Перейти до основного
Office

Перетворення цінової пропозиції на сплачені рахунки-фактури за допомогою шаблону веб-бази даних служби Access Services

Шаблон веб-бази даних Access 2010 Services створює готову базу даних, яка дає змогу відстежувати цінові пропозиції, рахунки-фактури, клієнти та інші дані, пов'язані із запуском бізнес-служби.

У наведеному нижче відео показано короткий сценарій того, як можна використовувати цей шаблон.

Ваш браузер не підтримує відео. Інсталюйте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player або Internet Explorer 9.

Якщо ви ще цього не зробили, завантажте шаблон служб.

Читайте далі, щоб дізнатися, як використовувати шаблон, щоб створити власну базу даних і почати використовувати її, щоб допомогти запустити свій бізнес.

У цій статті

Перший початок роботи з базою даних

Початок роботи: додавання даних до бази даних служб

Приладна дошка: відстеження активних цінових пропозицій і рахунків-фактур

Цінові пропозиції: керування всіма ціновими пропозиціями

Рахунки: керування всіма рахунками-фактурами

Центр звітування: перегляд і друк звітів

Додатково: керування службами, продуктами, працівниками та клієнтами

Подальші дії

Перший початок роботи з базою даних

Відкриється діалогове вікно, за допомогою якого можна вибрати, чи слід зберігати зразок даних або видалити його, щоб почати вводити власні дані.

Початок роботи із шаблону веб-бази даних послуг

1. натисніть кнопку зліва, щоб відкрити базу даних і працювати з зразками даних. У програмі Access буде потрібно заповнити базу даних служб із даними, які мають компанії "" Борей трейдери ".

2. натисніть кнопку праворуч, щоб видалити зразок даних, щоб ви могли почати вводити власні.

Видалення зразка даних також запобігає появі діалогового вікна завантаження пізніше.

3. зніміть прапорець, щоб діалогове вікно не з'являлося пізніше.

Примітка.: Усі поля та елементи керування в шаблоні служб, які відображають дані грошової одиниці, використовують знак долара ($) як символ грошової одиниці. Якщо для локалі використовується інший символ грошової одиниці, слід налаштувати відповідні поля та елементи керування перед видаленням зразків даних.

Початок роботи: додавання даних до бази даних служб

На вкладці початок роботи містяться наведені нижче вкладки, щоб допомогти вам отримати бізнес-дані на місці та готово до роботи.

Вкладки «початок роботи»

Функції

Welcome

Посилання на корисні ресурси

Інформація про компанію

Поля для зберігання відомостей про компанію для використання в рахунках-фактурах та інших звітах

Працівники

Режим табличного подання працівників. Користувач, який увійшов в обліковий запис, записується на нові цінові пропозиції та рахунки-фактури

Послуги

Вікно табличного подання даних служб, які можна додати до цінових пропозицій і рахунків-фактур

Продуктів

Вікно табличного подання матеріалів, які ви перепродумаєте або використовуєте. Ці продукти можна додати до цінових пропозицій і рахунків-фактур

Котирування & рахунків-фактур

Дві режими табличного подання даних: ваші цінові пропозиції та рахунки-фактури

Якщо натиснути кнопку почати вводити мої дані в діалоговому вікні "завантаження", програма Access перейде на вкладку початок роботи, де можна почати процес введення даних до нової бази даних служб.

Вкладка ''Початок роботи'' шаблону веб-бази даних послуг

Щоб вводити всі дані, не потрібно використовувати вкладку початок роботи . Вкладка є для зручності, щоб швидко почати роботу. Більшість відомостей, які можна ввести на вкладках "Початок роботи", можна також вводити на основних вкладках, наприклад на вкладці " цінові пропозиції " або на вкладці " рахунки ". Проте ви можете лише вказати свою інформацію про компанію (що відображатиметься в лапках і рахунках-фактурах) за допомогою вкладки "відомості про компанію" .

Вкладка "привітання": Довідка та інші ресурси

Посилання на вкладці " привітання " вказують на найактуальніші ресурси, які допоможуть вам максимально ефективно використовувати базу даних служб. Незважаючи на те, що посилання не змінюються, об'єкти посилання оновлюються як нові ресурси стають доступними.

  • Завершивши Перегляд інформації на вкладці привітання , натисніть кнопку Далі , щоб перейти на вкладку відомості про компанію .

