Посібник із початку роботи з Microsoft Teams для керівників навчальних закладів

Посібник із початку роботи з Microsoft Teams для керівників навчальних закладів

Розпочніть роботу з центром для колективної роботи в середовищі Office 365 для навчальних закладів

Перехід на якісно новий рівень комунікації та співпраці в школі

"Завдяки Microsoft Teams нам вдалося вивести комунікацію персоналу в школі на кардинально новий рівень. Це дало змогу значно скоротити обсяги електронного листування, оскільки ділитися думками й файлами тепер можна в одному центральному розташуванні", – розповідає заступник директора початкової школи.

Microsoft Teams – це цифровий центр, що об’єднує в собі інструменти для спілкування, проведення нарад, обміну файлами й роботи з програмами в середовищі Office 365 для навчальних закладів. За допомогою Teams персонал може швидко й легко переходити від розмов до створення вмісту в контексті, зберігаючи неперервність роботи й прозорість. Teams задовольняє унікальні потреби різних груп користувачів, даючи їм змогу з легкістю співпрацювати, щоб разом прямувати до успіху.

  • Керуйте проектами, завданнями та вмістом за допомогою звичних програм, доступних в об’єднаному настроюваному робочому просторі.

  • Отримуйте найактуальнішу інформацію й оновлення в режимі реального часу, обмінюючись даними під час розмов або колективних нарад, у приватних чатах (за потреби їх можна модерувати) та в інших каналах.

  • Підтримуйте активну співпрацю й цілісність робочого процесу за допомогою інтегрованих програм Office 365, таких як Word, Excel, PowerPoint і OneNote, а також інструментів від наших партнерів у сфері освіти, таких як busuu, Canvas, Flipgrid і Kahoot!

Примітка : Office 365 для навчальних закладів тепер включає Teams. Це означає, що робоче середовище Teams безкоштовно доступне для всіх викладачів, персоналу й учнів, які користуються Office 365 для навчальних закладів!

У таблиці нижче наведено кілька прикладів того, як викладачі можуть організувати колективну роботу в Teams із метою запровадження інноваційних методів навчання й сучасних технологій у школах.

Дізнайтеся докладніше про нові функції Teams, розроблені для викладачів, учнів і персоналу!

Сценарій

Опис

Дорадчі комітети із вдосконалення навчального процесу в школі

Ефективність програм та ініціатив із вдосконалення навчального процесу в школі вимагає доступу до різноманітних аналітичних даних (наприклад, перцентильних рейтингів) і співпраці розрізнених груп спеціалістів, зокрема адміністраторів, персоналу, викладачів, тощо в межах усього району.

Плани реагування на інциденти

Коли виникає інцидент (наприклад, стосовно охорони здоров’я), швидка й надійна комунікація допоможе забезпечити ефективне реагування. За допомогою Teams спеціалісти, які повинні реагувати на інциденти, можуть із легкістю створити та вчасно поширити належну інформацію серед учнів, батьків і спільноти, а також залучити додаткові ресурси (наприклад, шкільних медсестер).

Програми соціального й емоційного навчання

Програми соціального й емоційного навчання можуть забезпечити високий рівень успішності та позитивну поведінку, протидіючи психологічним переживанням і загальним порушенням дисципліни¹. Зокрема в Teams можна створити канали, присвячені п’ятьом основним аспектам соціального й емоційного навчання: самосвідомість, самоконтроль, соціальна обізнаність, навички взаємодії та відповідальне прийняття рішень.

Оцінювання роботи викладачів

Оцінювання успішності роботи викладача – важлива рутинна діяльність, що вимагає багато часу. За допомогою Teams адміністратори можуть надавати доступ до ресурсів для професійного розвитку всім викладачам у каналі "Загальний", а також керувати приватною комунікацією (вкладка "Розмови") і обміном вмістом (наприклад, за допомогою Блокнотів OneNote для персоналу) з певними викладачами в окремих каналах.

