Оброблення та видалення повторюваних контактів

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Якщо ви імпортувати контакти з багатьох джерел або успадковується іншого користувача список контактів, можливо, потрібно повторювані контакти, які зберігаються у програмі Outlook. Під час імпорту нові контакти із зовнішнього джерела, наприклад Gmail або iCloud, програма Outlook перевіряє повторення та дає змогу вибрати, чи потрібно створити новий запис контакту (Повтор) або об'єднати повторювані контакти. На жаль, якщо у вас є повторювані контакти в папках контактів, є ні автоматичного процесу, видаліть їх. Проте, можна експортувати всі контакти до файлу, потім повторно імпортувати до програми Outlook та використовувати вбудовані дублікат перевірки можливості. Якщо у вас лише кілька повторювані контакти, Сортувати список контактів і видаляти їх уручну.

Видалення повторюваних контактів по черзі

  1. Клацніть Контакти.

    Виберіть піктограму людей, щоб переглянути контакти.

  2. На стрічці у групі Поточне подання натисніть кнопку в нижньому правому куті вікна подання і натисніть кнопку телефон. Це найпростіший подання за допомогою Перегляньте список контактів та виберіть повторення.

    Група ''Поточне подання'' на вкладці ''Основне''

  3. У списку контактів утримуйте натиснутою клавішу Ctrl і клацніть кожен контакт, який потрібно видалити.

    Виберіть контакти, які потрібно видалити, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl

  4. Вибравши всі повторювані контакти, натисніть Видалити або Сполучення клавіш Ctrl + D.

Видалення великої кількості повторювані контакти за допомогою експорту та імпорту

Якщо у вас є великої кількості повторювані контакти, видалення повторень по одному може бути втомливим і тривалий час. Найшвидший спосіб видалення великої кількості повторювані контакти є експортувати до файлу, потім імпортувати до нової папки. Щоб скористатися функцією пошуку повторів у процес імпорту в Outlook, виконайте наведені нижче дії

  1. Клацніть Контакти.

    Виберіть піктограму людей, щоб переглянути контакти.

  2. Поточної папки контактів клацніть правою кнопкою миші та виберіть команду Створити папку.

    Створення нової папки контактів.
  3. Ім'я нової папки, наприклад Duplicates.

  4. Натисніть кнопку назад до головного папка Контакти.

  5. Натисніть Сполучення клавіш Ctrl + A , щоб вибрати всі контакти.

  6. Або перетягніть контакти до папки повторень або за допомогою Сполучення клавіш Ctrl + Shift + V, щоб відкрити діалогове вікно Перехід до папки і виберіть папку повторень .

    Переміщення контакти до іншої папки.
  7. Папки контактів основного тепер мають бути пусті.

  8. Клацніть елементи Файл > Відкрити та експортувати > Імпорт або експорт.

    Примітка.: У програмі Outlook 2010, виберіть елементи файл > Відкрити > експорт і перейти до кроку 10.

    Виберіть пункт Імпорт або експорт.
  9. Виберіть пункт експорт до файлу.

  10. Виберіть пункт значення, розділені комами (Windows).

  11. Виберіть папку дублікати, створений на кроці 3.

    Експортувати з папки "Повторення".
  12. Збережіть файл, то можна знайти його знову.

  13. Натисніть кнопку Готово.

Імпорт контактів, поверніться до програми Outlook

  1. Клацніть елементи Файл > Відкрити та експортувати > Імпорт або експорт.

    Примітка.: У програмі Outlook 2010, виберіть елементи файл > Відкрити > Імпорт і перейти до кроку 3.

    Виберіть пункт Імпорт або експорт.
  2. Виберіть елемент Імпорт з іншої програми або файлу.

  3. Виберіть пункт значення, розділені комами (Windows).

  4. Знайдіть файл, створений у наведені вище дії.

    Виберіть файл для імпорту.
  5. Виберіть параметр не імпортувати дублікати.

  6. Вибір папки контактів головного як папку призначення. Це папки, що наразі пуста.

  7. Натисніть Готово.

Скопіюйте повторень папки Контакти назад до головного папки контактів

  1. Виберіть папку контактів повторення .

  2. Одним клацанням будь-який в папці Контакти, а потім натисніть Сполучення клавіш Ctrl + A , щоб вибрати всі контакти.

  3. Перемістити вибрані контакти в головному папка Контакти. Ви можете перетягніть їх або натисніть Сполучення клавіш Ctrl + Shift + V , щоб використовувати діалогове вікно Перехід до папки .

  4. Щоразу, коли Outlook виявляє повторювані контакти, з'явиться підказка з двома варіантами вибору.

