Основні завдання в програмі Outlook

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Програма Outlook упорядковує електронну пошту, календарі, контакти та завдання, даючи змогу працювати з ними в єдиному середовищі. Увійшовши у свій обліковий запис електронної пошти, ви можете почати роботу з електронними листами, перетворити їх на завдання чи зустрічі, а також зберегти контакти людей, з якими спілкуєтеся, щоб не запам’ятовувати адреси електронної пошти чи телефонні номери. Перегляньмо покрокові інструкції для деяких основних завдань.

Початок роботи

Спочатку необхідно настроїти обліковий запис Outlook. Після цього ви можете надсилати й отримувати електронні листи, використовувати календар, створювати контакти та працювати із завданнями Outlook.

Якщо на комп’ютері використовувалася попередня версія програми Outlook, усе налаштується автоматично. В іншому випадку, коли ви вперше запустите Outlook, відкриється майстер автоматичного настроювання облікового запису й відобразяться вказівки.

Спочатку потрібно вказати ім’я, адресу електронної пошти та пароль. Зазвичай цих відомостей достатньо, але якщо програма Outlook не зможе настроїти обліковий запис автоматично, доведеться ввести додаткові відомості, наприклад ім’я поштового сервера. Якщо у вас немає такої інформації, зверніться до постачальника послуг електронної пошти.

Кнопка "Додати обліковий запис" у поданні Backstage

Примітка.: Якщо пізніше ви захочете додати ще один обліковий запис електронної пошти, виберіть елементи Файл > Додати обліковий запис, щоб автоматично його налаштувати.

Панель швидкого доступу

На панелі швидкого доступу — важлива Outlook наших програм. І це найпростіший спосіб для вас, для переміщення між верхній Outlook функції — пошта, календар, контакти та завдання. Рядок – це окрім стандартної вкладки та стрічки, що надасть асортимент інструментів і параметрів для використання та керування Outlook.

На панелі швидкого доступу, зазвичай розташованій у нижній частині вікна Outlook, залежно від вибраних настройок відображаються імена кнопок (зображення ліворуч) або піктограми (зображення праворуч), пов’язані з іменами функцій.

Панель швидкого доступу в програмі Outlook із назвами кнопок "Пошта", "Календар", "Контакти", "Завдання" та "Більше" (три крапки)

Панель швидкого доступу в програмі Outlook із піктограмами "Пошта", "Календар", "Контакти", "Завдання" та "Більше"

Змінення елементів на панелі швидкого доступу

Ви можете самостійно вибирати кнопки (або піктограми), які відображаються на панелі швидкого доступу, і навіть порядок їх відображення.

  1. Натисніть кнопку Додатково > Параметри переходів.

    Щоб переглянути параметри переходів, на панелі швидкого доступу клацніть піктограму "Більше" (три крапки)

  2. У діалоговому вікні Параметри переходів виконайте наведені нижче дії.

    Діалогове вікно "Параметри переходів" для панелі швидкого доступу

    • Щоб змінити кількість кнопок або піктограм, які відображаються на панелі, збільште або зменште значення параметра Максимальна кількість видимих елементів (стандартне значення: 4).

    • Щоб відображалися лише піктограми без імен функцій, установіть прапорець Згортання переходів.

    • Щоб змінити порядок відображення кнопок або піктограм, виберіть елемент в області Відображення в такому порядку, а потім натисніть кнопку Вгору або Вниз.

  3. Натисніть кнопку OK.

    Порада.: Якщо вам не подобаються внесені зміни або ви просто хочете почати все спочатку, натисніть кнопку Скинути.

Пошта

Електронна пошта дає змогу зв’язуватися з людьми у вашій організації та поза її межами. До повідомлень електронної пошти можна додавати електронний підпис і вкладення.

Створення нового повідомлення електронної пошти

  1. Відкрийте будь-яку папку пошти (наприклад, "Вхідні") і натисніть кнопку Створити листа.

    створити лист

    Сполучення клавіш   . Щоб створити повідомлення електронної пошти, натисніть клавіші Ctrl+Shift+M.

  2. Написавши повідомлення, натисніть кнопку Надіслати.

Додаткові відомості див. в статті Створення повідомлення електронної пошти.

Додавання підпису електронної пошти до повідомлень

Створіть особисті підписи, які відображатимуться в кінці повідомлення. Ці підписи можуть містити текст, зображення, Електронна візитка, емблеми або навіть зображення рукописного підпису.

Створення підпису

  1. У новому повідомленні натисніть кнопку Підпис і виберіть пункт Підписи.

    Підпис

  2. На вкладці Електронний підпис натисніть кнопку Створити.

