Персоналізація листів за допомогою злиття

Персоналізація листів за допомогою злиття

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Якщо вам потрібно розіслати лист групі людей, можна скористатися функцією злиття, щоб створити набір персоналізованих листів. У всіх листів буде однакова структура, форматування, текст і графіка. У листах будуть відрізнятися лише певні розділи.

Щоб створити й надрукувати листи за допомогою функції злиття, потрібні три документи:

  • Основний документ
    Цей документ містить текст і графіку (наприклад, логотип або зображення), які будуть однаковими в усіх версіях об’єднаного документа. Прикладом такого вмісту може бути основний текст листа.

  • Список розсилки
    Це джерело даних, якими заповнюються відомості в листі. Наприклад, список розсилки містить імена контактів, а основний документ – лист, який потрібно їм надіслати.

  • Об’єднаний документ
    Цей документ створюється як поєднання основного документа та списку розсилки. Функція злиття видобуває інформацію зі списку розсилки та поміщає її в основний документ, що дає змогу отримати персоналізовані листи для всіх одержувачів.

Докладніше про те, як працює злиття для листів, див. в наведеному нижче відео, що входить до навчального курсу.

Створення завдання

Крок 1. Підготовка основного документа

Перш ніж почати злиття, підготуйте лист. Наприклад, якщо ви повідомляєте про майбутній захід, укажіть його назву, дату, час і місце проведення. Такі відомості знадобляться всім одержувачам.

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття виберіть елементи Розпочати злиття > Листи.

    У програмі Word на вкладці "Розсилки" натисніть кнопку "Розпочати злиття", а потім виберіть потрібний параметр

  2. У програмі Word введіть текст листа (приклад наведено нижче), який потрібно надіслати всім одержувачам.

    Зразок листа в програмі Word, що використовується для злиття

Крок 2. Настроювання списку розсилки

Список розсилки – це ваше джерело даних. Ним може бути електронна таблиця Excel, каталог контактів Outlook, база даних Access або список адрес Office. Список містить записи, які програма Word використовує, коли отримує інформацію під час створення листа.

Поради

  • Якщо у вас іще немає списку розсилки, ви зможете створити його під час злиття. Перш ніж почати процес злиття, зберіть усі записи даних і додайте їх до джерела даних.

  • Якщо використовується електронна таблиця Excel, стовпець із поштовими індексами слід відформатувати як текст, щоб не зникли нулі.

  • Якщо ви збираєтеся використовувати контакти Outlook, переконайтеся, що Outlook установлено як стандартну поштову програму.

Крок 3. Зв’язування списку розсилки з основним документом

Тепер потрібно відкрити джерело даних для списку розсилки та зв’язати його з листом.

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть потрібну команду.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Початок злиття" натисніть кнопку "Вибрати одержувачів", а потім виберіть пункт "Ввести новий список"

  2. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Якщо у вас іще немає списку розсилки, виберіть команду Ввести новий список і створіть його.

      або

    • Якщо список розсилки зберігається в електронній таблиці Excel, базі даних Access або файлі даних іншого типу, виберіть пункт Використовувати наявний список. Потім знайдіть потрібний список і натисніть кнопку Відкрити.

      або

    • Якщо використовуються контакти Outlook, виберіть команду Вибрати з контактів Outlook.

  3. Виберіть елементи Файл > Зберегти як.

  4. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.


Редагування списку одержувачів

Якщо ви створюєте й друкуєте листи для всіх контактів у списку, перейдіть до розділу "Крок 4. Додавання персоналізованого вмісту до листа". Якщо ж листи потрібно надіслати лише деяким контактам у списку (наприклад, особам у радіусі 20 км від місця проведення заходу), тоді скоротіть список, відфільтрувавши його, наприклад, за поштовим індексом.

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Початок злиття" натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів"

  2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття встановіть прапорець біля імені кожного користувача, який повинен отримати ваше електронне повідомлення.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

Діалогове вікно Одержувачі злиття містить команди для уточнення списку одержувачів. Найчастіше використовуються команди сортування й фільтрування списку, які допомагають спростити пошук імен і адрес.

У документі Word зі злиттям натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів" і в діалоговому вікні "Одержувачі злиття" в розділі "Уточнити список одержувачів" виберіть потрібну дію

Докладні відомості див. в статті Сортування та фільтрування даних для злиття.

Крок 4. Додавання персоналізованого вмісту до листа

Додайте до листа вміст, який відрізняється для кожного одержувача (наприклад, ім’я та адресу). Для цього радимо вставити поля злиття в основний документ.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Поля для записування та вставлення" натисніть кнопку "Блок адреси"

  2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть формат імені одержувачів для листів.

    Параметри блока адреси

  3. Натисніть кнопку OK.

    Примітка.: Щоб переглянути, як адреса відображатиметься в листі, у розділі Перегляд натисніть кнопку Попередній перегляд результатів. Натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переходити записами в джерелі даних.

