Спільний доступ і співавторство

Одночасна робота над книгами Excel з іншими користувачами в режимі співавторства

Режим співавторства дає можливість працювати над книгами Excel одночасно з іншими користувачами

Ваш браузер не підтримує відео. Інсталюйте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player або Internet Explorer 9.

Ви можете відкрити одну й ту саму книгу Excel одночасно зі своїми колегами й працювати над нею разом. Це називається співавторством. У режимі співавторства можна буквально за лічені секунди побачити зміни, внесені іншими користувачами. У деяких версіях програми Excel елементи, вибрані іншими користувачами, відображаються різними кольорами. Якщо ви використовуєте версію програми Excel, яка підтримує співавторство, виберіть піктограму Спільний доступ у верхньому правому куті, введіть адреси електронної пошти, а потім виберіть розташування в хмарі. Якщо вам потрібні докладніші відомості, наприклад про те, які саме версії підтримуються й де можна зберігати файл, перегляньте відповідні покрокові вказівки в цій статті.

Примітка.: Ця функція доступна тільки для власників передплати на Office 365. Якщо ви передплатник Office 365, переконайтеся, що маєте найновішу версію Office.

Спробуйте Office 365 або найновішу версію Excel

Перш ніж використовувати режим співавторства в класичній програмі Excel для Windows, спочатку переконайтеся, що у вас є все необхідне. Після цього вам знадобиться виконати всього чотири кроки, щоб почати працювати разом з іншими користувачами.

За допомогою браузера передайте або створіть нову книгу у OneDrive, OneDrive для бізнесу або бібліотеці SharePoint Online. Зверніть увагу, що локальні сайти SharePoint (не розміщені на серверах корпорації Майкрософт) не підтримують співавторство. Якщо ви не знаєте, який сайт ви використовуєте, спитайте про це у відповідального за його обслуговування або у відповідного працівника вашого ІТ-відділу.

  1. Якщо файл передано, клацніть його ім’я, щоб його відкрити. Книга відкриється в новій вкладці браузера.

  2. Натисніть кнопку Редагувати у програмі Excel. Якщо вона не відображається, натисніть кнопку Редагувати у браузері, а потім натисніть кнопку Редагувати у програмі Excel, коли сторінка перезавантажиться.

  3. Якщо буде запропоновано вибрати версію Excel, виберіть Microsoft Excel.

  4. Коли файл відкривається в Excel, ви можете побачити жовтий рядок, у якому зазначено, що файл відкрито в безпечному поданні. У такому випадку натисніть кнопку Увімкнути редагування.

  5. У верхньому правому куті клацніть Спільний доступ.

  6. Введіть у полі Запрошення користувачів адреси електронної пошти через крапку з комою. Не забудьте також вибрати Можна редагувати. Коли все буде готово, натисніть кнопку Спільний доступ.

    Примітка.: Якщо ви бажаєте надіслати посилання самостійно, не натискайте кнопку "Спільний доступ". Натомість виберіть Посилання для спільного доступу в нижній частині області.

  7. Якщо ви натиснули кнопку "Спільний доступ" на попередньому кроці, програма надішле повідомлення електронної пошти кожному користувачу, яке надійде з вашої адреси електронної пошти. Вона також надішле копію повідомлення вам, щоб ви знали, як воно виглядає.

Якщо ви натиснули кнопку Спільний доступ, користувачі отримають повідомлення електронної пошти із запрошенням відкрити файл. Вони можуть клацнути посилання, щоб відкрити книгу. Книга відкриється в Excel Online у браузері. Щоб співпрацювати в Excel, можна вибрати Редагувати книгу > Редагувати в Excel. Проте знадобиться версія Excel, що підтримує співавторство. Наразі ця функція доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365. Якщо підтримуваної версії немає, можна внести зміни до файлу, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері.

Примітка.: Якщо вони використовують найновішу версію Excel, PowerPoint або Word, їм буде легше просто клацнути Файл > Відкрити > Я маю доступ.

У відкритому в Excel файлі переконайтеся, що у верхньому лівому куті активовано автозбереження. Коли інші користувачі відкриють файл, ви зможете працювати з ними разом. Про те, що використовується режим співавторства, свідчать зображення користувачів у верхньому правому куті вікна Excel. (Замість них можуть також відображатися ініціали або буква "Г", що позначає гостя.)

Тут відображаються піктограми користувачів, які спільно працюють над файлом.

Ось кілька порад щодо співавторства:

  • Якщо ваші колеги використовують Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS, клітинки, які вони вибирають, можуть позначатися різними кольорами. Якщо в них інша версія, ці клітинки не позначатимуться, але внесені ними зміни відображатимуться, коли вони працюватимуть із книгою.

  • Якщо вибрані іншими користувачами елементи позначаються, вони виділяються різними кольорами (синім, фіолетовим тощо). Однак ті, що вибрали ви, завжди позначатимуться зеленим кольором. На екранах інших користувачів, зеленим позначатимуться вибрані ними елементи. Якщо ви не можете зрозуміти, хто що робить, наведіть вказівник миші на рамку виділення, і ви побачите ім’я користувача, який працює з виділеним елементом. Якщо потрібно перейти до розташування, де працює певний користувач, клацніть його зображення або ініціали, а потім виберіть Перейти.

Потрібно, щоб дозволи надавалися на рівні сайту, а не окремих документів.

