Надсилання повідомлень електронної пошти в робочому циклі

Надсилання повідомлень електронної пошти в робочому циклі

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Іноді потрібно, щоб робочий цикл надсилав повідомлення електронної пошти з різних причин. Наприклад, може знадобитися, щоб робочий цикл надсилав сповіщення щоразу, коли він запускається.

Новий елемент, що ініціює робочий цикл, який надсилає повідомлення електронної пошти

1. Новий елемент додається до списку або бібліотеки, і запускається робочий цикл.

2. Робочий цикл надсилає повідомлення електронної пошти, щоб повідомити про свій запуск.

У цій статті розповідається, як налаштувати робочий цикл, щоб він надсилав повідомлення електронної пошти. Тут також пояснюється, як за допомогою підстановок у робочому циклі адресувати пошту та як додати динамічний вміст до тексту повідомлення, зокрема як вставляти та вбудовувати гіперпосилання. Нарешті, у цій статті описується, як відформатувати вміст повідомлення, а також надаються інші відомості про роботу з повідомленнями електронної пошти, створеними в робочому циклі.

У цьому розділі

Надсилання стандартного повідомлення електронної пошти з робочого циклу

Динамічний вибір користувачів і груп для отримання повідомлення

Додавання відомостей про поточний елемент

Додавання статичного гіперпосилання

Додавання гіперпосилання на поточний елемент

Додавання зображення

Форматування вмісту повідомлення

Надсилання власних спеціальних сповіщень про завдання

Параметри, які не підтримуються

Надсилання стандартного повідомлення електронної пошти з робочого циклу

За допомогою дії Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти) в конструкторі циклів Workflow Designer можна налаштувати спеціальний робочий цикл, щоб він надсилав повідомлення електронної пошти вам або іншому вказаному користувачу чи групі. У повідомленні електронної пошти доступні поля To (Кому), CC (Копія), Subject (Тема) та Body (Текст). Ці поля можуть містити як статичний текст, так і текст, створений динамічно на основі підстановок у робочому циклі.

Використовуючи дію Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти), можна створювати багато видів повідомлень, зокрема сповіщення, коли робочий цикл досягає вказаних етапів або виконує вказані дії (як-от загальний запуск і зупинка робочого циклу), і нагадування про завдання, не виконані до кінцевого терміну.

Примітка.: Перш ніж робочий цикл зможе надсилати повідомлення електронної пошти, необхідно налаштувати параметри вихідної електронної пошти на сервері. Якщо ви не знаєте поточних параметрів електронної пошти для сервера, зверніться до адміністратора сервера. Посилання на докладні відомості про параметри вихідної електронної пошти див. в розділі Див. також.

У цьому прикладі буде Настроювання робочого циклу для надсилання повідомлення електронної пошти під час кожного запуску для запуску на новий елемент. Використовувати версію програми SharePoint Designer , яка відповідає SharePoint Server версії. Наприклад, для SharePoint Server 2010 використовувати SharePoint Designer 2010. І для всіх версій після SharePoint Server 2010, зокрема SharePoint Server 2016 і SharePoint Online, за допомогою SharePoint Designer 2013. Ви можете завантажити SharePoint Designer 2013 з Центру завантажень Microsoft і знайти додаткові відомості про це в розділі .

  1. У меню File (Файл) наведіть вказівник миші на елемент New (Створити) та виберіть Workflow (Робочий цикл).

  2. На першій сторінці конструктора робочих циклів назвіть робочий цикл, укажіть список або бібліотеку, до яких буде прикріплено робочий цикл, а потім установіть прапорці для потрібних параметрів запуску.

    Команда "Удосконалити Office"

  3. Натисніть кнопку Далі.

  4. На наступній сторінці конструктора робочих циклів введіть ім’я для цього кроку робочого циклу.

  5. Клацніть Actions (Дії), а потім виберіть Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти).

    Якщо ця дія не відображається в списку, натисніть кнопку More Actions (Додаткові дії), щоб переглянути повний список.

  6. У дії клацніть this message (це повідомлення).

    Друга сторінка конструктора робочих циклів

  7. У діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти) введіть свою власну адресу електронної пошти в полі To (Кому).

    Примітки.: 

    • Виберіть користувачів зі списку або адресної книги, натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки в кінці полі .

    • У полі To (Кому) може бути або конкретна статична адреса (наприклад, BOOKSBEST\hryhorii чи hryhorii@booksbest.com), або підстановка в робочому циклі для змінних відомостей. Докладні відомості про використання підстановок у робочому циклі для динамічної адресації повідомлень електронної пошти, які надсилаються з робочого циклу, замість статичних адрес, див. в наступному розділі Динамічний вибір користувачів і груп для отримання повідомлення.

    • Адреса відправника згенерованого повідомлення завжди буде адресою електронної пошти адміністратора сервера, якщо він не змінить адресу відправника для поточної веб-програми або для всіх веб-програм. Посилання на докладні відомості про внесення такої зміни шукайте в розділі Див. також.

