Оновлення даних у базі даних

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

У цій статті пояснюється, як оновити наявні дані. Microsoft Office Access 2007 доступні різні засоби для оновлення наявних записів, зокрема таблиць даних, форм, запити та пошуку й заміни.

Пам'ятайте, що оновлення даних не є само, як вводити нові дані. Докладніше про введення нові дані в базі даних перегляньте статтю додавання одного або кількох записів до бази даних.

У цій статті

Вплив макета бази даних на оновлення

Типи даних вплив на оновлення

Властивості поля таблиці вплив на оновлення

Оновлення даних за допомогою форми

Оновлення даних за допомогою таблиці даних

Використання запиту на оновлення для змінення наявних даних

Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання

Використання Каскадне оновлення для змінення значення первинного та зовнішнього ключа

Вплив макета бази даних на оновлення

Прочитайте цей розділ, якщо ви знайомі з програмою Access або не знайомі з поняття за реляційні бази даних. Великі оновлення стануть набагато легше виконувати, коли ви розумієте, деякі основні принципи макета бази даних.

Бази даних Access – це не файлу в цьому ж значенні як Microsoft Office Word 2007 документа або Microsoft Office PowerPoint 2007 наборі слайдів. Натомість є типові бази даних Access до збірку таблиці, а також до набору об'єктів, побудованому цих таблиць, форм, звітів, запитів і т. д.

Крім того, ці об'єкти мають відповідати набору принципів розробки або базу даних буде працювати погано або взагалі з помилкою. У свою чергу, ці принципи макет впливає на процедуру введення даних. Наведені нижче факти об'єкти бази даних і макета слід пам'ятати.

  • За кількома винятками (наприклад, тип списку списку значень) програма Access зберігає всі дані в одній або кількох таблицях. Кількість таблиць залежить від макета та складності бази даних. Хоча ви можете переглядати або оновити дані у формі, звіті або в результатах, повернуті запитом, програма Access зберігає дані лише в таблицях.

  • Кожну таблицю слід зберігати дані для одну проблему, категорії або призначення. Наприклад, таблиці даних ділових контактів не повинні містити дані про продажі. Якщо це так, пошук правильних даних може бути складно, якщо не неможливо.

  • Кожне поле в таблиці, слід приймати лише один тип даних. Наприклад, ви не слід зберігати нотатки в полі значення прийняти чисел. Під час введення тексту в такі поля, у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку.

  • За винятком одного поля в записі має прийняти лише одне значення. Наприклад, належним чином оформленням бази даних запобігає ввести кілька адрес у полі адреси. Це – на відміну від Microsoft Office Excel 2007, яка за замовчуванням, можна ввести будь-яку кількість імена, адреси та зображення в одну клітинку, якщо встановлено цієї клітинки, щоб прийняти обмежені типи даних.

    Проте, Office Access 2007 надається за допомогою нової функції називається багатозначне поле. Багатозначні поля використовуються для вкладення кількох записів даних до одного запису а також для створення списків, які містять кілька значень. Наприклад, можна вкласти текстовий файл, до Office PowerPoint 2007 слайди та будь-яку кількість зображень до запису в базі даних. Також можна створити список імен і виберіть стільки імена, за потреби. Використання багатозначних полів може здатися розрив правила розробки бази даних, тому, що ви можете зберігати більше одного певні дані одного поля таблиці, але насправді, тому що Access застосовує ці правила «за лаштунками», зберігаючи дані в спеціальних прихованих таблицях.

За посиланнями нижче можна статей, які містять додаткові відомості про теми та функції, що в цьому розділі.

На початок сторінки

Типи даних вплив на оновлення

Прочитайте цей розділ, якщо ви знайомі з програмою Access або не знайомі з поняття за реляційні бази даних. Великі оновлення стануть набагато легше виконувати, коли ви розумієте, деякі основні принципи макета бази даних.

Під час створення таблиці бази даних, виберіть тип даних для кожного поля в таблиці, процес, який забезпечує точнішого введення даних. Припустімо, наприклад, указаної числовий тип даних для поля, тому що потрібно обчислити продажів. Якщо хтось намагається для введення тексту в полі, Access відображається повідомлення про помилку і не дозволить зберегти зміни, внесені запис, крок, який допомагає захистити ваші цифри для цього користувача.

Показати спосіб перегляду типів даних

Тепер, програма Access пропонує два способи, щоб переглянути типи даних для поля таблиці. За допомогою команд на вкладці таблиця даних , або можна відкрити таблицю в режимі конструктора. У наведених нижче переліках кроків описується, як використання обох методів.

Перегляд типів даних за допомогою команд на вкладці таблиці даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно використовувати.

  2. Виберіть поле, яке потрібно дослідити.

  3. На вкладці таблиці у групі тип даних і форматування клацніть стрілку розкривного списку Тип даних для перегляду установленим для поля типу даних.

Перегляд типів даних у режимі конструктора

  • В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

    Таблиця відкриється у бланку та верхньому розділі бланка відображається на ім'я та тип даних кожного поля таблиці.

    Поля в поданні конструктора

Тип даних для кожного поля таблиці містить перший рівень керування через те, що можна та не можна ввести в поле. У деяких випадках настройки типу даних запобігає введенню будь-яку інформацію на всіх. У цій таблиці наведено типи даних цього Office Access 2007 надає та описано, як вони впливають на введення даних.

Тип даних

Вплив на введення даних

Text (Текст)

Текстові поля прийняти текстові або числові символи, зокрема списки елементів із роздільниками. Текстове поле приймає меншу кількість символів, ніж поля приміток – від 0 до 255 символів. У деяких випадках за допомогою функції перетворення для обчислень з даними в текстовому полі.