В Excel для абонентів Office 365 у верхньому лівому куті є параметр для автозбереження книги. Ця функція активується, якщо розмістити файл у OneDrive, "OneDrive для бізнесу" або SharePoint Online. Вона автоматично зберігає в хмарі всі внесені зміни до файлу. Крім того, якщо над файлом працюють інші користувачі, ця функція дає їм змогу майже відразу бачити ваші зміни. Докладні відомості про функцію автозбереження, зокрема про причини її відсутності, див. в цій статті.

Ця помилка може виникати з багатьох причин. Найімовірніше, вона стається, коли хтось відкриває файл у версії Excel, що не підтримує співавторство. Якщо це зробив тільки один користувач, усі інші отримають повідомлення про блокування файлу, навіть якщо вони працюють у версії Excel, що підтримує співавторство.

Версії Excel, які підтримують співавторство:

  • Excel в Office 365*

  • Excel в Office 365 для Mac*

  • Excel Online

  • Excel для Android

  • Excel для iOS

  • Excel Mobile

* Щоб використовувати співавторство в цій версії, потрібно інсталювати найновішу програму Excel для абонентів Office 365 і ввійти в Office під обліковим записом передплати на Office 365. Зверніть увагу: функція співавторства може наразі бути недоступна для власників робочих або навчальних облікових записів. Імовірно, адміністратор не надав дозволу на інсталяцію найновішої версії.

Якщо повідомлення про блокування продовжує з’являтися, див. інші способи вирішення цієї проблеми в статті Редагування файлу Excel заблоковано іншим користувачем.

Якщо ваші колеги, як і ви, працюють в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS, вибрані ними клітинки можуть позначатися різними кольорами. Крім того, якщо співавтори використовують Excel для абонентів Office 365, усі вони мають увімкнути параметр Автозбереження.

Якщо ви працюєте в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS і клітинки, які вибрали інші, не позначаються, зачекайте кілька секунд. Якщо цього досі не відбулося, переконайтеся, що ваші колеги використовують Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS. Якщо в них інша версія, як-от Excel Mobile, ви не бачитимете, які клітинки вони активували. Однак будь-які їхні зміни з’являтимуться майже відразу. Крім того, якщо ваші співавтори працюють у попередній версії Excel, наприклад Excel 2013, вони не можуть редагувати файл одночасно з вами. Саме тому ви не бачите, які клітинки вони вибирають.

Щоб співпрацювати з колегами та бачити їхні зміни, усі учасники мають використовувати версію Excel, що підтримує співавторство. Наразі ця функція доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365. Якщо підтримуваної версії немає, завжди можна скористатись Excel Online у браузері, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері. Якщо проблема не зникне, спробуйте виконати одну або кілька з цих дій:

  • Зачекайте одну-дві хвилини. Іноді обмін даними між програмою Excel і хмарою може тривати кілька хвилин.

  • Попросіть усіх натиснути кнопку Увімкнути редагування, якщо вона з’явиться.

  • Переконайтеся, що в усіх, хто працює в Excel для абонентів Office 365, увімкнуто параметр Автозбереження у верхньому лівому куті вікна програми.

  • Якщо ви синхронізуєте файли за допомогою OneDrive, переконайтеся, що синхронізацію не призупинено та параметр Синхронізувати файли, які я відкриваю, за допомогою пакета Office 2016 увімкнуто. Докладні відомості про цей параметр див. тут.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для Android, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл > Кнопка із зображенням триба  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для iOS, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл Кнопка "Файл"  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що файл доступний не лише для читання.

  • На ПК з Windows відкрийте файл і виберіть Файл > Відомості. Виправте всі помилки, які можуть тут відображатися.

Вони можуть відображатися, якщо хтось із користувачів використовує функцію Excel, яка наразі не повністю підтримує співавторство в Excel. Через це режим співавторства може тимчасово вимкнутися. Якщо у вас немає незбережених змін, просто натисніть кнопку Оновити. Якщо деякі зміни не збережено, але зберігати їх не потрібно, клацніть Скасувати зміни. Якщо дані потрібно зберегти, виберіть Зберегти копію та збережіть файл з іншим ім’ям. Потім виберіть і скопіюйте зміни, які потрібно залишити. Після цього залишиться тільки знову відкрити вихідний файл із хмари й вставити в нього зміни.

Загалом залишається остання зміна, яку було збережено за допомогою кнопки Зберегти або функції Автозбереження. Існують деякі винятки з цього правила, але загальний принцип лишається незмінним. Щоб уникнути конфліктів з іншими користувачами, призначте кожному з них окрему область або аркуш. Ви можете пояснити, хто й що має редагувати, надсилаючи посилання, або вказати це безпосередньо в книзі, вставивши імена користувачів у клітинки заголовків або назвавши аркуші їхніми іменами.

Пам’ятайте: якщо ви синхронізуєте файли за допомогою OneDrive, зміни, які ви вносите, коли ваш комп’ютер не підключено до мережі, не синхронізуються, доки ви не підключите його до Інтернету. Щойно ви це зробите, усі ваші зміни буде відразу об’єднано.

Так. В Excel для абонентів Office 365 виберіть Файл > Відомості > Перегляд і відновлення попередніх версій. Знайдіть у списку попередню версію та виберіть Відкрити версію, і вона відкриється. Якщо потрібно зробити її поточною, зачекайте, доки інші користувачі не припинять працювати з файлом у режимі співавторства, а потім натисніть кнопку Відновити. Докладні відомості див. в статті Перегляд попередніх версій файлів Office.

