Розповсюдження звіту в електронному вигляді

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Microsoft Office Access можна використовувати в електронному вигляді розповсюджувати звітів Access. Наприклад, можна скористатися командою " електронної пошти " в меню кнопки Microsoft Office, щоб швидко експортувати та надіслати звіт у вкладенні до повідомлення електронної пошти. Чи можна експортувати звіт у файлі та потім розповсюдьте файл кількома різними способами. За допомогою методів електронні розсилки, можна швидко дізнатися важливу інформацію для тих, хто його. Крім того, у файли можна використовувати для створення резервних копій і архіви звітів і також можна зменшити паперу використання у випадках копіями звіти, яких не потрібно.

У цій статті пояснюється, у різних форматах файлу можна використовувати, щоб експортувати звіт і описано різні методи дає змогу розповсюдження експортований звіту, щоб ваші одержувачі.

У цій статті

Загальні відомості про формати файлів, до якого можна експортувати звіт

Розповсюдження звіту за допомогою команди електронної пошти

Розповсюдження звіту за допомогою інших методів

Загальні відомості про формати файлів, до якого можна експортувати звіт

Можна експортувати звіт у вигляді кілька різних форматів файлів. Проте, не всі наведені нижче формати файлів, які збереження структури та форматування вихідного звіту. Наприклад, якщо ви експорт звіту у вигляді HTML-файл (*. htm або *. HTML), формат RTF файлу (типу) або текстового файлу (TXT), отриманого файлу не містить усі візуальних елементів, які були присутні в вихідного звіту, наприклад графічних об'єктів , кольори ліній і меж. Однак певні формати файлів, які збереження структури та форматування вихідного звіту. Наведені нижче формати, які містять формат знімка (*. SNP), формат формату PDF (*. PDF) і формат XML Paper Specification (*. XPS). У цій статті описано за допомогою таких трьох форматів.

У наведеній нижче таблиці містить список усіх доступних форматів для експорту звіту та програми, які ви та ваші одержувачі можна використовувати для відкриття отриманих файлів.

Формат

Файл ext ension(s)

Програми, які використовуються для відкриття файлу

HTML

*. htm; *.HTML

Інтернет-браузерів, наприклад Microsoft Internet Explorer.

PDF

*. PDF

Читання PDF-файлів, можна безкоштовно, сторонніх завантаження.

Rich Text (форматований текст)

типу

Текстовий програм, наприклад Microsoft Office Word або WordPad.

Знімок (Snapshot)

*. SNP

Знімок перегляду Microsoft, доступні з центру завантажень Microsoft. Знайти посилання для безкоштовного завантаження в розділі .

Текстовий

*. txt

Текстовий та редагування програм, наприклад Word і блокнот тексту.

XPS;

*. XPS

  • У Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 або Microsoft Windows XP    Microsoft паперу специфікації засіб перегляду XML, доступні, завантаживши XML паперу специфікації базовий пакет Microsoft. Додаткові відомості про XML паперу специфікації базовий пакет Microsoft зверніться до посилання в розділі .

  • В ОС Windows Vista    Браузер Microsoft Internet Explorer 7.0 або новішої версії.

Примітка.: Після інсталяції повідомлення, взяте знайти додаткові відомості про підтримку для цих форматах у розділі стануть доступними параметри Формату PDF (*. PDF) і Формат XPS (*. XPS) .

На початок сторінки

Розповсюдження звіту за допомогою команди електронної пошти

Найшвидший способи розповсюдження звіту в Office Access 2007 – це за допомогою електронної пошти команди в меню кнопки Microsoft Office. Лише з кількома клацаннями миші Access експорт звіту у форматі файлу, а потім створює нове повідомлення електронної пошти з файлу, який додається до нього.

  1. В області переходів виберіть звіт, який потрібно надіслати повідомлення електронної пошти.

  2. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку електронної пошти.

  3. У діалоговому вікні Надіслати об'єкт як виберіть формат, який потрібно використати і натисніть кнопку OK. Пам'ятайте, що Формат знімка (*. SNP), Формат PDF (*. PDF)і Формат XPS (*. XPS) тільки параметри, які зберігатимуться структури та форматування вихідного звіту.

    Office Outlook 2007 відкриється нове повідомлення електронної пошти із вкладеним файлом типу, які ви вказали.

  4. У вікні тему в поле Тема та повідомлення в області повідомлення введіть адреси електронної пошти одержувачів.

    Порада.: За промовчанням файлів, які ви надсилаєте, використовуючи цей метод не зберігається на вашому комп'ютері. Якщо потрібно зберегти копію файлу на комп'ютері, клацніть правою кнопкою миші вкладення у вікні Attached і виберіть у контекстному меню команду Зберегти як .

  5. Натисніть кнопку Надіслати.