  8. У полі Тема введіть тему повідомлення, або натисніть кнопку відображати дані прив'язування Зображення кнопки визначення робочого циклу підстановки на текст, який потрібно тут.

    Примітка.: Необхідно ввести що-небудь у полі Subject (Тема), щоб робочий цикл скомпілювався правильно.

  9. У великому полі під полем Subject (Тема) введіть або вставте основний текст повідомлення.

    Порада.: Контекстне меню недоступне в цьому полі. Щоб скопіювати текст, натисніть клавіші Ctrl+C. Щоб вставити скопійований текст, натисніть клавіші Ctrl+V. Текст, який ви копіюєте та вставляєте, не може містити підстановки робочого циклу.

    Накреслення шляху переміщення

На цьому етапі можна натиснути кнопку OK, щоб завершити повідомлення. З іншого боку, може бути корисно додати заголовок нового елемента, який запустив робочий цикл, або навіть додати посилання на цей новий елемент. У наведених нижче розділах пояснюється, як усе це зробити, а також як змінити оформлення тексту повідомлення. Але спочатку ви дізнаєтеся, як за допомогою підстановок у робочому циклі адресувати повідомлення динамічно.

На початок сторінки

Динамічний вибір користувачів і груп для отримання повідомлення

Якщо в полях повідомлення To (Кому) та Cc (Копія) ви вказали статичні адреси, щоб змінити одержувачів, вам знадобиться щоразу відкривати конструктор робочих циклів і вносити зміни вручну. Якщо адреси часто змінюються, у полях To (Кому) та Cc (Копія) краще використовувати підстановки робочого циклу. Підстановки можуть посилатися на адреси: з поля в поточному елементі; з поля в елементі іншого списку або бібліотеки; або зі змінних робочого циклу.

Зберігання адрес одержувачів у спеціальному списку

Якщо одержувачі періодично змінюються, але не достатньо часто для того, щоб їх потрібно було вказувати у формі ініціалізації під час кожного запуску робочого циклу, можна створити спеціальний список одержувачів, який містить один елемент списку для кожного робочого циклу, що посилається на нього, а потім створити стовпці для зберігання адрес, на які буде надсилатися кожне повідомлення електронної пошти від кожного робочого циклу. У разі зміни одержувачів для будь-якого повідомлення робочого циклу вам достатньо буде змінити адреси у відповідному полі в елементі списку одержувачів для такого робочого циклу.

Увага!: Стовпці, у яких зберігаються адреси для повідомлень електронної пошти робочого циклу, можуть представляти собою стовпці типу "Однорядковий текст", "Багаторядковий текст" чи "Особа або група". Якщо використовується стовпець "Особа або група", можна зробити лише один запис у кожному полі, на яке робочий цикл посилатиметься для отримання адрес електронної пошти. Створюючи стовпець, обов’язково для параметра Дозволити вибір кількох елементів виберіть Ні. Якщо ви хочете використати цей тип стовпця, щоб вказати кілька одержувачів, можна створити групу SharePoint, до якої входитимуть користувачі, яким робочий цикл має адресувати електронну пошту, а потім вказати цю групу в полі. Створюючи стовпець, обов’язково для параметра Дозволити вибір виберіть Користувачі та групи. Посилання на докладні відомості про створення списків і додавання стовпців див. в розділі Див. також.

Примітка.: Створюючи групи SharePoint, переконайтеся, що кожна група має принаймні дозволи на читання для сайту, а на сторінці "Нова група" в області Настройки групи для параметра Які користувачі можуть переглянути участь у групі? вибрано Усі.

Ось як застосувати підстановку робочого циклу до спеціального списку одержувачів:

  1. У браузері створіть спеціальний список "Одержувачі" з такими трьома стовпцями:

    • Змініть ім’я стандартного стовпця Заголовок на Ім’я робочого циклу.

    • Додайте стовпець "Особа або група" з іменем Кому. У цьому стовпці дозвольте вибирати користувачів і групи, але не дозволяйте вибір кількох елементів.

    • Додайте стовпець "Однорядковий текст" з іменем Копія.

  2. У списку одержувачів створіть новий елемент і виконайте такі дії:

    • У полі Ім’я робочого циклу введіть Рецензування документів – це назва робочого циклу, який використовуються в цьому прикладі.

    • Поле натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки а потім, у діалоговому вікні виберіть пункт Користувачі та групи виберіть одного користувача або групу адресу повідомлення.

    • У полі Копія введіть адреси електронної пошти одержувачів, яким потрібно адресувати копії, розділяючи адреси крапками з комою.

  3. У конструкторі робочого циклу Microsoft Office SharePoint Designer 2007 клацніть Actions (Дії), а потім виберіть Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти).

    Якщо ця дія не відображається в списку, натисніть кнопку More Actions (Додаткові дії), щоб переглянути повний список.

  4. У дії клацніть this message (це повідомлення).

  5. У діалоговому вікні Визначення повідомлення електронної пошти в кінці в діалоговому вікні натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки .

