Робота з папками повідомлень в інтернет-версії Outlook

Якщо потрібно впорядковувати повідомлення в інтернет-версії Outlook, можна створити нові папки або перейменувати, перемістити чи видалити наявні. Крім того, ви можете налаштувати правила, за якими інтернет-версія Outlook автоматично переміщатиме повідомлення до певних папок відповідно до заданих умов.

Вибір відповідних указівок

Ці вказівки дещо відрізняються, якщо ви використовуєте новий інтерфейс інтернет-версії Outlook. Виберіть свою версію цієї програми, щоб отримати відповідні вказівки.

ЯКЩО ВАША ПОШТОВА СКРИНЬКА МАЄ ТАКИЙ ВИГЛЯД...

ЯКЩО ВАША ПОШТОВА СКРИНЬКА МАЄ ТАКИЙ ВИГЛЯД...

Бета-версія інтернет-версії Outlook

Див. статтю Інструкції для нової інтернет-версії Outlook.

Інтернет-версія Outlook

Див. статтю Інструкції для класичної інтернет-версії Outlook.

Примітка.: Якщо організація має емблему на панелі інструментів, інтерфейс може дещо відрізнятися від показаного вище.

Указівки для нового інтерфейсу інтернет-версії Outlook

За замовчуванням в обліковому записі є такі папки:

  • Вхідні. Вхідні повідомлення надходять до папки "Вхідні", крім випадків, коли для папки створено Правило для вхідних, яке пересилатиме їх до іншої папки, або коли вони визначаються як небажана пошта.

  • Небажана пошта Повідомлення з ознаками небажаної пошти, які не затримав фільтр спаму, автоматично потраплять до цієї папки. Щоб дізнатися більше, див. статтю Відомості про небажану пошту та фішинг в інтернет-версії Outlook.

  • Чернетки. Якщо ви створюєте повідомлення або відповідаєте на нього, але не маєте змоги відразу завершити його, воно автоматично зберігається до папки «Чернетки». Пізніше можна повернутися до цього повідомлення, щоб відредагувати та надіслати його.

  • Надіслані. За промовчанням копія кожного повідомлення, яке ви надсилаєте, розміщується в папці «Надіслані».

  • Видалені. Коли ви видаляєте повідомлення, воно переміщується до папки «Видалені».

Більшу частину дій із папками можна виконати за допомогою контекстного меню, яке викликається клацанням папки правою кнопкою миші.

  • Створити підпапку. Використовується, щоб створити нову вкладену папку в папці, яку ви клацнули правою кнопкою миші.

  • Видалити папку. Під час видалення папка та весь її вміст буде переміщено до папки "Видалені елементи".

  • Видалення всіх Під час видалення всі елементи у вибраній папці буде переміщено до папки "Видалені елементи".

  • Позначити всі як прочитані Позначає як прочитані всі елементи у вибраній папці.

  • Перейменувати. Дає змогу змінити ім’я папки. Стандартні папки, як-от папка "Вхідні", перейменовувати не можна.

Щоб упорядкувати повідомлення на свій смак, можна створювати додаткові папки. Наприклад, ви можете створити папку для певного проекту, для всіх повідомлень від певної особи або для всіх повідомлень, надісланих групі розсилки, до складу якої ви входите.

Створення нової папки

  1. Унизу області переходів ліворуч клацніть Створити папку.

  2. У відповідному полі введіть ім’я для нової папки та натисніть клавішу Enter.

Створення вкладеної папки

  1. В області ліворуч клацніть правою кнопкою миші папку, до якої потрібно додати вкладену папку.

  2. Виберіть Створити нову вкладену папку.

  3. У відповідному полі введіть ім’я для нової папки та натисніть клавішу Enter.

Примітка.: Перейменувати стандартні папки, як-от "Вхідні", "Чернетки" або "Видалені", неможливо.

  1. В області папки клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перейменувати.

  2. Виберіть команду Перейменувати.

  3. Введіть ім’я для папки та натисніть клавішу Enter.

Примітка.: Стандартні папки, як-от "Вхідні" та "Надіслані", видалити не можна.

  1. В області папки правою кнопкою миші клацніть папку або вкладену папку, яку потрібно видалити.

