Сприяння запровадженню служби Project Online відділом керування проектами

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

< Додаткова довідка з проекту

Загальні відомості про відділ керування проектами

Розглянемо компанію, яка плануєте запровадити службу Project Online. Перед такою компанією постає ціла низка запитань. Як планується використовувати цю службу? Як краще її запровадити? У чому полягає бізнес-проблема, яку потрібно вирішити? Ось кілька можливих відповідей на ці запитання:

  • Керівництву потрібне більш наочне уявлення про стан проекту.

  • Потрібні кращі засоби для керування ресурсами та призначення їх проектам.

  • Потрібно легко відстежувати час, витрачений працівниками на виконання завдань.

  • Потрібен надійніший спосіб відстеження даних проекту за допомогою електронних таблиць Excel.

Organizations who have been most successful with using Project Online in addressing business problems such as these are the ones that create a set of standards, processes, and best practices for the way that projects are managed in their organization. The person or group that creates and manages these rules of project management is sometimes referred to as the Project Management Office (PMO).

Сфера відповідальності відділу керування проектами

У великих компаніях відділ керування проектами може утворювати цілий підрозділ, який займається питаннями керування проектами в масштабах всієї організації, наприклад організацією керування проектами, упровадженням, навчанням, дослідження потреб у керуванні проектами або визначенням найкращого способу створення зручних звітів. У компаніях невеликого та середнього розміру відділ керування проектами може складатися з невеликої кількості працівників або навіть з однієї особи, проте чисельність його складу може змінюватися, якщо йому доводиться вирішувати такі ж питання, як на великих підприємствах. Так чи інакше, усі відділи керування проектами мають спільні цілі:

  • пропагувати систему керування проектами та прискорити її запровадження;

  • спрощувати керування проектами для користувачів організації, автоматизуючи процеси в цьому інструменті;

  • створювати політики, процедури й рекомендацій щодо функцій керування проектами;

  • виступати центром передового досвіду у сфері керування проектами, фахівці якого надають консультації з будь-яких питань у цій області, а також організовують навчання, яке допоможе опанувати рекомендації з керування проектами та відповідні інструменти;

  • отримувати від керівництва схвалення, щоб запроваджувати й застосовувати зміни відповідно до рекомендацій цього відділу.

Трохи заплутано, чи не так? Давайте спробуємо розібратися з цим питанням на простому прикладі. Уявімо собі голову сімейства, який дбає про свою родину. Подивимося, як це відбувається:

Потреба

Відділ керування проектами

Родина

Відділ керування проектами – Відомості

Відділ керування проектами допомагає визначити ефективний спосіб, який дасть змогу надавати відомості зацікавленим сторонам проекту у формі звітів про хід його виконання та його стан. Для цього він може досліджувати потреби у звітуванні, переміщувати необхідні дані до системи та створювати робочі цикли, щоб забезпечити своєчасне додавання до системи даних, необхідних для формування повторюваних звітів.

Голові сімейства знадобиться інформація про стан справ:

  • звіти про успіхи дітей у навчанні за кожну чверть;

  • щомісячні виписки з банківських рахунків, що відображають фінансовий стан;

  • результати щорічного відвідування лікаря, щоб визначити стан здоров’я членів родини.

Відділ керування проектами – Відомості про те, хто що робить

The PMO creates processes to get the right data to the project management system to provide status at a project level to project managers. It also provides guidance and best practices for resource management.

Членам родини необхідно знати, хто й що має робити. Наприклад:

  • хто сьогодні забиратиме дітей зі школи, вигулюватиме собаку ввечері, готуватиме обід тощо;

  • якщо хтось не може виконати своє звичне завдання, то хто може виконати це завдання замість нього;

  • роботу всіх членів родини, розклад шкільних занять і відомості про доступність дуже зручно вказувати в централізованому сімейному календарі, з якого можна легко дізнатися, кому яку роботу можна призначити й на який час її можна запланувати.

Відділ керування проектами – форуми для співпраці

Відділ керування проектами допомагає створювати сайти для співпраці в рамках проектів і настроювати їх відповідно до потреб користувачів сайту.

