Створення та друк поштових етикеток для списку адрес у програмі Excel

Створення та друк поштових етикеток для списку адрес у програмі Excel

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Якщо ви бажаєте надіслати маса розсилки до списку адрес, зберегти у програмі Microsoft Excel аркуш, можна використовувати Microsoft Office Word злиття. Процес злиття створює аркуша етикеток, які можна надрукувати, і кожної наклейки на аркуш містить адресу зі списку.

Щоб створити та надрукувати поштові етикетки, спочатку необхідно підготувати дані у програмі Excel, а потім у програмі Word настроїти, упорядкувати, переглянути та надрукувати етикетки. Якщо потрібно використати адресні етикетки, щоб надіслати масову розсилку за списком адрес, то за допомогою злиття можна створити аркуш із адресними етикетками. Кожна етикетка містить адресу зі списку.

Процес злиття складається з таких етапів:

  1. Підготування даних у програмі Excel до злиття   . Перш ніж починати процес злиття, слід зробити так, щоб список адрес мав табличну структуру, яка необхідна для злиття.

  2. Настроювання етикеток для злиття в програмі Word   . У процесі злиття макет усіх етикеток створюється один раз. Використаний для цього документ називають основним документом. До основного документа етикетки також можна додати будь-який вміст, який потрібно повторити на всіх етикетках, наприклад, емблему установи або вашу зворотну адресу (на етикетках, призначених для постачання товарів).

  3. Підключення етикеток до даних аркуша   . Ваш список адрес – це джерело даних, яке використовується програмою Microsoft Word під час злиття. У такому разі це аркуш Excel, що містить адреси, які потрібно надрукувати на етикетках.

  4. Уточнення списку одержувачів, яких необхідно вказати на етикетках   . Для кожної адреси у списку розсилки створюється окрема етикетка. Якщо потрібно створити етикетки лише для певних адрес зі списку розсилки, слід указати, які саме адреси, або записи, слід використовувати.

  5. Додавання до етикеток покажчиків місць заповнення (полів злиття)   . Під час виконання злиття поля злиття заповнюються даними зі списку адрес.

  6. Попередній перегляд, завершення злиття та друк етикеток   . Можна переглянути кожну етикетку, перш ніж друкувати або надсилати всю партію.

  7. Збереження етикеток для подальшого використання   

Порада.: Якщо на вашому комп'ютері інстальовано Microsoft Office Access, можна натомість експорт список адрес із програми Excel до Access і потім можна створення та друк поштових етикеток у програмі Access. Додаткові відомості про переміщення даних із програми Excel до Access і створення поштових етикеток у програмі Access.

Крок 1. Підготовка даних у програмі Excel до злиття

Список адрес у програмі Excel має мати табличну структуру, яка необхідна для злиття.

  1. Щоб упорядкувати список на аркуші, виконайте такі дії:

    1. За допомогою заголовків стовпців чітко вкажіть тип даних у кожному стовпці.

      Порада.: Наприклад, замість заголовків Стовпець 1, Стовпець 2, Стовпець 3 та Стовпець 4 використовуйте заголовки на кшталт Ім’я, Прізвище, Адреса й Місто.

    2. Для кожного елемента, який потрібно включити у злиття, слід використовувати окремий стовпець.

      Порада.:  Якщо імена та прізвища одержувачів зберігаються в окремих стовпцях, за допомогою функції злиття можна створити стандартний лист, у якому ці дані використовуватимуться як привітання. Також можна додати окремий стовпець і вказати в ньому форму звернення, наприклад "пане" або "пані".

    3. Для злиття потрібно вказувати лише заповнені стовпці та рядки. Пусті рядки та стовпці у списку адрес використовувати не слід, оскільки дані, які стоять після таких рядків або стовпців можуть не відобразитись у списку етикеток після всіх необхідних настроювань у програмі Word.

  2. Щоб спростити пошук і вибір списку адрес під час злиття, списку слід призначити назва. Для цього виконайте такі дії:

    1. Виділіть на аркуші весь список адрес, включно із заголовками стовпців.