  2. Виберіть пункт Видалити папку.

  3. Натисніть кнопку OK для підтвердження.

В інтернет-версія Outlook папка "Обране" за замовчуванням містить такі папки: "Вхідні", "Надіслані елементи" та "Видалені елементи". Ви можете додавати папки до обраного, щоб спростити пошук найважливіших папок. До обраного додається не сама папка, а посилання на неї, тому вона не переміщається з вашої особистої папки.

  • Щоб додати папку до обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Додати до вподобань.

  • Щоб змінити порядок папок, виберіть папку та перетягніть її до нового розташування в ієрархії. Крім того, ви можете клацнути папку правою кнопкою миші й вибрати команду Перемістити вище в списку або Перемістити нижче в списку.

  • Щоб видалити папку з обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Видалення з обраного. Ця дія видаляє лише посилання на папку, тому сама папка нікуди не зникає з вашої особистої папки.

Якщо це дозволено політиками організації, до обраного можна додати спільну папку. Відомості про те, як створити таку папку в інтернет-версія Outlook і додати її до обраного, див. в статті Створення спільної папки в програмі Outlook.

Примітка.:  Політики контролює адміністратор організації. Політики можуть бути недоступні для вашого облікового запису.

Політики архівування та збереження дають змогу автоматично переміщувати або видаляти повідомлення після того, як вони певний час пробули в поштовій скриньці. Докладні відомості про політики та їх призначення див. в статті Політики збереження та архівування в інтернет-версії Outlook.

Коли ви видаляєте повідомлення, воно спершу потрапляє до папки "Видалені елементи". Ви можете видаляти повідомлення з неї вручну або налаштувати інтернет-версія Outlook на автоматичне очищення папки "Видалені елементи" під час виходу з облікового запису.

Примітка.: Вміст видалених папок відображається лише після розгортання папки Видалені елементи »:

Знімок екрана: папка розширення видалених елементів.

Очищення папки "Видалені елементи" під час виходу

  1. Угорі сторінки виберіть Параметри Settings  > Переглянути всі параметри Outlook.

  2. Виберіть пункт Пошта > Обробка повідомлень.

  3. У розділі Параметри повідомленняустановіть прапорець очищати папку "Видалені".

  4. Натисніть кнопку Зберегти.

Щоб дізнатися, як відновити видалені повідомлення в інтернет-версії Outlook, див. цю статтю.

За допомогою команд у рядку меню Outlookінтернет-версія Outlook або правил Outlookінтернет-версія Outlook можна автоматично переміщати повідомлення до певної папки під час їх отримання.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою команд

Такі команди, як Організувати та Перемістити до, дають змогу автоматично видаляти або переміщати всі повідомлення від певного відправника. Вони відображаються в рядку меню Outlookінтернет-версія Outlook, коли вибрано повідомлення в папці "Вхідні".

  • За допомогою команди Організувати можна швидко видалити непотрібні електронні листи в папці "Вхідні". Вибравши повідомлення, ви можете автоматично видалити всю вхідну пошту від його відправника, зберегти лише останні повідомлення або видалити повідомлення, отримані понад 10 днів тому.

  • Команда Перемістити до дає змогу перемістити певне повідомлення або автоматично переміщати всі повідомлення від певного відправника до іншої папки.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою правил

Використовуйте правила, щоб щойно отримані повідомлення автоматично переміщалися до певної папки.

  1. У папці "Вхідні" виберіть потрібне повідомлення, до якого потрібно призначити правила, та виберіть пункт Інші дії на панелі команд.

  2. Виберіть пункт Створити правило. Відкриється діалогове вікно Створення правила .

  3. Виберіть папку, до якої потрібно перемістити повідомлення від цього відправника.

  4. Щоб вибрати інші умови та дії, виберіть пункт Додаткові параметри.

    Зупинити обробку інших правил. За замовчуванням цей прапорець установлено. Наступні правила ігноруватимуться, навіть якщо вони стосуються повідомлення.

  5. Натисніть кнопку OK, щоб зберегти вибрані параметри та повернутися до вікна створення правила.