Вкладка "відомості про компанію": вкажіть відомості про компанію

На вкладці відомості про компанію можна вказати інформацію про свою компанію, як-от ім'я, розташування, телефон і адресу електронної пошти. Ці відомості відображатимуться в рахунках-фактурах та інших звітах, створених у базі даних.

Вкладка ''Відомості про компанію'' шаблону бази даних послуг

  • Введіть відомості про компанію в поля, а потім натисніть кнопку Далі.

Вкладка «працівники»: «введи відомості про працівника»

На вкладці працівники можна починати додавати працівників до бази даних. Це допоможе вам слідкувати за тим, який працівник зробив. Наприклад, коли буде створено нову цінову пропозицію, працівник, який увійшов у свою чергу, записується як частина нової цінової пропозиції.

  • Введіть відомості про кожного працівника в табличному поданні, а потім натисніть кнопку Далі.

    Ви також можете переглядати, редагувати та додавати працівників на вкладці основні працівники .

Вкладка "служби": "вхід до відомостей про службу"

На вкладці служби додайте відомості про служби, які ви надаєте, наприклад погодинну ставку для кожного з них. Ви також можете видалити служби, видаливши їх або позначаючи їх у припинено. Ви можете видалити лише службу, якщо вона не відображається в лапках або рахунках-фактурах.

Під час додавання служби до цінової пропозиції або рахунка-фактури за замовчуванням буде додано погодинну ставку для цієї служби в цінову пропозицію або рахунок-фактуру. Проте ви можете налаштувати погодинну ставку для будь-якої служби, перш ніж надсилати будь-яку конкретну цінову пропозицію або рахунок-фактуру. Настроювання ставки для цінової пропозиції або рахунка-фактури не вплине на погодинну ставку за замовчуванням для служби.

Додавання даних служб, які ви зберегли в програмі Excel

Ви можете копіювати та вставляти дані з Excel у таблицю даних Access. Під час копіювання та вставлення дані можуть заощадити час, особливо якщо дані в програмі Excel уже містяться в рядках або стовпцях, які однакові або дуже схожі на стовпці в таблиці даних.

Під час підготовки до копіювання даних Excel і вставлення його в Access є два основні міркування:

Увага!: У коді служби стовпців має бути значення для кожної служби, а значення має бути унікальним – тобто два або більше служб не можуть мати однакові імена.

Примітка.: Кроки, описані в цьому розділі, передбачають, що дані для всіх чотирьох стовпців у табличному поданні " служби ". Якщо у вас немає даних для всіх користувачів, ви можете скопіювати дані, які ви маєте. Потрібен лише стовпець, який має бути унікальним значенням – код служби.

Транспонувати дані Excel із рядків у стовпці

Порада.: Якщо дані не відсортовані так само, як у стовпцях у табличному поданні Access, спробуйте вставити аркуш у програмі Excel і перевпорядкувати дані на новий аркуш. За допомогою нового аркуша можна легко впорядкувати дані в тому самому порядку, що й стовпці таблиці Access.

  1. У програмі Excel виберіть дані, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + C.

    Порада.: Щоб вибрати кілька несуміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте натиснутою клавішу CTRL під час вибору.

  2. Клацніть правою кнопкою миші клітинки, яка не належить до вибраних даних (наприклад, клітинки під найменшим рядком виділеного тексту), а потім у розділі Параметри вставленнянатисніть кнопку транспонувати :
    вставлення із транспонуванням

Перевпорядкування стовпців даних Excel, які знаходяться в різному порядку в табличному поданні "служби"
  1. Відкрийте книгу Excel, яка містить дані про свої служби.

  2. Вставити новий аркуш. Щоб отримати довідку з цього кроку, перегляньте статтю Excel ( вставлення або видалення аркуша).

  3. На новому аркуші:

    1. Введіть або вставте код служби в клітинці a1.

    2. Введіть або вставте Опис служби у клітинку B1.

    3. Введіть або вставте погодинну ставку за замовчуванням у клітинках C1.

    4. Введіть або вставте нотатки у стільниковий D1.

  4. Скопіюйте імена або коди ваших служб у стовпець A:

    1. Клацніть вкладку аркуша, на якому перелічено імена або коди.

    2. Виберіть список імен або кодів, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + C.

    3. Перейдіть на вкладку нового аркуша.