  3. Введіть ім’я та натисніть кнопку OK.

  4. У розділі Вибрати підпис за промовчанням:

    • У списку облікових записів електронної пошти виберіть обліковий запис електронної пошти, з яким слід пов'язати підпис.

    • У списку Нові повідомлення виберіть підпис, який потрібно автоматично додавати до всіх нових повідомлень електронної пошти. Якщо автоматично підписувати повідомлення електронної пошти не потрібно, цей параметр можна ігнорувати, оскільки за замовчуванням вибрано значення (немає).

    • У списку Відповіді та переслані повідомлення виберіть підпис, який потрібно автоматично додавати до відповідей і пересланих повідомлень (автоматичний підпис). Можна також залишити варіант (немає), вибраний за замовчуванням.

  5. У розділі Редагувати підписвведіть підписі натисніть кнопку OK.

Додавання підпису

  • У новому повідомленні натисніть кнопку Підпис, а потім виберіть необхідний підпис.

    Підпис

Додаткові відомості див. в статті Створення та додавання підпису повідомлення електронної пошти.

Пересилання або відповідь на повідомлення електронної пошти

  1. На стрічці або в області читання натисніть кнопку відповісти, Відповісти всімабо переслати

    Відповісти

  2. У полі Кому, Копія або ПК виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати одержувача, клацніть у відповідному полі та введіть ім’я одержувача.

    • Щоб видалити одержувача, клацніть у відповідному полі, виберіть ім’я одержувача та натисніть клавішу Delete.

Додаткові відомості див. в статті Відповідь на повідомлення електронної пошти або його пересилання.

Додавання вкладення до повідомлення електронної пошти

Щоб надати спільний доступ до файлу, можна вкласти його до повідомлення. Можна також вкласти інші Outlook елементів, зокрема повідомлення, контакти або завдання.

  1. Створіть нове повідомлення або виберіть наявне та натисніть кнопку Відповісти, Відповісти всім чи Переслати.

  2. У вікні повідомлення перейдіть на вкладку Повідомлення та натисніть кнопку Вкласти файл.

    Вкласти файл

Докладні відомості див. в статті Вкладення файлу, повідомлення, контакту або завдання в повідомлення електронної пошти.

Відкривання або збереження вкладення повідомлення електронної пошти

Відкрити вкладення можна з області читання або з відкритого повідомлення. Відкрите й переглянуте вкладення можна зберегти. Якщо повідомлення містить кілька вкладень, їх можна зберегти разом або окремо.

Відкривання вкладення

Залежно від версії Outlook ви використовуєте може бути кілька варіантів, щоб відкрити вкладення.

  • Двічі клацніть вкладення.

Додаткові відомості див. в статті Відкриття вкладень.

Збереження вкладення

  1. Виберіть вкладення в області читання або у відкритому повідомленні.

  2. На вкладці Вкладення в групі Дії натисніть кнопку Зберегти як. Також можна клацнути вкладення правою кнопкою миші та вибрати команду Зберегти як.

    збереження вкладень

Докладні відомості див. в статті Перегляд, відкриття та збереження вкладень.

Зустрічі та наради – невід’ємна частина вашого особистого та ділового життя, а календар – ідеальний засіб, щоб керувати ними. Крім того, у програмі Outlook можна настроїти нагадування про заплановані події.

Створення зустрічі в календарі

Зустрічі й наради в програмі Outlook різняться між собою. Зустрічі – це заплановані в календарі дії, для яких не передбачається запрошення інших осіб або залучення ресурсів, як-от конференц-залів або обладнання.

Вибір подання "Календар"

  • У групі Календар натисніть кнопку Створити зустріч. Або виділіть у сітці календаря часовий інтервал, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Створити зустріч.

    Команда "Створити зустріч" у меню "Календар"

    Сполучення клавіш   . Щоб створити зустріч, натисніть клавіші Ctrl+Shift+A.

Додаткові відомості див. в статті Планування зустрічі.

Планування наради

Нарада в програмі Outlook – це зустріч із кількома особами, до якої можна залучати ресурси, як-от конференц-зали. Відповіді на надіслані запрошення на наради надходитимуть до папки "Вхідні".

  • У групі Календар натисніть кнопку Створити нараду.

    Команда "Створити нараду" в меню "Календар"

Сполучення клавіш.    Щоб створити нове запрошення на нараду з будь-якої папки в програмі Outlook, натисніть клавіші Ctrl+Shift+Q.

Додаткові відомості див. в статті Планування наради з іншими користувачами.