Для роботи в режимі співавторства в Excel Online потрібно виконати всього чотири кроки.

За допомогою браузера передайте або створіть нову книгу у OneDrive, OneDrive для бізнесу або бібліотеці SharePoint Online.

  1. Якщо файл передано, клацніть його ім’я, щоб його відкрити. Книга відкриється в новій вкладці браузера.

  2. Праворуч у верхній області виберіть Спільний доступ > Запросити користувачів.

  3. Введіть у першому полі адреси електронної пошти через крапку з комою. Не забудьте також вибрати Може редагувати або Одержувачі можуть редагувати. Коли все буде готово, натисніть кнопку Спільний доступ.

    Порада.: Якщо ви бажаєте надіслати посилання самостійно, не натискайте кнопку "Спільний доступ". Виберіть натомість ліворуч Отримати посилання.

  4. Якщо ви натиснули кнопку "Спільний доступ" на попередньому кроці, програма надішле повідомлення електронної пошти кожному користувачу, яке надійде з вашої адреси електронної пошти. Вона також надішле копію повідомлення вам, щоб ви знали, як воно виглядає.

Якщо ви натиснули кнопку Спільний доступ, користувачі отримають повідомлення електронної пошти із запрошенням відкрити файл. Вони можуть клацнути посилання, щоб відкрити книгу. Книга відкриється в Excel Online у браузері. Щоб співпрацювати в Excel, можна вибрати Редагувати книгу > Редагувати в Excel. Проте знадобиться версія Excel, що підтримує співавторство. Наразі ця функція доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365. Якщо підтримуваної версії немає, можна внести зміни до файлу, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері.

Тепер ви можете працювати з книгою одночасно з іншими користувачами. Коли використовується режим співавторства, відображається повідомлення про те, що книгу редагують інші користувачі (відображається у верхньому правому куті). Якщо її редагують кілька інших користувачів, відображається також інше повідомлення, у якому вказується, скільки осіб працює в режимі співавторства. Наприклад, "Тут працюють інші користувачі (2)"

Ось кілька порад щодо співавторства:

  • Якщо потрібно перейти до розташування, де працює певний користувач, клацніть його ім’я, а потім виберіть Редагування...

  • Якщо ваші колеги використовують Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS, клітинки, які вони вибирають, можуть позначатися різними кольорами. Якщо в них інша версія, ці клітинки не позначатимуться, але внесені ними зміни відображатимуться, коли вони працюватимуть із книгою.

  • Якщо вибрані іншими користувачами елементи позначаються, вони виділяються різними кольорами (синім, фіолетовим тощо). Однак ті, що вибрали ви, завжди позначатимуться зеленим кольором. На екранах інших користувачів, зеленим позначатимуться вибрані ними елементи. Якщо ви не можете зрозуміти, хто що робить, наведіть вказівник миші на рамку виділення, і ви побачите ім’я користувача, який працює з виділеним елементом.

Потрібно, щоб дозволи надавалися на рівні сайту, а не окремих документів.

Ця помилка може виникати з багатьох причин. Найімовірніше, вона стається, коли хтось відкриває файл у версії Excel, що не підтримує співавторство. Якщо це зробив тільки один користувач, усі інші отримають повідомлення про блокування файлу, навіть якщо вони працюють у версії Excel, що підтримує співавторство.

Версії Excel, які підтримують співавторство:

  • Excel в Office 365*

  • Excel в Office 365 для Mac*

  • Excel Online

  • Excel для Android

  • Excel для iOS

  • Excel Mobile

* Щоб використовувати співавторство в цій версії, потрібно інсталювати найновішу програму Excel і ввійти в Office під обліковим записом передплати на Office 365. Зверніть увагу: функція співавторства може наразі бути недоступна для власників робочих або навчальних облікових записів. Імовірно, адміністратор не надав дозволу на інсталяцію найновішої версії.

Якщо повідомлення про блокування продовжує з’являтися, див. інші способи вирішення цієї проблеми в статті Редагування файлу Excel заблоковано іншим користувачем.

Якщо ваші колеги, як і ви, працюють в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS, вибрані ними клітинки можуть позначатися різними кольорами. Крім того, якщо співавтори використовують Excel для абонентів Office 365, усі вони мають увімкнути параметр Автозбереження.

Якщо ви працюєте в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS і клітинки, які вибрали інші, не позначаються, зачекайте кілька секунд. Якщо цього досі не відбулося, переконайтеся, що ваші колеги використовують Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS. Якщо в них інша версія, як-от Excel Mobile, ви не бачитимете, які клітинки вони активували. Однак будь-які їхні зміни з’являтимуться майже відразу. Крім того, якщо ваші співавтори працюють у попередній версії Excel, наприклад Excel 2013, вони не можуть редагувати файл одночасно з вами. Саме тому ви не бачите, які клітинки вони вибирають.

Щоб співпрацювати з колегами та бачити їхні зміни, усі учасники мають використовувати версію Excel, що підтримує співавторство. Наразі ця функція доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365. Якщо підтримуваної версії немає, завжди можна скористатись Excel Online у браузері, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері. Якщо проблема не зникне, спробуйте виконати одну або кілька з цих дій:

  • Зачекайте одну-дві хвилини. Іноді обмін даними між програмою Excel і хмарою може тривати кілька хвилин.

  • Попросіть усіх натиснути кнопку Увімкнути редагування, якщо вона з’явиться.

  • Переконайтеся, що в усіх, хто працює в Excel для абонентів Office 365, увімкнуто параметр Автозбереження.

  • Якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, вони мають переконатися, що синхронізацію не призупинено. А ще в них має бути ввімкнуто параметр Синхронізувати файли, які я відкриваю, за допомогою пакета Office 2016. Докладні відомості про цей параметр див. тут.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для Android, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл > Кнопка із зображенням триба  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для iOS, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл Кнопка "Файл"  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що файл доступний не лише для читання.

  • На ПК з Windows відкрийте файл і виберіть Файл > Відомості. Виправте всі помилки, які можуть тут відображатися.

Вони можуть відображатися, якщо хтось із користувачів використовує функцію Excel, яка наразі не повністю підтримує співавторство в Excel. Через це режим співавторства може тимчасово вимкнутися. Якщо у вас немає незбережених змін, просто натисніть кнопку Оновити. Якщо деякі зміни не збережено, але зберігати їх не потрібно, клацніть Скасувати зміни. Якщо дані потрібно зберегти, виберіть Зберегти копію та збережіть файл з іншим ім’ям. Потім виберіть і скопіюйте зміни, які потрібно залишити. Після цього залишиться тільки знову відкрити вихідний файл із хмари й вставити в нього зміни.

Загалом залишається остання зміна, яку було збережено за допомогою кнопки Зберегти або функції Автозбереження. Існують деякі винятки з цього правила, але загальний принцип лишається незмінним. Щоб уникнути конфліктів з іншими користувачами, призначте кожному з них окрему область або аркуш. Ви можете пояснити, хто й що має редагувати, надсилаючи посилання, або вказати це безпосередньо в книзі, вставивши імена користувачів у клітинки заголовків або назвавши аркуші їхніми іменами.

Пам’ятайте: якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, зміни, які вони вносять, коли їхні комп’ютери не підключено до мережі, не синхронізуються, доки вони не підключать їх до Інтернету. Щойно ви це зробите, усі ваші зміни буде відразу об’єднано.

Так. В Excel Online перейдіть до папки, яка містить файл. Потім клацніть правою кнопкою миші ім’я файлу та виберіть Журнал версій. Клацніть попередню версію в області ліворуч, і вона відкриється у веб-програмі. Якщо потрібно зробити її поточною, зачекайте, доки інші користувачі припинять із нею працювати в режимі співавторства, а потім натисніть кнопку Відновити.

Перш ніж використовувати режим співавторства в Excel для Android, спочатку переконайтеся, що у вас є все необхідне. Після цього вам знадобиться виконати всього чотири кроки, щоб почати працювати разом з іншими користувачами.

  • У вас має бути інстальовано найновішу версію Excel, і вам потрібно ввійти в Excel за допомогою облікового запису Microsoft. Виберіть Файл > Відкрити та переконайтеся, що тут зазначено ім’я вашого обліковий запису Microsoft. Інакше клацніть Нове розташування, щоб додати його. Зверніть увагу: коли діагональ екрана телефона або планшета перевищує 10,1 дюйма, для входу потрібно використовувати обліковий запис, пов’язаний із передплатою на Office 365.

  • Потрібно використовувати файли XLSX, XLSM або XLSB. Якщо файл має інший формат, відкрийте його в класичній програмі Excel. Потім виберіть Файл > Зберегти як > Огляд > Тип файлу та змініть формат на XLSX, XLSM або XLSB.

  1. Створіть або відкрийте файл, а потім виберіть Файл > Зберегти як.

  2. Визначте поточне розташування файлу. Якщо вибрано OneDrive або SharePoint, торкніться кнопки Назад і перейдіть до наступного кроку. Якщо розташування інше, виберіть OneDrive або SharePoint ліворуч, введіть ім’я файлу, а потім торкніться кнопки Зберегти.

  1. У верхньому правому куті торкніться піктограми Шаблон веб-сайту PerformancePoint, який полегшує отримання відомостей про служби PerformancePoint Services і запускає конструктор приладної дошки PerformancePoint .

  2. Введіть у полі Запрошення користувачів адреси електронної пошти через крапку з комою.

  3. Не забудьте також вибрати Можна редагувати.

  4. Коли все буде готово, натисніть кнопку Надати спільний доступ. Якщо її торкнутися, програма надішле повідомлення електронної пошти користувачам від вашого імені.

    Порада.: Якщо ви бажаєте надіслати посилання самостійно, не торкайтеся кнопки "Спільний доступ". Натомість виберіть Надіслати як посилання.

Якщо ви торкнулися кнопки Спільний доступ, користувачі отримають повідомлення електронної пошти із запрошенням відкрити файл. Вони можуть клацнути посилання, щоб відкрити книгу. Книга відкриється в браузері в Excel Online. Вони можуть відразу почати працювати в Excel Online у режимі співавторства, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері.

Щоб співпрацювати за допомогою Excel, а не Excel Online, потрібно вибрати Редагувати книгу > Редагувати в Excel. Проте знадобиться версія Excel, що підтримує функцію співавторства. Наразі вона доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365.

Тепер ви можете працювати з книгою одночасно з іншими користувачами. Щоб дізнатися, хто зараз редагує файл разом із вами, торкніться піктограми Спільний доступ у верхньому правому куті, а потім виберіть Керувати. Якщо з файлом працюють інші користувачі, з’являться їхні імена. Якщо коло їхніх імен відображається позначка Редагування, вони працюють над файлом.

Потрібно, щоб дозволи надавалися на рівні сайту, а не окремих документів.

