Перейти до основного
Office

Створення схеми Візуалізатора даних

Бажаєте автоматично створювати у Visio досконалі блок-схеми з усіма необхідними деталями на основі книги Excel? Тоді скористайтеся шаблонами Візуалізатора даних. З кожним шаблоном пов’язано книгу Excel, яка використовується, щоб перетворити дані процесу на блок-схему у Visio. Ви також можете взяти власний шаблон Excel, зіставити дані Excel із фігурами в майстрі "Створення схеми з даних" і автоматично створити схему. Навіть якщо згодом додати інші стовпці даних в Excel, вони перетворяться на дані фігури Visio.

Крім того, Visio підтримує двосторонню синхронізацію між схемою Visio та книгою Excel. Ви можете створити блок-схему, змінивши дані в Excel і оновивши схему у Visio, або внести зміни до схеми Visio, а потім на її основі оновити дані Excel. 

Огляд Візуалізатора даних

Можливість використання шаблонів візуалізатора даних доступна лише в програмі Visio Online Plan 2. Якщо ви не знаєте, яку версію програми Visio ви використовуєте, виберіть файл > обліковий запис > про програму Visio. Перегляньте програму Visio Online Plan 2 , щоб дізнатися більше про версію програми Visio для передплатою.

Якщо шаблони Візуалізатора даних не відображаються або у вас виникли інші питання стосовно початку роботи, відвідайте сторінку Візуалізатор даних: запитання й відповіді.

Примітка.: Щоб використовувати цю функцію, потрібно мати передплату на Office 365. Якщо ви абонент Office 365, переконайтеся, що маєте найновішу версію Office. Якщо ви ІТ-фахівець, який керує процесом оновлення служби Office 365, перегляньте сторінку з випусками, що розповсюджуються через канали, щоб дізнатися, які оновлення надаються в кожному каналі.

У цій статті

Створення схеми Візуалізатора даних

Підготовка

Збирайте свої ідеї та розвивайте їх у чернетці на папері або за допомогою рукописного вводу. Ці накидані ідеї дадуть вам поштовх до роботи та спростять виконання наступних дій.

Щоб створити схему Візуалізатора даних, ви можете працювати одночасно в програмах Excel і Visio. Радимо працювати на пристрої з Windows у двох вікнах або навіть на різних моніторах. Маючи змогу візуально порівняти результати в Excel і Visio, ви нізащо не помилитеся.

Рекомендовані    , щоб побачити його в дії.

Етап 1. Вибір шаблону Візуалізатора даних

  1. Відкрийте програму Visio або виберіть Файл > Створити, якщо ви редагуєте схему.

  2. Виберіть ШАБЛОНИ.

    Команда "ШАБЛОНИ"
  3. Виберіть Блок-схема.

    Команда "Блок-схема"
  4. Виберіть елемент проста блок-схема – візуалізатор даних, функціональна блок-схема – візуалізатор данихабо схема аудиту – візуалізатор даних.

    Шаблони Візуалізатора даних

    Шаблон Візуалізатора даних позначено піктограмою Excel у верхньому лівому куті.

Докладні відомості про блок-схеми та їхні фігури див. в статтях Створення простої блок-схеми та Створення функціональної блок-схеми.

Етап 2. Створення книги Excel

  1. На попередньому перегляді шаблону виберіть Шаблон даних Excel.

    Вибір посилання "Шаблон даних Excel"
     

    Примітка    Щоб скористатися зразками шаблонів Excel, наведеними в цій статті для довідки, завантажте їх за посиланнями нижче.

  2. Виберіть Файл > Зберегти, укажіть комп’ютер, мережевий сервер або бібліотеку документів SharePoint, введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

  3. Щоб додати новий аркуш, у нижній частині книги виберіть Новий аркуш Кнопка "Новий аркуш" .

  4. Створення таблиці Excel. Докладні відомості про використання таблиць Excel наведено в статті Огляд таблиць Excel, створення або видалення таблиці Excel, а також змінення розміру таблиці за допомогою додавання або видалення рядків і стовпців.