Членам родини знадобиться форум, у якому вони зможуть співпрацювати. Для цього, наприклад, можна:

  • повісити на кухні настінний календар із відомостями про важливі події;

  • обговорювати питання за столом під час обіду.

Відділ керування проектами –Оцінювання та зменшення ризиків

Відділ керування проектами відповідає за настроювання системи для обробки завдань керування ризиками.

Щоб зменшити ризики, голові сімейства може знадобитися певне планування:

  • визначити потрібні медичні страховки;

  • оплатити абонементи в спортивно-оздоровчому центрі;

  • відкладати більше коштів на пенсійні рахунки.

Відділ керування проектами – Встановлення правил і процесів

The PMO looks at current processes and workflows, and finds a method of automating them through the project management tool being implemented. One of these might involve determining drivers for selecting which projects to move forward on given a set budget (portfolio analysis).

Голова сім’ї має виробити правила та процедури для своєї родини, наприклад:

  • установити час, до якого діти можуть гуляти надворі, або час, коли вони мають спати;

  • проаналізувати фактори й визначити пріоритет покупок (наприклад, "Що потрібно зробити цього року: придбати автомобіль, відремонтувати дах або поїхати у відпустку?");

  • настроїти роботу системи поливу газонів за автоматичним таймером;

  • вибрати на тижні час для придбання продуктів і побутових товарів, а також виконання різноманітних доручень.

Ось як відділ керування проектами сприяє підвищенню ефективності керування проектами в компанії:

  • Збирає відомості, які допоможуть визначити вимоги до керування в організації. Наприклад, аналізує бізнес-потреби організації, розробляє процеси, задовольнити ці потреби, а потім зіставляє ці процеси з параметрами або робочими циклами в службі Project Online.

  • Визначає, які дані потрібно постійно перевіряти, і забезпечує спільний доступ до таких даних зацікавленим сторонам разом з адміністратором Project. Наприклад, визначає потрібні дані та процес, який дасть змогу додавати ці дані в систему, щоб створювати щотижневі звіти про стан проекту, які надаються зацікавленим сторонам разом із добіркою за ходом виконання проектів.

  • Створює правила для процесів і робочих циклів. Наприклад, створює робочий цикл, у якому ідеї щодо проекту проходять через процес затвердження, після чого перетворюються на проект у службі Project Online.

  • Переносить наявні дані з поточної системи керування проектами до нової системи. Наприклад, шукає найпростіший спосіб перенесення даних ресурсів і проектів з електронні таблиці Microsoft Excel до служби Project Online або з програми Project Professional на комп’ютері кожного користувача до централізованого середовища служби Project Online.

  • Providing project portfolio management support to help with project prioritization and forecasting. Like most companies, there are many projects you'd like to do, but have limited budget and resources to do all of them. You need a way to determine which projects that you should move on. PMOs can drive the project and program selection process to ensure that future investments are in alignment with the organization's strategic goals and growth vision.

  • Managing the emotional changes users might face in moving from their current project management system to which they are attached. For example, tactfully influencing project managers to move from their old process of saving their project files to their hard drives and sharing them out by showing them the advantages of publishing them to Project Online. The PMO might do this by devoting more time to convincing the more senior project managers first, and hoping their influence on the other project managers helps to drive the change.

  • Усувати технічні ускладнення, що виникають унаслідок змін, пропонуючи чудові можливості для навчання.

Завдання відділу керування проектами

In the family example, the consequences of not addressing some of the needs can be dire. For example, not reviewing a child's report card when it first arrives might result in the assumption that things are fine, when actually more study time or a tutor might be needed. In the same way, deploying Project Online without creating an entity to help with standardization and adoption can also have dire circumstances. Establishing a PMO will help to increase the chances of success for your Project Online deployment. Depending on your goals, this can translate to better efficiency in project management (for example, more projects completed on time), which is usually associated with lower costs to manage projects (for example, more project completed at or under budget).

