Перейти до основного
Office

Розповсюдження звіту

Звільнить звіти Access і Розподіліть їх значно і ширше. Наприклад, напишіть їм один або кілька користувачів, експортуйте їх до бібліотек документів SharePoint і архівуйте їх у мережні папки. Коли ви розповсюджуєте звіт Access, ви створюєте статичний звіт про дані в певний момент часу, наприклад щодня, щотижня або щомісяця. Таким чином, у вас є єдина точка істини, що працівники можуть використовувати для ефективного ділового рішення, відповідати на запитання, знаходити альтернативні варіанти, визначати плани, оцінювати ризики та покращувати якість.

Розповсюдження звітів

Порада    Під час створення звіту додайте дату публікації. Це допомагає користувачам підтвердити правильність часу створення звіту. Докладні відомості наведено в статті Вставлення дати й часу в звіт або форму.

У цій статті

Надсилання звіту за допомогою команди "Електронна пошта"

Один із найшвидших способів розповсюдити звіт можна за допомогою команди електронна пошта. За допомогою кількох клацань миші у програмі Access експортується звіт, а потім створюється нове повідомлення електронної пошти з файлом, вкладеним до нього.

  1. В області переходів виберіть звіт, який потрібно надіслати.

  2. Виберіть пункт зовнішні дані > Електронна пошта.

  3. У діалоговому вікні " перемістити об'єкт як " виберіть потрібний формат, який потрібно використовувати, наприклад у форматі PDF, а потім натисніть кнопку OK.

    Примітка    Хоча ви можете вибрати різноманітні формати, спробуйте скористатися портативним форматом документів (PDF), який став стандартом факто, зберігає макет і формат оригінального звіту Access і має вбудовані способи настроювання сторінок для перегляду та друку. Докладні відомості наведено в статті Інсталяція програми Adobe Reader і друку PDF-файлу.

    У програмі Access відкриється нове повідомлення електронної пошти в Outlook із вкладеним файлом.

  4. Введіть адреси електронної пошти одержувачів у полях Кому та копія , опис у полі Тема та повідомлення в області повідомлень.

    Порада    За замовчуванням файл, який ви надсилаєте за допомогою цього методу, не зберігається на вашому комп'ютері. Щоб зберегти копію файлу на комп'ютері, клацніть правою кнопкою миші вкладення в вкладеному полі, а потім виберіть команду Зберегти як.

  5. Натисніть кнопку Надіслати.

Примітка    Щоб автоматизувати процес, можна скористатися дією макросу надіслатиоб'єктбазиданих. Наприклад, можна створити макрос із послідовністю цих дій, щоб надсилати електронною поштою різні звіти іншим користувачам.

На початок сторінки

Експорт звіту до папки або бібліотеки документів SharePoint

  1. В області переходів виберіть звіт, який потрібно експортувати.

  2. Виберіть зовнішні дані > файл PDF або XPS , щоб відкрити діалогове вікно ПУБЛІКАЦІЯ у форматі PDF або XPS .

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Знайдіть папку за допомогою області переходів.

    • Знайдіть сайт SharePoint, клацнувши елемент SharePoint в області переходів або ввівши URL-адресу сайту в полі Адреса у верхній частині. Наприклад:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Докладні відомості наведено в статті пошук вмісту за допомогою початкової сторінки SharePoint.

  4. У полі тип файлу переконайтеся, що вибрано тип файлів PDF .

  5. Щоб змінити ім'я звіту за замовчуванням, введіть нове ім'я файлу в полі ім'я файлу .

  6. Щоб відкрити звіт відразу після експорту, установіть прапорець відкрити файл після публікування .

  7. У розділі оптимізувати длявиконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб оптимізувати звіт для більшого, а також файлу з більшою роздільною здатністю (рекомендовано для роботи з ним), виберіть елемент стандартний.

    • Щоб оптимізувати звіт для меншого файлу з низькою роздільною здатністю (рекомендовано для публікування в Інтернеті), виберіть пункт мінімальний розмір.

  8. Натисніть кнопку опублікувати. Програма Access створить файл. Якщо ви вирішили отримати доступ до файлу після публікування, програма Adobe Reader відобразить файл.

  9. Щоб зберегти кроки операції, щоб виконати та запланувати таку саму операцію, установіть прапорець зберегти кроки експортування .

    • Введіть ім'я та опис кроків.

    • Щоб створити завдання Outlook, у якому планується виконати операцію експортування на майбутній день, установіть прапорець створити завдання Outlook .