    4. Виберіть пункт клітинки a2, а потім натисніть клавіші CTRL + V.

  5. Скопіюйте описи ваших служб у стовпець B.

    1. Клацніть елемент клітинки B2, а потім введіть знак рівності (=).

    2. Клацніть вкладку аркуша, де наведено описи.

    3. Клацніть у клітинках, що містить перший опис, а потім натисніть клавішу ВВОДУ.
      Програма Excel вставляє посилання на клітинку B2 на новому аркуші.

    4. На новому аркуші клацніть елемент клітинки B2 ще раз, а потім двічі клацніть маркер заповнення Маркер заповнення .
      У програмі Excel посилання на всі інші частини списку у стовпці B.

  6. Повторіть крок 5, але використайте стовпець C і скопіюйте погодинну ставку за замовчуванням для своїх служб.

  7. Повторіть крок 5, але використайте стовпець D і скопіюйте Нотатки для своїх служб.

Вставлення даних із стовпців, які розташовані в тому ж порядку, що й стовпці в таблиці даних служб
  1. У програмі Excel виберіть дані, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + C.

    Щоб вибрати кілька несуміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте натиснутою клавішу CTRL під час вибору.

  2. У програмі Access на вкладці служби клацніть правою кнопкою миші зірочку у табличному поданні, а потім натисніть кнопку Вставити.
    Контекстне меню даних у табличному поданні ''Послуги''

Додавання служб по черзі

  • Натисніть кнопку Додати нову службу , щоб відкрити форму відомості про службу , і введіть відомості про службу.
    або

  • У табличному поданні даних на вкладці служби натисніть клавішу "дані".

Вкладка "продукти": "вхід до відомостей про продукти"

На вкладці продукти додайте відомості про продукти, які ви перепродати або використовуєте під час служби.

Якщо додати продукт до цінової пропозиції або рахунка-фактури, Ціна за одиницю записується як частина цінової пропозиції або рахунка-фактури. Проте ви можете настроїти ціну одиниці для будь-якого продукту, перш ніж надсилати будь-яку конкретну цінову пропозицію або рахунок-фактуру. Настроювання ціни на цінову пропозицію або рахунок-фактуру не вплине на вартість одиниці товару.

Додавання даних про продукти, які ви зберегли в програмі Excel

Ви можете копіювати та вставляти дані з Excel у таблицю даних Access. Під час копіювання та вставлення дані можуть заощадити час, особливо якщо дані в програмі Excel уже містяться в рядках або стовпцях, які однакові або дуже схожі на стовпці в таблиці даних.

Під час підготовки до копіювання даних Excel і вставлення його в Access є два основні міркування:

Увага!: Код продукту стовпця має бути значенням для кожної служби, а значення має бути унікальним – тобто два або більше служб не можуть мати однакові імена.

Примітка.: Кроки в цьому розділі передбачають, що у вас є дані для всіх чотирьох стовпців у табличному поданні " продукти ". Якщо у вас немає даних для всіх користувачів, ви можете скопіювати дані, які ви маєте. Потрібен лише стовпець, який має бути унікальним значенням – код продукту.

Транспонувати дані Excel із рядків у стовпці

Якщо дані у рядках (на відміну від стовпців), транспонувати дані в програмі Excel, перш ніж вставляти його в Access.

Порада.: Якщо дані не відсортовані так само, як у стовпцях у табличному поданні Access, спробуйте вставити аркуш у програмі Excel і перевпорядкувати дані на новий аркуш. За допомогою нового аркуша можна легко впорядкувати дані в тому самому порядку, що й стовпці таблиці Access.

  1. У програмі Excel виберіть дані, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + C.

    Щоб вибрати кілька несуміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте натиснутою клавішу CTRL під час вибору.

  2. Клацніть правою кнопкою миші клітинки, яка не належить до вибраних даних (наприклад, клітинки під найменшим рядком виділеного тексту), а потім у розділі Параметри вставленнянатисніть кнопку транспонувати :
    вставлення із транспонуванням

Перевпорядкування стовпців Excel, які знаходяться в іншому порядку, у табличному поданні "продукти"
  1. Відкрийте книгу Excel, яка містить дані про продукти.

  2. Вставити новий аркуш. Щоб отримати довідку з цього кроку, перегляньте статтю Excel ( вставлення або видалення аркуша).