  6. У діалоговому вікні Select Users (Вибір користувачів) у списку Or select from existing Users and Groups (Або виберіть наявних користувачів чи групи) виберіть Workflow Lookup (Підстановка в робочому циклі) і натисніть кнопку Add (Додати).

  7. У полі Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) виберіть такі параметри:

    • Source: Одержувачі або ім’я спеціального списку.

    • Field: Кому або поле, яке містить потрібну адресу.

    • Field: Одержувачі:Назва робочого циклу

    • Value: введіть Рецензування документів або назву поточного робочого циклу.

      Затінені вкладки прихованих таблиць в надбудові Power Pivot

      У цій підстановці говориться: «У списку одержувачів виберіть значення поля "Кому", де назва робочого циклу – "Рецензування документів"».

      У верхній половині діалогового вікна вказується список і стовпець; у нижній половині – рядок.

  8. У діалоговому вікні Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) натисніть кнопку OK.

  9. У повідомленні про контроль унікальності даних підстановки натисніть кнопку OK.

  10. Натисніть кнопку OK ще раз, щоб закрити діалогове вікно Вибір користувачів.

  11. У діалоговому вікні Визначення повідомлення електронної пошти в кінці Виділенням поля копія натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки .

  12. У діалоговому вікні Select Users (Вибір користувачів) у списку Or select from existing Users and Groups (Або виберіть наявних користувачів чи групи) виберіть Workflow Lookup (Підстановка в робочому циклі) і натисніть кнопку Add (Додати).

  13. У полі Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) виберіть такі параметри:

    • Source: Одержувачі або ім’я спеціального списку.

    • Field: Копія або поле, яке містить потрібну адресу.

    • Field: Одержувачі:Назва робочого циклу

    • Value: введіть Рецензування документів або назву поточного робочого циклу.

      Кнопка «Жирний»

      У цій підстановці говориться: «У списку одержувачів виберіть значення поля "Копія", де назва робочого циклу – "Рецензування документів"».

  14. Натисніть кнопку OK, знову натисніть кнопку OK у попередженні та ще раз натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Select Users (Вибір користувачів).

Відтепер, коли робочий цикл надсилатиме це повідомлення електронної пошти, він надсилатиме його на адреси, указані в спеціальному списку одержувачів в елементі "Рецензування документів" у полях "Кому" та "Копія". Щоб змінити одержувачів, просто внесіть потрібні зміни в елемент списку.

Один робочий цикл може надсилати кілька повідомлень електронної пошти, і повідомлення можуть надсилатися не одним і тим самим одержувачам. Щоб зберігати інші адреси для додаткових повідомлень, які надсилає цей робочий цикл, ви можете додати стовпці до списку для зберігання інших адрес. У такому разі можна дати стовпцям імена "Кому перше повідомлення", "Кому друге повідомлення" і т. д.

Крім того, ви можете спроектувати список таким чином, щоб створювати один елемент для кожного повідомлення, яке надсилає робочий цикл, замість одного елемента для кожного робочого циклу. У цьому випадку переконайтеся в унікальності імені, що використовується для визначення кожного повідомлення, щоб підстановки, які отримують адреси, повертали потрібне унікальне значення.

Визначення одержувачів за допомогою форми ініціалізації робочого циклу

Якщо потрібно вказувати одержувачів під час кожного запуску робочого циклу вручну, можна налаштувати форму ініціалізації робочого циклу, щоб вона збирала адреси від користувача, який запустив робочий цикл. Після цього робочий цикл зможе просто напряму використовувати введенні адреси або скопіювати їх до полів у поточному елементі, де вони й надалі будуть доступні для посилання після того, як робочий цикл завершить свій поточний екземпляр. Якщо робочий цикл налаштовано таким чином, що він також запускається автоматично, ви можете вказати стандартні адреси у формі ініціалізації для автоматичного запуску.

На початок сторінки

Додавання відомостей про поточний елемент

Поки що основний текст у зразку повідомлення – статичний. Щоразу, коли в робочому циклі створюється копія повідомлення, використовується точнісінько такий самий текст.

Однак, може бути корисно додати текст, який буде змінюватися відповідно до елемента, для якого зараз виконується робочий цикл. Наприклад, може бути доцільно додати заголовок документа, якому потрібне рецензування, до тексту повідомлення. Щоб додавати динамічні відомості такого типу, використовуйте підстановку робочого циклу. Підстановки отримують дані з різних джерел даних, як-от списки, бібліотеки та дані робочого циклу.

Ось як додати заголовок документа до тексту повідомлення:

  1. Введіть або вставте статичний текст, у якому мають відображатися відомості підстановки.

    Вміст повідомлення зі статичним текстом

  2. Розташуйте курсор там, де має бути підстановка.

    Порада.: Вставлену підстановку не можна перетягнути до нового розташування (проте її можна "перемістити", перетягуючи інший текст навколо неї). Аналогічно, не можна вирізати, скопіювати або вставити підстановку чи будь-який текст, який містить підстановку.

