Практичні поради Outlook: Написання велике повідомлення електронної пошти

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

У цій статті

Поради

Що не слід робити

Як списки розсилки та групи (DL) контактів

Використання приміток у тексті

Використання прихованої копії

Підготовка до відпустки

Поради

Наведені нижче правила допоможуть вашу електронну пошту, професійне оформлення та ідеї.

  1. Прочитайте повідомлення перед надсиланням.

  2. Зробити тему описове і орієнтовані на дії. Наприклад: "керівники: надішліть свій дат відступ дошки» містить ім'я групи а також дії, тому одержувачів можна швидко дізнатися, що потрібно зробити. Інші корисні префікси включити "Довідкове:» і «Дії необхідні».

  3. Якщо це необхідно, укажіть, що у рядку Тема.

  4. Змініть тему повідомлення в разі зміни теми розмови.

  5. Всіх повідомленнях Висловлюйтеся лаконічно та до точки.

  6. Упорядкувати вміст повідомлення від найважливішого до найменш важливого.

  7. Розгляньте можливість важливий текст жирним шрифтом.

  8. Ставте елементи дії або запитання в окремі рядки , щоб вони виділялись і були помітні.

  9. Імена жирний користувачів під час найпоширеніші запитання. Наприклад: «Райан: що таке стан на project? "Якщо ви використовуєте Outlook 2016 зі службою Office 365, можна скористатися @Mentions.

  10. Обмеження на кількість користувачів для кого ви надсилаєте повідомлення для користувачів, яким потрібно прочитати.

    • Додавайте користувачів, яких потрібно поінформувати, у рядку "Копія" .

    • Додавайте користувачів, які повинні відповісти або виконати дію, у рядку Кому .

  11. Використання на підпис за необхідності, але залишити свій підпис простий, короткий, професійний та, якщо це можливо, безкоштовні графіки.

  12. За потреби негайного реагування не надсилати повідомлення електронної пошти. Телефон або надіслати миттєве повідомлення.

  13. Якщо ви перебуваєте на обговорення електронною поштою, яка містить понад 10 повідомлень без роздільної здатності, розгляньте можливість виклику або Настроювання наради, щоб обговорити питання. Повідомлення електронної пошти – це не завжди ефективна середовище для вирішення складних проблем.

  14. Відобразиться повідомлення, які потрібно більше відповіді. Якщо ви відповідатимуть з повним відповідь відразу, дозволити відправника насправді вивчає питання та відповідатиме за певний час або Дата. Позначення повідомленнядля нагадування, щоб відповісти пізніше.

  15. Використання високої важливості ( . ) помірно.

    Примітка.: Навіть якщо ви настроїли правила затримки надіслати, позначення повідомлення Висока викликає його буде негайно.

  16. Якщо на запитання, а є кілька людей, які можуть відповісти, виберіть лише одного користувача , а не надсилайте запитання групі.

Ключ до написання добре електронної пошти – це до з ваші одержувачі. Для детальнішого розглянемо Етикет електронної пошти, це бачити стаття.

До виконання: додавання позначки після надсилання

Надсилаючи повідомлення іншому користувачу, від якого потрібно отримати відповідь, виконайте такі дії:

  1. Позначення для себе на надсилання.

  2. Змініть ім'я завдання позначеного повідомлення електронної пошти на панелі справ, щоб почати зі Слів до виконання.

  3. Позначте його категорією @Waiting .

Після виконання цих трьох інструкцій ви знаєте, що Наступна дія – надсилання ще одного повідомлення або пошукайте відповідь.

Порада.    Нагадування самостійно надсилати повідомлення, часто більш ефективним, ніж позначення повідомлення для одержувачів. Крім того, під час обіцяють зробити щось у повідомленні, позначте повідомлення для себе, щоб у вас є завдання на панелі справ нагадає вам.

На початок сторінки

Що не слід робити

  1. Не використовуйте бланки.

  2. Не додавайте свого керівника до кожного надісланого повідомлення.

  3. Не надсилати повідомлення, коли ви angry. Краще пишіть, збережіть його до папки Чернетки та повернутися до неї пізніше.

  4. Не очікуєте на швидку відповідь, коли надсилаєте довгі повідомлення (більше двох абзаців).

  5. Не надсилати до виконання повідомлення менше за день після першого повідомлення. Якщо не чути знову для своєчасного, спробуйте за допомогою телефону або обміну миттєвими повідомленнями.

  6. Не використовуйте читати квитанції або сповіщення про доставку до кожного надісланого повідомлення. Використовуйте їх, лише якщо ви не впевнені, чи одержувачі отримають повідомлення.

  7. Не вкладайте позначки або висока . до кожного надісланого повідомлення. Одержувачі дізнаєтеся, щоб ігнорувати їх.

  8. Не Використовуйте всі великі БУКВИ.

  9. Не надсилайте вкладення, натомість надіслати посилання.

  10. Не розгортання списки розсилки або групи контактів. Розгортання списки розсилки робить повідомлень важко прочитати та викликає їх, щоб перейти до папки не так.