    Докладні відомості наведено в статті збереження відомостей про операцію імпорту або експорту як специфікацію.

    Примітка    Ще один спосіб автоматизувати процес – використати дію макросу Exportwithформатування. Наприклад, можна створити змістовне ім'я файлу на основі назви звіту та дати експортування. Це допомагає користувачам знаходити відповідний звіт у бібліотеці SharePoint або в папці багатьох звітів. Для цього вкажіть наведений нижче вираз в аргументі "файл виведення":

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Де RptQC5 – ім'я об'єкта звіту, Auto_Header0 – це розділ заголовка звіту, а властивість підпис – це назва звіту.

На початок сторінки

Відомості про створення центру звітів у службі SharePoint

Розгляньте можливість створення виділеного центру звітів у бібліотеці документів SharePoint, щоб користувачі могли легко знаходити й переглядати звіти, які їм потрібні. Додавши стовпці, пов'язуючи з бібліотекою Access, а також настроюючи бібліотеку документів із поданнями, ви можете створити першокласний досвід для користувачів. Нижче наведено основні кроки, які можна виконати.

Створення бібліотеки документів    Бібліотека документів – це захищене розташування файлу, яке спрощує співпрацю. Ви можете додати стовпці до бібліотеки, наприклад категорії, осіб або груп, а також обчислювані стовпці, за допомогою яких можна створювати подання та фільтри.

Подання ескізів бібліотеки документів із вибраним параметром "нічого не вибрано".

Докладні відомості наведено в статті що таке бібліотека документів?

Оновлення стовпців бібліотеки з Access    Пов'язуючи бібліотеку з Access, можна оновити стовпці в бібліотеці документів, щоб допомогти користувачам знаходити потрібні звіти та надавати додаткову інформацію.

Докладні відомості наведено в статті Імпорт, зв'язування або переміщення даних до SharePoint.

Створення відсортованих і відфільтрованих подань    Замість того, щоб надсилати звіт з Access електронною поштою, надішліть посилання на відповідне подання бібліотеки документів. Наприклад:

  • Відсортуйте подання за зростанням в зміненому стовпці , щоб у першу чергу відображали поточний звіт. Докладні відомості наведено в статті використання сортування для змінення подання SharePoint.

  • Якщо у вас є стовпець вибору в бібліотеці з функцією Джобс трьома значеннями: Lintпрацівник, майстер і керівник, створіть окремі подання на основі виразу фільтра для кожної ролі завдання.

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Коли ви надсилаєте посилання на подання супервізора, а користувач клацає його, подання відображатиме звіти для контролерів. Щоб отримати посилання на подання бібліотеки, відобразіть подання, а потім скопіюйте URL-адресу з рядка адреси.

  • Якщо у вас є стовпець «особа» у бібліотеці під назвою OurEmployees, створіть подання на основі виразу фільтра, у якому використовується функція Me , щоб відображати лише звіти для поточного користувача.

    OurEmployees is equal to [Me]

    Коли ви надсилаєте посилання на подання, а користувач клацає його, подання відобразить певні звіти для цього користувача.

Докладні відомості наведено в статті використання фільтрування для змінення подання SharePoint і редагування подання списку в службі SharePoint.

Підключення веб-частин на сучасній сторінці   Ви також можете створити сучасну сторінку, щоб відобразити файл на основі того, що користувач вибирає в бібліотеці документів, підключивши веб-частину "засіб перегляду файлів" до веб-частини "бібліотека документів". Користувачі можуть переглядати звіти, щоб знайти потрібний.

Приклад списку, пов'язаного з веб-частиною "властивості списку"

Докладні відомості наведено в статті використання веб-частин на сторінках SharePoint і підключення веб-частин у службі SharePoint Online.

Плече Microsoft Flow    Ви можете автоматизувати використання та керування бібліотекою за допомогою Microsoft Flow. Наприклад, можна Push-сповіщення, надсилання щоденних нагадувань, створення завдання планувальника, а також архівувати прострочені файли до папки.

Для вибраного елемента в SharePoint створіть завдання планувальника з посиланням на елемент SharePoint.

Шаблон потоку Microsoft для SharePoint і планувальник

Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю створення потоку для списку або бібліотеки в службі SharePoint Online або у службі "OneDrive для бізнесу".

На початок сторінки

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Див. також

Загальні відомості про звіти в програмі Access

Посібник із створення звітів

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×