  3. Клацніть Add Lookup to Body (Додати підстановку до тексту).

  4. У діалоговому вікні Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) в полі Source (Джерело) виберіть Current Item (Поточний елемент), а в полі Field (Поле) – Name (Ім’я).

    Контекстне меню рисунка SmartArt

  5. Натисніть кнопку OK.

Вставлена підстановка відобразиться в тексті повідомлення.

Вміст повідомлення із вставленим текстом підстановки

Коли виконається робочий цикл і створиться повідомлення, підстановка заміниться на заголовок документа.

Остаточне повідомлення з назвою документа замість тексту підстановки

Додати заголовок документа доцільно, але ще доцільніше додати гіперпосилання, за яким можна перейти безпосередньо до самого документа. Для цього до гіперпосилання додається підстановка. У розділі Додавання гіперпосилання на поточний елемент нижче розповідається, як це зробити.

На початок сторінки

Додавання статичного гіперпосилання

Ви можете додати статичне гіперпосилання (яке завжди посилається на одну й ту саму адресу або розташування) до тексту повідомлення електронної пошти робочого процесу, використавши HTML-тег прив’язки (<a> і </a>) з атрибутом href і вказавши адресу призначення як значення цього атрибута.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

В отриманому повідомленні текст між тегами прив’язки відображається як гіперпосилання на вказану адресу.

Відтворений текст повідомлення зі статичним гіперпосиланням

Примітка.: Деякі текстові програми електронної пошти не здатні відтворювати кодування HTML і тому не відображатимуть гіперпосилання.

Щоб дізнатися, як за допомогою підстановки робочого циклу створити динамічне гіперпосилання, яке вказує на різні адреси залежно від елемента, для якого зараз виконується робочий цикл, див. наступний розділ Додавання гіперпосилання на поточний елемент.

На початок сторінки

Додавання гіперпосилання на поточний елемент

У попередньому розділі Додавання статичного гіперпосилання адреса в прикладі гіперпосилання не містить змінних відомостей. Щоразу, коли робочий цикл надсилає повідомлення електронної пошти, гіперпосилання вказує на одну й ту саму сторінку.

Проте за допомогою підстановки робочого циклу можна створити динамічне посилання, яке використовує відомості про поточний елемент, щоб вирішити, на яку URL-адресу вказувати.

Якщо поточний елемент – документ у бібліотеці документів

Скажімо, у сповіщенні про появу нового документа можна вказати посилання на сам новий документ. Ось як це зробити:

  1. Введіть або вставте статичний текст, у якому має відображатися посилання.

  2. Там, де має бути підстановка, введіть наведений нижче текст.

<a href="">here</a>

Порада.: Вставлену підстановку не можна перетягнути до нового розташування (проте її можна "перемістити", перетягуючи інший текст навколо неї). Аналогічно, не можна вирізати, скопіювати або вставити підстановку чи будь-який текст, який містить підстановку.

  1. Розташуйте курсор між двома подвійними лапками ("").

  2. Клацніть Add Lookup to Body (Додати підстановку до тексту).

  3. У діалоговому вікні Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) в полі Source (Джерело) виберіть Current Item (Поточний елемент).

  4. У полі Field (Поле) виберіть Encoded Absolute URL (Закодована абсолютна URL-адреса) та натисніть кнопку OK.

    Текст повідомлення з динамічним посиланням для перегляду або редагування документа

Коли одержувач повідомлення перейде за посиланням, документ відкриється для перегляду або редагування.

Якщо поточний елемент – елемент списку

Створюючи посилання на елемент списку (наприклад, на оголошення або календарну подію), можна вибрати, що відкриватиме посилання: форму перегляду (DispForm.aspx) чи форму редагування (EditForm.aspx) для елемента списку.

Ось як створити посилання, яке відкриває елемент списку для документа (замість самого документа):

  1. У браузері перейдіть до бібліотеки спільних документів.

  2. Відкрийте елемент списку для будь-якого наявного документа в бібліотеці, вибравши Переглянути елемент, щоб посилання відкрило форму перегляду, або Редагувати елемент, щоб посилання відкрило форму редагування.

  3. Скопіюйте адресу з рядка адреси від початку (http: або https:) до першого знака рівності (=), як показано нижче.

    Робочі області, категоризовані за типом

    Збереження стану

    Текст ?ID= – це параметр рядка запиту, який наказує сторінці відобразити форму для елемента в поточному списку або бібліотеці з ідентифікатором списку, що йде після знака рівності (=). У нашому прикладі це ідентифікатор поточного елемента в списку, визначений на основі підстановки робочого циклу.

    Примітка.: Якщо поточний елемент – це завдання, створене в результаті однієї з трьох дій завдання робочого циклу, і вам потрібно, щоб посилання відкривало спеціальну форму завдання (а не стандартну форму перегляду чи редагування для списку завдань), див. наступний розділ Якщо поточний елемент – спеціальна форма завдання. Якщо ж вам потрібно переглядати такі завдання в стандартній формі або якщо ваші завдання створено не в результаті дії завдання робочого циклу, продовжуйте процедуру в цьому розділі.