Memo

У полі цього типу можна ввести великих обсягів тексту та числові дані. Крім того, якщо бази даних установив для цього поля підтримку форматованого тексту, можна застосовувати типи форматування, які зазвичай використовуються у текстовий програм, наприклад Office Word 2007. Наприклад, можна стосуються шрифти й розміри шрифтів певні символи в тексті та зробити їх жирним або курсивом і т. д. Мова розмітки гіпертексту (HTML) позначки можна також додати до даних.

Щоб отримати додаткові відомості про використання форматування тексту в полі приміток наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Як текстові поля можна також сформувати функції перетворення даних у поля приміток.

Число

У полі цього типу можна ввести лише числа, і можна виконувати обчислення значення в числовому полі.

Дата й час

У полі цього типу можна ввести лише значення дати й часу. Залежно від того, як бази даних установив поля які зустрічаються в таких умов:

  • Якщо розробник бази даних маски вводу для поля (ряди символів і покажчика місця заповнення, які відображаються під час виділення поля), необхідно ввести дані в інтервалів і формат, який містить маска. Наприклад, якщо відображається маска РРРР, потрібно ввести дату в цьому форматі в полях, наприклад, 11 Жов 2006. Не можна ввести повний місяць ім'я (наприклад, липень), або значення рік двома цифрами.

  • Якщо на не створено маски вводу для керування, як ви вводите, дати або часу, можна ввести значення, використовуючи будь-який припустимий формат дати або часу. Наприклад, можна ввести 11 жовтня 2006, 10 або 11 і 06 або 11 жовтня 2006 року.

  • Розробник бази даних можуть застосовуватися до формату відображення в полі. В тому, що присутня випадку, якщо не маски вводу, можна ввести значення майже будь-якого формату, але у програмі Access відобразиться дати відповідно до формату відображення. Наприклад, можна ввести 11/10/2006, але формат відображення може бути настроєно таким чином, що відображає значення як 11 Жов 2006.

    Щоб отримати додаткові відомості про маски вводу наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Грошовий

У полі цього типу можна ввести лише значення грошової одиниці. Крім того, не потрібно вручну ввести символ грошової одиниці. За замовчуванням буде застосовано потрібний символ грошової одиниці (¥, £, $ і так далі), указаний у регіональних параметрах ОС Windows.

автонумерація;

Не можна ввести або змінення даних у полі цього типу в будь-який час. Доступ до збільшено значення в поле "Лічильник" під час додавання нового запису до таблиці.

Так/Ні

Після натискання кнопки полів, які настроєно для цього типу даних, у програмі Access відобразиться прапорця або розкривний список, залежно від способу форматування поле. Якщо відформатувати поля, щоб відобразити список, можна вибрати зі списку, ще раз, залежно від форматування, застосоване до поля так або ні, True або False, або на або Вимкнути . Не можна ввести значення у списку або змініть значення у списку безпосередньо з форми або таблиці.

Об’єкт OLE

Цей тип поля використовується, коли ви хочете, щоб відобразити дані з файлу, створеного в іншій програмі. Наприклад, можна відобразити текстового файлу, діаграми Excel або наборі слайдів PowerPoint в поле об'єкт OLE.

Вкладення надають швидше, простіше і більш гнучкі спосіб перегляду даних з інших програм. Переглянути вкладення запису, далі в цій таблиці, щоб отримати додаткові відомості.

Гіперпосилання

У полі цього типу можна ввести будь-які дані та Access переноситься його у веб-адресу. Наприклад, якщо ви ввели значення в полі, Access оточує тексту з текстом Уніфікований покажчик ресурсу (URL), ось так: http://www. your_text. com. Якщо ввести неприпустиме веб-адресу посилання працюють, в іншому разі ваше посилання, це призведе до повідомлення про помилку. Крім того, редагування наявних гіперпосилань може бути складно оскільки клацання на полі гіперпосилання за допомогою миші запускає веб-браузер і перенаправляє до сайту, указаний у посиланні. Для редагування поля "гіперпосилання", буде вибрано поле суміжних, перемістіть фокус до поля гіперпосилання» за допомогою клавіші ТАБУЛЯЦІЇ або стрілка і натисніть клавішу F2, щоб увімкнути редагування.

вкладення;

Можна вкласти даних з інших програм цей тип поля, але не можна ввести або в іншому разі введення тексту або числові дані.

Щоб отримати відомості про використання поля вкладення перегляньте статтю вкладення файлів і графіки до записів у базі даних.

Майстер підстановок

Майстер підстановок – це тип даних. Натомість використовуйте майстер для створення два типи розкривних списків: списки значень і поля підстановки. У списку значень використовується з роздільниками список елементів, які вводяться вручну під час використання майстра підстановок. Ці значення може бути незалежно від інших даних і об'єктів у базі даних.

На відміну від поля підстановки використовує запит для отримання даних з одним або кількома з інших таблиць у базі даних або в іншому розташуванні, наприклад на сервері під керуванням Windows SharePoint Services 3.0. Поле підстановки натисніть відображає дані в розкривному списку. За замовчуванням в майстрі підстановок установлює поля таблиці на числовий тип даних.

Ви можете працювати з полів підстановки безпосередньо в таблиці а також у формах і звітах. За промовчанням, значення в полі підстановки відображаються в списку керування називається поле зі списком, список, який містить стрілку розкривного меню: Пустий список підстановки . Залежно від того, як розробник бази даних має значення поле підстановки а поле зі списком можна редагувати елементи у списку та додавання елементів до списку. Для цього розробник бази даних потрібно задати властивості поля підстановки (властивість називається Обмежити списком, а в конструкторі має вимкнути його).

Якщо ви не можна редагувати безпосередньо до значень у списку підстановки, потрібно додати або змінити дані в списку попередньо визначених значень, або в таблиці, яке використовується як джерело для поля підстановки. Щоб отримати відомості про це у розділі під назвою "Редагування елементів у полі підстановки" у статті додавання одного або кількох записів до бази даних.