¹М. Гінтон (березень 2017 року). Програми позакласного навчання підвищують рівень знань учнів у точних науках. Education Week. Джерело: http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Принципи роботи Teams

Для різних проектів, заходів, обговорень і процесів (за потреби) можна створювати команди, а потім запрошувати до них нових учасників зі школи або району. Команди також можна створювати на основі наявних груп Office 365. Будь-які зміни, внесені до груп Office 365, автоматично синхронізуються з Teams. Це спрощує процес залучення до команд нових учасників і керування ними, а також дає змогу зберігати файли групи в Teams.

Примітка : Може виникнути спокуса просто пов’язати списки розсилки електронної пошти з окремими командами співробітників, проте Teams – це робота в середовищі з широкими можливостями для співпраці з метою досягнення спільної мети. Такі обмеження списків розсилки, як замкнутість і принцип необхідного знання, можна подолати, створюючи команди персоналу на потрібному рівні для робочих груп у школі чи районі.

Окремі команди персоналу можна додатково об’єднувати за допомогою каналів, що дасть змогу користуватися такими функціями, як обмін повідомленнями, надсилання файлів, додавання нотаток тощо. Канали можна створювати на основі різних потреб команди, наприклад, за темами, науковими дисциплінами або предметами. За допомогою різних вкладок співробітники можуть передавати, переглядати й редагувати файли, нотатки та настроюваний вміст (наприклад, документи, електронні таблиці, презентації, відео, зовнішні посилання, інші програми тощо). Потім до цього вмісту можуть із легкістю отримати доступ усі учасники команди.

Приклад

Примітка : Teams можна дуже просто налаштувати на своєму мобільному пристрої. Це зручний спосіб підтримувати зв’язок із командою з будь-якого місця, у будь-який час і на будь-якому пристрої. Teams можна завантажити з Магазину Windows (Windows Phone), App Store (Apple iOS) або Google Play (Android).

Знайомство ваших колег із цифровим центром Teams

Організуйте вступну зустріч, щоб визначити очікування, надати рекомендації й продемонструвати основні функції Teams. Попросіть колег використовувати Teams як основний інструмент для комунікації та співпраці в рамках навчального процесу. Спробуйте використовувати чат у Teams замість коротких електронних листів і текстових повідомлень як простий спосіб ознайомити всіх зі зручністю та функціональністю цієї служби.

Налаштування Teams відповідно до своїх унікальних потреб

Для успішної роботи командам персоналу потрібні прості й інтуїтивно зрозумілі інструменти, що забезпечать швидку та ефективну комунікацію й співпрацю. Незалежно від того, чи берете ви участь у роботі комітету, готуєте плани реагування на інциденти, створюєте персоналізовані програми для учнів, оцінюєте викладачів або керуєте іншою колективною діяльністю, служба Teams допоможе вам досягти успіху. Почніть роботу й налаштуйте Teams відповідно до своїх потреб, дотримуючись наведених нижче інструкцій.

Створення команди й запрошення учасників

  1. Щоб запустити Teams, скористайтеся запускачем програм (піктограма у вигляді вафлі Піктограма у вигляді вафлі ) у верхньому лівому куті Office 365 для навчальних закладів, після чого натисніть плитку Teams, щоб відкрити програму онлайн або завантажити її на робочий стіл.

    Команди

    Примітка : Якщо у вас виникли труднощі з доступом до Teams, зверніться до свого системного адміністратора, щоб переконатися в наявності відповідної ліцензії.

  2. Натисніть кнопку Додати команду внизу списку каналів у Teams.

  3. Натисніть кнопку Створити команду й виберіть параметр Штатний персонал.

    Вибір команди

    Примітка : Якщо у вашій школі використовується служба School Data Sync, класи автоматично створюватимуться на основі списків учнів, доступних в інформаційній системі школи, тож вам не доведеться виконувати цей крок вручну.

  4. У вікні Створіть свою команду вкажіть ім’я класу й додайте короткий опис, що пояснюватиме мету створення класу, після чого натисніть кнопку Далі.

