Перейти до основного
Office
Поширені запитання стосовно взяття документів на редагування, їх повернення з редагування та керування версіями

Поширені запитання стосовно взяття документів на редагування, їх повернення з редагування та керування версіями

Спосіб взяття на редагування , повернення з редагування або скасування змін до файлів у бібліотеці.

Ні, витягнення файлу лише змінює умову файлу, щоб дозволити лише редагувати файл.

Якщо ви перевіряєте файл і не збережете його, внесені зміни не буде збережено. Якщо потрібно зберегти зміни, завжди збережіть файл.

Спосіб збереження файлу залежить від редактора або засобу, який ви використовуєте. Якщо ви редагуєте текстовий файл в Інтернеті, потрібно явно натиснути кнопку зберегти. Однак, якщо ви редагуєте в Office 365 програмі, як-от у Word або Excel, ви можете закрити документ, і вона буде автоматично збережена.

Якщо ви перевіряєте файл, збережіть його, а потім скасуйте взяття на редагування, внесені зміни не буде збережено знову в бібліотеці.

За замовчуванням будь-який користувач із дозволом на редагування в бібліотеці документів може змінити файл. Проте ви можете налаштувати бібліотеку для того, щоб хтось міг спочатку перевірити файл, перш ніж змінити його.

Щоб виконати цей параметр, потрібно бути власником бібліотеки документів або адміністратором сайту або порівняти дозволи.

  1. Відкрийте бібліотеку, до якої потрібно узяти на редагування запит.

  2. У SharePoint Online натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки" у формі триба а потім виберіть пункт настройки бібліотеки.

    Меню "Настройки" з вибраним пунктом "Настройки бібліотеки"

    У SharePoint 2013 та SharePoint 2016 виберіть пункт сторінка, а потім виберіть пункт настройки бібліотеки.

    Кнопка "Настройки бібліотеки" на стрічці в SharePoint
  3. На сторінці настройки виберіть пункт Настройки керування версіями.

    Діалогове вікно параметрів бібліотеки з виділеним елементом "Настройки керування версіями".
  4. На сторінці " параметри керування версіями " прокрутіть униз і натисніть кнопку " так ", щоб вимагати витягнення документів, перш ніж їх можна буде редагувати.

    Діалогове вікно ' ' Параметри ' ' з вибраним параметром "потрібні документи для редагування"

За замовчуванням бібліотека документів дає змогу учасникам змінити дозвіл на редагування та редагувати файли, не перевіряючи їх. Щоб запобігти цьому, увімкніть взяття на редагування в бібліотеці. Щоб виконати цей параметр, потрібно бути власником бібліотеки документів або адміністратором сайту або порівняти дозволи.

  1. Відкрийте бібліотеку, до якої потрібно узяти на редагування запит.

  2. У SharePoint Online натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки" у формі триба а потім виберіть пункт настройки бібліотеки.

    Меню "Настройки" з вибраним пунктом "Настройки бібліотеки"

    У SharePoint 2013 та SharePoint 2016 виберіть пункт сторінка, а потім виберіть пункт настройки бібліотеки.

    Кнопка "Настройки бібліотеки" на стрічці в SharePoint
  3. На сторінці настройки виберіть пункт Настройки керування версіями.

    Діалогове вікно параметрів бібліотеки з виділеним елементом "Настройки керування версіями".
  4. На сторінці " параметри керування версіями " прокрутіть униз і натисніть кнопку " так ", щоб вимагати витягнення документів, перш ніж їх можна буде редагувати.

    Діалогове вікно ' ' Параметри ' ' з вибраним параметром "потрібні документи для редагування"

Щоб швидко переглянути, хто має стовпець, узятого на редагування, наведіть вказівник миші на піктограму витягнутого icon image , щоб переглянути підказку, у якій відображається файл, який узято на редагування.

Ви також можете додати взяте на редагування стовпець у подання за замовчуванням для бібліотеки. Таким чином, усі користувачі можуть легко переглядати документ, який узято на редагування. Щоб дізнатися, як додати взяте на редагування стовпець у SharePoint, перегляньте статтю створення стовпця в списку або бібліотеці.

Докладні відомості

За допомогою функції керування версіями можна створювати журнал змін документа, який потребує контрольованого циклу публікування, що складається з основних версій або основних і додаткових версій.

Журнал версій із видаленою додатковою версією

Увімкнення керування версіями

Активація та настроювання функції керування версіями для списку або бібліотеки

Пететягування файлів до бібліотеки за допомогою кнопки "Додати" за допомогою перетягування   

Найпоширеніший спосіб передавання файлів – перетягнути їх із комп’ютера або мережевої папки до бібліотеки документів. Спочатку відкрийте бібліотеку на сайті. Потім знайдіть на комп’ютері документи, які потрібно передати, виділіть їх і перетягніть до області бібліотеки з написом перетягніть файли сюди.