Нарешті, під час створення поля підстановки, можна також установити для підтримки кількох значень. Після цього списку відображається прапорець біля кожного елемента списку, і можна встановити або зняти якомога більше елементів, за потреби. На рисунку показано типове багатозначного списку:

Список із прапорцями

Відомості про створення багатозначного поля підстановки полів і використання отримані списки можна знайти у статті використання списку, які зберігаються кілька значень і посібник із багатозначних полів.

На початок сторінки

Властивості поля таблиці вплив на оновлення

Прочитайте цей розділ, якщо ви знайомі з програмою Access або не знайомі з поняття за реляційні бази даних. Не можна виконувати великі оновлення успішно, якщо ви вплив властивостей установіть для поля таблиці на оновлення.

Під час створення бази даних, які зазвичай спочатку проектування однієї або кількох таблиць. Ви вирішите, які типи даних буде містити кожну таблицю, яку встановити первинних ключів – поле, яке ідентифікує кожний запис (рядок), для кожної таблиці та створювати зв'язки між таблицями.

У рамках цього процесу установлення властивостей поля в кожній таблиці. Наприклад, ви можете встановити текстового поля, щоб прийняти не більше 50 символів, і можна встановити числового поля, щоб прийняти лише значення грошової одиниці.

Більшість властивості поля можна встановити за допомогою режим конструктора. Проте, установити деякі властивості, за допомогою команд у списку групи на стрічці, частину Інтерфейс користувача Microsoft Office Fluent. Наприклад, можна настроїти візуальних форматах для тексту та поля Memo за допомогою команди у групі Шрифт на вкладці основне . Щоб отримати додаткові відомості про використання цих команд наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Процедура настроювання або змінення властивостей поля таблиці.

Тепер у програмі Access пропонується два способи, щоб переглянути властивості для поля таблиці, за допомогою команд на вкладці таблиця даних , або можна відкрити таблицю в режимі конструктора. У наведених нижче переліках кроків описується, як використання обох методів.

Перегляд властивостей таблиці за допомогою команд на вкладці таблиці даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно використовувати.

  2. Перейдіть на вкладку поля і використовуйте команди у групі тип даних і форматування , щоб переглянути властивості для кожного з полів таблиці.

Перегляд властивостей таблиці в режимі конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та натисніть кнопку Режим конструктора.

    Таблиця відкриється у бланку.

  2. У нижній частині Бланка, у розділі Властивості поляперейдіть на вкладку загальні , якщо його ще не вибрано.

    –або–

    Щоб переглянути властивості поля підстановки, відкрийте вкладку Підстановка .

    Поле підстановки має поля таблиці, який використовує чіткий список значень або запит, який отримує значення з однієї або кількох таблиць у базі даних. За промовчанням поле підстановки представлено ці значення для вас у вигляді списку. Залежно від того, як до бази даних установив поле підстановки можна вибрати один або кілька елементів із цього списку.

    Поля підстановки часто плутайте нові користувачі отримують доступ, тому, що відобразиться список елементів в одному місці (списку, що програма Access створює з дані в поле підстановки), але дані можуть зберігатися в іншому місці (таблицю, яка містить дані). Пам'ятайте, що під час оновлення даних у полі підстановки, необхідно оновити вихідної таблиці (в іншому розташуванні). Не вдалося оновити поля підстановки у списку.

У наведеній нижче таблиці перелічено властивості таблиці, які мають найбільший вплив на введення даних і пояснює їхній вплив.

Властивість

У бланку таблиці

Можливі значення

Поведінка під час введення даних

Розмір поля

Вкладка Загальні

від 0 до 255

Кількість символів застосовується лише до поля з типом даних "текст". Під час введення більше, ніж на вказану кількість символів, поле вирізання їх.

Обов’язковий

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо ввімкнуто, цю властивість вимагає ввести значення в полі, а Access не дасть змогу зберегти будь-які нові дані до завершення поле. Коли було вимкнуто, поле прийматиме пусті значення, тобто поле можна залишаються пустий.

Примітка.: Null-значення – це не одне й те саме нуль. Нуль — це цифра, а Access можна використовувати в обчисленнях. Null — це відсутнє, невизначене або невідоме значення.

Дозволити рядки нульової довжини.

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо ввімкнуто, можна ввести рядки нульової довжини, рядки, які містять без символів. Щоб створити рядок нульової довжини, введені пару подвійних лапок без пробілу між ними (» «) і натисніть клавішу ENTER.

Індексовано

Вкладка Загальні

Так/Ні

Коли ви індекс для поля таблиці, Access забороняє додавання повторюваних значень.

Маска вводу

Вкладка Загальні

Попередньо визначені та настроювані набори символів і покажчика місця заповнення

Маски вводу відображається запит на введення даних у форматі, визначених. Маски відображаються під час виділення поля таблиці або елемента керування на формі. Припустімо, ви клацніть поле дати, відображається такий набір символів: ДД-МММ-РРРР. Що набір символів відомий як маски вводу. Вимагає ввести значення місяця у вигляді трьох букв, наприклад ЖОВТ. а значення року чотирма цифрами, а не двічі. Щоб цієї маски, який введіть дати, наприклад 15-Жов-2006.

Примітка.: Пам'ятайте, що масок вводу лише впливають процедуру введення даних, не як у програмі Access відобразиться ці дані. Наприклад, можна ввести дату як 15-Жов-2006, але Access можуть зберігати значення як 10152006 – тобто без символів форматування. Потім під час перегляду дати в таблиці, форми або звіту, доступ може встановити як 15/10/2006.

Щоб отримати додаткові відомості про створення та використання масок вводу наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Відобразити елемент керування

Вкладку Підстановка

Значення, залежать від типу даних, установленим для поля

Для тексту та числових полів які можна вибрати один із текстового поля, список або поле зі списком. Для значення Так або полів, можна вибрати пункт прапорець, текстове поле або поле зі списком.