  4. У діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти) в розташуванні, де має відображатися гіперпосилання, вставте адресу.

  5. Розташуйте курсор одразу після знака рівності (=), а потім клацніть Add Lookup to Body (Додати підстановку до тексту).

  6. У діалоговому вікні Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) в полі Source (Джерело) виберіть Current Item (Поточний елемент), а в полі Field (Поле) – Ідентифікатор (ID).

    Макет графічного об’єкта SmartArt

  7. Натисніть кнопку OK.

    Вставлена підстановка відобразиться в тексті повідомлення.

    Увага!: Хоча підстановка ідентифікатора поточного елемента підходить для створення посилань на поточний елемент списку, це не працює бездоганно зі всіма даними й може призводити до помилок у відтвореному шляху, тому не рекомендуємо підставляти в посилання такі відомості: шлях, відносна URL-адреса сервера, URL-адреса джерела та URL-шлях.

  8. Додайте решту тексту для гіперпосилання та тега прив’язки, у якому він міститься, а також будь-який пов’язаний текст повідомлення, який потрібно включити.

    Нижче показано тексти посилань і для форми перегляду, і для форми редагування, як вони відображаються в повідомленні електронної пошти.

    Категорії для шаблонів, створених користувачем, у програмі Publisher 2010

Якщо ви плануєте використовувати посилання кілька разів, див. розділ Зберігання адреси елемента списку як змінної робочого циклу нижче.

Якщо поточний елемент – спеціальна форма завдання

Якщо робочий цикл створює завдання за допомогою однієї з трьох дій завдання, спеціальна форма завдання створюється автоматично під час компіляції робочого циклу. Якщо ви хочете, щоб додатковий робочий цикл надсилав нагадування про завдання, створене в результаті дії завдання робочого циклу, варто додати посилання на цю спеціальну форму завдання до нагадування.

Стандартні форми для списку завдань, як-от DispForm.aspx і EditForm.aspx, розташовано в папці для цього списку завдань. А спеціальна форма завдання міститься в папці робочого циклу, з яким її пов’язано. Кожне завдання робочого циклу має свій власний тип вмісту, і саме тип вмісту завдання робочого циклу визначає спеціальну форму завдання, яку використовує тип вмісту. Оскільки спеціальна форма завдання зберігається в іншому розташуванні, URL-адреса цієї форми створюється не так, як URL-адреса типової форми перегляду або редагування для елемента.

URL-адреса спеціальної форми завдання має такий вигляд:

Звичайний різносторонній трикутник

Покажчики місця заповнення для змінних відомостей виділено жирним шрифтом і взято в квадратні дужки.

Атрибут Source визначає список завдань, з яким пов’язано поточний робочий цикл. Якщо в спеціальній формі завдання клацнути Завершити завдання або Скасувати, форма використає адресу в атрибуті Source, щоб визначити, до якого списку повернутися. Щоб створити посилання на спеціальну форму завдання, можна скопіювати та вставити дані від початку URL-адреси до символів ID=[ідентифікатор елемента] і пропустити решту (частину, яку виділено в прикладі).

Найпростіший спосіб отримати URL-адресу спеціальної форми завдання – виконати робочий цикл один раз, щоб він створив завдання. Коли ви відкриєте спеціальну форму для цього завдання в браузері, ви зможете скопіювати потрібну частину URL-адреси, вставити її в текст повідомлення електронної пошти в конструкторі робочих циклів, а потім додати підстановку робочого циклу, яка надає ідентифікатор елемента завдання.

Ось як додати підстановку до тексту повідомлення:

  1. У конструкторі робочих циклів у діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти) введіть або вставте весь текст посилання – окрім підстановки для ідентифікатора елемента – у текст повідомлення електронної пошти.

  2. Розташуйте курсор після знака рівності (=), видаліть номер ідентифікатора поточного елемента, а потім клацніть Add Lookup to Body (Додати підстановку до тексту).

  3. У діалоговому вікні Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) в полі Source (Джерело) виберіть Current Item (Поточний елемент), у списку Field (Поле) клацніть Ідентифікатор (ID), а потім натисніть кнопку OK.

    Настроюване завдання, створене з посилання, з вставленим ідентифікатором для підстановки

    Пам’ятайте, що в цьому прикладі використовується додатковий робочий цикл, який виконується в списку завдань, тому поточний елемент – це завдання. Процес посилання на спеціальну форму завдання з основного робочого циклу, який насправді створює елемент завдання, відрізняється. Щоб дізнатися, як налаштувати робочий цикл, що використовує дію Зібрати дані користувача, щоб надсилати спеціальні сповіщення людям, яким призначено завдання, див. розділ Надсилання власних спеціальних сповіщень про завдання нижче.

    Щоб дізнатися, як налаштувати цю адресу, щоб її можна було використовувати будь-де в одному робочому циклі, див. наступний розділ Зберігання адреси елемента списку як змінної робочого циклу.