Якщо ви не бачите параметр для перетягування файлів, інсталюйте найновішу версію програмного забезпечення браузера або Microsoft Office. Для цієї функції потрібна мінімальна кількість Office 2013 або Найновіша версія Microsoft EDGE, Internet Explorer, Firefox або Chrome.

Вікно "Відкрити провідник" за допомогою команди "Відкрити у провіднику"   

За допомогою цієї команди на комп’ютері відкривається Провідник Windows, у вікні якого відображається структура папок на сервері, де розміщено сайт. Час від часу може знадобитися скопіювати велику кількість документів з однієї бібліотеки до іншої.

Примітка.: Відкрийте програму Explorer у SharePoint 2013 та SharePoint 2016 або перегляньте файл у Файловому провіднику з SharePoint Online працює лише в Internet Explorer 10 або 11. Служба Microsoft EDGE, Google Chrome або Mozilla FireFox не підтримується.

Наприклад, може виникнути потреба перемістити всі документи, створені більше року тому, до іншої бібліотеки, щоб помістити їх в архів. Якщо ви переходите до іншої робочої групи, може знадобитися скопіювати документи зі своєї бібліотеки до бібліотеки підсайту.

Крім того, ви можете виконувати з файлами різноманітні операції – копіювати, перейменовувати, видаляти тощо.

Перетягування файлів до бібліотеки за допомогою команди "Створити документ"   

У виносці "Створення файлу" виберіть пункт "ПЕРЕДАТИ НАЯВНИЙ ФАЙЛ". У діалоговому вікні, що відкриється, натисніть кнопку "Огляд", щоб передати окремі файли.

Перевага цього способу полягає в тому, що він працює незалежно від типу браузера та його версії.

Поради щодо взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями   

Незалежно від способу передавання враховуйте вказані нижче особливості взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями, якщо ці функції активовано.

  • Якщо ви надсилаєте файл до бібліотеки з обов’язковим взяттям його на редагування, він береться на редагування автоматично. Щоб інші користувачі мали змогу переглядати та редагувати цей файл, потрібно повернути його з редагування.

  • Якщо для бібліотеки настроєно відстеження версій файлів, надісланий файл можна додати як нову версію, яка потім стає частиною журналу версій цього файлу.

  • Якщо в бібліотеці вимагається додати до одного або кількох стовпців такі значення, як назва підрозділу або номер проекту, потрібно змінити значення та повернути документ із редагування до завершення операції надсилання.

Докладні відомості

Ви можете отримати новий документ, який потрібно додати як нову версію, щоб перевірити вихід, а також замінити весь вміст новою версією. Завершивши редагування версії, установіть його знову. SharePoint створить нову копію, зберігаючи попередні версії (за наявності її настроєно для цього). Докладні відомості про керування версіями наведено в статті як працює керування версіями в списку або бібліотеці?.

Ні, на жаль, з середовища SharePoint немає способу встановити нагадування або отримати дату взяття документа на редагування. Є інтерфейси прикладних програм (API), які дозволять йому, але вони потребують настроюваної програми, яку потрібно записати. Поговоріть зі своїм адміністратором або дизайнером сайту.

Щоб переглянути візуальне оформлення, перегляньте піктограму узятого на редагування icon image або додайте відповідний стовпець до бібліотеки. Щоб дізнатися, як додати взяте на редагування стовпець у SharePoint, перегляньте статтю створення стовпця в списку або бібліотеці.

Якщо ви надсилаєте файли до бібліотеки з обов’язковим взяттям їх на редагування, вони беруться на редагування автоматично і відображаються лише вам. Інші користувачі їх не бачать, тому це легко не помітити. Перш ніж надавати іншим користувачам можливість переглядати та змінювати файли, переконайтеся, що ви вказали всі необхідні властивості, а потім поверніть файли з редагування.

Докладні відомості

Коли якийсь користувач надсилає вам посилання на файл на сайті SharePoint, то вибираючи його, завжди перевіряйте, чи не вказано в рядку заголовка лише для читання, перш ніж почати редагування. Якщо такий напис присутній і в бібліотеці ввімкнено взяття файлів на редагування, необхідно взяти файл на редагування. Ви завжди можете перейти до бібліотеки, визначивши її розташування за URL-адресою.

Але якщо файл створено в таких програмах Office, як Word, Excel або PowerPoint, усе значно простіше. Відкрийте документ у режимі редагування, перейдіть на вкладку Файл і знайдіть кнопку Керування версіями, за допомогою якої можна взяти файл на редагування.

Але зауважте, що також, можливо, інший користувач уже взяв файл на редагування. У такому разі команда Взяти на редагування буде недоступною.

Як часто ви бачили таке вікно?