Установлення нагадування

У вікні оповіщення спливають нагадування про важливі події. У програмі Outlook можна настроювати або видаляти нагадування практично для всіх елементів, зокрема для повідомлень електронної пошти, зустрічей і контактів.

Для зустрічей і нарад

  • Відкрийте вікно Зустріч або Нарада, а потім у полі зі списком Нагадування вкажіть, за який час до початку зустрічі або наради потрібно відобразити це нагадування. Щоб вимкнути нагадування, виберіть пункт Немає.

Нагадування для повідомлень електронної пошти, контактів і завдань

  • Натисніть кнопку До виконання та виберіть команду Додати нагадування.

Порада.:  Нагадування дають змогу швидко позначити повідомлення електронної пошти як справу до виконання. Після цього повідомлення відображатимуться в списку справ або в папці завдань, але нагадування не буде додано автоматично. Щоб додати нагадування, у списку повідомлень клацніть позначку правою кнопкою миші. Якщо повідомлення відкрито, натисніть кнопку До виконання та виберіть команду Додати нагадування.

До виконання

Контакти

Користувачів – це ім'я заливки для особи та компанії – користувачів, які утворюють свого бізнесу та особисті контакти. Користувачів, які додаються до списку контактів повністю додатковий і лише обмеження, які можуть застосовуватися, які можна або не можна додати обмеження, які ви чи ваша компанія накласти. Вашої компанії, наприклад, можливо, потрібно правила про відповідність певних адрес зовнішню електронну пошту.

Створення контакту

Контакт може складатися просто з імені та адреси електронної пошти або ж містити докладніші відомості, наприклад поштову адресу, кілька номерів телефонів, зображення, дату народження тощо. До подання "Контакти" можна перейти в нижньому лівому куті програми Outlook.

Контакти

  • У групі Контакти натисніть кнопку Створити контакт.

    Створити контакт

    Сполучення клавіш.    Щоб створити контакт із будь-якої папки в програмі Outlook, натисніть клавіші Ctrl+Shift+C.

Додаткові відомості див. в статті Створення та додавання контакту.

Отримання списку контактів у своїй адресній книзі Outlook

Радимо час від часу зберігати копію списку контактів зі своєї адресної книги. У програмі Outlook 2013 або Outlook 2016 для Windows можна завантажити контакти на свій пристрій як файл зі значеннями, розділеними комами (CSV). Потім цей файл можна відкрити в програмі Excel.

  1. Відкрийте програму Outlook, послідовно виберіть елементи Файл > Відкрити та експортувати > Імпорт або експорт.

    Виберіть елемент "Відкрити та експортувати", а потім – "Імпорт або експорт".

  2. У майстрі імпорту й експорту виберіть пункт Експорт до файлу та натисніть кнопку Далі.

  3. Виберіть пункт Значення, розділені комами, а потім на сторінці Експорт до файлу – папку Контакти, щоб експортувати її зі свого облікового запису.

    Прокрутіть угору, а потім виберіть папку контактів, яку потрібно експортувати.

    Увага!: Перш ніж продовжити, переконайтеся, що вибрану папку "Контакти" вкладено до вашого облікового запису електронної пошти. Це особливо важливо, якщо ви виконуєте ці дії з чужого комп’ютера.

  4. Натисніть кнопки Далі > Огляд і перейдіть до розташування, у якому потрібно зберегти файл CSV.

  5. Введіть ім’я файлу та натисніть кнопки OK > Далі.

    Збереження списку контактів з адресної книги як файлу CSV

  6. Натисніть кнопку Готово, щоб почати експорт.

    Примітка.:  У програмі Outlook не відображається повідомлення про завершення експорту.

Відкриття файлу CSV з контактами

Файл CSV з вашими експортованими контактами зазвичай потрібно відкривати в програмі Excel.

  1. Перейдіть до розташування, де збережено файл CSV, і відкрийте його.

  2. Переконайтеся, що файл містить ваші контакти.

    CSV-файл із програми Outlook, відкритий у програмі Excel

    Примітка.: У файлі можуть бути пусті клітинки. Це нормально.

  3. Закрийте файл без будь-яких змін, щоб уникнути можливих проблем під час імпорту файлу на іншому пристрої з тією самою версією програми Outlook або іншою службою електронної пошти.

Завдання

Створення завдання

Багато хто веде списки справ на папері, в електронній таблиці або обох форматах одразу. В Outlook можна об’єднувати різноманітні списки, отримувати нагадування та відстежувати перебіг виконання завдань.

  1. Відкрийте програму Outlook, а потім на вкладці Основне в групі Створення натисніть кнопку Створити елементи.