Примітка.: Якщо вибрати не Список або Поле зі списком, Access приховує інші властивості на вкладці Підстановка .

Тип джерела рядків

Вкладку Підстановка

Таблиця або запит
значення списку
список полів

Якщо поле властивості Відобразити елемент керування для Списку або Полі зі списком, можна задати цю властивість, Таблицю або запит, Список значень або Список полів. У свою чергу, ця властивість визначає тип значення, які можна використовувати в полі властивості Джерело рядків . Перегляд наступного запису.

Джерело рядків

Вкладку Підстановка

Залежить від властивість Тип джерела рядків .

Якщо властивість Тип джерела рядківтаблиці абозапиту, це поле властивості можуть містити ім'я таблиці або запиту. Якщо встановити властивість Список значень, ця властивість містить список значень, відокремлених крапкою з комою (,). Якщо властивість Тип джерела рядків для Списку полів, ця властивість містить ім'я таблиці, запиту або мови структурованих запитів (SQL).

Обмежити списком

Вкладку Підстановка

Так/Ні

Після встановлення так, програма Access знаходить однакові значення, як користувачі введення тексту в елементі керування поле зі списком. Інакше кажучи, настройка так прогнозований ввід даних. Параметр так також запобігає редагування елементів у списку безпосередньо в елемент керування список або поле зі списком». Замість цього, користувачі повинні редагування елементів у полі властивості Джерело рядків , або у випадку полів підстановки, редагування елементів у таблиці, які містять джерела даних для поля підстановки. Щоб отримати додаткові відомості про використання полів підстановки у розділі під назвою "Редагування елементів у полі підстановки" у статті додавання одного або кількох записів до бази даних.

Відображати зміни списку значень

Вкладку Підстановка

Так/Ні

Вмикає або вимикає команду Змінити елементи списку для списку значень, а не для поля підстановки. Щоб увімкнути цю команду для полів підстановки, введіть припустиме ім'я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку . Команда "значення Відображати зміни списку значень" з'являється в контекстному меню, яке відкривається, клацнувши правою кнопкою миші елемента списку або поля зі списком керування ' '. Коли ви виконайте команду, з'явиться діалогове вікно Змінення елементів списку . З іншого боку, якщо вказати ім'я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку , програма Access запустить цієї форми замість діалогового вікна.

Можна виконати команду Змінити елементи списку зі списку, а поле зі списком знаходиться у формах і поле зі списком у таблиці та результатів запиту наборів. Форми слід відкрити в поданні конструктора або поданні перегляду; таблиці та набори результат запиту має бути відкрито у вікні табличного подання даних.

Форма редагування елементів списку

Вкладку Підстановка

Ім'я форми для введення даних

Якщо вказати ім'я форми для введення даних у цій таблиці властивості форма, що Відкриється, коли користувач виконує команду Змінити елементи списку . В іншому випадку діалогове вікно Змінення елементів списку відображається, якщо користувачі виконайте команду.

Додаткові відомості про створення таблиць бази даних і властивості можна знайти в таких статтях.

  • Основи розробки баз даних пояснює основні поняття, наприклад планування бази даних, розробку даних і нормалізація – процес розділення дані на пов'язаних таблиць і усунення надлишкові дані.

  • Створення таблиць у базі даних пояснюється, як створювати таблиці, додайте первинних ключів (поля, які ідентифікувати кожний рядок або запису в таблиці) і для визначення типів даних і властивості таблиці.

На початок сторінки

Оновлення даних за допомогою форми

Щоб оновити невеликих обсягів даних використовується у формі. У цьому випадку "невеликий" означає, що будь-яку кількість записів, які потрібно оновити вручну. Форми надають простіше, швидше та точніше спосіб редагування та оновлення невеликого обсягу даних.

Використання форми для редагування даних залежить від макета форми. Форми можуть містити будь-яку кількість елементів керування , наприклад списків, текстових полів, кнопок і таблиць даних – сітки, схожі на аркуші Excel. У свою чергу, кожен з елементами керування на формі читає даних із або записує дані в поле базової таблиці. Можливості програми заданого керування залежить від типу даних для поля базової таблиці, будь-які властивості для цього поля і, можливо, на кілька властивостей, які бази даних установив для кожного елемента керування. Додаткові відомості про типи даних і властивості поля вплив на введення даних відображається як типи даних вплине на введення даних і Властивості поля таблиці вплив так, як потрібно ввести дані, вище в цій статті.

У наведених нижче розділах описано найпоширеніші елементи керування введенням даних за допомогою. Якщо у вас виникли запитання про певні бази даних, зверніться до системного адміністратора або розробник бази даних.

Додавання або редагування тексту в текстовому полі

Програма Access пропонує один елемент керування текстовим для використання з полями для тексту та приміток. Зазвичай, це можна дізнатися в базовому полі чи текст або Примітка за розмір елемента керування, які зазвичай відображає розмір поля базової таблиці. Наприклад, якщо в елемент керування прив'язується до текстового поля, які приймаються не більше 50 символів, ви розмір елемента керування відповідно. На відміну від, якщо в елемент керування прив'язується до поля приміток, можна розміру елемента керування для відображення однією або двома абзаців тексту без необхідності прокручування.

Крім того, можна встановити поля приміток для підтримки форматування тексту. Потім можна застосувати різних шрифтів, розмірів, стилів і кольорів до тексту.

Редагування тексту в текстовому полі

  • Помістіть курсор у текстовому полі та змінення даних. Пам'ятайте, що не можна виконувати обчислення чисел у поле текст або Примітка.

Застосування форматування тексту

Примітка.: Виконайте такі дії, лише якщо текстове поле прив'язано до поля приміток. Процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  1. Таблицю відкрито у вікні табличного подання даних, виберіть поле приміток. Зазвичай, можна шукати поле з іменем "Примітки", нотатки,» або «Опис».