    2. На вкладці Формули у групі Визначені імена натисніть кнопку Визначити ім’я.

      Практичне заняття у програмі PowerPoint 2010

    3. У полі Ім’я введіть назву списку адрес, наприклад Привітальні_листівки , і натисніть кнопку OK.

      Порада.: Перший символ імені має бути буква. Пробіли використовувати не можна, тому для відокремлення слів можна використовувати символ підкреслення (_).

  3. Збережіть і закрийте книгу.

На початок сторінки

Крок 2. Настроювання етикеток для злиття у програмі Word

Макет усіх етикеток настроюється лише один раз. Документ, який настроюється для етикеток, називається основним документом для етикеток (або основним документом етикеток). У цьому документі також можна настроїти будь-який вміст, який має повторюватися на всіх етикетках, наприклад емблема компанії або зворотна адреса на етикетках з адресою доставки.

Цілком імовірно, що ви вже користуєтесь аркушами з етикетками від одного з постачальників, наприклад Avery, AOne або Formtec. Кожний аркуш з етикетками має певний розмір і містить певну кількість етикеток визначеного розміру.

Щоб настроїти основний документ етикеток, слід зіставити його розміри з розмірами етикеток на аркуші, які ви плануєте використовувати.

  1. Запустіть програму Word.

    За промовчанням відкриється новий документ. Залиште його відкритим. Якщо його закрити, команди в наступному кроці будуть недоступні.

  2. На вкладці Розсилки у групі Початок злиття натисніть кнопку Розпочати злиття.

    Стрічка Office 2010

  3. Натисніть кнопку Етикетки.

  4. У діалоговому вікні Параметри етикетки з’явиться кілька варіантів вибору.

    Діалогове вікно "Параметри етикеток"

    1. Тип принтера, який використовується для друку етикеток.

    2. Постачальник аркушів з етикетками.

    3. Тип, який відповідає типу, що вказано на упаковці з аркушами етикеток.

  5. У розділі Принтер виберіть тип принтера, який використовуватиметься для друку етикеток.

  6. У списку Постачальники розділу "Етикетка" виберіть назву компанії – виробника аркушів з етикетками, які ви використовуєте.

  7. У списку Тип виберіть тип у вікні аркушів з етикетками.

    Підходить для мого етикетками не відповідає будь-який із варіантів вибору, у діалоговому вікні Параметри етикетки .

    Незважаючи на це, можна друкувати етикетки. Потрібно лише виконати певні настроювання.

    1. Виміряйте розміри етикеток на аркуші, запишіть ці розміри та кількість етикеток, які можна вмістити на аркуші.

      Примітка.: Уважно перевіряйте розміри етикеток. Фактичний розмір етикеток може бути меншим за розмір, вказаний виробником. Наприклад, етикетка з розміром 3 см на 6 см може фактично мати розмір 2,8 см заввишки та 5,8 см завширшки.

    2. У списку Тип виберіть тип етикетки потрібного розміру.

      Якщо потрібного типу етикеток немає в полі Тип, можна використати один із запропонованих типів етикеток або створити новий розмір етикетки.

    3. Натисніть кнопку Настроювання та порівняйте розміри етикетки й кількість етикеток на аркуші (для друку на лазерних і струминних принтерах) або кількість стовпців на бланк етикеток (для друку на матричних принтерах).

    4. Виконайте одну з таких дій:

      • Якщо розміри та макет етикетки відповідають потрібним, використовуйте вибрану етикетку.

      • Якщо розміри та макет етикетки не відповідають потрібним, натисніть кнопку Скасувати та перейдіть до кроку 5.

    5. У діалоговому вікні Параметри етикетки виберіть тип принтера (принтери з безперервним подаванням або сторінкові принтери), а потім натисніть кнопку Створити.

    6. Введіть ім'я етикетки в поліТип етикетки, виберіть висоту, ширину, поля та інші параметри етикетки, а потім натисніть кнопку ОК.

    Нова етикетка відобразиться в категорії Інші/Настроювані. Під час наступного використання настроюваних етикеток переконайтеся, що у списку Постачальники вибрано категорію Інші/Настроювані.