Перші кроки створення відділу керування проектами

Перші кроки створення відділу керування проектами, імовірно, вже виконані, оскільки ви вже доклали зусиль, щоб знайти цю статтю. Якщо вас цікавить перехід до служби Project Online, ви, швидше за все, вже маєте уявлення про те, як це може підвищити ефективність або вирішити проблему компанії. Ось кілька моментів, які слід врахувати на шляху формування відділу керування проектами:

Визначення сфери відповідальності відділу керування проектами

Is the main goal of your PMO going to be to address a specific business problem? For example, you might want to implement a timesheet system to get tighter control of costs analysis. Or you might have your project data spread across two or even three different applications, and want to consolidate the data into a single system, which would help to provide better insight into the execution of projects. Or it might be to provide ongoing project management guidance, and address project manager training needs. Once you understand why your PMO is needed, it will be much easier to scope what the requirements are in establishing and maintaining it.

Отримання схвалення керівництва

Обов’язково заручіться підтримкою начальства. Важливо, щоб створення відділу керування проектами схвалило керівництво, оскільки відсутність підтримки з його боку – одна з основних причин невдалих спроб сформувати такий відділ. Якщо який-небудь керівник уже знає про переваги та важливість такого задуму, це чудово! Проте якщо про це ще нікому не відомо, один із найкращих способів залучити начальство на свій бік – показати йому переваги переходу до такої системи керування проектами, як служба Project Online. Для цього можна показати керівникам, яку бізнес-проблему можна вирішити таким чином. Можливо, це певною мірою вже було зроблено під час початкової оцінки служби Project Online, але якщо показати керівництву, як це працює на конкретних даних у пілотному середовищі, серед його лав неодмінно знайдуться прихильники цієї ідеї. Щоб отримати схвалення керівництва, украй важливо визначити реальні переваги.

Strong executive sponsorship can be helpful in addressing resistance users might have in moving from what they are familiar with, to a new project management system, such as Project Online. Evangelizing and promoting the benefits to other influential stakeholders, such as senior project managers, can also help in breaking any emotional attachments that other users might have to the system you are moving from.

Формування робочої групи

Незалежно від розміру компанії, у якій потрібно сформувати відділ керування проектами, на нього покладаються певні обов’язки. Нижче показано розподіл цих обов’язків у відділі керування проектами відповідно до ролей.

Роль

Опис

Забезпечення виконання плану впровадження служби Project Online

If you are in the process of implementing Project Online, the overall plan needs someone to drive it. Just like any project, the adoption plan needs an owner to ensure that the required tasks are staffed and completed.

Вивчення потреб у керуванні проектами

Ця особа буде оцінювати вимоги до керування проектами в організації. Вона повинна буде поговорити з користувачами у всій компанії, а також окремо в різних відділах, щоб дізнатися, як вони зараз керують проектами, у чому полягають їхні вимоги, а також як можна покращити ситуацію, запровадивши службу Project Online. Ці вимоги потрібно донести до адміністратора Project, щоб він міг належним чином врахувати їх під час запровадження служби Project Online. У цієї особи мають бути чудові навички керування проектами, але окрім цього така людина повинна вміти легко знаходити спільну мову з іншими людьми. Цілком можливо, що користувачі компанії відчувають емоційну прив’язаність до процесу, від якого їм доведеться відмовитися, тому потрібно, щоб ця особа була в змозі подолати таке ставлення, показавши, як нова система полегшить їхню роботу.

Навчання, документація та підтримка

Ця особа повинна буде оцінювати рівень навичок користувачів і відповідатиме за забезпечення навчальними ресурсами, необхідними, щоб успішно використовувати продукт. Вона, зокрема, може створити для цього навчальний курс на основі ролей для адміністраторів Project, керівників проектів, а також керівників і учасників груп. Хоча зазвичай робота в цьому напрямку орієнтована на проведення спільного навчання для керівників проектів або адміністраторів, щоб забезпечити максимальну ефективність роботи керівників груп і їх учасників, варто розробити для них короткі довідники, пам’ятки, контрольні списки або короткі посібники. Також потрібно знайти спосіб, який дасть можливість надавати внутрішню підтримку користувачам і забезпечить ескалацію складніших питань належними маршрутами.