  3. На новому аркуші:

    1. Введіть або вставте код продукту в клітинці a1.

    2. Введіть або вставте опис продукту у клітинку B1.

    3. Введіть або вставте ціну одиниці в мобільному C1.

    4. Введіть або вставте кількість на одиницю в мобільному D1.

    5. Введіть або вставте нотатки у стільниковому E1.

  4. Скопіюйте імена або коди для своєї продукції в стовпець A:

    1. Клацніть вкладку аркуша, на якому перелічено імена або коди.

    2. Виберіть список імен або кодів, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + C.

    3. Перейдіть на вкладку нового аркуша.

    4. Виберіть пункт клітинки a2, а потім натисніть клавіші CTRL + V.

  5. Скопіюйте описи продуктів у стовпець B.

    1. Клацніть елемент клітинки B2, а потім введіть знак рівності (=).

    2. Клацніть вкладку аркуша, де наведено описи.

    3. Клацніть у клітинках, що містить перший опис, а потім натисніть клавішу ВВОДУ.
      Програма Excel вставляє посилання на клітинку B2 на новому аркуші.

    4. На новому аркуші клацніть елемент клітинки B2 ще раз, а потім двічі клацніть маркер заповнення Маркер заповнення .
      У програмі Excel посилання на всі інші частини списку у стовпці B.

  6. Повторіть крок 5, але використайте стовпець C і скопіюйте ціну одиниці для своїх продуктів.

  7. Повторіть крок 5, але використайте стовпець D і скопіюйте кількість на одиницю товару для своєї продукції.

  8. Повторіть крок 5, але використайте стовпець E і скопіюйте Нотатки для своїх продуктів.

Вставлення даних із стовпців, які розташовані в тому ж порядку, що й стовпці в табличному поданні "продукти"
  1. У програмі Excel виберіть дані, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + C.

    Щоб вибрати кілька несуміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте натиснутою клавішу CTRL під час вибору.

  2. У програмі Access на вкладці продукти клацніть правою кнопкою миші зірочку у табличному поданні, а потім виберіть команду Вставити.
    Контекстне меню даних у табличному поданні ''Послуги''

Додавання продуктів за один раз

  • Натисніть кнопку Додати новий продукт , щоб відкрити форму відомостей про продукт і введіть відомості про продукт.
    або

  • У табличному поданні " товари " виберіть дані в таблиці.

Вкладка "цінові пропозиції & рахунків": "вписати котирування та рахунки-фактури"

Якщо у вас уже є деякі цінові пропозиції та рахунки-фактури, їх можна вказати в табличному поданні на вкладці котирування & рахунки-фактури .

  1. Щоб увести цінову пропозицію, натисніть кнопку Додати нову цінову пропозицію. Щоб увести рахунок-фактуру, натисніть кнопку Додати новий рахунок-фактуру.

  2. У формі відомостей, що Відкриється, вкажіть інформацію, як-от стан, працівника, який створив цінову пропозицію або рахунок-фактуру, і клієнт.

  3. Якщо ви ввели клієнт, який не входить до бази даних, у програмі Access буде запропоновано ввести новий клієнт. Натисніть кнопку так, а потім заповніть інформацію про новий клієнт. Коли ви закриваєте таблицю даних, клієнт буде доступний у розкривному списку клієнтів .

  4. Натисніть кнопку зберегти & закрити після завершення кожної цінової пропозиції або рахунка-фактури. Дані зберігаються, а форма закриється.

  5. Завершивши додавання поточних цінових пропозицій і рахунків-фактур, натисніть кнопку Далі.

На початок сторінки

Приладна дошка: відстеження активних цінових пропозицій і рахунків-фактур

Вкладка приладна дошка надає зручне розташування для відстеження відкритих лапок та несплачених рахунків, а також додавання нової цінової пропозиції або рахунка-фактури.

Вкладка ''Приладна дошка'' шаблону бази даних послуг

Перегляд відомостей про цінову пропозицію або рахунок-фактуру

  • Клацніть значення в полі цитата # , щоб відкрити форму відомості про цінову пропозицію для цієї цінової пропозиції.

    Відомості про цінову пропозицію можна відредагувати, перш ніж його буде надіслано – тобто, якщо станновий.

  • Клацніть значення в розділі " рахунок # ", щоб відкрити форму відомостей про рахунок -фактуру для цього рахунка-фактури.

