Створення й редагування файлів CSV для імпорту до Outlook

Створення й редагування файлів CSV для імпорту до Outlook

Файл CSV (файл даних із роздільниками-комами) – це файл спеціального типу, який можна створити або змінити в Excel. У CSV-файлах відомості розділено комами, а не впорядковано в стовпці. Текст і числа, збережені у файлі CSV, легко переносити з однієї програми до іншої. Наприклад, можна експортувати контакти з Google у файл CSV, а потім імпортувати їх до Outlook.

Довідку з імпорту списку записів календаря в Outlook див. в статті Імпорт повідомлень електронної пошти, контактів і календарів до програми Outlook, а також експорт із неї.

Створення файлу CSV з іншої програми або служби електронної пошти

Під час експорту контактів з іншої програми, наприклад Gmail, зазвичай можна вибрати один із кількох форматів. Gmail пропонує на вибір CSV-файл Google, CSV-файл Outlook і картки vCard. Коли ви експортуєте дані з одного профілю Outlook, щоб імпортувати їх до іншого, ви можете вибрати файл даних із роздільниками-комами або файл даних Outlook (PST).

Завантаження та відкриття зразка файлу CSV для імпорту контактів до Outlook

Створити файл CSV для контактів вручну можна двома способами.

Створення файлу Excel і збереження його у форматі CSV

Якщо в програмі є контактна інформація, яку не вдається експортувати, її можна ввести вручну.

  1. Створіть документ в Excel.

  2. Додайте заголовок стовпця для кожного елемента даних, який потрібно записати (наприклад, імені, прізвища, адреси електронної пошти, номера телефону та дати народження), а потім введіть відомості у відповідні стовпці.

  3. Коли все буде готово, файл Excel матиме приблизно такий вигляд:

    Подивіться, як виглядає зразок файлу CSV в програмі Excel.

  4. Виберіть Файл > Зберегти як.

  5. З розкривного списку виберіть "CSV (Текст, розділений комами) (*.csv)", введіть ім’я файлу, а потім натисніть кнопку Зберегти.

    Збереження файлу Excel у форматі CSV

  6. Тепер за допомогою цього нового файлу CSV можна імпортувати контакти до Outlook.

Завантаження шаблону CSV-файлу

Щоб почати роботу з пустого файлу CSV, можна завантажити зразок, виконавши вказівки нижче.

  1. Завантажте цей зразок файлу CSV на свій комп’ютер. У відповідь на запит натисніть кнопку Зберегти та збережіть файл на комп’ютері у форматі CSV. Якщо зберегти файл у форматі Excel (XLS або XLSM), усі дані відображатимуться в одному стовпці.

    Завантаживши зразок файлу CSV, збережіть його на комп’ютері у форматі CSV.

  2. Відкрийте на комп’ютері програму Excel.

  3. В Excel виберіть Файл > Відкрити, а потім перейдіть до файлу CSV, який ви щойно завантажили. Щоб знайти CSV-файл, виберіть Усі файли. Клацніть CSV-файл, щоб відкрити його.

    Щоб знайти CSV-файл, виберіть "Усі файли".

Під час роботи з цим зразком файлу CSV варто пам’ятати про кілька речей:

  • У файлі, що імпортується до Outlook, у першому рядку мають міститися заголовки стовпців, тому заміняти їх не можна.

    Подивіться, як виглядає зразок файлу CSV в програмі Excel.

  • Ви можете видалити дані в стовпцях 2–6 (фіктивні імена, номери телефонів, адреси електронної пошти тощо).

  • Вводити дані в кожному стовпці не потрібно. Укажіть лише необхідну інформацію.

  • Збережіть файл із новим іменем у форматі CSV. Якщо ви працюєте з файлом в Excel, то коли спробуєте зберегти його, програма кілька разів запитає, чи справді потрібно зберегти файл у форматі CSV. Завжди вибирайте відповідь "Так". Якщо вибрати "Ні", файл збережеться у звичайному форматі Excel (XLSX) і Outlook не зможе імпортувати дані з нього.

  • Попрактикуйте імпорт файлу CSV з кількома контактами, щоб переконатися, що результат вас влаштовує. Після цього можна видалити імпортовані контакти, додати інші елементи до файлу CSV та ще раз його імпортувати.

    Якщо імпортувати дані зі зразка файлу CSV, ось який вигляд вони матимуть в інтернет-версії Outlook для Office 365:

    Ось який вигляд мають імпортовані контакти в інтернет-версії Outlook.

Змінення файлу CSV з контактами, які потрібно імпортувати до Outlook

Припустімо, вам потрібно відредагувати файл CSV, експортований з Outlook, а потім знову імпортувати його в цю програму або іншу поштову службу. Це можна легко зробити в програмі Excel.

Під час редагування файлу CSV варто пам’ятати про такі речі:

  • Заголовки стовпців мають залишатися в першому рядку.

  • Коли ви спробуєте зберегти файл, Excel кілька разів запитає, чи справді потрібно зберегти його у форматі CSV. Завжди вибирайте відповідь "Так". Якщо вибрати "Ні", файл збережеться у звичайному форматі Excel (XLSX) і його не вдасться використати в Outlook, щоб імпортувати дані.

Проблема: усі дані відображаються в першому стовпці

Зразок файлу CSV, збережений у форматі XLS

Таке може трапитися з кількох причин, тому спробуйте кілька рішень.

  • Якщо зберегти файл CSV в іншому форматі, як-от XLS, XLSX або XLM, усі дані відображатимуться в першому стовпці. Поверніться до вихідного CSV-файлу та збережіть його у форматі CSV.

  • Імовірно, програма, у якій було створено файл CSV, додає до даних зайві лапки, тому Excel вважає їх одним рядком. Скажімо, якщо у вас такі дані:

    a, b, c, d – Excel помістить кожну букву в окремий стовпець;

    "a, b, c, d", e – Excel помістить букви a, b, c, d в один стовпець, а e – в інший.

    Щоб перевірити, чи не в цьому проблема, відкрийте файл у Блокноті. Для цього клацніть файл CSV правою кнопкою миші й виберіть Відкрити за допомогою > Блокнот. Пошукайте зайві лапки.

    Якщо вони є, ось як можна виправити файл:

    1. Відкрийте файл CSV в Excel. Усі дані відобразяться в стовпці A, і лапки зникнуть.

    2. Щоб розподілити дані в стовпці A за стовпцями, скористайтеся майстром текстів. Для цього в рядку меню виберіть Дані > Текст за стовпцями.

      Виберіть "Дані > Текст за стовпцями"

    3. Виберіть З роздільниками > Далі. Потім установіть прапорець Кома й натисніть кнопку Готово.

    4. Збережіть файл у форматі CVS, щоб можна було імпортувати його до Outlook.

Додаткові відомості

Імпорт контактів до програми Outlook

Експорт контактів із програми Outlook

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×