Перейти до основного
Office

Створення каталогу імен, адрес та інших відомостей

Функція каталогу в програмі Word об'єднує дані в один документ, наприклад каталог членства, каталог або список частин. Оскільки ви можете об'єднати кількість типів джерел даних, ви можете створювати звіти з баз даних, як-от Access, використовуючи всі функції форматування програми Word.

Приклад злиття в каталозі

Початок роботи з документом

  1. Відкрийте пустий документ.

  2. Перейдіть на сторінку розсилки > розпочати злиття > каталог.

  1. Перейдіть на сторінку розсилки > вибрати одержувачів.

  2. Виберіть джерело даних. Докладні відомості наведено в статті джерела даних, які можна використовувати для злиття.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Якщо потрібно відредагувати список розсилки, перегляньте елементи злиття: редагування одержувачів.

На цьому етапі не включайте текст, який потрібно надрукувати лише один раз в отриманому документі каталогу.

  1. Введіть текст, який потрібно повторити для кожного елемента в каталозі, як-от ім'я: або адреса: позначки для окремих записів.

  2. Клацніть або торкніться місця, де в документі, який потрібно помістити поле злиття, і вставте поле злиття. Докладні відомості наведено в розділі поля злиття

    Поради.: 

    • Щоб створити таблицю з одним підписом або рядком заголовка, створіть заголовок документа. Розташувати рядок етикетки таблиці в заголовку. Потім помістіть поля злиття в тілі документа.

    • Заголовок таблиці всередині верхнього колонтитула, таблиця в тілі

    • Це добре працює для довгих каталогів, які охоплюють кілька сторінок, тому що він створює верхній колонтитул для кожної сторінки.

    Символи полів злиття ("») не можна вводити вручну. Ви повинні використовувати область завдань злиття.

    Меню ' ' Вставлення полів злиття ' '

    Якщо поля злиття відображаються в дужках, наприклад {MERGEFIELD City}, то програма Word відображає коди полів замість результатів поля. Це не вплине на злиття, але важко відформатувати. Клацніть правою кнопкою миші код поля, а потім у контекстному меню виберіть команду перемкнути коди полів .

    Вибір кодів полів

    Якщо будь-яка частина адреси відсутня, перегляньте елементи злиття: Добір полів , які потрібно виправити.

  3. Повторіть крок 2 за потреби.

  4. Після завершення основного документа та вставлення всіх полів злиття перейдіть до файлу > Зберегти як.

  1. Перейдіть на сторінку розсилки > попередньо перегляньте результати.

  2. Використання кнопок " назад " і " вперед " для прокручування, хоча даних або використання функції "Пошук одержувача " для пошуку певних записів

  3. Якщо потрібно змінити, натисніть кнопку Переглянути результати , щоб повернутися до подання поля злиття.

  1. Виберіть елемент розсилки > завершення & злиття та виберіть пункт редагувати окремі документи. Ви побачите 2 інші варіанти, але не можете використовувати їх у каталозі.

  2. Виберіть один із пунктів:

    • Щоб об'єднати всі записи, виберіть пункт Усі.

    • Щоб об'єднати лише запис, який відображається у вікні документа, виберіть пункт поточний запис.

    • Щоб об'єднати діапазон записів, введіть номери записів у полях від і до .

    Натисніть кнопку OK.

  3. У новому документі додайте текст, який потрібно надрукувати лише один раз, наприклад заголовки, нижні колонтитули, заголовки стовпців або будь-який інший текст.

  4. Збережіть або надрукуйте каталог так само, як і будь-який звичайний документ.

Початок роботи з документом

  1. Відкрийте пустий документ.

  2. Перейдіть на сторінку розсилки > розпочати злиття > каталог.

  1. Перейдіть на сторінку розсилки > вибрати одержувачів.

  2. Виберіть джерело даних. Докладні відомості наведено в статті джерела даних, які можна використовувати для злиття.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Якщо потрібно відредагувати список розсилки, перегляньте елементи злиття: редагування одержувачів.

На цьому етапі не включайте текст, який потрібно надрукувати лише один раз в отриманому документі каталогу.

  1. Введіть текст, який потрібно повторити для кожного елемента в каталозі, як-от ім'я: або адреса: позначки для окремих записів.

  2. Клацніть або торкніться місця, де в документі, який потрібно помістити поле злиття, і вставте поле злиття. Докладні відомості наведено в розділі поля злиття

    Символи полів злиття ("») не можна вводити вручну. Ви повинні використовувати область завдань злиття.

    Якщо поля злиття відображаються в дужках, наприклад {MERGEFIELD City}, то програма Word відображає коди полів замість результатів поля. Це не вплине на злиття, але важко відформатувати. Утримуючи натиснутою клавішу CTRL, клацніть код поля та в контекстному меню виберіть команду перемкнути коди полів .

    Вибрано перемикач коди полів у контекстному меню

    Якщо будь-яка частина адреси відсутня, перегляньте елементи злиття: Добір полів , які потрібно виправити.

  3. Повторіть крок 2 за потреби.

  4. Після завершення основного документа та вставлення всіх полів злиття перейдіть до файлу > Зберегти як.

  1. Перейдіть на сторінку розсилки > попередньо перегляньте результати.

  2. Використання кнопок " назад " і " вперед " для прокручування, хоча даних або використання функції "Пошук одержувача " для пошуку певних записів

  3. Якщо потрібно змінити, натисніть кнопку Переглянути результати , щоб повернутися до подання поля злиття.

  1. Виберіть елемент розсилки > завершення & злиття та виберіть пункт редагувати окремі документи.

  2. У новому документі додайте текст, який потрібно надрукувати лише один раз, наприклад заголовки, нижні колонтитули, заголовки стовпців або будь-який інший текст.

  3. Збережіть або надрукуйте каталог так само, як і будь-який звичайний документ.

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×