  8. Вибравши потрібні параметри етикетки, натисніть кнопку ОК.

    У програмі Word створиться документ, у якому етикетки будуть розміщені в таблиці. Якщо лінії, які відокремлюють етикетки, не відображаються, у розділі Табличні знаряддя клацніть вкладку Макет і у групі Таблиця натисніть кнопку Показати сітку.

Призупинення та відновлення процесу злиття

Якщо процес злиття потрібно зупинити, основний документ етикеток можна зберегти поточний документ і повернутися до нього пізніше. У програмі Word джерело даних і відомості про поля зберігаються разом із документом. Якщо ви працювали з областю завдань Злиття, під час відновлення злиття ви повернетеся до того самого місця, на якому зупинилися.

  1. Коли ви будете готові відновити злиття, відкрийте основний документ етикеток, який ви попередньо зберегли.

    У програмі Word з’явиться повідомлення із запитом підтвердити намір відкрити документ і виконати команду SQL (ця команда підключить документ Word до вихідного файлу Excel).

  2. Натисніть кнопку Так, щоб підключитися до вихідного файлу Excel і відкрити список адрес.

    Відобразиться текст основного документа етикеток разом з усіма вставленими полями.

  3. Виберіть вкладку Розсилки та продовжте роботу.

На початок сторінки

Крок 3. Підключення етикеток до даних аркуша

Щоб додати до етикеток адреси, етикетки необхідно зв’язати з аркушем, який містить список адрес.

  1. Якщо ви ніколи раніше не зв’язували документ з аркушем, виконайте такі дії:

    1. У меню Файл виберіть пункт Параметри.

    2. Виберіть пункт Додатково.

    3. Прокрутіть сторінку до розділу Загальні й установіть прапорець Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття.

    4. Натисніть кнопку ОК.

  2. Після того, як відкрито основний документ злиття, у групі Розпочати злиття на вкладці Розсилки, виберіть пункт Вибрати одержувачів, а потім виберіть пункт Використовувати наявний список.

    Стрічка Office 2010

  3. Знайдіть електронну таблицю Excel у діалоговому вікні Вибір джерела даних і двічі клацніть її.

  4. У діалоговому вікні Підтвердження джерела даних виберіть пункт Аркуші MS Excel за допомогою DDE (*.xls) і натисніть кнопку ОК.

    Примітка.: Якщо пункт Книги MS Excel за допомогою DDE (*.xls) відсутній, установіть прапорець Показати все.

  5. У діалоговому вікні Microsoft Office Excel у полі Діапазон або ім’я виберіть діапазон або таблицю, що містить дані для злиття, відтак натисніть кнопку ОК.

Примітка.: Тепер етикетки підключено до даних на аркуші, але аркуш з етикетками все ще пустий. За потреби список одержувачів можна визначити так, як це описано у кроці 4. Або ж можна розпочати додавати покажчики місця заповнення для адрес, як описано у кроці 5.

На початок сторінки

Крок 4. Уточнення списку одержувачів, яких необхідно вказати на етикетках

Для кожної адреси у списку розсилки створюється окрема етикетка. Якщо потрібно створити етикетки лише для певних адрес зі списку розсилки, слід указати, які саме адреси (записи) слід використовувати.

Щоб зменшити список одержувачів або використати лише певний набір записів із файлу даних, виконайте такі дії:

  1. На вкладці Розсилки у групі Початок злиття натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Стрічка Office 2010

  2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виконайте одну з таких дій:

    • Виділіть окремі записи.    Цей спосіб найкраще використовувати, коли список адрес невеликий. Поруч з одержувачами, яких слід додати, установіть прапорці, а поруч з одержувачами, яких не слід додавати, зніміть прапорці.

      Порада.: Якщо потрібно додати лише кілька записів, зніміть прапорець у заголовку стовпця, а потім установіть прапорець поруч із лише потрібними записами. Або ж якщо потрібно додати більшість записів, установіть прапорець у заголовку стовпця, а потім зніміть прапорець поруч із записами, які не потрібно додавати.