  2. На на вкладці основне у групі Шрифт за допомогою кнопки та меню для форматування тексту.

    Можна застосувати різні шрифти та розміри, виділення тексту жирним або курсив, змінення кольорів і так далі.

На початок сторінки

Оновлення даних за допомогою таблиці даних

Можна змінити дані, безпосередньо у вікні табличного подання даних (рядків і стовпців сітки схожий на аркуші Excel). Ви можете змінити дані в таблиці, наборах результатів та форми, що відображення даних у табличному поданні.

Зазвичай використовується даних у табличному поданні, якщо потрібно змінити невелику кількість записів або частини один запис. Якщо ви знайомі з програми Excel, таблиць даних має бути легко зрозуміти, і ви можете вносити зміни без будь-які знання Access, зокрема можливість створення та виконання запитів.

Наведені нижче факти слід пам'ятати.

  • Вам не потрібно явно зберегти зміни. Access здійснює їх до таблиці під час переміщення курсору до нового поля в одному рядку або під час переміщення вказівника на інший рядок.

  • За промовчанням поля в базі даних Access, слід установити прийняття певний тип даних, таких як текст або числа. Необхідно ввести тип даних, що поле має значення, щоб прийняти. Якщо ні, у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку.

  • Поле може бути маски вводу застосовано. З маски вводу – це набір символів і покажчика місця заповнення, який сили, потрібно ввести дані в певному форматі. Наприклад, маски вводу для поштовий індекс може вимагати даних, що відповідає французької формат, а маски вводу номера телефону може знадобитися ввести числа у німецьких форматування.

    Щоб отримати додаткові відомості про маски вводу наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

  • Крім вкладення та багатозначних списків можна ввести лише одне значення майже в усіх полях. Якщо ви не знаєте, чи поле приймає вкладення, зверніться до системного адміністратора або розробник бази даних. Завжди можна визначити багатозначного списку, оскільки у програмі Access відобразиться прапорець біля кожного елемента списку.

Змінення даних у табличному поданні

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю або запит, який містить дані, які потрібно змінити.

    За промовчанням буде відкрито таблицю або запит, у вікні табличного подання даних, сітка, яка схожа на аркуші Excel.

  2. Натисніть кнопку або в іншому разі перемістіть фокус до першого поля, які потрібно змінити і змінити дані.

  3. Щоб перейти до наступного поля, натисніть клавішу ТАБУЛЯЦІЇ, виберіть один зі способів клавіші зі стрілками або клацніть наступного поля.

    Після натискання клавіші ТАБУЛЯЦІЇ, за промовчанням, Access використовує регіональних параметрах ОС Windows, щоб визначити, чи його переміщує курсор вліво або вправо. Якщо комп'ютер настроєно на використання мови, який читатиме зліва направо, курсор буде переміщено до потрібного після натискання клавіші TAB. Якщо на комп'ютері встановлено для певної мови, який читає справа наліво, курсор переміщується ліворуч.

Застосування форматування тексту до даних у поля приміток

  1. З таблиці або запиту результат відкрита у вікні табличного подання даних виберіть поле приміток.

    Зазвичай, можна шукати поле з іменем «Примітки», «Нотатки» або «Опис». Якщо не вдається знайти поля приміток, виконайте кроки у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  2. На на вкладці основне у групі Шрифт за допомогою кнопки та меню для форматування тексту.

    Можна застосувати різні шрифти та розміри, виділення тексту жирним або курсив, змінення кольорів і так далі.

На початок сторінки

Використання запиту на оновлення для змінення наявних даних

Для додавання, змінення або видалення частини (але не всі) один або кілька наявних записів використовується запитів на оновлення. Ви можете вважати запитів на оновлення функціональним діалогового вікна Пошук і заміна . Введення виберіть умову (приблизний еквівалент рядок пошуку) та критерій оновлення (приблизний еквівалент Заміна рядка). На відміну від діалогового вікна запитів на оновлення можна прийняти кілька умов, дають змогу оновлювати багато записів за один раз і дають змогу змінювати записи в кількох таблицях.

Пам'ятайте, що запитів на оновлення не можна використовувати для додавання всіх записів. Для цього використовується запит на додавання.

Щоб отримати додаткові відомості перегляньте статтю Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Примітка.: Найшвидший спосіб використання запиту на оновлення – це спочатку створіть Вибірковий запит, що використовується для тестування критерії виділення. Наприклад, якщо потрібно оновити ряду так/ні поля з нетак для певної клієнта. Щоб зробити це, додавання умов Вибірковий запит поки вона повертає всі записи не потрібне для цього клієнта. Якщо ви впевнені, що у вас є правильних записів, ви, то перетворення Вибірковий запит запитом на оновлення, введіть критерії оновлення та виконання запиту на оновлення вибраних значень. У цьому розділі пояснюється те, як створити Вибірковий запит а потім перетворити його на запит на оновлення.

Створення вибіркового запиту

  1. Відкрийте базу даних із записами, які потрібно оновити.

  2. На вкладці Створення в групі Запити натисніть кнопку Макет запиту.

    Відкриється Конструктор запитів, відображається вкладка Конструктор і відкриється діалогове вікно Відображення таблиці .

  3. Виберіть таблицю або таблиці, які містять записи, які потрібно оновити і натисніть кнопку Додатиі натисніть кнопку закрити.

    Однією або кількома таблицями відображаються як один або кілька windows у верхньому розділі бланка запиту, а вікна список всі поля в кожній таблиці. На рисунку нижче зображено на типову таблицю в конструкторі запитів.

    Таблиця в конструкторі запиту

  4. Двічі клацніть поля, які потрібно оновити. Вибрані поля відображаються в рядку поле в нижній частині конструктора запитів.

