністрування колекції сайтів" виберіть пункт Функції колекції сайтів.

  4. Біля пункту "Служба ідентифікаторів документів" виберіть команду Активувати. Піктограма "Активовано" відображається біля елемента: функцію активовано для поточної колекції сайтів.

Увімкнення та настроювання використання ідентифікаторів документів у колекції сайтів

Після ввімкнення функції ідентифікаторів документів для будь-якої колекції сайтів усім документам у колекції сайтів буде автоматично призначено ідентифікатори документів. Пам’ятайте, що залежно від кількості документів у вашій колекції сайтів цей процес може тривати певний час.

Примітка.:  Щоб увімкнути та настроїти функцію ідентифікаторів документів, необхідно бути адміністратором колекції сайтів.

  1. Перейдіть на сайт верхнього рівня в колекції сайтів.

  2. Відкрийте меню Дії сайту та виберіть пункт Параметри сайту.

  3. У розділі "Адміністрування колекції сайтів" виберіть пункт Параметри ідентифікаторів документів.

  4. На сторінці "Параметри ідентифікаторів документів" у розділі "Призначити ідентифікатори документам" переконайтеся, що прапорець Призначити ідентифікатори документам установлено.

Примітка.:  Коли ви вперше вмикаєте призначення ідентифікаторів документів у межах колекції сайтів, відображається повідомлення "Функцію настроювання ідентифікаторів документів заплановано виконати автоматичним процесом". Це означає, що за призначення ідентифікаторів усім документам у колекції сайтів відповідає завдання таймера. Обсяг часу, потрібний для завершення цього процесу, залежить від кількості документів у колекції сайтів.

  1. Щоб установити настроюваний рядок символів або чисел, який автоматично додаватиметься на початок кожного ідентифікатора документів, введіть рядок у полі Починати ідентифікатори з таких символів.

  2. Установіть прапорець Скинути всі ідентифікатори документів, щоб автоматично додати префікс до всіх наявних ідентифікаторів документів у колекції сайтів.

  3. У розділі "Область пошуку документів за ідентифікаторами" виберіть сайти для використання як області пошуку для підстановки ідентифікаторів.

  4. Натисніть кнопку ОК.

    Примітка.:  Як зазначено вище, після ввімкнення служби ідентифікаторів документів у будь-якій колекції сайтів до типів вмісту "Документ" і "Набір документів" додається стовпець на рівні колекції сайтів. Стовпець "Ідентифікатор документа" використовується для відображення ідентифікаторів, призначених елементам.

 на початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×