  2. Виберіть пункт Завдання, заповніть форму належним чином і натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Сполучення клавіш.    Щоб створити завдання, натисніть клавіші Ctrl+Shift+K.

Докладні відомості див. в статті Створення завдань і справ.

Призначення завдання

  1. Клацніть піктограму Піктограма "Завдання" на панелі швидкого доступу в програмі Outlook на панелі швидкого доступу або елемент Завдання на панелі переходів.

  2. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Створіть завдання, натиснувши кнопку Піктограма "Створити завдання" на стрічці або клавіші Ctrl+Shift+K.

      або

    • Відкрийте наявне завдання.

  3. Натисніть кнопку Призначити завдання.

    Команда "Призначити завдання" на стрічці

  4. У формі завдання виконайте одну з наведених нижче дій.

    • У полі Кому введіть ім’я чи адресу електронної пошти.

    • Додайте тему, виберіть дату початку та термін, а також укажіть стан і важливість, якщо потрібно.

      Властивості "Дата початку" та "Термін" для призначеного завдання

    • Залиште або зніміть стандартні прапорці Зберігати оновлену копію цього завдання у списку завдань і Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання.

    • За потреби введіть повідомлення в області вмісту під прапорцями.

  5. Якщо потрібно, щоб завдання повторювалося, виберіть елемент повторення на стрічці, виберіть потрібні параметри в діалоговому вікні Повторення завдання та натисніть кнопку OK.

    Примітка.:  Якщо призначити повторюване завдання, його копія зберігатиметься в списку завдань, але ніколи не оновлюватиметься. Якщо встановити прапорець Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання, звіт надходитиме після завершення кожного екземпляра завдання.

  6. Натисніть кнопку Надіслати.

Порада.:  Програма Outlook може відстежувати перебіг виконання завдання, призначеного одному користувачу. Якщо потрібно, щоб завдання виконували кілька користувачів, розділіть його на менші частини або призначте кожне завдання окремо. Наприклад, щоб доручити створення звіту трьом співробітникам, створіть три окремі завдання та призначте кожне окреме завдання відповідному колезі.

Прийняття або відхилення призначеного завдання

Призначене вам завдання відображається в папці "Вхідні".

Команди "Прийняти" та "Відхилити" в дорученні, яке відображається в області читання

  • В області читання виберіть команду Прийняти або Відхилити.

    або

    Відкрийте завдання, натисніть кнопку прийняти або відхилити , на стрічці а також незалежно від того, вибрано параметр, виберіть параметр Змінити відповідь перед надсиланням або Надішліть відповідь заразі натисніть кнопку OK.

    Примітка.: Прийняті завдання відображаються у вашому списку завдань Outlook.

Якщо відкрити завдання, ви можете відповісти, відповісти всімабо переслати особа, яка призначені завдання для вас і для інших користувачів за потреби. Примітки також можна включити у блоці повідомлення.

Перегляд завдання

  1. Відкрийте Outlook і на панелі швидкого доступу клацніть піктограму Піктограма "Завдання" на панелі швидкого доступу в програмі Outlook .

  2. У своєму списку справ або списку завдань двічі клацніть елемент, щоб переглянути його повністю.

Ви можете змінити спосіб відображення завдань будь-коли.

  • На вкладці Основне в групі Поточне подання виберіть інше подання.

    Параметри поточного подання для завдань .

Друк завдання

Ви можете вибрати подання завдань, а потім, на які ви натисніть кнопку Друк, у якому форматі – стиль таблиці або нотатка – завдання друку. Якщо вибрати одне завдання для друку, наприклад, виберіть лише друку, яка доступна – нотатка. Але якщо ви вирішите списку, наприклад, список справ, попереднього формату стиль таблиці також пропонується.

  1. Натисніть кнопку Піктограма "Завдання" на панелі швидкого доступу в програмі Outlook на панелі швидкого доступу.

    Панель швидкого доступу в програмі Outlook

  2. Виберіть одне завдання в одну з папок –Список справ або у списку завдань , або виберіть папку.

  3. Послідовно виберіть елементи файл > Друк і виберіть потрібний формат (якщо вона доступна) у розділі Параметри.

Друк повідомлення електронної пошти, контакту або елемента календаря

Програма Outlook дає змогу друкувати окремі елементи, як-от повідомлення електронної пошти, контакти чи елементи календаря, а також більші подання, як-от календарі, адресні книги або списки вмісту папок пошти.

  1. Виберіть у програмі Outlook папку або елемент, які потрібно надрукувати.

  2. Виберіть елементи Файл > Друк.

Друк

Додаткові відомості див. в статті Друк елементів у програмі Outlook.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×