    • Відсортуйте записи.    Клацніть заголовок стовпця, за яким потрібно відсортувати записи. Список відсортується в алфавітному порядку за зростанням (від А  до  Я). Щоб відсортувати список у зворотному алфавітному порядку (від Я  до  А), ще раз клацніть заголовок стовпця.

      Щоб використати складніше сортування, виберіть команду Сортування в розділі Уточнити список одержувачів, а потім виберіть параметри сортування на вкладці Сортування записів у діалоговому вікні Фільтр і сортування. Наприклад, можна вказати, що адреси одержувачів потрібно розташовувати в алфавітному порядку за прізвищем у межах поштового індексу, а поштові індекси – у цифровому порядку.

    • Відфільтруйте записи.    Цей спосіб використовується, якщо у списку є записи, які ви не хочете відображати у злитті або додавати до нього. Після фільтрування списку можна встановити або зняти прапорці поруч із записами, які потрібно долучити до списку або вилучити з нього.

      Щоб відфільтрувати записи, виконайте такі дії:

      1. У полі Уточнити список одержувачів виберіть пункт Фільтрування.

      2. У діалоговому вікні Добір записів на вкладці Параметри запиту укажіть умови фільтрування.

        Наприклад, щоб створити етикетки лише для австралійських адрес, у списку Поле потрібно вибрати пункт Країна або регіон, у списку Порівняння ? пункт дорівнює, а у списку Значення ? Австралія .

      3. Щоб додати додаткові умови фільтрування, виберіть оператор І чи Або та вкажіть потрібні параметри.

        Наприклад, щоб створити етикетки лише для підприємств у Мюнхені, відфільтруйте записи, у яких поле Місто містить значення Мюнхен , а поле Організація не пусте. Якщо під час фільтрування замість оператора І використовується оператор Або, злиття міститиме всі адреси в Мюнхені, а також адреси, які містять назву установи (незалежно від міста).

Якщо на комп’ютері інстальовано програмне забезпечення для перевірки адрес, у діалоговому вікні Одержувачі злиття виберіть посилання Перевірити адреси, щоб перевірити адреси одержувачів.

На початок сторінки

Крок 5. Додавання до етикеток покажчиків місць заповнення (полів злиття).

Після підключення етикеток до списку адрес можна додавати покажчики місця заповнення, які вказують місце розташування адреси на кожній етикетці. Також можна додавати текст, який має повторюватися на всіх етикетках, наприклад, емблему установи або зворотну адресу (на етикетках, призначених для постачання товарів).

Покажчики місця заповнення для адрес називаються полями злиття . Під час виконання злиття поля злиття заповнюються даними зі списку адрес. Поля злиття у програмі Word відповідають заголовкам стовпців на аркуші Excel.

Файл даних зі стовпцями (категоріями) та рядками (записами)

1. Стовпці у файлі даних позначають категорії даних. Поля злиття, які додаються до етикеток, становлять собою покажчики місця заповнення для цих категорій.

2. Рядки у файлі даних позначають записи даних. Під час злиття у програмі Word створюється етикетка для кожного запису.

Вставляючи поле злиття у вихідну етикетку, настроєну в основному документі етикеток, ви вказуєте, що в цьому місці має відображатися певна категорія даних, наприклад ім’я або адреса.

Поля, вставлені в документ Word

Примітка.: До поля злиття, яке вставляється в основний документ етикетки, завжди додаються лапки (" "). Ці лапки не відображаються на остаточних етикетках, а лише допомагають відрізняти поля основного документа етикеток від звичайного тексту.

Що відбувається під час злиття   

Під час злиття дані з першого рядка файлу даних переносяться до полів першої етикетки. Потім дані із другого рядка файлу даних переносяться до полів другої етикетки і т.д.

Зливання відомостей з файлу даних до етикетки

Робота з полями: приклади   

Створюючи етикетки, можна зв’язати будь-який заголовок стовпця у файлі даних із полем на етикетці.

Наприклад, список розсилки призначений для одержувачів вашого бюлетеня, а ваш файл даних містить стовпець, що має назву "Дійсна до" для збереження дати, до якої дійсна підписка. Якщо вставити поле "Дійсна до" в основний документ етикетки перед початком злиття, термін дії підписки буде відображено на етикетці.