  11. Не використовуйте сарказм. Ваш гумор може бути неправильно.

  12. Не діловодства, ви не хотіли б всіх користувачів у вашій компанії для читання. Ви ніколи не знаєте, де повідомлення електронної пошти можна отримати.

  13. Не використовуйте курсивні або дуже художніх шрифти, які складно читати.

  14. Не використовуйте червоні шрифти, тому що їх складно читати та можна сприйняти як критику.

  15. Не надсилати відповіді всім до списку розсилки або групи з проханням про видалення контактів. Будь-коли.

На початок сторінки

Правила для груп контактів і списків розсилки (DL)

  • Якщо ви відповідаючи великій групі контактів, виконайте всі повідомлення електронної пошти Dos та не слід робити.

  • Якщо вам потрібні додаткові відомості від однієї особи або розслідування питання окремо, реагувати на весь список розсилки, щоб кожен знати, що ви відповідаєте а потім відповідь на окремі окремо. Обов'язково відповідати на список розсилки після проблему вирішено вирішення. Це дозволяє роздільну здатність посилання на нього іншим користувачам у списку розсилки.

Переспрямування повідомлень користувачів

Якщо хтось надсилає повідомлення до списку розсилки, який є учасником, і повідомлення буде краще відповіді на інший користувач або інший список розсилки, виконайте наведені нижче дії.

  1. Відповісти, використовуючи список розсилки правильний або користувача в рядку Кому .

  2. Надіслане відповіді до списку правильний розподіл або іншій особі.

  3. Не ставте вихідний список розсилки в полі "ПК" , тому що повідомлення не буде відфільтровано правила для інших користувачів. Натомість, залиште список розсилки в рядку для або "Копія" .

Як можна видалити з на DL

Якщо ви отримали пошти зі списку розсилки, який не потрібно бути, надіслати повідомлення до адміністратора мережі або власник списку розсилки, щоб видалено. Не відповідь списку цілих розсилки. Щоб знайти списку DL власника, двічі клацніть ім'я списку розсилки.

На початок сторінки

Використання приміток у тексті

Додавання приміток у тексті повідомлення отримання – це зручний спосіб відповісти на запитання і відповідати безпосередньо на питання. Варто настроїти варто виконайте такі дії:

  1. У повідомленні зазначте, що в тексті додано примітки. Наприклад, зазначте "Див. додаткові примітки нижче".

  2. Виокремте свій текст на тлі вихідного повідомлення. Нижче наведено кілька порад.

    • Змінення кольору шрифту

    • Додайте своє ім'я або ініціали у квадратних дужках, наприклад, [Мелісса], [MM]

    • Змініть шрифт на курсив та/або жирний або обидва

  3. Не видаляйте те, що ви мене не пишете.

Приклад імені відправника передує додані примітці
Приклад вбудованої примітки у повідомленні Outlook рис. 1

Приклад вбудованої примітки у повідомленні Outlook рис. 1

На початок сторінки

Використання прихованої копії

Використовуйте функцію прихованої копії для видалення користувачів із обговорення електронною поштою, коли ви вважаєте, що вони більше не потрібні додаткові повідомлення електронної пошти або якщо Тема розмови змінилася.

Наприклад, якщо ви належите до п'яти людей, які отримують запитання, і ви хочете, щоб відповісти на нього, переміщення чотири іншим користувачам ПК лінії та кшталт «Bcc'ing Джо, Іван, Андрій і Дженніфер. Нижче наведено відповіді..." Потім майбутніх повідомлень буде між тільки час і відправником.

Не використовуйте Прихована копія дозволити третьої особи (наприклад, свого керівника) відомості про конфіденційні повідомлення. Одержувачів прихованих не може зрозуміти, що він або вона отримала ПК і може відповісти всім виявлення, що він або вона отримано Прихована копія. Це може містити як приховану поведінку з вашого боку.

Замість використання прихованої копії для повідомлення сторонній особі про проблему, перешліть це повідомлення після його надсилання.

На початок сторінки

Підготовка до відпустки

Якщо ви використовуєте Outlook з Office 365, обліковий запис Outlook.com, Hotmail.com або Live.com або обліковий запис Microsoft Exchange, можна настроїти повідомлення на роботі, щоб дозволити користувачам у вашій організації про те, що немає.

Рекомендовано, вказівки, наведені в статті Додати час поза межами офіса до календарів співробітників Outlook.

Якщо створений вами або адміністратором відпустки спільного календаря, не забудьте опублікувати свій відпустки там. Якщо всі використовується спільний календар, вам не потрібно надіслати окремі запрошення на нараду, щоб дозволити всім користувачам знати, ви, як пропонує статті, на який указує посилання вище, але повідомлення електронної пошти можна діяти як добре нагадування.

Про автора

Патриція Eddy – це потенційний клієнт автор вмісту для програми Outlook. Патриція Eddy – це потенційний клієнт автор вмісту для класичної версії Outlook. Вона є колишнього Outlook MVP і автор кілька книг на дуже старих версій програми Outlook. Вона життя Сієтла, де вона користується читання та відтворення гітари.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×