    Можна додати одне поле таблиці до кожного стовпця в нижній частині, або можна додати всі поля в таблиці швидко, двічі клацніть зірочку (*) у верхній частині списку полів таблиці. На рисунку нижче зображено конструктора запитів з усіма доданими полями.

    Запит з усіма доданими полями таблиці

  5. За потреби можна ввести одну або кілька умов у рядку Критерії бланка. У таблиці нижче наведено кілька прикладів умов і пояснюється їхній вплив на запит.

Умови

Вплив

> 234

Повертає всі числа, більші за 234. Для пошуку всіх чисел, менших за 234, укажіть умову < 234.

>= "Кротенко"

Повертає всі записи від " Кротенко " до кінця алфавіту

Between #02.02.2006# And #01.12.2006#

Повертає дати від 2 лютого 2006 до 1 грудня 2006 (ANSI-89). Якщо база даних використовує символи узагальнення ANSI-92, використовуйте одинарні лапки (') замість знаках фунта. Приклад: Між ' 2/2/2006' і ' 12/1/2006 року "

Not "Німеччина"

Знаходить усі записи, у яких точний вміст поля не збігається зі словом "Німеччина". Ця умова повертає записи, які містять інші символи, крім слова "Німеччина", наприклад "Німеччина (євро)" або "Європа (Німеччина)".

Not "Т*"

Знаходить усі записи, крім тих, які починаються з літери "Т". Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки вводьте символ відсотка (%).

Not "*т"

Знаходить усі записи, які не закінчуються на букву "т". Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки вводьте символ відсотка (%).

In(Канада,Сполучене королівство)

Знаходить у списку всі записи, які містять слова "Канада" або "Сполучене королівство".

Like "[A-Д]*"

У текстовому полі буде знайдено всі записи, які починаються з букв від A до д. Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки використовувати символ відсотка (%)).

Like "*но*"

Знаходить усі записи, які містять буквосполучення "но". Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки вводьте символ відсотка (%).

Like "Богдан Козя?"

Знаходить усі записи, які починаються зі слова "Богдан", а також містять другий рядок із 5 символів, у якому перші чотири букви – це "Козя", а остання буква невідома. Якщо база даних використовує набір символів узагальнення ANSI-92, замість знака питання вводьте символ підкреслення (_).

#02.02.2006#

Знаходить усі записи для 2 лютого 2006 р. Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, введіть дату в одинарних лапках замість знаків фунта ('02.02.10').

< Date() - 30

Повертає всі дати, старші за 30 днів.

Date()

Повертає всі записи, які містять сьогоднішню дату.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Повертає всі записи між сьогоднішньою датою та трьома місяцями від сьогоднішньої дати.

Is Null

Повертає всі записи, які містять Null-значення (пусте або невизначене).

Is Not Null

Повертає всі записи, які містять значення.

""

Повертає всі записи, які містять рядок нульової довжини. Рядки нульової довжини використовуються, якщо потрібно додати значення до обов’язкового поля, але це значення ще невідоме. Наприклад, у полі потрібно вказати номер факсу, але в деяких клієнтів немає факсів. Тоді замість числа вводяться подвійні лапки без пробілу між ними ("").

  1. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Переконайтеся, що запит повертає записи, які потрібно оновити. За потреби можна вибрати поля, які не потрібно і натисніть клавішу DELETE, щоб видалити їх, можна перетягнути додаткові поля до Бланка, і ви можете змінити критерії, доки ви не задоволені результати запиту.

  2. Перейдіть до наступних вказівок.

Оновлення записів

  1. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Оновлення.

    Ця дія змінює вибіркового запиту до запиту на оновлення. Додається до рядка оновлення до в нижній частині конструктора запитів.

    Запит на оновлення з одним критерієм оновлення

  2. Знайдіть поле з даними, які потрібно змінити і введіть вираз (яке змінить дані) у рядку оновлення до для цього поля.

    У цій таблиці наведено деякі приклади виразів і пояснюється, яким чином вони змінюють дані.

Вираз

Результат

"Продавець"

Змінює значення текстового поля на "Продавець".

# #8/10/06

У поле дати й часу змінює значення дати на 10 серпня – 06.

Так

У полі типу "Так/Ні" змінює значення Ні на Так.

"НП" & [Номер партії]

Додає "НП" до початку номера кожної вказаної частини.

[Вартість одиниці товару] * [Кількість]

Перемножує значення в полях "Вартість одиниці товару" та "Кількість".

[Вартість доставки] * 1,5

Збільшує значення поля "Вартість доставки" на 50 відсотків.

DSum("[Кількість] * [Вартість одиниці товару]",
"Відомості про замовлення", "[Код товару]=" & [Код товару])

Де ProductID значення в поточній таблиці відповідають значенням поля в таблиці з іменем відомості про замовлення, цей вираз оновлює підсумки продажу за допомогою множення значення в полі «кількість» на значення в полі Ім'я, Ціна за прейскурантом.

Right([Поштовий індекс для доставки], 5)

Видаляє дробову частину крайні ліві символи в текстовому або числовому рядку та залишає 5 символів справа.

IIf(IsNull([Вартість одиниці товару]), 0, [Вартість одиниці товару])

Змінює значення null (невідоме або невизначене) на нуль (0) в полі Ім'я, Ціна за прейскурантом.

  1. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Відобразиться оповіщення. На рисунку нижче зображено повідомлення:

    Оповіщення запиту на оновлення

  2. Натисніть кнопку так для виконання запиту.

    Примітка.: Можна вимкнути оповіщення про повідомлення. Для цього натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , натисніть кнопку Доступ до параметрів, перейдіть на вкладку Додатковота в області підтвердженнязніміть прапорець запити на змінення .

