Посібник із створення звітів

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Access можна отримати з кількістю засобів, які дають змогу швидко створити привабливі, зручному для читання звітів, які представлення даних таким чином, що найкраще відповідає потребам своїм користувачам. За допомогою команд на вкладці « створити » можна створити простий звіт одним клацанням. Створення звіту складніший за допомогою майстер звітів, або можна створити звіт за допомогою додавання всі дані та форматування елементів самостійно. Незалежно від спосіб, який ви вирішите, ймовірно буде зробити принаймні кілька змін до макета звіту, щоб спростити відображення даних, яке. У цій статті описано загальні процес створення звіту а потім показано, як додати елементи певного макета до звіту.

У цій статті

Дізнатися, як викласти звіту

Вирівнювання даних за допомогою елемента керування макетами

Додавання або видалення розділів верхнього та нижнього колонтитула звіту або сторінки

Поради щодо форматування різних типів даних

Дізнатися, як викласти звіту

Під час створення звіту, необхідно спочатку враховувати способу даних, розташованих на сторінці, і як дані зберігаються в базі даних. Під час процесу оформлення може навіть виявити, що розміщення даних у таблицях не дає змогу створити звіт, який потрібно. Це може бути вказівку, що таблиці не нормовані – це означає, що дані не зберігаються в найефективніший спосіб.

Зробити ескіз звіту

Цей крок не вимагається, ви можете виявити, що майстер звітів Access або засобу Звіт» (які доступні на вкладці створити у групі звіти ) надають достатньо початкового макета звіту. Проте, якщо ви вирішили створити звіт без за допомогою таких засобів, ви може бути корисно зробити приблизний ескіз звіт на аркуші паперу, поля, де йде кожного з полів і рисунків імені поля в кожному полі. Крім того, можна використовувати програми, наприклад Word або Visio для створення макет звіту. Незалежно від способу, який ви використовуєте, не забудьте включити достатньо рядків, які потрібно вказати як повторює дані.

completed form overlapping preliminary sketch

Наприклад, можна використовувати рядок для відомості про продукт, а потім кілька повторюваних рядків для цього продукту продажів і нарешті рядок підсумки продажу для продукту. Потім послідовність повторює для наступного продукту і так далі до кінця звіту. Або, можливо звіт – це простий перелік дані в таблиці, у такому випадку ваш ескіз може містити лише ряду рядків і стовпців.

Примітка.: Цей метод також буде дуже корисний, якщо ви створюєте звіт для іншої особи. У цьому випадку іншого користувача можна накреслити ескіз перед початком роботи.

Після створення ваш ескіз, визначте, які однією або кількома таблицями з даними, які потрібно відобразити у звіті. Якщо дані містяться в одній таблиці, можна створити звіт безпосередньо на цієї таблиці. Частіше даних, яке зберігається в кількох таблиць, які необхідно натиснути разом у запиті, щоб відобразити у звіті. Запит може бути вбудованою в полі властивості джерело записів звіту, або можна створити окремий, збереженого запиту та створіть звіт про те, що.

Вирішіть, які дані, щоб помістити у кожному розділі звіту

Кожен звіт містить один або кілька розділів звіту. Один розділ, який присутній в кожній звіт – це розділ докладних відомостей. У цьому розділі повторює один раз для кожного запису в таблиці або запиту, на основі звіту. Інші розділи, необов'язково та повторення менш часто і зазвичай використовується для відображення інформації, що поширені групи записів, звіту або весь звіт.

У наведеній нижче таблиці описано, де знаходиться кожного розділу, і як зазвичай використовується розділ.

Розділ

Розташування

Типові вміст

Розділ верхній колонтитул звіту

Відображається лише один раз, у верхній частині першої сторінки звіту.

  • Заголовок звіту

  • Емблема

  • Поточна дата

Розділ нижній колонтитул звіту

З'явиться після останнього рядка даних, вище розділі нижній колонтитул сторінки на останній сторінці звіту.

Звіт про загальну суму (суми, лічильники, середні значення і так далі)

Розділ верхній колонтитул сторінки

Відображається у верхній частині кожної сторінки звіту.

  • Заголовок звіту

  • Номер сторінки

Розділ нижній колонтитул сторінки

Відображається в нижній частині кожної сторінки звіту.

  • Поточна дата

  • Номер сторінки

Розділ верхній колонтитул групи

Відобразиться, щойно попередньої групи записів.

Поле, яке має бути згруповано за

Розділ нижній колонтитул групи

Відображається лише після групування записів.

Групування підсумків (суми, лічильники, середні значення і так далі)

Відомості про додавання або видалення верхній колонтитул звіту та нижнього колонтитула розділів або сторінок верхнього та нижнього колонтитула розділів наведено в розділі Додавання або видалення звіту або сторінки верхнього та нижнього колонтитула розділи в цій статті. Групи розділів верхнього та нижнього колонтитула можна додати за допомогою області групування, сортування й підсумок у режим розмітки або режим конструктора.