  5. Додайте до таблиці стовпці й рядки для схеми Visio. Існують певні вимоги до заголовків і значень стовпців таблиці Excel. Як наочний посібник використовуйте розділ Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio.

Етап 3. Додавання інших даних фігури до таблиці Excel (необов’язково)

  1. Розгляньте вкладку Карта процесу в шаблоні Excel. Стовпці в таблиці Excel синього й зеленого кольорів. Колір візуально відрізняє стовпці один від одного.

    Сині стовпці використовуються, щоб створити блок-схему на схемі Visio. Усі стовпці також додаються як дані фігури.

  2. Щоб додати інші дані фігури, додайте один або кілька стовпців до таблиці Excel.

    Зелені стовпці позначають додаткові дані фігур, які можна додати до кожної фігури. Ви можете додати будь-яку кількість додаткових стовпців. За замовчуванням ці дані не відображаються на схемі, доки не додасте графіку даних. Щоб переглянути дані фігури в схемі Visio , установіть прапорець > даніфігури. Докладні відомості про дані фігур і графіку даних наведено в статті додавання даних до фігур і рисунків даних, а також огляд.

Етап 4. Створення схеми Visio за допомогою майстра

  1. Поверніться до програми Visio, на попередньому перегляді шаблону виберіть одиницю вимірювання та натисніть кнопку Створити.

  2. На першій сторінці майстра Створення схеми з даних виконайте такі дії:

    1. У розділі яку схему слід створити з даних, виберіть шаблон: проста блок-схема, багатофункціональна схема (горизонтальна), або міжфункціональна блок-схема (вертикальна).

    2. У розділі Виберіть книгу Excel виберіть книгу зі списку нещодавно використаних книг або натисніть кнопку Огляд, щоб знайти книгу, створену на етапі 2.

    3. У розділі Виберіть таблицю або спеціальний діапазон із книги виберіть таблицю, яка містить дані процесу Excel.

    4. Натисніть кнопку Готово. Буде прийнято всі стандартні значення, заповнені програмою Visio на інших сторінках майстра.

У результаті в контейнері автоматично створиться схема. Додаткові сторінки Visio буде додано залежно від розміру блок-схеми.

Етап 5. Збереження схеми Visio

  • Виберіть Файл > Зберегти, знайдіть розташування, введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

Радимо зберігати файли Excel і Visio в одному розташуванні, адже вони тісно пов’язані.

Етап 6. Синхронізація даних зі схемою

До схеми, створеної за допомогою Візуалізатора даних, можна внести зміни. Visio підтримує двонапрямлену синхронізацію між вихідними даними й схемою.

Порада    Синхронізуйте та оновіть файли після того, як завершите роботу з ними. Змінивши дані Excel, оновіть схему, а змінивши вміст схеми, оновіть дані Excel.

Змінення даних в Excel і оновлення схеми

  1. Внесіть зміни до вихідних даних у таблиці Excel. Ви можете додати, оновити або видалити рядки.

  2. Збережіть книгу Excel.

  3. У Visio клацніть контейнер схеми, щоб відобразити вкладку Знаряддя даних | Конструктор на стрічці, а потім натисніть кнопку Оновити схему.

Зміни, унесені в книзі Excel, відобразяться на схемі Visio. Зверніть увагу на таке:

  • Якщо до схеми внесено зміни, які може бути втрачено після оновлення, Visio відобразить діалогове вікно з повідомленням про конфлікт оновлення схеми.

  • Унаслідок оновлення зміни вносяться лише до фігур і зв’язків усередині контейнера.

  • При цьому зміни до формату фігур і сполучних ліній усередині контейнера зберігаються.

  • Зберігайте всі фігури схеми та сполучні лінії всередині контейнера. Будь-які інші об'єкти на сторінці, але за межами контейнера не впливають. Докладні відомості про контейнери наведено в статті уточнення структури схем за допомогою контейнерів і списків.