Створення нової цінової пропозиції або рахунка-фактури

  • Виберіть пункт нова цитата або новий рахунок, а потім заповніть форму, що Відкриється.

    Примітка.: Якщо ви не ввійшли до бази даних, виберіть своє ім'я в розкривному списку продавець , щоб додати своє ім'я до цінової пропозиції або рахунка-фактури.

На початок сторінки

Цінові пропозиції: керування всіма ціновими пропозиціями

Вкладка " цінові пропозиції " містить подання, які дають змогу керувати ціновими пропозиціями на основі їх стану.

Вкладка ''Цінові пропозиції'' шаблону бази даних послуг

Цінові пропозиції наведено на таких вкладках:

  • Активна    У цій списку відображаються цінові пропозиції, які не були виставлено за рахунок, відхиленими або прострочені.

  • Затверджено    Перелічує цінові пропозиції, затверджені або виставлено рахунок.

  • Виставлено    Перелічує цінові пропозиції, які виставлено за рахунок. Ви можете переглянути рахунок-фактуру у вказаній цитаті.

  • Завершився    Перелічує цінові пропозиції, які прострочені без виставлено рахунок.

  • Відхилені оновлення    Перелічує цінові пропозиції, які було відхилено. Ви можете затвердити відхилене пропонування, щоб зробити його доступним для виставлення рахунка.

Перегляд відомостей про цінову пропозицію

  • Клацніть значення в полі цитата # , щоб відкрити форму відомості про цінову пропозицію для цієї цінової пропозиції.

    Відомості про цінову пропозицію можна відредагувати, перш ніж його буде надіслано – тобто, якщо станновий.

Форма ''Відомості про цінову пропозицію''

Форма ''Відомості про цінову пропозицію''

1. номер цінової пропозиції та його стан відображаються у верхньому лівому куті форми " відомості про цінову пропозицію ".

2. Використовуйте кнопки у верхній частині форми " відомості про цінову пропозицію " для надсилання, затвердження, відхилення або рахунка-фактури, щоб створити дублікат цінової пропозиції, а також переглянути цінову пропозицію в процесі підготовки до оформлення.

3. Загальні відомості про цінову пропозицію відбувається в полях під кнопками у верхній частині форми " відомості про цінову пропозицію ".

4. вкладки в середині форми "відомості про цінову пропозицію " наведено в статті докладні відомості про цінову пропозицію: елементи (служби та продукти), розташування служби, податки та умови та нотатки. Ви можете настроїти тарифи та ціни на одиницю для позицій прейскуранта, не впливаючи на значення за замовчуванням для пов'язаної служби або продукту.

5. підсумкові суми для послуг, продуктів і податку відображаються в нижньому правому куті форми " відомості про цінову пропозицію ". Якщо ви оновлюєте відомості на вкладці елементи лінії або на вкладці " умови & податків ", натисніть кнопку оновити підсумки , щоб оновити кількість, що відображається в цій області.

Створення нової цінової пропозиції

  • На вкладці цінові пропозиції натисніть кнопку створити цінову пропозицію, а потім заповніть форму відомості про цінову пропозицію .

    Примітка.: Якщо ви не ввійшли до бази даних, виберіть своє ім'я в розкривному списку продавець , щоб додати своє ім'я до цінової пропозиції.

Надсилання цінової пропозиції для затвердження

Лапки, які не були надіслані, не мають номера цінової пропозиції; значення [...] відображається в розділі цитата #.

  1. На вкладці цінові пропозиції натисніть кнопку [...] у рядку, у якому міститься цитата, яку потрібно надіслати.
    У програмі Access відкриється форма " відомості про цінову пропозицію " і відобразиться цитата.

  2. Перегляньте Загальні відомості та відомості про цінову пропозицію та внесіть потрібні зміни, наприклад додавання або видалення елементів лінії, настроювання ціни або вартості одиниці для елемента рядка або Додавання нотаток.

  3. У верхній частині форми " відомості про цінову пропозицію " натисніть кнопку " Надіслати".

Затвердження або відхилення надісланого пропонування

  1. На вкладці цінові пропозиції клацніть значення в полі цитата # , щоб відкрити форму відомості про цінову пропозицію та відобразити цінову пропозицію.