На початок сторінки

Розповсюдження звіту за допомогою інших методів

Якщо ви не хочете розповсюдження звіту за допомогою команди електронної пошти , можна спочатку експортувати звіт у форматі файлу, який ви хочете і потім розповсюджувати його таким же чином розповсюджується будь-який інший файл. Наприклад, можна скопіювати файл на знімному носії, наприклад компакт-Диску, дискеті або USB-диску та розповсюдження ваші одержувачі. Крім того, може копіювання файлу до спільної мережної папки або бібліотеки документів на сайті Microsoft Windows SharePoint Services і потім повідомте одержувачів розташування файлу.

У розділах нижче показано, як експорт звіту у вигляді знімка файл (*. SNP), файлу формату PDF (*. PDF) або файлу XML Paper Specification (*. XPS), який потім розповсюдження за допомогою методу, який ви хочете.

Експорт звіту у вигляді знімка файлу

Для перегляду файлів у форматі знімок, на час і комп'ютерах одержувачів, має бути інстальовано програму перегляду знімків Microsoft. У попередніх версіях програми Access перегляду знімків був інстальований за допомогою Access. Проте, перегляду знімків не інстальовано з Office Access 2007. Для перегляду файлів у форматі знімок, потрібно завантажити та інсталювати безкоштовну програму перегляду знімків Microsoft із Центру завантажень Microsoft. Оскільки ліцензію Office Access 2007 не потрібен, щоб завантажити програму перегляду знімків, користувачі, які не мають Access 2007 , на чиїх комп'ютерах інстальовано можна також завантажити знімок перегляду та використовувати його, щоб переглянути знімок файли, які ви створюєте. Знайти посилання для завантаження у розділі Додаткові відомості

  1. В області переходів клацніть звіт, який потрібно експортувати.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі експорт натисніть кнопку Додатковота виберіть Знімок перегляду.

  3. На першій сторінці Експорт - знімок перегляду майстра, введіть ім'я файлу в полі ім'я файлу або натисніть кнопку Огляд для пошуку в інше розташування для збереження файлу.

  4. Якщо ви хочете, щоб переглянути знімок відразу після її створення, у розділі параметри експорту Укажіть, установіть прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експортування .

  5. Натисніть кнопку OK.

    Якщо файл із таким ім'ям уже існує в указаній папці, з'явиться або замінити наявний файл або введіть нове ім'я. Натисніть кнопку так щоб замінити його, або натисніть кнопку ні , щоб введіть інше ім'я файлу.

    Програма Access створює файл знімок. Якщо ви вибрали доступ Відкрити кінцевий файл, і на вашому комп'ютері інстальовано програму перегляду знімків, програма запуск і відображення знімок файл. Якщо на комп'ютері не інстальовано програму перегляду знімків, повідомлення не буде відображено і знімок файл не відображаються. Однак можна й надалі розповсюдити іншим користувачам.

  6. Щоб зберегти описано дії, яку ви просто виконати, щоб швидко можна відтворити ту ж операцію через деякий час, зберегти етапи експортування, установіть прапорець а потім введіть ім'я та опис для дії. Створення завдання Outlook, яке дає змогу планування операції експортування в майбутньому, установіть прапорець поруч із пунктом Створити завдання Outlook .

    Дізнайтеся більше про планування імпорт і експорт операцій у розділі Додаткові відомості .

Експорт звіту у форматі *. PDF або *. XPS

Потрібно спочатку інсталювати надбудову до звіту можна експортувати до файлу формату *. PDF або *. XPS. Додаткові відомості про підтримку інші формати файлів, наприклад *. PDF і *. XPS виберіть посилання в розділі цієї статті .

Інсталювавши надбудову, виконайте такі дії для експорту звіту у форматі *. PDF або *. XPS:

  1. В області переходів клацніть звіт, який потрібно експортувати.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі експорт виберіть пункт PDF або XPS.

  3. У діалоговому вікні опублікувати як PDF або XPS у полі тип файлу виберіть тип файлу, який потрібно експортувати звіт як.

  4. Щоб змінити ім'я, яке звіт буде збережено як, введіть нове ім'я файлу в полі ім'я файлу .

  5. Щоб відкрити звіт, щойно ви експортувати його, установіть прапорець відкрити файл після публікації . Якщо у вас немає програми, інстальованої на комп'ютері, який може відкриття тип файлу, цей параметр недоступний.

  6. У розділі оптимізувати длявиконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб оптимізувати звіту більше, великою роздільною здатністю файлу (рекомендовано для друку), виберіть стандартний.

    • Щоб оптимізувати звіт для менші, низької роздільної здатності файлів (рекомендовано для публікації в Інтернеті), виберіть пункт мінімальний розмір.

  7. Натисніть кнопку Опублікувати.

    Програма Access створює файл *. PDF або *. XPS. У разі наявності відкрити файл після публікації, у відповідній програмі запустити та відображення файл.

  8. Збереження описано дії, які щойно виконано, щоб швидко можна відтворити так само операції через деякий час натисніть кнопку зберегти етапи експортування, установіть прапорець а потім введіть ім'я та опис для дії. Створення завдання Outlook, яке дає змогу планування операції експортування в майбутньому, установіть прапорець поруч із пунктом Створити завдання Outlook .

    Дізнайтеся більше про планування імпорт і експорт операцій у розділі Додаткові відомості .

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×