Змінення вмісту на схемі й оновлення даних в Excel

  1. Унесіть зміни до схеми Visio. Ви можете додати, оновити або видалити фігури та сполучні лінії.

  2. Якщо книга Excel зберігається на настільному комп’ютері або файловому сервері в мережі, переконайтеся, що її збережено й закрито.

  3. Клацніть контейнер схеми, щоб відкрити вкладку Знаряддя даних | Конструктор на стрічці, а потім натисніть кнопку Оновити вихідні дані.

Зміни, унесені до схеми Visio, відобразяться в книзі Excel. Якщо існує ризик втрати даних в Excel, Visio відобразить діалогове вікно з повідомленням про конфлікт оновлення вихідних даних. Щоб уникнути проблем, дотримуйтеся цих порад:

  • Перш ніж перезаписувати зміни, збережіть резервну копію даних Excel.

  • У книзі Excel використовуйте як джерело даних таблицю Excel, а не спеціальний діапазон. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, Visio перетворить спеціальний діапазон на таблицю Excel.

  • Не використовуйте формули в джерелі даних Excel. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, Visio перетворить формулу на її результат.

  • Ви створили схему, у якій стовпці даних зіставлено з функціями та етапами, вибравши в майстрі "Створення схеми з даних" таке: Зіставлення > Додаткові параметри > Зберегти порядок значень стовпців у даних, щоб створити > Функція або доріжка чи Етап або часова шкала. У такому разі у Visio знадобиться створити додатковий стовпець у даних, щоб відобразити зв’язок між фігурами. Він створиться, щойно ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних.

  • Ви створили функціональну блок-схему з доріжками та етапами на основі послідовності значень даних в Excel. Ви створили схему, у якій стовпці даних зв’язані з етапами процесу та діями, вибравши в майстрі "Створення схеми з даних" таке: Зіставлення > Укажіть, як слід сполучити етапи процесу або дії > Сполучити послідовно. У такому разі у Visio знадобиться створити додатковий стовпець у даних, щоб відобразити зв’язок між фігурами. Якщо змінити послідовність доріжок або етапів на схемі, вона зміниться в джерелі даних. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, доріжки й етапи на схемі більше не відображатимуть послідовність даних у книзі Excel.

Етап 7. Налаштування взаємодії між таблицею Excel і схемою Visio (необов’язково)

Іноді може знадобитися налаштувати створення схем Візуалізатора даних. Наприклад, якщо потрібно використовувати різні фігури відповідно до стандартів вашої організації або зіставити інші імена стовпців у таблиці Excel.

  1. Після того як ви натиснете кнопку Створити, щоб перейти до майстра Створення схеми з даних, і введете значення на першій сторінці (див. Етап 4), натисніть кнопку Далі або Назад, щоб відобразити кожну сторінку майстра.

  2. Виберіть Довідка (?) , щоб отримати докладні відомості про те, як настроювати всі параметри на сторінці. Докладні відомості наведено в статті використання майстра створення схеми з даних.

На початок сторінки

Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio

Зображені нижче покрокові вказівки допоможуть вам зрозуміти, як кожен стовпець Excel використовується для створення блок-схеми Visio.

Ідентифікатор етапу процесу   Число, яке позначає кожну фігуру на блок-схемі. Цей стовпець обов’язковий, а кожне значення в таблиці Excel має бути унікальним і не може залишатися пустим. Це значення не відображається на блок-схемі.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Ідентифікатор етапу процесу

Опис етапу процесу   Текст, доданий до кожної фігури в блок-схемі.
 