  2. Перегляньте відомості про цінову пропозицію та виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо цінова пропозиція прийнятна, натисніть кнопку затвердити у верхній частині форми відомості про цінову пропозицію .

    • Якщо цінова пропозиція стане прийнятним, у верхній частині форми " відомості про цінову пропозицію " натисніть кнопку дублювати . Програма Access створить нову цінову пропозицію на основі оригіналу. Потім можна змінити та надіслати нову цінову пропозицію, а потім затвердити її.

    • Якщо цінова пропозиція неприйнятна, натисніть кнопку відхилити у верхній частині форми відомості про цінову пропозицію .

Перетворення схваленої цінової пропозиції на рахунок-фактуру

  1. На вкладці " цінові пропозиції " перейдіть на вкладку " затверджене ".
    У програмі Access відобразяться відповідні котирування, зокрема цінові пропозиції, які вже виставлено за рахунок.

  2. Клацніть значення в полі цитата # , щоб відкрити форму відомості про цінову пропозицію для цієї цінової пропозиції.

  3. Перегляньте відомості про цінову пропозицію.

    Примітка.: Ви не можете змінити будь-які відомості про затверджену цінову пропозицію. Проте можна створити дублікат цінової пропозиції, клацнувши елемент дублювати, переглянути та надіслати дублікат цінової пропозиції, а потім схвалити та використовувати цю цінову пропозицію для створення рахунка-фактури.

  4. У верхній частині форми " відомості про цінову пропозицію " натисніть кнопку " рахунок-фактура".

Друк або надсилання електронною поштою цінової пропозиції

  1. На вкладці цінові пропозиції клацніть значення в полі цитата # , щоб відкрити форму відомості про цінову пропозицію та відобразити цінову пропозицію.

  2. У верхній частині форми " відомості про цінову пропозицію " натисніть кнопку Переглянути цінову пропозицію.
    У програмі Access відкриється цитата у формі, у якій його буде надруковано.

    Примітка.: Кнопки у верхній частині цінової пропозиції не відображаються в остаточній копії.

  3. Натисніть відповідну кнопку у верхній частині цінової пропозиції.

На початок сторінки

Рахунки: керування всіма рахунками-фактурами

На вкладці рахунки -фактури можна створити нові рахунки-фактури та переглянути рахунки-фактури за статусом.

Вкладка ''Рахунки'' шаблону бази даних послуг

Рахунки-фактури наведено на таких вкладках:

  • Неоплачені    Списки рахунків-фактур, які не сплачувалися, але ще не прострочені.

  • Прострочені за минулий    час Список рахунків-фактур, які не сплачувалися, і прострочені.

  • Платна   Список рахунків-фактур, які були сплачені.

Перегляд відомостей про рахунок-фактуру

  • Клацніть значення в розділі " рахунок-фактура # ", щоб відкрити форму відомостей про рахунок -фактуру для цього рахунка-фактури.

    Ви можете змінити відомості про рахунок-фактуру, перш ніж його буде надіслано – тобто, якщо станновий.

Форма ''Відомості про рахунок-фактуру''

Форма ''Відомості про рахунок-фактуру''

1. номер рахунка-фактури та стан відображається у верхньому лівому куті форми " відомості про рахунок-фактуру ".

2. Використовуйте кнопки у верхній частині форми " відомості про рахунок-фактуру ", щоб надіслати рахунок-фактуру або відмітити його, щоб створити дублікат рахунка-фактури, щоб переглянути, як виглядатиме рахунок, а також зберегти зміни в рахунку-фактурі та закрити форму " відомості про рахунок-фактуру ".

3. Загальні відомості про рахунок-фактуру знаходяться в полях під кнопками у верхній частині форми " відомості про рахунок-фактура ". Якщо рахунок-фактура було створено з цінової пропозиції, він успадковує цю інформацію з цієї цінової пропозиції, але ви можете вносити зміни до рахунка-фактури, не впливаючи на квоту, що відбуваються.

4. вкладки в середині форми "відомості про рахунок-фактуру " наведено в статті докладні відомості про рахунок-фактуру: елементи "служби та продукти", "розташування служб", "податки та умови" та "Нотатки". Якщо рахунок-фактура було створено з цінової пропозиції, він успадковує ці відомості з цієї цінової пропозиції, але ви можете вносити зміни до відомостей про рахунок-фактуру, не впливаючи на Виникнувши цінову пропозицію. Ви також можете настроїти тарифи та ціни на одиницю для рядків у будь-якому рахунку, не впливаючи на значення за замовчуванням для пов'язаної служби або продукту.