Вікно повідомлення, за допомогою якого можна зберегти взятий на редагування файл у локальній папці для чернеток

Функція локальних чернеток була доступною в багатьох версіях. Скориставшись командою Використовувати локальну папку для чернеток, ви можете зберегти файл на комп’ютері та легко знаходити його, якщо потрібно відкрити файл без підключення до мережі. За промовчанням ця папка називається Чернетки SharePoint і розташовується в папці Документи або Мої документи. До речі, це вікно не відображається, якщо вибрати кілька файлів для взяття на редагування.

Але часи змінилися. Якщо ви хочете працювати з файлами в автономному режимі, то в ці дні можна використовувати OneDrive для бізнесу, що дає змогу виконати прив'язку до будь-якої бібліотеки документів в автономному режимі та автоматично синхронізувати зміни. OneDrive для бізнесу постачається з Office 2013, а також окрема версія.

Докладні відомості

Як правило, бібліотеки, впорядковані за папками, містять подання за промовчанням, яке дає змогу переглядати всі папки. Якщо вам потрібно повернути з редагування багато файлів у різні папки, створіть нове подання, щоб спростити структуру бібліотеки й отримати змогу переглядати всі файли без папок. Для цього виберіть команду Відображати всі елементи без папок у розділі Папки на сторінці "Зміна подання". Ви також можете збільшити ліміт кількості файлів, щоб переглянути всі файли відразу, збільшивши значення параметра Кількість показуваних елементів у розділі Максимальна кількість елементів. Це спрощує виділення всіх файлів, які потрібно повернути з редагування.

Докладні відомості

Якщо ви синхронізували бібліотеку з OneDrive для бізнесу, ви все одно можете переглянути файли в браузері. Ви можете побачити піктограму узятого на редагування, icon image в браузері, щоб указати, що файл взято на редагування. Однак, у локальній папці вашого пристрою не відображається піктограма узятого на редагування , оскільки локальна папка не має знань про взяття на редагування та повернення файлу в службі SharePoint.

Щоб вирішити проблему, виконайте вказані нижче дії у своїй локальній папці.

  1. Клацніть ім’я файлу правою кнопкою миші.

  2. Виберіть пункт переглянути онлайн або selct OneDrive для бізнесу, а потім виберіть команду перейти до браузера.

Це дасть змогу переглянути вміст бібліотеки SharePoint разом зі станом взяття на редагування чи повернення з редагування всіх файлів.

Вам не потрібно чекати на повернення цієї людини.

Адміністратор сайту або бібліотеки може використовувати перевизначити дозвіл на взяття на редагування , який дає змогу повернути документ або скасувати взяття на редагування документа іншим користувачем. Але знайте наслідки цього. Ваш колега у відпустці може знадобитися додати локальну копію змін, внесених до документа в бібліотеці, і дві версії повинні бути узгоджені вручну або за допомогою засобів порівняння, наприклад ті, що надаються програмою Word і Excel.

Докладні відомості

Якщо коротко, то взяття файлів на редагування та повернення їх із редагування дають змогу заблокувати файл для особистого редагування, а потім розблокувати його для інших користувачів. Слід обдумувати спосіб спільної роботи під час створення бібліотек, упорядкування файлів і організації спільної роботи. Існує кілька способів спільної роботи над документами. Відомості в таблиці нижче допоможуть вам вибрати оптимальний варіант.

Спосіб спільної роботи

Поширене застосування

Рекомендації

Неформальний

Звичайні документи групи, незначне та нечасте редагування, конфлікти редагування, що рідко трапляються

Відключіть вимогу брати на редагування (це параметр бібліотеки за промовчанням), але ви й надалі за потреби зможете брати на редагування окремі файли.

Співавторство

Проста спільна робота з продуктами Office у реальному часі на клієнтських комп’ютерах за допомогою веб-програм Інтернет-версія Office

Вимкніть обов’язкове взяття на редагування та намагайтеся не брати на редагування файли, оскільки це перешкоджає співавторству.

Формальний

Поетапне коментування, редагування та затвердження документів

Увімкніть обов’язкове взяття на редагування

Нижче наводяться додаткові поради на випадок, коли взяття на редагування вмикається в бібліотеці документів, а також розглядаються можливості цієї функції.

  • Намагайтеся не брати на редагування файли на довгий час. 

  • Додайте стовпець Ким взято на редагування у подання бібліотеки за промовчанням. Завдяки цьому користувачі знатимуть, хто взяв документ на редагування. Якщо цей стовпець не відображається, можна навести вказівник миші на піктограму узятого на редагування icon image , щоб переглянути підказку, у якій відображається файл, який узято на редагування.

  • Запитайте, перш ніж переоформити іншого користувача.

  • Намагайтеся не редагувати файли, які вже взято на редагування.

  • Rember, що зміни не відображаються іншим користувачам, доки не буде перевірено.

Докладні відомості

Якщо проблеми не зникають або ви помічаєте незвичайні явища, можливо, варто надіслати запит до служби підтримки.

Зверніться до служби підтримки продуктів для бізнесу – Довідка для адміністратора .

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×