Дізнатися, як можна впорядкувати докладних даних

Більшість звіти розташовані в табличній або макеті, але Access дає можливість майже будь-якого розташування записів і полів, які потрібно використовувати.

Табличний макет    Табличний макет схожа на таблицю. Підписи вздовж верхнього та на дані відображаються у стовпці під підписами. Табличний посилається на таблицю як зовнішній вигляд даних. Це тип звіту, що Access буде створено після натискання кнопки звіт у групі звітистворити ». Табличний макет – це чудовий, щоб використовувати, якщо звіт містить відносно невеликою кількістю поля, які потрібно відобразити у форматі простого списку. На ілюстрації нижче показано звіт про працівників, створену за допомогою табличний макет.

Employees report in a tabular layout

Гістограма з накопиченням макета    На макеті нагадує форми, яка заповнення під час відкриття банківського рахунку або зробити покупки з Інтернет-продавець. Позначений кожну частину даних, і поля, які накопичуються одне над одним. Цей макет, доцільно для звітів, які містять забагато полів, щоб відображати в табличній формі –, тобто ширини стовпців перевищить ширину звіту. На ілюстрації нижче показано звіт про працівників, створену за допомогою макеті.

Приклад зображень котів на сайті графіки

Примітка.: У майстрі звіту цей макет називають стовпчастих макет.

Змішаний макета    Можна використовувати елементи табличних і накладення макетів. Наприклад, для кожного запису, можна впорядкувати кілька полів у горизонтальному рядку у верхній частині розділу відомостей та впорядкування інших полів з одного запису в одну або кілька з накопиченням макетами під верхній рядок. На ілюстрації нижче показано звіт про працівників, створену за допомогою комбінованих макета. КОД, прізвище та ім'я поля, розташовані в на табличний макет елементів керування, а поля «посада і робочий телефон» розташовані в макеті зі стовпцями. У цьому прикладі сітки використовуються для надання візуальні розділення полів для кожного працівника.

Запит на оновлення з одним критерієм оновлення

За шириною макета    Якщо використовується майстер звітів для створення звіту, можна використати такі макети за шириною. Для відображення записи компактного якомога у цій структурі використовується повну ширину сторінки. Звичайно, ви можете добитися той же результат, не використовуючи майстер звітів, але може бути кропіткий процес саме Вирівнювання поля. На ілюстрації нижче показано звіт про працівників, створену за допомогою майстер звітів за шириною макета.

.

За шириною макет – це чудовий макет використовувати, якщо велику кількість полів у звіті. У попередньому прикладі якщо ви використовуєте табличний макет для відображення, однакових даних поля виходять за межі краю сторінки. Якщо ви використовуєте макеті, кожного запису займає більше вертикальний простір, який займають зайве паперу та створює звіт важко прочитати.

На початок сторінки

Вирівнювання даних за допомогою елемента керування макетами

Макети елементів керування – це посібник, який можна додати до звіту, поки він відкритий в режимі розмічування або конструктора. Access макети елементів керування автоматично додає під час створення звіту за допомогою майстер звітів, або під час створення звіту, натиснувши кнопку звіт у групі звітистворити ». Макет елементів керування, як таблицю, кожну клітинку, яка може містити підпис, текстового поля або будь-який інший тип елемента керування. На ілюстрації нижче показано на табличний макет елементів керування у звіті.

Базовий табличний макет елементів керування

Помаранчевий лінії вказують на рядки та стовпці Макет елементів керування, і вони відображаються, лише коли звіт відкрито в режимі розмічування або конструктора. Макети елементів керування допоможуть досягти сторінкам вирівнювання даних у рядках і стовпцях, і вони спростити процес додавання, змінення розміру або видалення полів. За допомогою засобів у групах таблиці та розташування на вкладці « Упорядкувати » (доступно в режимі розмічування або конструктора), можна змінити один тип макета елементів керування до іншого, і ви можете видалити елементи керування з макетів, можна розмістити на елементи керування, де завгодно у звіті.

Примітка.: Якщо ви використовуєте Access 2007, можна знайти такі засоби у групі Макет елементів керування на вкладці « Упорядкувати ».

На початок сторінки

Додавання або видалення розділів верхнього та нижнього колонтитула звіту або сторінки

Описані вище в цій статті, верхніх і нижніх колонтитулів будуть розділів звіту, які можна використовувати, щоб відобразити відомості, які часто для всього звіту або до кожної сторінки звіту. Наприклад, можна додати нижній колонтитул сторінки розділу для відображення номера сторінки у нижній частині кожної сторінки, або ви можете додати верхній колонтитул звіту розділу для відображення назви для всього звіту.