    Створення команди

    Примітка : Залиште для параметра "Конфіденційність" значення "Приватна – додавати учасників можуть тільки власники команди" (за потреби цей параметр можна змінити).

    Примітка : Перш ніж перейти до підготовки учнів, налаштуйте Teams. Почніть зі створення класу, настроювання кількох каналів і додавання потрібних вкладок. Потім створіть кілька вкладок із релевантним, цікавим і корисним вмістом.

  5. Осіб, групи й списки розсилки можна з легкістю додати з інформаційної бази школи або району. Коли ви почнете вводити дані, на екрані з’явиться розкривний список осіб з вашого каталогу електронної пошти, імена яких відповідають введеним символами.

  6. Натисніть кнопку Додати, щоб додати учасників команди, або натисніть кнопку Пропустити, щоб указати їх пізніше, якщо спершу потрібно розмістити вміст (рекомендується).

    Додавання учасників

Створення кількох основних каналів і додавання вкладок із корисним вмістом

Під час створення нової команди персоналу канал "Загальний" додається автоматично.

  1. Щоб організовувати роботу команди, можна створювати додаткові канали. За замовчуванням будь-який учасник команди може отримати доступ до цих каналів.

    Канал

    Примітка : Публікуйте поради з користування Teams і оголошення в каналі "Загальний", щоб полегшити доступ до них. Цей канал стане корисним джерелом довідкових матеріалів та інструкцій для всього класу, а особливо – для нових учасників Teams.

  2. Щоб створити додаткові канали, натисніть три крапки (...) поруч із назвою команди в списку каналів і виберіть пункт Додати канал у розкривному меню.

    Додавання каналу

    Примітка : Для початку створіть кілька каналів, а потім запросіть інших учасників команди додавати нові канали для обговорення різних тем, організації заходів або інших потреб.

  3. У діалоговому вікні вкажіть назву каналу й додайте короткий опис, що пояснюватиме мету створення каналу, після чого натисніть кнопку Додати.

    Створення каналу

    Примітка : Створивши кілька каналів, їх можна наповнити актуальним вмістом, щоб ваші учні не побачили пусту сторінку, уперше ввійшовши в систему. Наприклад, можна розпочати нову розмову, опублікувавши кілька запитань у кожному каналі. Це дасть змогу ініціювати обговорення з учнями, до участі в яких можна запросити певних осіб, окремо @згадавши їх.

  4. В окремих каналах можна створювати вкладки для різного вмісту й програм. У кожному каналі створюється кілька стандартних вкладок, як-от "Розмови", "Файли", "Блокноти для класу" й "Завдання". Щоб створити нову вкладку, натисніть + справа від стандартних вкладок, а потім виберіть програму чи файл (наприклад, PowerBI), укажіть ім’я вкладки й натисніть кнопку Зберегти.

    Вкладки Додавання вкладки

    Примітка : Кроки з настроювання деяких програм і служб можуть дещо відрізнятися від тих, які наведено тут.

  5. Щоб створити нову вкладку, яка спрямовує безпосередньо на певний файл (наприклад, національний стандарт, результати експертних оцінок на рівні держави чи району або перцентильні рейтинги на основі кількісних показників), натисніть піктограму + справа від стандартних вкладок.

  6. Потім виберіть програму, яка відповідає типу файлу (наприклад, документ Word, електронна таблиця Excel або презентація PowerPoint), перейдіть до імені файлу в розділі "Файли", назвіть вкладку й натисніть кнопку Зберегти.

    Додавання програми

    Примітка : Наявний Блокнот OneNote для класу можна прикріпити безпосередньо до каналу із сайту SharePoint або іншого веб-сайту (піктограма глобуса) у вигляді вкладки, щоб полегшити доступ до нього.

Переміщення розмов зі служби електронної пошти в Teams

Електронні листи можна надсилати безпосередньо в канал Teams. Це дасть змогу впорядкувати всі розмови з учасниками команди й зробити їх доступними в одному розташуванні.