  4. У групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Рядок привітання.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Поля для записування та вставлення" натисніть кнопку "Рядок привітання"

  5. У діалоговому вікні Вставити рядок привітання виберіть потрібний формат.

  6. Натисніть кнопку OK, щоб вставити поле злиття в лист.

  7. Виберіть елементи Файл > Зберегти, щоб зберегти лист (приклад наведено нижче), який ви створюєте для злиття.

    Зразок листа зі злиттям у програмі Word, що містить поля "Блок адреси" та "Рядок привітання"

Щоб вставити в лист інші настроювані відомості зі списку розсилки, додавайте поля злиття по одному.


Перевірка імен полів злиття

Переконайтеся, що програма Word знаходить імена й адреси зі списку розсилки.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Добір полів.

    Порада.:  Вікно Добір полів також можна відкрити з діалогового вікна Вставлення блока адреси, яке ви використовували, щоб додати блок адреси до основного документа.

  2. У діалоговому вікні Добір полів переконайтеся, що поля запису, які відображаються в списку, збігаються із заголовками стовпців для записів у джерелі даних.

    Діалогове вікно "Добір полів"

    Примітка.: У діалоговому вікні є два стовпці. Стовпець зліва містить список імен полів, які часто використовуються в діловому листуванні. У правому стовпці містяться імена полів, зіставлені із заголовками стовпців у файлі джерела даних.

  3. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Якщо всі імена полів відповідають заголовкам стовпців у файлі джерела даних, не потрібно нічого робити.

      або

    • Якщо для імені поля, яке слід зіставити із заголовком стовпця, зазначено (не відповідає), клацніть стрілку розкривного списку й виберіть ім’я поля в джерелі даних. За потреби повторіть цей крок.

  4. Натисніть кнопку OK.


Форматування полів злиття

Щоб змінити шрифт, розмір та інтервали у вмісті для злиття, виберіть ім’я поля злиття та внесіть потрібні зміни.

  1. На вкладці Розсилки в групі Попередній перегляд результатів натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, щоб змінити режим перегляду злитих результатів на перегляд полів злиття у вашому листі.

    У програмі Word на вкладці "Розсилки" виберіть групу "Попередній перегляд результатів"

  2. Виберіть ім’я поля злиття.

    Виділене поле ''блок адреси''

  3. На вкладці Основне виберіть потрібний шрифт і його розмір.

    У програмі Word на вкладці "Основне" в групі "Шрифт" виберіть шрифт і розмір шрифту

  4. На вкладці Макет сторінки (Word 2013) або Макет (Word 2016) виберіть потрібний інтервал між абзацами.

    У програмі Word на вкладці "Макет" у групі "Абзац" установіть інтервал

    Примітка.: Оскільки програма Word сприймає кожен рядок у блоці адреси як абзац, може знадобитися зменшити інтервал між рядками.

Крок 5. Попередній перегляд і друк листів

  1. Натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, а потім натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переконатися, що імена та адреси виглядають правильно.

    Порада.:  Щоб перейти на початок списку, натисніть кнопку Перший запис Кнопка "Перший запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , а щоб перейти в кінець списку – Останній запис Кнопка "Останній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття .

  2. Натисніть кнопку Завершити й об’єднати та виберіть пункт Друкувати документи.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Завершення" натисніть кнопку "Завершити й об’єднати", а потім виберіть потрібний параметр

Крок 6. Збереження персоналізованого листа

Коли ви зберігаєте документ злиття, разом із ним зберігається зв’язок зі списком розсилки, щоб його можна було використати повторно для наступної групової розсилки.


Повторне використання документа злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.


Змінення адрес у документі злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб відсортувати або відфільтрувати адреси та вибрати певні з них.

Додаткові відомості

Перш ніж почати злиття, підготуйте лист. Наприклад, якщо ви повідомляєте про майбутній захід, укажіть його назву, дату, час і місце проведення. Такі відомості знадобляться всім одержувачам.

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття виберіть елементи Розпочати злиття > Листи.

    стандартних листів

  2. У Wordвведіть текст листа, яку потрібно надіслати всім.

Список розсилки – це ваше джерело даних. Ним може бути електронна таблиця Excel, каталог контактів Outlook, база даних Access або список адрес Office. Список містить записи, які програма Word використовує, коли отримує інформацію під час створення листа.

Поради

  • Якщо у вас іще немає списку розсилки, ви зможете створити його під час злиття. Перш ніж почати процес злиття, зберіть усі записи даних і додайте їх до джерела даних.

  • Якщо ви використовуєте електронну таблицю Excel , переконайтеся, що в стовпці ПОШТОВІ індекси поштові індекси відформатовані як текст, щоб не втратити Нулі.

  • Якщо ви хочете використовувати Outlook контакти, переконайтеся, що Outlook програми електронної пошти за промовчанням. Для цього, відкрити Apple Mail, у меню пошта виберіть пункт Параметри. На вкладці загальні поруч із за промовчанням читання електронної поштивиберіть пункт Microsoft Outlook

  • Можна також використовувати Apple контакти, переконайтеся, що Apple mail – це поштову програму за промовчанням.