  3. Щоб побачити результати запиту на оновлення, на будь-який на домашній вкладку відкрийте вкладку Конструктор і у групі режими перегляду натисніть кнопку поданнята виберіть пункт Подання таблиці. Також можна натиснути кнопку Табличного подання даних кнопку, розташовану в рядку стану програми Access.

    Примітка.: Під час виконання запиту, можна помітити, що деякі поля відсутні у наборі результатів. Якщо ваш запит містить поля, які не оновлюються, Access видалення цих полів за промовчанням. Наприклад, може включати поля «Ідентифікатор» із двох таблиць, щоб переконатися, що запит повертає, який працює на правильних записів. Якщо ви не оновлювали ці поля «Ідентифікатор», Access видаляє їх.

На початок сторінки

Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання

Одна з моди використання запиту на додавання – для додавання групи записів з однієї або кількох таблиць вихідної бази даних до однієї або кількох таблиць у базі даних призначення. Припустімо, що ви придбати кілька нових клієнтів і бази даних, яка містить таблиці даних про клієнтів. Щоб не вводити ці нові дані вручну, можна буде додавати його до відповідних однією або кількома таблицями в базі даних. Також можна додати запити, щоб:

  • Додавання записів на основі умови. Наприклад, можна додати лише імена й адреси з визначні замовлення клієнтів.

  • Додати записи, якщо кілька полів в одній таблиці не існує в іншій таблиці. Припустімо, наприклад, що таблиці «Замовники» має 11 поля та поля в таблиці «Замовники» в іншій базі даних відповідати 9 11 полів. За допомогою запиту на додавання додати лише дані у відповідні поля та інші пропустити.

Процес створення запиту на додавання даних з однієї бази даних до іншої бази даних складається з таких основних кроків:

  • Відкрийте вихідну базу даних (бази даних із записами, які потрібно додати) і створіть Вибірковий запит, який повертає лише записи, які потрібно додати.

  • Перетворити його на запит виберіть запит на додавання.

  • Додавання кінцевої таблиць і полів для запиту на додавання. Якщо записи додаються до іншої бази даних, які спочатку відкрити цю базу даних а потім виберіть таблиці.

  • Виконання запиту, щоб додати записи.

Примітка.: Резервні копії даних, перш ніж почати. Якщо ви припустилися помилки, можна видалити доданій записи з таблиці призначення, але видалення великої кількості записів вручну може тривати довго. Маючи резервної копії під рукою може допомогти вам виправити помилки у менше часу.

Створення вибіркового запиту

  1. Відкрийте вихідну базу даних, бази даних, що містить записи, які потрібно додати.

  2. На вкладці <ui>Створення</ui> в групі <ui>Запити</ui> натисніть кнопку <ui>Макет запиту</ui>.

    У бланку запиту відобразиться, і з'явиться діалогове вікно Відображення таблиці .

  3. Виберіть таблицю, що містить записи, які потрібно додати, натисніть кнопку Додатиі натисніть кнопку закрити.

    У таблиці відображається вікно у верхньому розділі бланка запиту. У вікні Список всі поля в таблиці. На рисунку показано типову таблицю в конструкторі запитів.

    Таблиця в конструкторі запиту

  4. Перетягніть поля, які потрібно додати до таблиці до рядка поле в нижній частині бланка запиту.

    Можна додати одне поле таблиці до кожного стовпця в нижній частині. Щоб швидко додати всі поля, натисніть кнопку із символом зірочки (*) у верхній частині списку полів таблиці. На рисунку показано Конструктор запитів із кількома доданими полями таблиці:

    Запит із трьома полями у бланку

    На рисунку показано конструктор з усіма доданими полями:

    Запит з усіма полями таблиці

  5. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Переконайтеся, що запит повертає записи, які потрібно додати. За потреби, зніміть прапорець Показувати або натисніть клавішу DELETE, щоб видалити непотрібні поля. Можна також перетягнути додаткові поля до Бланка, доки ви не задоволені результатів запиту.

  6. Перейдіть до наступних кроків.

Перетворення запиту до запиту на додавання

  1. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Додавання.

    Відкриється діалогове вікно №№Додавання.

  2. На цьому етапі можна додати записи з однієї таблиці до іншої у базі даних або додавання записів до таблиці в іншій базі даних.

    • Додавання записів до таблиці в базі даних

      1. У діалоговому вікні Додавання клацніть Поточної бази даних (якщо його ще не вибрано) а потім виберіть таблицю призначення у списку Ім'я таблиці .

      2. Натисніть кнопку OK.

        У кроці 4 з попереднім розділом додавалися деякі або всі поля з вихідної таблиці до бланка запиту. Якщо в цьому кроці додано всю таблицю, програмою Access додається вся цільова таблиця до рядка Додавання до як показано нижче:

        Запит на додавання, в якому містяться всі поля двох таблиць

        –або–

        Якщо ви додали окремі поля на кроці 4 в попередньому розділі, а імена полів у вихідній і кінцевій таблицях збігаються, програмою Access автоматично додаються імена цільових полів у рядку Додавання до , як показано нижче:

        Запит на додавання з полями, які збігаються

        –або–

        Якщо ви додали окремі поля, а деякі або всі імена у вихідній і кінцевій таблицях не збігаються, програма Access залишає невідповідні поля в рядку Додавання до пустими. Клацніть кожне пусте поле та виберіть потрібне джерело поле зі списку, як показано тут.

        Вибір цільових полів для запиту на додавання

      3. Щоб переглянути внесені зміни, натисніть кнопку подання.

      4. Повернутися до режиму конструктора та натисніть кнопку запустити , щоб додати записи.

    • Додавання записів до таблиці в іншій базі даних.

      1. У діалоговому вікні Додавання встановіть прапорець Інша база даних.

      2. У полі Ім'я файлу Введіть розташування та ім'я цільову базу даних.