Зберігання адреси елемента списку як змінної робочого циклу

Ви можете зберігати URL-адресу форми перегляду або редагування для елемента списку як змінну робочого циклу, щоб використовувати її в кількох розташуваннях в одному робочому циклі.

  1. У конструкторі робочих циклів клацніть Actions (Дії), а потім виберіть Build Dynamic String (Створити динамічний рядок).

    Якщо ця дія не відображається в списку, натисніть кнопку More Actions (Додаткові дії), щоб переглянути повний список.

  2. У дії виберіть елемент dynamic string (динамічний рядок).

  3. У діалоговому вікні String Builder (Побудовник рядків) вставте статичну частину URL-адреси (але не підстановку для ідентифікатора поточного елемента).

    У цьому діалоговому вікні використовуйте клавіші Ctrl+C, щоб скопіювати, клавіші Ctrl+X, щоб вирізати, і клавіші Ctrl+V, щоб вставити.

  4. Розташуйте курсор після знака рівності (=), а потім клацніть Add Lookup (Додати підстановку).

  5. У діалоговому вікні Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) в полі Source (Джерело) виберіть Current Item (Поточний елемент), а в полі Field (Поле) – Ідентифікатор (ID).

    Макет графічного об’єкта SmartArt

  6. Натисніть кнопку OK.

    Підстановку буде додано до тексту в діалоговому вікні.

    Текст URL-адреси із вставленим ідентифікатором для підстановки

  7. Натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно String Builder (Побудовник рядків).

  8. У дії виберіть змінну.

  9. У списку клацніть Create a new variable (Створити нову змінну), а потім у діалоговому вікні Edit Variable (Редагування змінної) введіть ім’я для нової змінної.

  10. Переконайтеся, що для параметра Type (Тип) установлено значення String (Рядок), а потім натисніть кнопку OK.

  11. Додайте дію Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти) до робочого циклу, а потім у дії виберіть елемент this message (це повідомлення).

  12. Щоб використовувати нову змінну в діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти), введіть або вставте суміжний текст і теги HTML (разом із подвійними лапками) у текст повідомлення, розташуйте курсор у лапках і клацніть Add Lookup to Body (Додати підстановку до тексту).

  13. У діалоговому вікні Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) в списку Source (Джерело) виберіть Workflow Data (Дані робочого циклу).

  14. У списку Field (Поле) виберіть Variable: ім’я змінної та натисніть кнопку OK.

    Відображення або приховання панелі швидкого запуску

Тепер цю змінну можна вставити будь-де в поточному робочому циклі.

На початок сторінки

Додавання зображення

Зображення або графічний файл не можна вбудувати в текст повідомлення електронної пошти, яке надсилає робочий цикл. Проте ви можете додати зображення до повідомлення, використовуючи HTML-тег зображення (<img/>), щоб створити посилання на зображення, передане до бібліотеки зображень на сайті, яке зберігається у форматі JPEG (.jpg).

  1. У тексті повідомлення в місці, де має відображатися зв’язане зображення, введіть тег HTML <img src=""/>.

  2. Розташуйте курсор між двома подвійними лапками ("").

  3. Введіть або вставте URL-адресу файлу зображення JPEG. Завершений тег матиме такий вигляд:

    Готовий HTML-тег для зображення

Після надсилання повідомлення замість тега посилання відображатиметься зображення з файлу JPEG.

На початок сторінки

Форматування вмісту повідомлення

У попередніх розділах для створення гіперпосилання використовуються HTML-теги прив’язки (<a> і </a>). Ви можете використати інші теги HTML, щоб вказати накреслення, колір, стиль та інші атрибути тексту в повідомленні.

Оскільки конструктор робочих циклів підтримує лише вбудовані стилі для форматування повідомлень, а не форматування зовнішнього або вбудованого каскадного списку стилів (CSS), необхідно застосовувати форматування, використовуючи атрибут style із тегами HTML. Це можна робити, вводячи теги HTML безпосередньо в діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти) в конструкторі робочих циклів, або створюючи текст повідомлення в поданні коду та режимі конструктора, а потім вставляючи його в діалогове вікно Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти).

  1. Збережіть робочий цикл, клацнувши Finish (Готово).

  2. Створіть нову сторінку HTML.

  3. Переключіться на комбінований режим, а потім клацніть будь-де в області режиму конструктора.

  4. Залишивши курсор в області режиму конструктора, двічі клацніть Style Application (Застосування стилю) у рядку стану.

    Відкриється панель інструментів Style Application (Застосування стилю).

  5. На панелі інструментів Style Application (Застосування стилю) для параметра Style Application (Застосування стилю) потрібно встановити значення Manual (Вручну), а для параметра Target Rule (Кінцеве правило) – (New Inline Style) (Новий вбудований стиль), як показано тут.