  • Використання FileMake pro базу даних як до джерела даних для злиття.

  1. На вкладці розсилки натисніть кнопку Вибрати одержувачіві виберіть необхідний параметр.

    На вкладці розсилки виберіть – це highlighed з список параметрів.

    Виберіть елемент

    Дія

    Створення нового списку

    Почати новий список адрес під час настроювання злиття

    Використовувати наявний список

    Використання таблиці Excel або інший тип файлу даних, як до списку адрес

    Вибрати з контактів Outlook

    Виберіть імена безпосередньо зі списку контактів, Outlook для списку адрес

    Apple контактів

    Виберіть імена безпосередньо з адресної книги Apple для списку адрес

    FileMaker Pro

    Імпорт даних із бази даних FileMaker Pro

  2. Якщо вибрано параметр створити новий список, виконайте такі дії:

    1. У діалоговому вікні Редагування списку полівWord автоматично створює поля деякі основні відомості, наприклад ім'я, прізвище, ім'я та адресу. Якщо ви хочете, щоб додати нове поле, наприклад, поля повідомлення – додати його негайно, щоб можна було заповнити його під час введення записів. У полі ім'я нового полявведіть ім'я поля, які потрібно додати а потім виберіть знак плюс "(+).

      Порада.: Щоб змінити порядок полів, виберіть поле, який потрібно перемістити і використання вгору або зі стрілками, щоб перемістити поле місце у списку.

    2. Коли всі поля настроювання задані належним чином, натисніть кнопку створити , щоб створити список.

  3. Якщо ви встановили прапорець використовувати наявний список, виконайте такі дії:

    1. Перейдіть до файлу, який потрібно використовувати і натисніть кнопку Відкрити.

    2. У разі відкриття електронної таблиці Excel у діалоговому вікні Відкрити книгу , виберіть потрібний аркуш і заповнюйте Діапазон клітинок для використання весь аркуш або введіть діапазон клітинок для даних, який потрібно використовувати і натисніть кнопку OK.

  4. Якщо вибрати вибрати з контактів Outlook або Apple контакти, виконайте такі дії:

    1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів , щоб вибрати одержувачів, які потрібно включити.

    2. Outlook контактів у діалоговому вікні Добір біля списку одержувачів злиття за, виберіть повний запис. У списку контактів виберіть Контакти, які потрібно надіслати групової розсилки та натисніть кнопку OK.

    3. Apple контактів у діалоговому вікні Параметри запиту в розділі Apple групу контактів, виберіть потрібну групу надсилання групової розсилки а потім натисніть кнопку OK.

    4. FileMaker Pro бази данихвиберіть файл бази даних у діалоговому вікнівибір FileMaker Pro бази даних для використання як джерела даних і виберіть пункт Відкрити

  1. На вкладці розсилки натисніть кнопку Додати поле злиття та виберіть поле, яку потрібно додати.

    На вкладці "розсилки" виділено додати поле злиття

    Продовжуйте додавати поля, доки додасте всі потрібні відомості на листа.

  2. Форматування полів у лист так це виглядає так, як інші конвертів для пошуку. Наприклад, пробілу між першого та останнього поля «ім'я» та натисніть клавішу ENTER, щоб почати новий рядок для поля адреси.

    Порада.: Щоб відсортувати список або видалити одержувачів, на вкладці розсилки натисніть кнопку Редагувати список одержувачіві виберіть Записів сортування або Фільтрування. Коли все буде Готово, натисніть кнопку OK.

  1. На вкладці розсилки натисніть кнопку Попередній перегляд результатів , щоб побачити, як виглядатимуть листа. Для переходу між кожною буквою за допомогою стрілки вліво та вправо на вкладці розсилки .

    На вкладці розсилки виділяється попередній перегляд результатів

  2. Щоб внести додаткові зміни форматування, натисніть кнопку Попередній перегляд результатів знову, який дає змогу додавати або видаляти поля злиття.

  3. Коли букви вигляд, як потрібно, на вкладці розсилки натисніть кнопку завершити й об'єднати > Друкувати документи , щоб завершити злиття.

    На вкладці "розсилки" завершити й об'єднати та друкувати документи параметр, буде виділено

    Порада.: Якщо ви хочете, щоб переглянути й оновити кожною буквою по одному перед друком, на вкладці розсилки натисніть кнопку завершити й об'єднати > Змінити окремі документи. Коли все буде Готово, послідовно виберіть елементи файл > Друк , щоб надрукувати Конверти.

Коли ви зберігаєте документ злиття, разом із ним зберігається зв’язок зі списком розсилки, щоб його можна було використати повторно для наступної групової розсилки.

Повторне використання документа злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Змінення адрес у документі злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб відсортувати або відфільтрувати адреси та вибрати певні з них.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×