Зв’язок з ІТ-відділом

Collaboration with your IT department is essential in engaging them to assist in the sign up, setup, and configuration of Project Online. If you are only in the process of evaluating Project Online, this can typically be done by someone from your IT department without too much trouble by looking at the Get started with Project Online documentation.

Відділу керування проектами потрібно буде тісно співпрацювати з ІТ-відділом, у таких двох напрямках:

  • Office 365 administration: The PMO will need to work with the Office 365 administrator for assigning users and licenses.

  • Адміністрування служби Project Online. Відділу керування проектами потрібно буде також залучити адміністратора Project Online, щоб вирішити питання, пов’язані з настроюваними полями, ресурсами та конфігурацією табелів. Цей адміністратор може також допомогти відділу керування проектами запровадити процеси в службі Project Online за допомогою робочих циклів.

У деяких великих компаніях до складу відділу керування проектами можуть також входити керівники проектів, що відповідають за створення вказівок стосовно певних проектів, для реалізації яких потрібна допомога. Залежно від обсягу проекту, це можуть бути як консультації для власників проекту, так і фактичне прийняття права власності.

Розробка загальної концепції діяльності відділу керування проектами

У кожного відділу керування проектами має бути власна концепція діяльності. Після оцінювання потреби у формуванні відділу керування проектами сформулювати таку концепцію значно простіше. Проаналізуйте наявну концепцію діяльності компанії, а потім спробуйте створити узгоджену з нею концепцію для цього відділу. Вона не обов’язково повинна бути дуже складною. Її просто повинно бути достатньо, щоб забезпечити загальне уявлення про те, навіщо потрібен відділ керування проектами, а також яку роль він відіграє в компанії.

Створення плану формування відділу керування проектами

After scoping out the tasks you need to build your PMO, you might want to create a high-level project plan for it. Consider the building of your PMO as one big project, with associated tasks, durations, and assignments. Your project plan will become more defined as you step through some of the initial tasks, such as assessing your environment. The project plan helps to give your PMO a build schedule to keep track of what you have done, what you are working on, and what you have yet to do in creating your PMO. For example, here are how several PMO build tasks in a Project Online project plan might look:

План проектів відділу керування проектами в службі Project Online

Докладні відомості про відділ керування проектами

If you do not already have a PMO, you may be intimidated a bit at the thought of starting one. Although your company’s needs and requirements will drive your PMO, you need to learn how to create the framework to establish and evolve your PMO. Depending on your goals, you might want to research the various PMO process and industry methodologies, or see which PMO model you might closely align with. There are many books, training, and online resources available about creating and managing PMOs that can help you in your efforts.

If you are trying to set up a PMO and need assistance, you may want to contact a Microsoft Certified Partner or Microsoft Consulting Services. We also have in-house consultants at Microsoft with excellent experience at setting up PMOs for small, medium, and large companies.

Подальші кроки

So, are you ready to start your PMO? Hopefully, you’ve realized after reading this article that starting a PMO is an investment that will be well worth the time and effort. It will require a lot of collaboration with people in your company, and having an executive “champion” is essential. It will also require an investment in researching more about setting up a PMO through the many resources that are available. And if you need help, you can turn to Microsoft Certified Partners as well as Microsoft Consulting Services.

If you are in a smaller company, the scope of all of this may seem overwhelming. You may not have the resources to hire people for each PMO role noted in the “Build your team” table, and you don’t need to. Just be aware that these are responsibilities that will likely need to be addressed at some point in time, and to a degree that suits your requirements. Also note that the effort needed can scale to your company size and goals. A PMO in a smaller company might only need to meet with a few senior project managers in their company to assess their needs, versus multiple departments with varied requirements in a larger company.

Створивши відділ керування проектами, можна посприяти успішному запровадженню веб-програми Project Online, а використання веб-програми Project Online може допомогти цьому відділу досягти значних успіхів. Успішного впровадження!

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×