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Опис етапу процесу

Наступний ІДЕНТИФІКАТОР кроку   ІДЕНТИФІКАТОР кроку процесу наступної фігури в послідовності. Фігура розгалуження має два подальші кроки та представлено числами, розділеними комами, наприклад 4, 5. Ви можете мати більше двох наступних кроків.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Ідентифікатор наступного етапу

Підпис сполучної лінії   Для фігур розгалуження підписи сполучних ліній відображаються як текст, розділений крапками з комами, як-от "Так;Ні". У прикладі "Так" відповідає 4, а "Ні" – 5.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Підпис сполучної лінії

Тип фігури   Тип фігури, яка має відображатися на схемі Visio, як-от Процес або Рішення. Майкрософт рекомендує перевіряти свій вибір за допомогою розкривних списків.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Тип фігури

Функція and фаза   Функція (або доріжка) і етап (або часова шкала), до якого належить кожна фігура. Цей стовпець стосується лише функціональної блок-схеми та ігнорується за допомогою простої блок-схеми.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Функція й етап

На початок сторінки

Створення схеми Візуалізатора даних за допомогою інших колекцій трафаретів

Крім використання шаблонів візуалізатора даних, ви також можете використовувати трафарети з інших шаблонів, створюючи схему візуалізатора даних. Наприклад, створення схем процесів для фінансових операцій або керування запасами. Є інші технологічні трафарети, зокрема шаблони для основних і робочих потоків BPMN. Можна навіть додати довільні фігури за допомогою колекції трафаретів " Мої фігури ". Докладні відомості наведено в статті створення, збереження та надання спільного доступу до користувацьких колекцій трафаретів.

  1. Відкрийте схему Візуалізатора даних (просту або функціональну блок-схему), яку ви вже створили.

  2. Натисніть кнопку Створити, щоб перейти до майстра Створення схеми з даних. Потім, ввівши значення на першій сторінці, натискайте кнопку Далі, доки в майстрі не відкриється сторінка для вибору фігур.

  3. Додайте колекції трафаретів за допомогою параметра Додаткові фігури.

  4. Виберіть будь-яку фігуру та перетягніть її, щоб зіставити зі значеннями даних у стовпці Тип фігури.

На початок сторінки

Створення та зв'язування з діаграмами підпроцесів

Наразі функція візуалізатора даних не підтримує створення підпроцесів з єдиної таблиці Excel. Проте можна створити кілька діаграм, використовуючи різні таблиці в одному файлі Visio, а потім пов'язати фігури як Альтернативне рішення.

  1. У програмі Visio для настільних комп'ютерів виберіть шаблон візуалізатора даних, а потім виберіть посилання шаблон даних Excel , щоб відкрити програму Excel. Потім натисніть кнопку створити , щоб відкрити шаблон візуалізатора даних Visio.

  2. Використовуйте шаблон даних Excel для створення таблиць для процесів і вкладених процесів. Помістіть таблицю для кожного підпроцесу в інший аркуш, а потім збережіть файл Excel.

    Наприклад, аркуш 1: основний процес, аркуш 2: SubProcess1, аркуш 3: SubProcess2.

  3. Поверніться до програми Visio для настільних комп'ютерів і використовуйте майстер, щоб імпортувати основну таблицю процесів на сторінку 1 вашого полотна Visio.

  4. Під полотном клацніть піктограму + , щоб створити сторінку 2. На вкладці Дані натисніть кнопку створити , щоб запустити майстер імпорту ще раз. Виберіть, щоб імпортувати дані з наступного аркуша в книзі Excel, і виконайте кроки, описані в майстрі.

  5. Продовжуйте створювати нові сторінки в програмі Visio, а також використовувати майстер для кожного з таблиць даних підпроцесу, які ви створили.

  6. Нарешті, виберіть сторінку з основною схемою процесів та клацніть правою кнопкою миші фігуру, щоб створити посилання на підпроцес. Виберіть елемент гіперпосилання та зв'яжіть його з будь-якою фігурою на одному з схем підпроцесу.

На початок сторінки

Застосування графіки даних до схеми

Ви можете покращити свою схему, додавши графіку даних, яка допоможе наочно представити дані фігури на схемі. По суті, ви можете перетворити свою схему на приладну дошку процесу, де відомості про ключові показники ефективності (KPI) відображаються за допомогою спеціальних піктограм графічних даних, що ґрунтуються на даних фігур.

  1. Відкрийте схему Візуалізатора даних.