Указівки для класичного інтерфейсу інтернет-версії Outlook

За замовчуванням в обліковому записі є такі папки:

Поштові папки за замовчуванням у розділі "Уподобані"
  • Вхідні. Вхідні повідомлення надходять до папки "Вхідні", крім випадків, коли створено правило для папки Вхідні, яке пересилатиме їх до іншої папки, або коли вони визначаються як небажана пошта.

  • Несуттєві. Допомагає фільтрувати пошту з урахуванням того, як ви обробляли її в минулому. Якщо цю функцію ввімкнуто, поштовий сервер відстежує, які повідомлення ви читаєте, а які – ні. Повідомлення, які ви не читаєте, переміщаються до папки "Несуттєві".

  • Надіслані. За промовчанням копія кожного повідомлення, яке ви надсилаєте, розміщується в папці «Надіслані».

  • Видалені. Коли ви видаляєте повідомлення, воно переміщується до папки «Видалені».

Якщо в інтернет-версії Outlook у розділі Папки клацнути Більше, ці стандартні папки міститимуться в розділі Обране. Вони також відображаються під вашою особистою папкою та входять до довгого списку папок, багато з яких міг створити ваш адміністратор. Адміністратор міг додати, наприклад, такі папки:

  • Чернетки. Якщо ви створюєте повідомлення або відповідаєте на нього, але не маєте змоги відразу завершити його, воно автоматично зберігається до папки «Чернетки». Пізніше можна повернутися до цього повідомлення, щоб відредагувати та надіслати його.

  • Небажана пошта. Повідомлення з ознаками небажаної пошти, які не затримав фільтр спаму, автоматично потраплять до цієї папки. Щоб дізнатися більше про папку "Небажана пошта", див. статтю Відомості про небажану пошту та фішинг.

  • Нотатки. Це – папка, доступна тільки для читання. Створювати елементи в цій папці або видаляти їх можна лише у програмі Outlook.

  • Журнал розмов. За замовчуванням копія кожної розмови в "Skype для бізнесу" поміщається в папку "Журнал розмов".

Більшу частину дій із папками можна виконати за допомогою контекстного меню, яке викликається клацанням папки правою кнопкою миші. Контекстне меню залежить від того, де вибрано папку: у списку "Обране" чи в особистій папці.

Папка "Обране"

У папці "Обране" відображаються основні поштові папки. Контекстне меню містить команди, які найчастіше використовуються під час роботи з такими папками.

Контекстне меню, що відкривається клацанням папки "Вхідні" в програмі Пошта.

  • Перемістити вище в списку або Перемістити нижче в списку. За допомогою цих команд можна змінити положення папки в ієрархії.

  • Видалення з обраного. Видаляє папку з обраного. При цьому папка не видаляється з вашої особистої папки.

  • Видалити все. Видаляє весь вміст папки разом із вкладеними папками.

  • Позначити все як прочитане. Позначає кожен елемент у папці як прочитаний.

  • Призначити політику. Призначає політику архівації або збереження для повідомлень у папці. Цей параметр може бути недоступний, якщо адміністратор не ввімкнув його.

  • Дозволи. Використовується, щоб надати іншим користувачам доступ до папок у поштовій скриньці.

Особиста папка

В особистій папці зібрано всі доступні для вас папки. У контекстному меню особистої папки більше можливостей, ніж у контекстному меню папки "Обране". Однак певні параметри доступні не для всіх папок. Крім того, деякі команди можуть бути недоступні через відсутність адміністративних дозволів.

Контекстне меню, що відкривається клацанням особистої папки правою кнопкою миші.

У контекстному меню особистої папки є чотири додаткових команди:

  • Створити папку. Використовується, щоб створити нову вкладену папку в папці, яку ви клацнули правою кнопкою миші.

  • Перейменувати. Дає змогу змінити ім’я папки. Стандартні папки, як-от папку "Вхідні", перейменовувати не можна.

  • Додати до вподобань. Дає змогу додати поточну папку до обраного.

  • Перемістити. Відкриває вікно, яке дає змогу перемістити вибрану папку до нового розташування в ієрархії папок. Крім того, папку можна просто перетягнути до нового розташування.

    Примітка.: Під час наступного входу папки, які ви створили, будуть впорядковані в алфавітному порядку.