Додавання розділів верхнього та нижнього колонтитула звіту або сторінки

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

  2. Переконайтеся, що розділи вже у звіті. У розділах відокремлюються смужок горизонтальна називають розділ селекторів. Підпис кожного розділу селектор вказує, що розділ безпосередньо під ним.

    Звіт у режимі конструктора

    Кожного звіту має розділ докладних відомостей а також можуть містити розділи верхній колонтитул звіту, верхній колонтитул, нижній колонтитул сторінки та нижній колонтитул звіту. Крім того, якщо існують рівні групування у звіті, може відобразитися групи верхніх або нижніх колонтитулах (наприклад, Файл як заголовок відображається на попередньому рисунку). За промовчанням Група Верхні та нижні колонтитули – це іменовані, використовуючи ім'я поля або вираз, який буде основою групи. У цьому випадку ім'я поля групування» – «Зберігати як».

  3. Щоб додати верхній колонтитул сторінки та розділи нижнього колонтитула або звіту верхнього та нижнього колонтитула розділи звіту, клацніть правою кнопкою миші будь-яку область виділення розділу та натисніть кнопку Верхній колонтитул або нижній колонтитул сторінки або Верхній колонтитул або нижній колонтитул звіту в контекстному меню.

    Увага!: Якщо розділ вже є у звіті, відобразиться попередження Access, її буде видалено назву розділу та елементи керування, які він містить.

    Тепер можна переміщення наявних елементів керування або додавання нових елементів керування до нових розділів.

Access завжди додає розділи верхнього та нижнього колонтитула сторінки "і" звіт про пари. Тобто не можна додати заголовок розділу сторінки або звіт без також додавання відповідного розділу нижнього колонтитула. Якщо вам не знадобиться обох розділів, не можна видалити розділ, але можна змінити розмір вільний розділ на висоту нуль (0), щоб уникнути додавання додаткових вертикальний інтервал до звіту. Розташуйте вказівник у нижній частині розділу вільний вона перетворилася Двовістрева стрілка Double-sided arrow а потім перетягніть вгору, доки в розділі приховані. Якщо будь-які елементи керування в розділі, їх слід видалити перед повністю можна приховати розділ.

Видалення розділів верхнього та нижнього колонтитула звіту або сторінки

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

  2. Клацніть правою кнопкою миші будь-яку область виділення розділу та натисніть кнопку Верхній колонтитул або нижній колонтитул сторінки або Верхній колонтитул або нижній колонтитул звіту в контекстному меню.

Якщо є видалення пару верхнього та нижнього колонтитула, ці розділи містять елементи керування Access попереджає, видаляти розділи буде також видалити елементи керування та що ви не зможете скасувати дію. Натисніть кнопку так для видалення розділів і видаляти елементи керування або натисніть кнопку ні , щоб скасувати дію.

На початок сторінки

Поради щодо форматування різних типів даних

Під час створення звіту за допомогою засобу звіт » (доступно на вкладці створити у групі звіти ), або за допомогою майстер звітів, Access додані поля до звіту та створює найбільш відповідний елемент керування для відображення кожного поля, залежно від типу даних поля. У разі додавання поля до звіту самостійно, основний метод – перетягнути кожне поле зі Списку полів до звіту. Як майстер звітів або засобу звіт » Access створює найбільш відповідний елемент керування для кожного поля, залежно від типу даних поля. Для більшості типів даних найбільш відповідні елемент керування (за замовчуванням), щоб використовувати це текстове поле.

У наступних розділах наведено поради щодо форматування деяких типів спеціальних випадку даних.

Багатозначні поля    Елемент керування за промовчанням для багатозначне поле – це поле зі списком. Це може здатися дивні вибір для елемента керування у звіті, тому що не можна клацнути стрілку в полі зі списком у звіті. Проте в контексті звіту, поле зі списком подібна до функції текстового поля. Стрілку доступна тільки в режимі конструктора.

Якщо поле містить кілька значень, то ці значення, розділені комами. Якщо поле зі списком не буде недостатньо широкий, щоб відобразити всі значення в одному рядку а властивість CanGrow поле зі списком має значення так, значення переноситься на наступний рядок. В іншому разі, значення скорочується. Щоб установити властивість CanGrow для елемента керування, відкрийте звіт у режимі конструктора або режим розмітки, виберіть елемент керування та натисніть клавішу F4, щоб відкрити аркуш властивостей елемента керування. Властивість CanGrow розташована на вкладці " Формат ", так і на вкладку Усі вікна властивостей елемента керування.