Поля можна об’єднувати та розділяти за допомогою розділових знаків. Наприклад, щоб створити адресу, поля в основному документі етикеток потрібно настроїти таким чином:

«Ім’я» «Прізвище»

«Вулиця»

«Місто», «Область» «Поштовий індекс»

Для часто використовуваних комбінацій, наприклад блоки адрес і звернення, у програмі Word використовуються комплексні поля, у яких об’єднуються кілька полів. Наприклад, поле "Блок адреси" — це комбінація кількох полів: ім’я, прізвище, вулиця, місто та індекс.

Елементи поля «Блок адреси»

Вміст комплексних полів можна настроювати. Наприклад, в адресі можна використовувати повне ім’я (Ігор Володимирович Бойчук). У зверненні можна використовувати "Пане" замість "Шановний".

Зіставлення полів злиття з файлу даних.   

Щоб уникнути помилок зіставлення стовпців у файлі даних із відповідними елементами адреси, поля злиття у програмі Word і стовпці на аркуші Excel потрібно зіставити самостійно.

Щоб зіставити поля, виберіть пункт Добір полів у групі Записування та додавання полів на вкладці Розсилка.

Стрічка Office 2010

Відкриється діалогове вікно Добір полів.

Діалогове вікно «Добір полів»

Елементи адреси перелічені зліва. Заголовки стовпців файлу даних перелічені справа.

У програмі Word автоматично шукається стовпець, який якнайкраще відповідає кожному елементу. Як показано на рисунку, стовпець Назва у файлі даних автоматично зіставився з елементом Звернення, а от інші елементи, зокрема По батькові автоматично зіставити не вдалося.

У списку праворуч можна вибрати стовпець із файлу даних, що відповідає елементу ліворуч. Стовпці Унікальний код та По батькові не зіставлено, але для етикетки можна не використовувати всі поля, оскільки, якщо буде додано поле, яке не містить дані з файлу даних, його буде відображено в об’єднаному документі у вигляді пустого покажчика місця заповнення (зазвичай у вигляді пустого рядка або пустого блока, що складається із пробілів).

Введення вмісту та додавання покажчиків місця заповнення або полів   

  1. У вихідній етикетці, яку ви настроюєте (в основному документі етикетки), введіть будь-який вміст, який має відображатися на кожній етикетці.

    Щоб додати рисунок, наприклад емблему, на вкладці Вставлення у групі Зображення натисніть кнопку Рисунок.

  2. Клацніть місце, де потрібно вставити поле.

  3. Перейдіть на вкладку Розсилки у групу Поля для записування та вставлення.

    Стрічка Office 2010

  4. Додайте будь-які з таких елементів:

    Блок адреси з ім'ям, адресою та іншими відомостями

    1. Натисніть кнопку Блок адреси.

    2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть елементи адреси, які слід вставити, укажіть формат цих елементів і натисніть кнопку ОК.

    3. Якщо відкриється діалогове вікно Добір полів, це означатиме, що деякі дані, потрібні для заповнення блока адреси, знайти не вдалося. Клацніть стрілку поруч із параметром (не відповідає), відтак укажіть поле із джерела даних, яке відповідає полю, що необхідне для злиття.

    Окремі поля

    Можна вставляти дані з окремих полів, наприклад ім’я, номер телефону або внесок зі списку спонсорів. Щоб швидко додати поле з файлу даних до основного документа етикетки, натисніть стрілку поруч із кнопкою Додати поле злиття та виберіть ім’я потрібного поля.

    Щоб вставити в документ інші необов’язкові поля, виконайте такі дії:

    1. На вкладці Розсилки у групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Додати поле злиття.

    2. У діалоговому вікні Додавання поля злиття виконайте одну з таких дій:

      • Щоб вибрати поля адрес, які автоматично відповідатимуть полям у джерелі даних, навіть якщо імена цих полів не збігаються з полями у програмі Word, виберіть параметр Поля адреси.