Щоб упорядкувати повідомлення на свій смак, можна створювати додаткові папки. Наприклад, ви можете створити папку для певного проекту, для всіх повідомлень від певної особи або для всіх повідомлень, надісланих групі розсилки, до складу якої ви входите.

Створення нової папки

  1. У розділі Папки виберіть Більше.

    Знімок екрана: вказівник миші на пункті "Більше" в області переходів інтернет-версії Outlook.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Поруч із папкою Обране або ім’ям вашої особистої папки натисніть кнопку Створити папку  Кнопка "Створити папку" .

    • Клацніть особисту папку правою кнопкою миші й виберіть Створити папку.

  3. У відповідному полі введіть ім’я для нової папки та натисніть клавішу Enter.

Поради.: 

  • Нові папки автоматично відображаються під стандартними.

  • Нові папки, створені в папці Обране, автоматично додаються до особистої папки, і їх можна видалити лише з неї.

  • А папки, створені в особистій папці, можна додати до папки "Обране", лише застосувавши команду контекстного меню Додати до вподобань.

Створення вкладеної папки

  1. У розділі Папки виберіть Більше.

    Знімок екрана: вказівник миші на пункті "Більше" в області переходів інтернет-версії Outlook.

  2. В особистій папці клацніть правою кнопкою миші папку, до якої потрібно додати вкладену папку, і виберіть Створити нову вкладену папку.

  3. У відповідному полі введіть ім’я для нової вкладеної папки та натисніть клавішу Enter.

Примітка.: Перейменувати стандартні папки, як-от "Вхідні", "Чернетки" або "Видалені", неможливо.

  1. У розділі Папки виберіть Більше.

    Знімок екрана: вказівник миші на пункті "Більше" в області переходів інтернет-версії Outlook.

  2. В особистій папці клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перейменувати, і виберіть Перейменувати.

  3. Введіть ім’я для папки та натисніть клавішу Enter.

Ви можете перетягнути папку до нового розташування в ієрархії або скористатися для цього командою Перемістити в контекстному меню.

Примітка.: Під час наступного входу папки, які ви створили, будуть впорядковані в алфавітному порядку.

  1. У розділі Папки виберіть Більше.

    Знімок екрана: вказівник миші на пункті "Більше" в області переходів інтернет-версії Outlook.

  2. В особистій папці клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перемістити, і виберіть Перемістити.

  3. У вікні Перемістити папку виберіть кінцеву папку, а потім натисніть кнопку Перемістити.

Ви також можете створити нову папку, щоб перемістити папку до неї. Для цього клацніть правою кнопкою миші потрібну батьківську папку та натисніть кнопку Створити папку. Крім того, за допомогою правил для папки "Вхідні" можна автоматично переміщати вхідні повідомлення до певної папки відповідно до вибраних умов.

Примітка.: Стандартні папки, як-от "Вхідні" та "Надіслані", видалити не можна.

  1. У розділі Папки виберіть Більше.

    Знімок екрана: вказівник миші на пункті "Більше" в області переходів інтернет-версії Outlook.

  2. Правою кнопкою миші клацніть вкладену папку, яку потрібно видалити, і виберіть Видалити.

  3. Натисніть кнопку OK для підтвердження.

В інтернет-версії Outlook папка "Обране" за замовчуванням містить такі папки: "Вхідні", "Несуттєві", "Надіслані" та "Видалені". Ви можете додавати папки до обраного, щоб спростити пошук найважливіших папок. До обраного додається не сама папка, а посилання на неї, тому вона не переміщається з вашої особистої папки.

  • Щоб додати папку до обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Додати до вподобань.

  • Щоб змінити порядок папок, виберіть папку та перетягніть її до нового розташування в ієрархії. Крім того, ви можете клацнути папку правою кнопкою миші й вибрати команду Перемістити вище в списку або Перемістити нижче в списку.

  • Щоб видалити папку з обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Видалення з обраного. Ця дія видаляє лише посилання на папку, тому сама папка нікуди не зникає з вашої особистої папки.

Якщо це дозволено політиками організації, до обраного можна додати спільну папку. Відомості про те, як створити таку папку в інтернет-версія Outlook і додати її до обраного, див. в статті Створення спільної папки в програмі Outlook.

Примітка.:  Політики контролює адміністратор організації. Політики можуть бути недоступні для вашого облікового запису.