Поля форматованого тексту    Елемент керування за промовчанням для поля форматованого тексту – це текстове поле. Якщо текстове поле не буде недостатньо широкий, щоб відобразити всі значення в одному рядку а властивість CanGrow текстове поле має значення так, значення переноситься на наступний рядок. В іншому разі, значення скорочується. Щоб установити властивість CanGrow для елемента керування, відкрийте звіт у режимі конструктора або режим розмітки, виберіть елемент керування та натисніть клавішу F4, щоб відкрити аркуш властивостей елемента керування. Властивість CanGrow розташована на вкладці " Формат ", так і на вкладку Усі вікна властивостей елемента керування.

Поля форматованого тексту дає змогу для форматування тексту в різними способами. Наприклад, можна підкреслити кілька слів у поле, і кілька інших слова в тому самому полі може бути курсивом. Можна Однак ще встановити загальний стиль форматування для текстового поля з форматованим текстом. Текстове поле форматування застосовується лише до тексту, який не спеціально відформатовано за допомогою форматування тексту.

Настройки форматування стилі для текстового поля, яке відображає поля форматованого тексту

  1. Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Подання макета в контекстному меню.

  2. Натисніть кнопку текстове поле, яке відображає поля форматованого тексту та на вкладці Формат у групі Шрифт виберіть, який потрібно застосувати стиль форматування.

    Access застосування форматування до всього тексту в поля форматованого тексту, який не вже має цього типу (але не значення) форматування в поданні, що підтримує введення даних, наприклад табличного подання даних для таблиці або запиту, або поданні форми для форми. Наприклад, якщо частину тексту в полі відформатовано червоним кольором, а синім кольором стосуються текстове поле, Access вимикається весь текст синій, за винятком того, що по одному форматі червоного кольору. Як ще один приклад якщо частину тексту в полі відформатовано 11 пунктів ключі та застосування до текстового поля, розмір шрифту 14 пунктів Access стосується розмір шрифту 14 пунктів весь текст, крім, які окремо відформатовану на 11 т TS.

    Поля «вкладення»    Поля «вкладення» за допомогою спеціального елемент керування, який не використовується для будь-який інший тип даних. Можна вкласти кілька файлів до записів за допомогою одного поля вкладення, але поле може відображати лише відомості про одного вкладення одночасно. За промовчанням елемента керування вкладенням відображається піктограма або зображення, залежно від типу файлу вкладення, яке відображається, елемент керування. Якщо потрібно, можна встановити властивості для елемента керування вкладенням, щоб усі вкладені файли відображаються у вигляді піктограми, або, щоб у полі просто відобразиться піктограма скріпки та кількість вкладення. Якщо припустити, що ви вже використовуєте керування вкладенням у звіті, можна використовувати наведені нижче дії для настроювання властивостей елемента керування для різноманітних потреб елемента керування.

Настроювання відображення властивостей поля вкладення

  1. Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Подання макета в контекстному меню.

  2. Клацніть елемент керування вкладенням. Якщо вікно властивостей не відображається, натисніть клавішу F4, щоб відкрити його. На аркуші властивостей перейдіть на вкладку Формат .

    Скористайтеся наведеною нижче таблицею лише загальні для властивості вкладення елемента керування.

    Властивість

    Параметр

    Відображення у вигляді

    • Зображення або піктограму відображає графічних зображень і всі інші файли зображень. Це значення за замовчуванням.

    • Піктограма відображає всі файли зображень.

    • Скріпки відображає піктограму скріпки та номер вкладення в дужках.

    Зображення за промовчанням

    Щоб зробити зображення за промовчанням відображається в елементі керування вкладенням є ні вкладених файлів, натисніть кнопку Builder button в полі властивості, перейдіть до зображення, потрібно а потім натисніть кнопку Відкрити.

    Примітка.: Зображення за промовчанням не відображається, якщо для властивості Відображати як значення скріпки.

    Вирівнювання зображення

    Виберіть потрібний тип вирівнювання зі списку. Значення за замовчуванням – це центру. Змінення цього параметра може спричинити неочікувані результати, залежно від параметра властивості Режим змінення розміру зображення .

    Режим змінення розміру рисунка

    Цей параметр доступний, лише якщо для властивості Відображати як встановлено зображення абопіктограму.

    • Рисунок відображає зображення у повному розмірі. Зображення – це обрізаний, якщо це занадто великий, щоб поміститися в елементі керування.

    • Розтягнути тягнеться зображення, щоб вона заповнює весь елемент керування.

      Примітка.: Якщо елемент керування вкладенням же точний розмір зображення, за допомогою цього параметра буде спотворення зображення, що з'являються розтягується по вертикалі або по горизонталі.

    • Масштабування відображається великим зображення без фрагмент або спотворення зображення. Це значення за замовчуванням.

  3. Якщо ви використовуєте елемент керування для відображення графічних об'єктів, змінити розмір елемента керування вкладенням так, що ви можете побачити обсяг відомостей, які ви хочете.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×