Ця помилка може виникати з багатьох причин. Найімовірніше, вона стається, коли хтось відкриває файл у версії Excel, що не підтримує співавторство. Якщо це зробив тільки один користувач, усі інші отримають повідомлення про блокування файлу, навіть якщо вони працюють у версії Excel, що підтримує співавторство.

Версії Excel, які підтримують співавторство:

  • Excel в Office 365*

  • Excel в Office 365 для Mac*

  • Excel Online

  • Excel для Android

  • Excel для iOS

  • Excel Mobile

* Щоб використовувати співавторство в цій версії, потрібно інсталювати найновішу програму Excel і ввійти в Office під обліковим записом передплати на Office 365. Зверніть увагу: функція співавторства може наразі бути недоступна для власників робочих або навчальних облікових записів. Імовірно, адміністратор не надав дозволу на інсталяцію найновішої версії.

Якщо повідомлення про блокування продовжує з’являтися, див. інші способи вирішення цієї проблеми в статті Редагування файлу Excel заблоковано іншим користувачем.

Якщо ваші колеги, як і ви, працюють в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS, вибрані ними клітинки можуть позначатися різними кольорами. Крім того, якщо співавтори використовують Excel для абонентів Office 365, усі вони мають увімкнути параметр Автозбереження.

Якщо ви працюєте в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS і клітинки, які вибрали інші, не позначаються, зачекайте кілька секунд. Якщо цього досі не відбулося, переконайтеся, що ваші колеги використовують Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS. Якщо в них інша версія, як-от Excel Mobile, ви не бачитимете, які клітинки вони активували. Однак будь-які їхні зміни з’являтимуться майже відразу. Крім того, якщо ваші співавтори працюють у попередній версії Excel, наприклад Excel 2013, вони не можуть редагувати файл одночасно з вами. Саме тому ви не бачите, які клітинки вони вибирають.

Щоб співпрацювати з колегами та бачити їхні зміни, усі учасники мають використовувати версію Excel, що підтримує співавторство. Наразі ця функція доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365. Якщо підтримуваної версії немає, завжди можна скористатись Excel Online у браузері, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері. Якщо проблема не зникне, спробуйте виконати одну або кілька з цих дій:

  • Зачекайте одну-дві хвилини. Іноді обмін даними між програмою Excel і хмарою може тривати кілька хвилин.

  • Попросіть усіх натиснути кнопку Увімкнути редагування, якщо вона з’явиться.

  • Переконайтеся, що в усіх, хто працює в Excel для абонентів Office 365, увімкнуто параметр Автозбереження у верхньому лівому куті вікна програми.

  • Якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, вони мають переконатися, що синхронізацію не призупинено. А ще в них має бути ввімкнуто параметр Синхронізувати файли, які я відкриваю, за допомогою пакета Office 2016. Докладні відомості про цей параметр див. тут.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для Android, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл > Кнопка із зображенням триба  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для iOS, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл Кнопка "Файл"  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що файл доступний не лише для читання.

  • На ПК з Windows відкрийте файл і виберіть Файл > Відомості. Виправте всі помилки, які можуть тут відображатися.

Вони можуть відображатися, якщо хтось із користувачів використовує функцію Excel, яка наразі не повністю підтримує співавторство в Excel. Через це режим співавторства може тимчасово вимкнутися. Якщо у вас немає незбережених змін, просто торкніться кнопки Оновити. Якщо деякі зміни не збережено, але зберігати їх не потрібно, виберіть Скасувати зміни. Якщо дані потрібно зберегти, виберіть Зберегти копію та збережіть файл з іншим ім’ям. Потім виберіть і скопіюйте зміни, які потрібно залишити. Після цього залишиться тільки знову відкрити вихідний файл із хмари й вставити в нього зміни.

Загалом залишається остання зміна, яку було збережено за допомогою кнопки Зберегти або функції Автозбереження. Існують деякі винятки з цього правила, але загальний принцип лишається незмінним. Щоб уникнути конфліктів з іншими користувачами, призначте кожному з них окрему область або аркуш. Ви можете пояснити, хто й що має редагувати, надсилаючи посилання, або вказати це безпосередньо в книзі, вставивши імена користувачів у клітинки заголовків або назвавши аркуші їхніми іменами.

Пам’ятайте: якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, зміни, які вони вносять, коли їхні комп’ютери не підключено до мережі, не синхронізуються, доки вони не підключать їх до Інтернету. Щойно ви це зробите, усі ваші зміни буде відразу об’єднано.

Так. В Excel для Android виберіть Файл > Журнал. Потім виберіть попередню версію, і вона відкриється. Якщо потрібно зробити її поточною, зачекайте, доки інші користувачі не припинять із нею працювати в режимі співавторства, а потім торкніться кнопки Відновити цю версію.

Перш ніж використовувати режим співавторства в Excel для iOS, спочатку переконайтеся, що у вас є все необхідне. Після цього вам знадобиться виконати всього чотири кроки, щоб почати працювати разом з іншими користувачами.

  • У вас має бути інстальовано найновішу версію Excel, і вам потрібно ввійти в Excel за допомогою облікового запису Microsoft. Відкривши Excel, виберіть Відкрити та переконайтеся, що тут зазначено ім’я вашого облікового запису Microsoft. Інакше клацніть Додати розташування, щоб додати його. Зверніть увагу: коли діагональ екрана телефона або планшета перевищує 10,1 дюйма, для входу потрібно використовувати обліковий запис, пов’язаний із передплатою на Office 365.