      • Щоб вибрати поля, які завжди отримують дані безпосередньо зі стовпців файлу даних, виберіть параметр Поля бази даних.

    3. У полі Поля виберіть потрібне поле.

    4. Натисніть кнопку Вставити, а потім — кнопку Закрити.

    5. Якщо відкриється діалогове вікно Добір полів, це означатиме, що деякі дані, потрібні для вставлення поля, знайти не вдалося. Клацніть стрілку поруч із параметром (не відповідає), відтак укажіть поле із джерела даних, яке відповідає полю, що необхідне для злиття.

      Примітка.: Якщо вставити поле зі списку Поля бази даних, а потім перейти до джерела даних, яке не містить стовпця з таким самим іменем, дані з цього поля не вдасться вставити в об’єднаний документ.

    Настроювані поля контактів у програмі Microsoft Office Outlook

    Єдиний спосіб вставити настроювані поля контактів в основний документ — запустити злиття з Outlook. Спочатку потрібно настроїти подання контактів із полями, які потрібно використати у злитті. Розпочніть злиття. Після того, як потрібні настройки буде вибрано, автоматично запуститься Word і злиття можна буде завершити.

    Настроювання подання контактів із настроюваними полями

    1. У поданні контактів Outlook на вкладці Вигляд натисніть кнопку Змінити подання та виберіть пункт Список.

    2. Клацніть заголовок стовпця правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню пункт Вибрати поля.

    3. У верхній частині діалогового вікна Вибір поля з розкривного списку виберіть пункт Поля користувача в папці.

    4. Перетягніть поле, яке потрібно додати, з діалогового вікна до заголовків стовпців. Маленька червона стрілка допоможе вставити поле в потрібне місце.
      Перетягування настроюваного поля з поля вибору полів до подання папки контактів

      Примітка.: У діалоговому вікні Вибір поля можна додати нове поле, натиснувши кнопку Створити в його нижній частині.

    5. Після додавання всіх настроюваних полів до подання закрийте діалогове вікно Вибір поля.

    6. Щоб видалити поле, яке не потрібно включати у злиття, клацніть заголовок відповідного стовпця в поданні списку та перетягніть це поле за межі рядка заголовків.

      Запуск злиття з Outlook

    7. У контактах Outlook виберіть окремі контакти. Утримуючи натиснутою клавішу SHIFT, виділіть діапазон контактів або, утримуючи натиснутою клавішу CTRL, виберіть окремі контакти. Якщо потрібно включити всі видимі наразі в поданні контакти, не вибирайте жодних контактів.

    8. На вкладці Основне натисніть кнопку Злиття.

    9. Якщо для злиття було вибрано окремі контакти, установіть перемикач Лише вибрані контакти. Якщо потрібно включити всі наразі видимі в поданні контакти, установіть перемикач Усі контакти в поточному поданні.

    10. Якщо подання списку настроєно так, що в ньому точно відображаються потрібні для злиття поля, установіть перемикач Поля контактів у поточному поданні. В іншому разі встановіть перемикач Усі поля контактів (під час злиття використовуватимуться всі доступні поля контактів).

    11. Якщо потрібно створити новий основний документ злиття, виберіть пункт Новий документ. В іншому разі, виберіть пункт Наявний документ, а потім виберіть пункт Огляд, щоб знайти документ, який буде використовуватись як основний документ.

    12. Якщо потрібно зберегти вибрані контакти й поля для подальшого використання, установіть прапорець Постійний файл і виберіть пункт Огляд для збереження файлу. Дані буде збережено в документі Word як дані, розділені комами.

    13. У розділі Тип документа виберіть пункт Поштові етикетки.

    14. Натисніть кнопку ОК. Відкрийте документ у Word і на вкладці Розсилки у групі Поля для записування та вставлення натисніть стрілку поруч із кнопкою Додати поле злиття та виберіть поля, які потрібно додати до основного документа етикетки.

  5. Створивши першу етикетку, у групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Оновити етикетки.

    Макет першої етикетки автоматично застосується до всіх інших етикеток.