  1. Щоб створити адресу електронної пошти для каналу, натисніть три крапки (...) справа від каналу. Потім у розкривному меню виберіть пункт Отримати адресу електронної пошти.

  2. Натисніть кнопку Копіювати та збережіть адресу електронної пошти в список контактів або адресну книгу.

    Електронна пошта

    Примітка : Перешліть електронні листи в канал, щоб продовжити обговорення в Teams.

  3. Можна натиснути посилання додаткові параметри у вікні Отримати адресу електронної пошти, щоб обмежити коло осіб, які можуть надсилати електронні листи команді (наприклад, це може бути будь-хто, лише учасники команди або лише електронні листи, надіслані з указаних доменів).

    Отримання електронної пошти

    Примітка : Обмеживши право на надсилання електронних листів у канал Teams, можна зменшити ймовірність отримання спаму або фішингових повідомлень.

  4. Можна налаштувати параметри сповіщень електронною поштою для різних подій (наприклад, @згадувань осіб або відповідей на розпочату розмову), натиснувши зображення профілю в нижньому лівому куті екрана Teams і вибравши пункт "Сповіщення" в розкривному меню.

    Сповіщення

Планування нарад у Teams

  1. Щоб запланувати нараду в Teams, натисніть Наради в області переходів ліворуч, а потім натисніть кнопку Запланувати нараду внизу середньої області переходів.

    Розклад

    Примітка : Перелік запланованих нарад доступний у середній області переходів. Приєднатися до наради можна безпосередньо зі служби Teams, натиснувши кнопку Приєднатися поруч із нарадою.

  2. У вікні Створення наради додайте відомості про нараду й запросіть учасників (під час введення імен відображатимуться збіги з каталогу адрес електронної пошти) або скористайтеся каналом, щоб до наради зміг приєднатися кожен учасник команди.

  3. Використовуйте Помічник із планування, щоб перевіряти доступність учасників команди. Установіть прапорець Повторювати, щоб настроїти регулярне проведення наради. Завершивши роботу, натисніть кнопку Запланувати нараду.

    Нова нарада

    Примітка : Функція Почати нараду Камера (міститься внизу вкладки Розмови) дає змогу учасникам команди зустрічатися без попереднього узгодження (поза розкладом без резервування кімнати чи аудиторії).

Підсумкові відомості про Teams

  • Teams – центр для командної роботи, повністю інтегрований в Office 365 для навчальних закладів. Завдяки цьому учасники команд можуть із легкістю спілкуватися й співпрацювати за допомогою знайомих програм Office 365, таких як Word, Excel, OneNote і PowerPoint. Користувачі, які передплатили Office 365 для навчальних закладів, можуть працювати з Teams безкоштовно, тож не гайте часу!

  • Організувати колективну роботу з командою можна за допомогою настроюваних каналів і вкладок, створених відповідно до ваших потреб. Вкладки можуть безпосередньо спрямовувати на файли чи інший вміст або на програми Office 365, такі як Planner і PowerBI, а також інструменти від наших партнерів у сфері освіти, таких як busuu, Canvas, Flipgrid і Kahoot!

  • Перенесіть розмови зі служби електронної пошти в Teams, щоб надавати учасникам команди актуальну інформацію в зручному й простому для використання робочому просторі. Застосовуйте функцію чату в Teams замість коротких електронних листів, які лише засмічують папку вхідних повідомлень.

  • Плануйте відеонаради або виклики в Skype у середовищі Teams, використовуючи вкладку "Наради", або за допомогою функції "Почати нараду" швидко й легко організовуйте незаплановані зустрічі з учасниками команди.

  • Перегляньте відео, які допоможуть почати роботу зі службою, тут: Початок роботи з Microsoft Teams.

  • Додаткові покрокові інструкції можна переглянути тут: Центр довідки з Microsoft Teams.

  • Докладніше про нові функції Teams у середовищі Office 365 для навчальних закладів див. у цій статті блогу.

  • Скористайтеся довідковим центром Microsoft Education, щоб отримати допомогу з інших питань.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×