  • Потрібно використовувати файли XLSX, XLSM або XLSB. Якщо файл має інший формат, відкрийте його в класичній програмі Excel. Потім виберіть Файл > Зберегти як > Огляд > Тип файлу та змініть формат на XLSX, XLSM або XLSB.

Щоб працювати в режимі співавторства, потрібно зберегти книгу у OneDrive, OneDrive для бізнесу або бібліотеці SharePoint Online. Зверніть увагу, що локальні сайти SharePoint (не розміщені на серверах корпорації Майкрософт) не підтримують співавторство. Якщо ви не знаєте, який сайт ви використовуєте, спитайте про це у відповідального за його обслуговування або у відповідного працівника вашого ІТ-відділу.

  1. Створіть або відкрийте файл.

  2. Якщо ви створили файл, виберіть Файл Кнопка "Файл" , торкніться Ім’я, а потім введіть ім’я файлу. Виберіть ліворуч SharePoint Online або OneDrive чи "OneDrive для бізнесу" та натисніть кнопку Зберегти.

  3. Якщо ви відкрили наявний файл, виберіть Файл Кнопка "Файл"  > Властивості. Якщо шлях у полі Розташування містить слова "OneDrive", "d.docs.live.net" або "SharePoint", імовірніше за все, його збережено в одному з цих розташувань. Якщо він їх не містить, виберіть Файл > Зберегти копію та збережіть файл у SharePoint Online або в сховищі OneDrive чи "OneDrive для бізнесу".

  1. У верхньому правому куті торкніться піктограми Спільний доступ Кнопка "Спільний доступ" .

  2. Щоб надіслати посилання на файл, виберіть Копіювати посилання > Перегляд і редагування. Потім вставте посилання в повідомлення електронної пошти або вікно миттєвого повідомлення.

  3. Якщо програма Excel автоматично надіслала посилання в повідомленні електронної пошти від вашого імені, виберіть Запросити користувачів. Потім введіть адреси електронної пошти в полі Запрошення користувачів, натискаючи клавішу return після кожної з них. Переконайтеся також, що активовано параметр Можна редагувати. Нарешті, торкніться кнопки Надіслати.

Якщо ви торкнулися кнопки Надіслати на попередньому кроці, користувачі отримають повідомлення електронної пошти із запрошенням відкрити файл. Вони можуть клацнути посилання, щоб відкрити книгу. Книга відкриється в браузері в Excel Online. Вони можуть відразу почати працювати в Excel Online у режимі співавторства, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері.

Щоб співпрацювати за допомогою Excel, а не Excel Online, потрібно вибрати Редагувати книгу > Редагувати в Excel. Проте знадобиться версія Excel, що підтримує функцію співавторства. Наразі вона доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365.

Тепер ви можете працювати з книгою одночасно з іншими користувачами. Щоб дізнатися, хто зараз редагує файл разом із вами, торкніться піктограми Спільний доступ Кнопка "Спільний доступ" у режимі співавторства у верхньому правому куті, а потім виберіть Надано спільний доступ. Якщо з файлом працюють інші користувачі, з’являться їхні імена. Якщо коло їхніх імен відображається позначка Редагування..., вони працюють над файлом.

Потрібно, щоб дозволи надавалися на рівні сайту, а не окремих документів.

Ця помилка може виникати з багатьох причин. Найімовірніше, вона стається, коли хтось відкриває файл у версії Excel, що не підтримує співавторство. Якщо це зробив тільки один користувач, усі інші отримають повідомлення про блокування файлу, навіть якщо вони працюють у версії Excel, що підтримує співавторство.

Версії Excel, які підтримують співавторство:

  • Excel в Office 365*

  • Excel в Office 365 для Mac*

  • Excel Online

  • Excel для Android

  • Excel для iOS

  • Excel Mobile

* Щоб використовувати співавторство в цій версії, потрібно інсталювати найновішу програму Excel і ввійти в Office під обліковим записом передплати на Office 365. Зверніть увагу: функція співавторства може наразі бути недоступна для власників робочих або навчальних облікових записів. Імовірно, адміністратор не надав дозволу на інсталяцію найновішої версії.

Якщо повідомлення про блокування продовжує з’являтися, див. інші способи вирішення цієї проблеми в статті Редагування файлу Excel заблоковано іншим користувачем.

Якщо ваші колеги, як і ви, працюють в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS, вибрані ними клітинки можуть позначатися різними кольорами. Крім того, якщо співавтори використовують Excel для абонентів Office 365, усі вони мають увімкнути параметр Автозбереження.

Якщо ви працюєте в Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS і клітинки, які вибрали інші, не позначаються, зачекайте кілька секунд. Якщо цього досі не відбулося, переконайтеся, що ваші колеги використовують Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android або Excel для iOS. Якщо в них інша версія, як-от Excel Mobile, ви не бачитимете, які клітинки вони активували. Однак будь-які їхні зміни з’являтимуться майже відразу. Крім того, якщо ваші співавтори працюють у попередній версії Excel, наприклад Excel 2013, вони не можуть редагувати файл одночасно з вами. Саме тому ви не бачите, які клітинки вони вибирають.

Щоб співпрацювати з колегами та бачити їхні зміни, усі учасники мають використовувати версію Excel, що підтримує співавторство. Наразі ця функція доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365. Якщо підтримуваної версії немає, завжди можна скористатись Excel Online у браузері, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері. Якщо проблема не зникне, спробуйте виконати одну або кілька з цих дій:

  • Зачекайте одну-дві хвилини. Іноді обмін даними між програмою Excel і хмарою може тривати кілька хвилин.