    • Виберіть пункт Додати новий контакт , якщо контакт не дублікат.

    • Виберіть пункт Оновити відомості про вибраний контакт , якщо контакт – це повтор.

    Після того як ви зробили вибором, виберіть пункт оновити. Якщо потрібно повторювати ж вибору для вимкнення звуку для всіх учасників, виберіть пункт Оновити всі.

    Виберіть, що потрібно робити з повторювані контакти.
  5. Під час переміщення до папки процес буде завершено, можна видалити повторення папки.

Є два параметри для усунення повторюваних контактів у діалоговому вікні Виявлено повторюваний контакт :

Додавання копію як нового контакту     Новий контакт буде додано до папки контактів . Наприклад, якщо ви створення контакту з іменем стрічки Access, і ви володієте контакт із таким іменем в папці Контакти , вас буде два контакти з іменем стрічки Access. Розрізняти між цими даними, можна додати до по-батькові до одного.

Порада.: Відображення контактів у вигляді електронних візитних карток – це підходить подання, у якому відображається достатньо інформації, щоб відрізняти контактів за допомогою повторюваних імен.

Оновлення нову інформацію з повторюваними контакт до наявної    Outlook буде порівняти всі поля, які містять дані у повторюваних й наявні контакти та скопіюйте дані з контакту в будь-якого поля в наявний контакт, конфліктні дані. Наприклад, якщо є контакту з іменем стрічки Access із номером телефону 555-0112, і ви отримаєте дублікат такого контакту новий номер телефону, щоб Outlook буде скопіювати новий номер у відповідне поле в наявний контакт і зберіг всі інші поля.

Колірних категорій, які ви призначаєте нового контакту й текст повідомлення з нового контакту не копіюються до наявного контакту. Якщо потрібно скопіювати цю інформацію, необхідно зробити це вручну. Сертифікати посилання на контактів на вкладці дії буде скопійовано з повторювані контакти та додано до наявної контакт без заміни вихідних даних. Проте, посилання на вкладці " дії " інші контакти, наприклад завданнями та зустрічами, елементи не будуть скопійовані.

Щоразу, коли Outlook оновлення даних у контакту, копію вихідного контакту зберігаються в папку Видалені елементи . Цю копію можна використовувати, якщо потрібно, щоб повернутися до відомостей у вихідному контакту.

Якщо імпортовані контакти в Outlook за допомогою таких самих імен або адрес електронної пошти, які вже наявні в папці Контакти , і вибрано параметр дозволити створення дублікатів в в майстрі імпорту й експорту, які можуть небажані повторювані записи деякі або всі з імпортованих контактів.

Видалення непотрібних повторювані контакти ручного процесу, але такі найпростіший спосіб це зробити.

  1. У поданні Контактивиберіть папку контактів, що містить повторювані контакти.

  2. У Область переходівв розділі Поточне поданнянатисніть кнопку Список телефонів. Це – найкращий подання, щоб Перегляньте список контактів та виберіть повторювані контакти. Тепер можна відсортувати список за датою зміни та групування повторення.

  3. У меню Подання вкажіть на пункт Поточне подання та виберіть Настроїти поточне подання.

  4. Натисніть кнопку поля, виберіть пункт змінено зі списку доступні поля і натисніть кнопку Додати.

  5. Натисніть кнопку Перемістити вгору , доки не змінено не у верхній частині списку відображати ці поля в такому порядку .

  6. Натисніть кнопку OK двічі.

  7. У списку контактів утримуйте натиснутою клавішу CTRL під час вибору кожного повторюваних контактів.

  8. Виділивши всі повторювані контакти, натисніть клавішу DELETE.

Примітка.: Якщо ви не хочете повторювані контакти, під час імпортування контактів у програмі Outlook, виберіть параметр не імпортувати дублікати або замінювати дублікати імпортовано варіант у в майстрі імпорту й експорту.

  • Не імпортувати дублікати Наявні дані, що зберігається, а повторювані відомості в Файл особистих папок (PST) не копіюються до папки " Контакти ".

  • Замінювати дублікати імпорту Дані, наявні в папці Контакти » замінено на інформацію в PST-файлу, який імпортується.

Якщо ви зберігаєте Максимальна кількість контактів для Outlook, цей процес може бути швидше, якщо ви не використовуєте функцію пошуку повторів. Щоб вимкнути цю функцію, виконайте наведені нижче дії.

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт Параметри.

  2. Натисніть кнопку Параметри контактуа потім зніміть прапорець перевіряти повторювані контакти .

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×