  • Символи полів злиття ("" "" ) не можна вводити вручну або вставляти за допомогою команди Символ із меню Вставлення (у програмі Word). Ці символи вводяться тільки через функцію злиття.

  • Якщо поля злиття відображається всередині фігурні дужки, наприклад місто {MERGEFIELD}, програма Word відображає коди полів, а не значення полів. Це не впливає на злиття, але якщо ви хочете, щоб відобразити результати натомість, клацніть правою кнопкою миші код поля та натисніть кнопку Коди поля перемикач.

Форматування об'єднаних даних   

У програмах для роботи з базами даних і електронними таблицями, наприклад Access і Excel, введені у клітинку дані зберігаються як необроблені дані . Форматування, яке застосовується у програмі Access або Excel, зокрема шрифти та кольори, не зберігається разом із необробленими даними. Під час злиття інформації з файлу даних у документ Word об’єднуються необроблені дані, і форматування втрачається.

Щоб відформатувати дані в документі, виберіть поле злиття та відформатуйте його так само, як будь-який текст. Переконайтеся, що виділений фрагмент взято в кутові дужки (" " ).

На початок сторінки

Крок 6. Перегляд і друк етикеток

Додавши поля до вихідної етикетки, яку ви настроїли в основному документі етикеток, можна переглянути результати злиття. Якщо результати вас задовольняють, завершіть процес злиття та надрукуйте етикетки. Після цього основний документ етикеток можна зберегти для повторного використання.

Перегляд результатів злиття

Перед фактичним завершенням злиття можна переглянути етикетку і внести до неї зміни.

Для попереднього перегляду виконайте одну з таких дій у групі Результати попереднього перегляду на вкладці Розсилки:

Зображення стрічки Word

  • Натисніть кнопку Попередній перегляд результатів.

  • Посторінково перегляньте всі етикетки, натискаючи кнопки Наступний запис і Попередній запис у групі Результати попереднього перегляду на вкладці Розсилки.

  • Перегляньте певну етикетку, натиснувши кнопку Пошук одержувача.

Примітка.: На вкладці Розсилки у групі Розпочати злиття натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб відкрити діалогове вікно Одержувачі злиття. У цьому вікні список можна відфільтрувати або видалити з нього одержувачів, яких не слід долучати до злиття.

Зображення стрічки Word

Примітка.: У програмі Word етикетки на сторінці розміщуються в таблиці. Під час перегляду сторінок з етикетками в першій клітинці таблиці відображається активний запис, а всі наступні записи — у наступних клітинках.

Завершення злиття

Щоб надрукувати етикетки, виконайте такі дії:

  1. На вкладці Розсилки у групі Завершення натисніть кнопку Завершити й об’єднати та виберіть пункт Друкувати документи.

    Зображення стрічки Word

  2. Укажіть, що саме слід надрукувати: увесь набір етикеток, тільки видимі етикетки або певний набір.

Щоб змінити окремі етикетки, виконайте такі дії:

  • На вкладці Розсилки у групі Завершення натисніть кнопку Завершити й об’єднати та виберіть пункт Змінити окремі документи.

    Зображення стрічки Word

  • Укажіть, що саме слід змінити: увесь набір етикеток, лише видиму етикетку або певний набір. Етикетки, які слід змінити, зберігаються в окремий файл.

На початок сторінки

Крок 7. Збереження етикеток для подальшого використання

Пам’ятайте, що етикетки, отримані в результаті злиття, — це не те саме, що вихідна етикетка, настроєна в основному документі етикеток. Якщо основний документ етикеток буде використовуватися для іншого злиття, його слід зберегти окремо.

Зберігаючи основний документ етикеток, ви також зберігаєте його зв’язок із файлом даних. Під час наступного відкриття основного документа етикеток буде запропоновано знову об’єднати відомості з файлу даних в основний документ етикеток.

  • Натисніть кнопку Так, щоб відкрити документ із даними з першого об’єднаного запису.

  • Натисніть кнопку Ні, щоб скасувати зв’язок між основним документом етикеток і файлом даних, відформатувати основний документ етикеток як звичайний документ Word і замінити поля на унікальні дані з першого запису.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×