Політики архівування та збереження дають змогу автоматично переміщувати або видаляти повідомлення після того, як вони певний час пробули в поштовій скриньці. Докладні відомості про політики та їх призначення див. в статті Політики збереження та архівування в інтернет-версії Outlook.

Коли ви видаляєте повідомлення, воно спершу потрапляє до папки "Видалені". Ви можете видаляти повідомлення з неї вручну або налаштувати інтернет-версія Outlook на автоматичне очищення папки "Видалені" під час виходу з облікового запису. Ваш адміністратор також може призначити політику очищення папки "Видалені" після закінчення певного терміну.

Очищення папки "Видалені елементи" під час виходу

  1. У верхній частині екрана натисніть кнопку Настройки  Піктограма "Настройки" .

  2. У розділі Параметри ваших програм виберіть пункт Пошта.

  3. Виберіть Автоматична обробка > Параметри повідомлення > Очищати папку "Видалені" під час виходу.

  4. Натисніть кнопку Зберегти  Кнопка створення групи .

Щоб дізнатися, як відновити видалені повідомлення, див. Відновлення видалених повідомлень електронної пошти в інтернет-версії Outlook.

За допомогою команд у рядку меню інтернет-версія Outlook або правил інтернет-версія Outlook можна автоматично переміщати повідомлення до певної папки під час їх отримання.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою команд

Такі команди, як Почистити та Перемістити до, дають змогу автоматично видаляти або переміщати всі повідомлення від певного відправника. Вони відображаються в рядку меню інтернет-версія Outlook, коли вибрано повідомлення в папці «Вхідні».

Знімок екрана: рядок меню.

  • За допомогою команди Організувати можна швидко видалити непотрібні електронні листи в папці "Вхідні". Вибравши повідомлення, ви можете автоматично видалити всю вхідну пошту від його відправника, зберегти лише останні повідомлення або видалити повідомлення, отримані понад 10 днів тому.

  • Команда Перемістити до дає змогу перемістити певне повідомлення або автоматично переміщати всі повідомлення від певного відправника до іншої папки.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою правил

Використовуйте правила, щоб щойно отримані повідомлення автоматично переміщалися до певної папки.

  1. У папці «Вхідні» виберіть повідомлення, якому потрібно призначити правило, і в рядку меню інтернет-версія Outlook натисніть кнопку Кнопка "Інші дії" .

    Знімок екрана: кнопка "Інші команди" в рядку меню Outlook.

  2. Виберіть Створити правило. Відкриється діалогове вікно (форма) Нове правило папки «Вхідні».

    • Ім’я. У цьому полі відображається ім’я відправника.

    • Коли надходить повідомлення, а також якщо воно відповідає всім наведеним умовам. Для отриманого повідомлення за замовчуванням встановлено три умови. Клацніть стрілки, щоб вибрати інші умови. Якщо потрібно використовувати додаткові умови, натисніть кнопку Додати умову.

    • Виконувати всі наведені дії. За замовчуванням вибрано одну з трьох визначених дій. Клацніть стрілки, щоб вибрати інші дії. Якщо потрібно визначити іншу дію, натисніть кнопку Додати дію.

    • За винятком, коли виконано будь-яку з наведених умов. За замовчуванням винятки не налаштовано. Клацніть стрілку, щоб налаштувати винятки для зазначених вище умов. Натисніть кнопку Додати виняток, якщо потрібно більше одного винятку.

    • Зупинити обробку інших правил. За замовчуванням цей прапорець установлено. Наступні правила ігноруватимуться, навіть якщо вони стосуються повідомлення.

  3. Натисніть кнопку OK, щоб зберегти правило. Залежно від структури вашого облікового запису може з’явитися попередження про змінення правил. За потреби зверніться до адміністратора.

Примітка.: Якщо потрібно перемістити повідомлення з поштової скриньки, але зберегти їх, можна скористатися програмою Outlook та зберегти повідомлення у .pst файлі. Повідомлення будуть доступні лише в разі використання Outlook та можливості доступу до .pst файлу. Докладні відомості див. в статтях Загальні відомості про файли даних Outlook (.pst і .ost) і Створення файлу даних Outlook (.pst) для збереження відомостей.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×