  • Попросіть усіх натиснути кнопку Увімкнути редагування, якщо вона з’явиться.

  • Переконайтеся, що в усіх, хто працює в Excel для абонентів Office 365, увімкнуто параметр Автозбереження у верхньому лівому куті вікна програми.

  • Якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, вони мають переконатися, що синхронізацію не призупинено. А ще в них має бути ввімкнуто параметр Синхронізувати файли, які я відкриваю, за допомогою пакета Office 2016. Докладні відомості про цей параметр див. тут.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для Android, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл > Кнопка із зображенням триба  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для iOS, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл Кнопка "Файл"  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що файл доступний не лише для читання.

  • На ПК з Windows відкрийте файл і виберіть Файл > Відомості. Виправте всі помилки, які можуть тут відображатися.

Вони можуть відображатися, якщо хтось із користувачів використовує функцію Excel, яка наразі не повністю підтримує співавторство в Excel. Через це режим співавторства може тимчасово вимкнутися. Якщо у вас немає незбережених змін, просто торкніться кнопки Оновити. Якщо деякі зміни не збережено, але зберігати їх не потрібно, виберіть Скасувати зміни. Якщо дані потрібно зберегти, виберіть Зберегти копію та збережіть файл з іншим ім’ям. Потім виберіть і скопіюйте зміни, які потрібно залишити. Після цього залишиться тільки знову відкрити вихідний файл із хмари й вставити в нього зміни.

Загалом залишається остання зміна, яку було збережено за допомогою кнопки Зберегти або функції Автозбереження. Існують деякі винятки з цього правила, але загальний принцип лишається незмінним. Щоб уникнути конфліктів з іншими користувачами, призначте кожному з них окрему область або аркуш. Ви можете пояснити, хто й що має редагувати, надсилаючи посилання, або вказати це безпосередньо в книзі, вставивши імена користувачів у клітинки заголовків або назвавши аркуші їхніми іменами.

Пам’ятайте: якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, зміни, які вони вносять, коли їхні комп’ютери не підключено до мережі, не синхронізуються, доки вони не підключать їх до Інтернету. Щойно ви це зробите, усі ваші зміни буде відразу об’єднано.

Якщо потрібно відновити попередню версію файлу, зачекайте, доки інші користувачі припинять із нею працювати в режимі співавторства. Потім виберіть Файл Кнопка "Файл"  > Відновити > Відкрити журнал версій онлайн. Список попередніх версій файлу відкриється в браузері. Якщо використовується OneDrive, виберіть версію в області ліворуч, а потім торкніться кнопки Відновити. Якщо ви використовуєте SharePoint Online або сховище "OneDrive для бізнесу", торкніться дати й часу версії, натисніть стрілку вниз і виберіть Відновити. Поверніться до Excel для iOS і знову відкрийте файл.

Перш ніж використовувати режим співавторства в Excel Mobile, спочатку переконайтеся, що у вас є все необхідне. Після цього вам знадобиться виконати всього чотири кроки, щоб почати працювати разом з іншими користувачами.

  • На вашому планшеті або телефоні має бути інстальовано найновішу версію Excel Mobile, і вам потрібно ввійти в Excel за допомогою облікового запису Microsoft. Виберіть Файл > Параметри > Облікові записи та переконайтеся, що тут зазначено ім’я вашого облікового запису Office 365. Інакше клацніть Додати обліковий запис. Зверніть увагу: коли діагональ екрана телефона або планшета перевищує 10,1 дюйма, для входу потрібно використовувати обліковий запис, пов’язаний із передплатою на Office 365.

  • Потрібно використовувати файли XLSX, XLSM або XLSB. Якщо файл має інший формат, відкрийте його в класичній програмі Excel. Потім виберіть Файл > Зберегти як > Огляд > Тип файлу та змініть формат на XLSX, XLSM або XLSB.

  1. Створіть або відкрийте файл, а потім виберіть Файл > Зберегти.

  2. Визначте поточне розташування файлу. У полі імені файлу перевірте, чи містить шлях слова OneDrive або SharePoint. Якщо так, торкніться кнопки Назад і перейдіть до наступного кроку. Якщо шлях не містить жодного з цих слів, виберіть Зберегти копію цього файлу, а потім збережіть файл у OneDrive чи OneDrive для бізнесу або в SharePoint Online. Зверніть увагу: локальні сайти SharePoint (не розміщені на серверах Microsoft) не підтримують співавторство. Якщо ви не знаєте, який сайт використовуєте, зверніться із цим запитанням до відповідального за його обслуговування або до представника ІТ-відділу.

  1. У верхньому правому куті торкніться піктограми Шаблон веб-сайту PerformancePoint, який полегшує отримання відомостей про служби PerformancePoint Services і запускає конструктор приладної дошки PerformancePoint .

  2. Введіть у полі Запрошення користувачів адреси електронної пошти через крапку з комою.

  3. Не забудьте також вибрати Можна редагувати.

  4. Коли все буде готово, натисніть кнопку Надати спільний доступ. Якщо її торкнутися, програма надішле повідомлення електронної пошти користувачам від вашого імені.

    Порада.: Якщо ви бажаєте надіслати посилання самостійно, не торкайтеся кнопки "Спільний доступ". Натомість виберіть Посилання для спільного доступу в нижній частині області.