    Панель інструментів "Застосування стилю" з правильними параметрами

    Якщо ви форматуєте текст повідомлення в поданні коду та режимі конструктора, необхідно встановити для параметра Style Application (Застосування стилю) значення Manual (Вручну), щоб програма Office SharePoint Designer 2007 не додавала класи CSS, які сервер не може відтворити в пошті робочого циклу. Крім того, ви повинні працювати в поданні коду, щоб узяти в теги span будь-який текст, який вкладено в уже відформатований текст, але для якого потрібно вказати інше форматування. Коли теги span будуть на місці, ви зможете перейти в режим конструктора, щоб застосувати потрібне форматування.

  6. Форматуйте текст, як зазвичай, використовуючи засоби WYSIWYG в режимі конструктора.

    • Щоб відформатувати текст всередині тега (наприклад, <para> або <li>), розташуйте курсор у поданні коду, а потім двічі клацніть потрібний тег на панелі інструментів.

    • Крім того, ви можете спочатку ввести тег, а потім за допомогою IntelliSense вставити атрибут style і будь-які пари властивостей-значень. Обов’язково розділяйте пари властивостей-значень крапкою з комою.

Кілька практичних порад:

  • Використовуйте теги абзацу (<p> і </p>), щоб визначити окремі абзаци та вказати будь-яке стандартне форматування абзацу, яке відрізняється від стандартного загального форматування повідомлення.

  • В абзаці використовуйте додаткові теги span, щоб вказати будь-яке локальне форматування, яке відрізняється від стандартного загального форматування абзацу та повідомлення.

  • Конструктор робочих циклів відтворює будь-який розрив рядка, вставлений вручну, як додатковий розрив рядка в повідомленні. Оскільки теги абзацу вже додають відповідний інтервал між абзацами, необхідно видалити всі вставлені вручну розриви рядка з остаточної версії повідомлення в конструкторі, щоб між абзацами не було завеликого інтервалу.

    Простіше буде створити відформатований текст із розривами рядків для зручності, а потім видалити всі зайві пробіли та розриви рядків, перш ніж завершити повідомлення в конструкторі робочих циклів.

    Ці практичні поради доречні, лише якщо ви включаєте теги абзацу або інші теги, які автоматично додають вертикальний інтервал між одиницями тексту.

Нижче показано зразок тексту, відформатованого за допомогою тегів HTML. Зверніть увагу, що тут немає розривів рядків, вставлених вручну.

Форматований текст з HTML-тегами

У повідомленні, яке надсилає робочий цикл, цей відформатований вміст відтворюється відповідним чином.

Приклад вбудованої градієнтної заливки

Завершивши форматування тексту повідомлення, ви можете створити різноманітні стилі повідомлення. Докладні відомості про один зі способів використання форматування тексту в повідомленні див. в наступному розділі цієї статті Надсилання власних спеціальних сповіщень про завдання.

На початок сторінки

Надсилання власних спеціальних сповіщень про завдання

За замовчуванням, коли робочий цикл використовує одну з трьох дій спеціального завдання, щоб створити та призначити завдання, список завдань автоматично надсилає сповіщення електронною поштою користувачам, яким призначається нове завдання. Якщо ви хочете спроектувати власні спеціальні сповіщення про завдання, ви можете налаштувати додатковий робочий цикл, який виконується в списку завдань, щоб він надсилав ці сповіщення.

Щоб уникнути повторного надсилання сповіщень, можна вимкнути автоматичні сповіщення для списку завдань.

  • На сторінці "Додаткові настройки" для списку завдань в області Сповіщення електронною поштою для параметра Надсилати електронне повідомлення про призначення прав власності виберіть Ні.

    Примітка.: Якщо вимкнути автоматичне сповіщення, буде вимкнуто всі автоматичні сповіщення про завдання для сайту, зокрема сповіщення, які створюються в попередньо визначених робочих циклах, доступних у Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Вимкнувши автоматичні сповіщення, ви можете використовувати один додатковий робочий цикл, щоб надсилати одне сповіщення для всіх завдань, або ви можете використовувати умови з кількома діями розгалуження чи кілька додаткових робочих циклів, щоб надсилати різні типи сповіщень відповідно до різних обставин.

Ви можете використовувати один і той самий додатковий робочий цикл або робочі цикли, щоб надсилати нагадування електронною поштою про завдання, які ще не виконані, коли наближається їхній кінцевий термін. Докладні відомості про додаткові робочі цикли див. в статті Створення додаткового робочого циклу.

Спеціальні сповіщення можна форматувати як завгодно. Один зі способів розпочати – це налаштувати вміст HTML для стандартних автоматичних сповіщень, який можна скопіювати напряму з наведеного нижче зразка коду.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

У попередній зразок коду HTML включено сім покажчиків місця заповнення для підстановок. Покажчики місця заповнення відображаються у квадратних дужках ([]). Вставивши вміст HTML у текст повідомлення електронної пошти в конструкторі робочих циклів, ви повинні замінити покажчики місця заповнення, зокрема квадратні дужки, що їх містять, на фактичні підстановки. Інструкції зі створення цих підстановок наведено в наведених далі шести підрозділах (один із покажчиків місця заповнення, для імені документа, використовується двічі).