    Виберіть контейнер, для якого потрібно застосувати рисунки, пов’язані з даними.

  2. Виберіть Дані > Поля рисунків, пов’язаних із даними.

  3. Виберіть поля графічних даних, які потрібно додати до схеми.

    Застосування рисунків, пов’язаних із даними, до схеми Візуалізатора даних Visio

    Рисунки, пов’язані з даними, застосовуються до всієї схеми. Щоб приховати їх для певних фігур, не вказуйте для цих рядків значення в стовпці даних у книзі Excel.

  4. За потреби можна настроїти додаткові можливості на вкладці дані . Докладні відомості див. в статті Загальні відомості про рисунки, пов’язані з даними.

На початок сторінки

Керування книгою Excel, прив'язаною до схеми

Іноді може знадобитися повторно зв'язати або оновити пов'язану книгу Excel. Цю програму можна легко зробити у програмі Visio.

Повторне зв'язування книги Excel за допомогою схеми Visio

Якщо книга Excel, зв'язана з схемою візуалізатора даних, перейменовується або переміщена в інше розташування, а потім розірваний зв'язок між схемою Visio і книгою Excel. Ця проблема також може виникати, якщо перейменувати таблицю Excel.

  1. Виберіть контейнер для схеми візуалізатора даних. Це дає змогу використовувати вкладку " Знаряддя даних " на стрічці.

  2. Виберіть елемент Знаряддя для даних конструктор , > повторно зв'язати вихідні дані.

  3. Перейдіть до перейменованого або переміщеного книги Excel.

  4. Виберіть таблицю або настроюваний діапазон у книзі.

  5. Щоб виправити розірваний зв'язок, натисніть кнопку повторно зв'язати.

Під час спроби оновити схему або оновити вихідні дані та посилання розірваний, програма Visio також запропонує повторно створити зв'язок.

Важливі    Не змінюйте імена стовпців у таблиці Excel, пов'язаній із схемою. Інакше операція "поновлення зв'язку" не вдалася.

Відкриття книги Excel, зв'язаної з діаграмою

Ви можете змінити зв'язаний вміст у програмі Excel безпосередньо в програмі Visio. Наприклад, може знадобитися додати великий вміст і легко редагувати дані в електронній таблиці.

  1. У програмі Visio виберіть контейнер для схеми візуалізатора даних. Це дає змогу використовувати вкладку " Знаряддя даних " на стрічці.

  2. Виберіть елемент Знаряддя для даних конструктор > відкриття вихідних даних.

  3. Внесіть зміни в програмі Excel, а потім збережіть і закрийте книгу.

  4. Щоб переглянути зміни в схемі, виберіть елемент Знаряддя для даних конструктор > Оновити схему.

На початок сторінки

Подальші дії

Нижче наведено кілька завдань, які вам може знадобитися виконати, коли ви створите схему Візуалізатора даних.

  • Теми    Тема у програмі Visio – це набір кольорів і ефектів, які можна застосувати до креслення одним клацанням миші. Теми – це швидкий і зручний спосіб надати кресленню нового та професійного вигляду. Докладні відомості наведено в статті використання професійного вигляду креслень за допомогою тем.

  • Макет    У програмі Visio передбачено багато різних підказок і автоматичних інструментів, які дають змогу перевірити вирівнювання та інтервали фігур на схемі, щоб ваше креслення було чітким і добре впорядкованим. Докладні відомості див. в статті Вирівнювання й розташування фігур на схемі.

  • <c0>Експорт</c0>.    Експортуйте схему Візуалізатора даних і пов’язану книгу Excel до пакета шаблонів Visio (VTPX), де зберігаються параметри схем, колекції трафаретів і дані, які інші користувачі можуть взяти за основу для власної схеми Візуалізатора даних. Інші користувачі можуть інсталювати пакет шаблонів на своїх комп’ютерах. Докладні відомості див. в статті Експорт та інсталяція пакета шаблонів Візуалізатора даних.

На початок сторінки

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×