      3. У полі Ім'я таблиці введіть ім'я таблиці призначення і натисніть кнопку OK.

        –або–

        Натисніть кнопку Огляд і знайдіть цільову базу даних за допомогою другого діалогове вікно Додавання . Знайдіть і виберіть цільову базу даних, натисніть кнопку OK . Це закриття діалогового вікна другого. У першому полі діалогове вікно, у полі Ім'я таблиці введіть ім'я таблиці призначення і натисніть кнопку OK.

        Введіть ім'я таблиці призначення і натисніть кнопку OK , щоб закрити перше діалогове вікно Додавання .

        У кроці 4 з попереднім розділом додавалися деякі або всі поля з вихідної таблиці до рядка поле у бланку запиту. Якщо в цьому кроці додано всю таблицю, програмою Access додається вся цільова таблиця до рядка Додавання до як показано нижче:

        Запит на додавання, в якому містяться всі поля двох таблиць

        –або–

        Якщо ви додали окремі поля у кроці 4 та назву поля у джерелі та таблиці призначення збігаються, Access автоматично додаються імена цільових полів у рядку Додавання до Ось так:

        Запит на додавання з полями, які збігаються

        –або–

        Якщо ви додали окремі поля, а деякі або всі імена у вихідній і кінцевій таблицях не збігаються, програма Access залишає невідповідні поля в рядку Додавання до пустими. Клацніть кожне пусте поле та виберіть потрібне поле призначення у списку отриманих, ось так:

        Вибір цільових полів для запиту на додавання

      4. Щоб переглянути внесені зміни, натисніть кнопку подання.

      5. Перехід до режиму конструктора і натисніть кнопку запустити , щоб додати записи.

На початок сторінки

Змінення даних за допомогою діалогового вікна "Пошук і заміна"

У діалоговому вікні Пошук і заміна містить ще один спосіб змінення невеликих обсягів даних у менше часу та з меншими зусиллями. Пояснення, як використовувати діалогове вікно виходить за рамки цієї статті.

Щоб отримати відомості про використання діалогового вікна перегляньте статтю використовувати діалогове вікно Пошук і заміна для змінення даних.

На початок сторінки

Використання Каскадне оновлення для змінення значення первинного та зовнішнього ключа

Час від часу вам доведеться оновити значення первинного ключа. Якщо ви використовуєте цей первинний ключ, як зовнішній ключ, можна автоматично оновити зміни через всі екземпляри дочірній зовнішній ключ.

Як нагадування, первинний ключ – це значення, яке ідентифікує кожний рядок (запис) у таблиці бази даних. Зовнішній ключ – це стовпець, який відповідає первинний ключ. Зазвичай, зовнішніх ключів розташовано в інших таблицях, і вони дають змогу створити зв'язок між дані в таблиці (посилання).

Припустімо, наприклад, число Ідентифікатор продукту, використовується як первинний ключ. Один ідентифікаційний номер унікальний ідентифікатор одного продукту. Ви також використовувати ідентифікаційний номер як зовнішній ключ у таблиці Замовлення даних. Таким чином, ви можете знайти всіх замовлень, які передбачають кожного продукту, оскільки щоразу, коли хтось робить замовлення для цього продукту, Ідентифікатор стає частиною порядку.

Іноді ці Ідентифікаційні номери (або інших типів первинних ключів), змінюється. Якщо так, ви можете змінити значення первинного ключа і ці зміни автоматично Каскадне всі зв'язані дочірні записи. Цього потрібно активувати, увімкнувши цілісності даних і каскадні оновлення між двома таблицями.

Надалі слід пам'ятати такі правила:

  • Можна ввімкнути Каскадне оновлення лише для полів первинного ключа для типів даних текст або номер. Каскадне оновлення не можна використовувати для полів до типу даних "Лічильник".

  • Можна ввімкнути Каскадне оновлення лише між таблицями мають зв'язок «один до багатьох».

Нижче пояснюється процедура створення зв'язку та активація Каскадне оновлення для цього зв'язку.

Створення зв'язку

  1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.

  2. На вкладці Конструктор у групі зв'язки натисніть кнопку Відобразити таблицю.

    Відобразиться діалогове вікно Відображення таблиці .

  3. Якщо це ще не зроблено, відкрийте вкладку таблиці , виберіть таблиці, який потрібно змінити, натисніть кнопку Додатиі натисніть кнопку закрити.

    Можна натискати клавішу SHIFT, щоб вибрати кілька таблиць, або ви можете додати окремо кожну таблицю. Виберіть таблиці сторін зв'язку "один" і "багато".

  4. У вікні " зв'язки " первинний ключ із таблиці на боці зв'язку "один" перетягнути його в полі зовнішнього ключа таблиці на стороні "багато" зв'язку.

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв'язків . На рисунку нижче зображено діалогове вікно:

    Діалогове вікно «Редагування зв’язків»

  5. Установіть прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку створити.

  6. Перейдіть до наступних кроків.

Увімкнення Каскадне оновлення в первинних ключів

  1. Якщо ви не виконайте дії, описані в попередньому розділі, відкрийте базу даних, яка містить зв'язок, який потрібно змінити.

  2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.

    Вікно « зв'язки » відображається та відображає об'єднання (який відображено як сполучні лінії) між двома таблицями в базі даних. На рисунку нижче показано типовий зв'язок:

    Зв’язок між двома таблицями

  3. Клацніть правою кнопкою миші лінію зв'язку між таблицями батьківські та дочірні і виберіть пункт Змінити зв'язок.

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв'язків . На рисунку нижче зображено діалогове вікно:

    Діалогове вікно «Редагування зв’язків» із наявними зв’язками

  4. Виберіть пункт Каскадне оновлення пов'язаних полів, переконайтеся, що встановлено прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку OK.

Щоб отримати додаткові відомості про створення зв'язків. знайти в таких статтях:

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×