Якщо ви торкнулися кнопки Спільний доступ, користувачі отримають повідомлення електронної пошти із запрошенням відкрити файл. Вони можуть клацнути посилання, щоб відкрити книгу. Книга відкриється в браузері в Excel Online. Вони можуть відразу почати працювати в Excel Online у режимі співавторства, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері.

Щоб співпрацювати за допомогою Excel, а не Excel Online, потрібно вибрати Редагувати книгу > Редагувати в Excel. Проте знадобиться версія Excel, що підтримує функцію співавторства. Наразі вона доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365.

Тепер ви можете працювати з книгою одночасно з іншими користувачами. Щоб дізнатися, хто зараз редагує файл разом із вами, торкніться піктограми Спільний доступ у верхньому правому куті. Якщо з файлом працюють інші користувачі, з’являться їхні імена. Якщо коло їхніх імен відображається позначка Редагування, вони працюють над файлом.

Потрібно, щоб дозволи надавалися на рівні сайту, а не окремих документів.

Ця помилка може виникати з багатьох причин. Найімовірніше, вона стається, коли хтось відкриває файл у версії Excel, що не підтримує співавторство. Якщо це зробив тільки один користувач, усі інші отримають повідомлення про блокування файлу, навіть якщо вони працюють у версії Excel, що підтримує співавторство.

Версії Excel, які підтримують співавторство:

  • Excel в Office 365*

  • Excel в Office 365 для Mac*

  • Excel Online

  • Excel для Android

  • Excel для iOS

  • Excel Mobile

* Щоб використовувати співавторство в цій версії, потрібно інсталювати найновішу програму Excel і ввійти в Office під обліковим записом передплати на Office 365. Зверніть увагу: функція співавторства може наразі бути недоступна для власників робочих або навчальних облікових записів. Імовірно, адміністратор не надав дозволу на інсталяцію найновішої версії.

Якщо повідомлення про блокування продовжує з’являтися, див. інші способи вирішення цієї проблеми в статті Редагування файлу Excel заблоковано іншим користувачем.

Клітинки, вибрані іншими користувачами, наразі не позначаються в Excel Mobile. Зараз ця можливість доступна в таких версіях: Excel для абонентів Office 365, Excel Online, Excel для Android і Excel для iOS.

Щоб співпрацювати з колегами та бачити їхні зміни, усі учасники мають використовувати версію Excel, що підтримує співавторство. Наразі ця функція доступна в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile і Excel для абонентів Office 365. Якщо підтримуваної версії немає, завжди можна скористатись Excel Online у браузері, вибравши Редагувати книгу > Редагувати у браузері. Якщо проблема не зникне, спробуйте виконати одну або кілька з цих дій:

  • Зачекайте одну-дві хвилини. Іноді обмін даними між програмою Excel і хмарою може тривати кілька хвилин.

  • Попросіть усіх натиснути кнопку Увімкнути редагування, якщо вона з’явиться.

  • Переконайтеся, що в усіх, хто працює в Excel для абонентів Office 365, увімкнуто параметр Автозбереження у верхньому лівому куті вікна програми.

  • Якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, вони мають переконатися, що синхронізацію не призупинено. А ще в них має бути ввімкнуто параметр Синхронізувати файли, які я відкриваю, за допомогою пакета Office 2016. Докладні відомості про цей параметр див. тут.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для Android, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл > Кнопка із зображенням триба  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для iOS, активовано автозбереження. Його можна активувати, вибравши Файл Кнопка "Файл"  > Автозбереження.

  • Переконайтеся, що файл доступний не лише для читання.

  • На ПК з Windows відкрийте файл і виберіть Файл > Відомості. Виправте всі помилки, які можуть тут відображатися.

Вони можуть відображатися, якщо хтось із користувачів використовує функцію Excel, яка наразі не повністю підтримує співавторство в Excel. Через це режим співавторства може тимчасово вимкнутися. Якщо у вас немає незбережених змін, просто торкніться кнопки Оновити. Якщо деякі зміни не збережено, але зберігати їх не потрібно, виберіть Скасувати зміни. Якщо дані потрібно зберегти, виберіть Зберегти копію та збережіть файл з іншим ім’ям. Потім виберіть і скопіюйте зміни, які потрібно залишити. Після цього залишиться тільки знову відкрити вихідний файл із хмари й вставити в нього зміни.

Загалом залишається остання зміна, яку було збережено за допомогою кнопки Зберегти або функції Автозбереження. Існують деякі винятки з цього правила, але загальний принцип лишається незмінним. Щоб уникнути конфліктів з іншими користувачами, призначте кожному з них окрему область або аркуш. Ви можете пояснити, хто й що має редагувати, надсилаючи посилання, або вказати це безпосередньо в книзі, вставивши імена користувачів у клітинки заголовків або назвавши аркуші їхніми іменами.

Пам’ятайте: якщо користувачі синхронізують файли за допомогою OneDrive, зміни, які вони вносять, коли їхні комп’ютери не підключено до мережі, не синхронізуються, доки вони не підключать їх до Інтернету. Щойно ви це зробите, усі ваші зміни буде відразу об’єднано.

В Excel Mobile виберіть Файл > Журнал. Потім виберіть минулу версію, і вона відкриється. Якщо потрібно зробити її поточною, зачекайте, доки інші користувачі припинять із нею працювати в режимі співавторства, а потім торкніться кнопки Відновити цю версію.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×