5. підсумкові суми для послуг, продуктів і податку відображаються в нижньому правому куті форми " відомості про рахунок-фактуру ". Якщо ви оновлюєте відомості на вкладці елементи лінії або на вкладці " умови & податків ", натисніть кнопку оновити підсумки , щоб оновити кількість, що відображається в цій області.

Створення нового рахунка-фактури

  • Натисніть кнопку створити рахунок, а потім заповніть форму відомості про рахунок-фактуру .

    Примітка.: Якщо ви не ввійшли до бази даних, виберіть своє ім'я в розкривному списку продавець , щоб додати своє ім'я до цінової пропозиції.

Надсилання рахунка-фактури для оплати

Рахунки-фактури, які не надійшли, не мають номер рахунка-фактури; значення [...] відображається в розділі " рахунок-фактура #".

  1. На вкладці рахунки-фактури натисніть кнопку [...] у рядку, який міститиме рахунок-фактуру, який потрібно надіслати для оплати.
    Програма Access відкриє форму " відомості про рахунок-фактуру " та відображає рахунок-фактуру.

  2. Перегляньте Загальні відомості та відомості про рахунок-фактуру та внесіть необхідні зміни, наприклад додавання або видалення елементів лінії, настроювання ціни або вартості одиниці для елемента рядка або Додавання нотаток.

  3. У верхній частині форми " відомості про рахунок-фактуру " натисніть кнопку " Надіслати".

Друк або надсилання рахунків-фактур

  1. На вкладці рахунки -фактури клацніть значення в розділі рахунок # , щоб відкрити форму відомості про рахунок -фактуру та відобразити рахунок-фактуру.

  2. У верхній частині форми " відомості про рахунок-фактуру " натисніть кнопку Переглянути рахунок-фактуру.
    У програмі Access відкриється рахунок-фактура у формі, у якій його буде надруковано.

    Примітка.: Кнопки у верхній частині рахунка-фактури не відображаються в остаточній копії.

  3. Натисніть відповідну кнопку у верхній частині рахунка-фактури.

Позначання оплаченого рахунка

  1. На вкладці рахунки-фактури на вкладці неоплачувану виберіть значення в розділі рахунок-фактура # , щоб відкрити форму відомості про рахунок -фактуру та відобразити рахунок-фактура.

  2. У верхній частині форми " відомості про рахунок-фактуру " натисніть кнопку " оплатити".

На початок сторінки

Центр звітування: перегляд і друк звітів

Шаблон бази даних служб включає чотири звіти: список клієнтів і три звіти про продажі (щомісяця, щокварталу та щороку).

Вкладка ''Центр звітування'' шаблону бази даних послуг

Щоб прослухати звіт, виконайте наведені нижче дії.

  • Перейдіть на вкладку Центр звітів , а потім у розділі Виберіть звітвиберіть звіт, який потрібно переглянути.
    У програмі Access відобразиться звіт в області "зразок".

Ви можете налаштувати попередню версію, використовуючи параметри, які відображаються у верхній частині області "зразок". Відображені варіанти залежать від того, який звіт можна попередньо прослухати.

Щоб надрукувати звіт, виконайте наведені нижче дії.

  1. Перегляньте звіт, який потрібно надрукувати.

  2. На вкладці Центр звітів натисніть кнопку відкрити на вкладці Створити, а потім натисніть клавіші CTRL + P.

Додатково: керування службами, продуктами, працівниками та клієнтами

Вкладка Додатково надає зручне розташування для керування такими списками:

  • Customers

  • Працівники

  • Продуктів

  • Послуги

Кожний список відображається як таблиця даних, де можна легко помітити невідповідність і внести зміни до даних.

Вкладка ''Додатково'' шаблону бази даних послуг

Подальші дії

Коли ви починаєте використовувати базу даних служб для керування бізнесом, швидше за все, ви зможете подумати про нові способи, у яких потрібно виконати запит або відфільтрувати дані. Ви також можете виявити, що ви хочете змінити базу даних, щоб краще відповідати вашим потребам. Посилання в цьому розділі допоможуть вам отримати докладні відомості про типові завдання та зміни, які можна виконувати.

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×