Підстановка "Назва робочого циклу"

Використовуйте цю підстановку:

Кахля програми Delve

Підстановка "Дата створення завдання"

Використовуйте цю підстановку:

Підстановка для дати створення поточного завдання

Підстановка "Ім’я документа" (використовується двічі)

Використовуйте цю підстановку:

Підстановка для імені документа

Підстановка "URL-адреса документа"

Використовуйте цю підстановку:

Підстановка для URL-адреси документа

Підстановка "Спеціальна форма завдання"

Ця підстановка вставляється як частина URL-адреси спеціальної форми завдання, створеної в поточному робочому циклі, що пояснюється в розділі Якщо поточний елемент – спеціальна форма завдання вище.

Сама підстановка матиме такий вигляд:

Макет графічного об’єкта SmartArt

А вся адреса матиме приблизно такий вигляд:

Спробуйте ознайомлювальну версію Power View у форматі HTML5

Підстановка "Форма перегляду для елемента документа"

Ця підстановка вставляється як частина URL-адреси форми перегляду для елемента завдання, що пояснюється в розділі Якщо поточний елемент – елемент списку вище.

Сама підстановка матиме такий вигляд:

Макет графічного об’єкта SmartArt

А вся адреса матиме приблизно такий вигляд:

Дозволити звітування для майбутніх періодів

Коли всі підстановки будуть на місці, відтворене сповіщення про спеціальне завдання матиме такий вигляд:

Остаточна версія настроюваного сповіщення

Ви можете налаштувати це повідомлення, додавши подальші інструкції чи інші відомості, або змінити зовнішній вигляд повідомлення, відформатувавши текст. За допомогою засобів, про які ви довідалися в цій статті, ви можете налаштувати свої робочі цикли, щоб вони надсилали саме ті повідомлення, які вам потрібно.

На початок сторінки

Параметри, які не підтримуються

Наведені нижче параметри не підтримуються в поточній версії дії Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти).

  • Визначення адреси в рядку From (Відправник). (У повідомленнях електронної пошти, які надіслав робочий цикл, у рядку From (Відправник) завжди відображається адреса, яку вказав адміністратор сервера. Тільки адміністратор сервера може змінити цю адресу, і її можна змінити для всіх сповіщень у поточній веб-програмі, а не для робочого циклу).

  • Додавання гіперпосилання на сторінку "Стан робочого циклу". (За допомогою підстановки робочого циклу не можна вказати значення змінної WorkflowInstanceID в рядку запиту).

  • Форматування вмісту повідомлення за допомогою вбудованого каскадного списку стилів (CSS). (Текст можна форматувати за допомогою атрибуту style, але тег <style> і класи CSS не підтримуються).

  • Використання підстановки робочого циклу в полі To (Кому) або CC (Копія), яке посилається на стовпець типу "Особа або група", що містить кілька значень.

  • Визначення одержувача прихованої копії повідомлення. (Розробник може змінити файл .ACTIONS на сервері, щоб він включав поле "Прихована копія", але це не можна зробити в конструкторі робочих циклів).

  • Додавання іншого файлу з повідомленням як вкладенням.

  • Вбудовування зображення або графічних файлів у повідомлення. (Ви можете створити посилання на зображення – див. розділ Додавання зображення вище).

На початок сторінки

Див. також

SharePoint 2013 крок за кроком: настроювання вихідних електронною поштою

Знайомство з програмою SharePoint Designer

Створення оповіщення або Підписка на RSS-канал у службі SharePoint Online, SharePoint 2016 і SharePoint 2013

Створення оповіщення або Підписка на RSS-канал у програмі SharePoint 2010

Основні поради з виправлення неполадок

Ось перелік запитання можуть допомогти визначити причину питання створення робочого циклу:

  1. Ви могли створювати будь-якого іншого типу робочого циклу в тому самому списку? Наприклад, спробуйте створити процесу затвердження

  2. Ви можете створити робочого циклу:

    • на список на цьому сайті?

    • на інший сайт у розділі самої колекції сайтів?

    • в іншій колекції сайтів у розділі одного веб-застосунку?

    • на різних веб-застосунку?

    • увійти в систему за допомогою іншого облікового запису?

    • використання іншого комп'ютера?

Додаткові поради з виправлення неполадок

Якщо жоден із основні поради з виправлення неполадок визначити причину робочого циклу проблему, виконайте наведені нижче дії.

  1. Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на рівні сайту та робочого циклу. Перейдіть на сторінку настройки сайту > дозволи сайту > перевірити дозволи або настройки списку > дозволи для списку та переконайтеся, що результати Перевірити дозволи відповідають наведені нижче дії:

    1. Мінімальний дозвіл на створення робочого циклу (зберегти й опублікувати):

      1. на сайті SharePoint : Конструктор

      2. у списку SharePoint : редагування

    2. Мінімальний дозволи, щоб запустити робочий цикл:

      1. на сайті SharePoint : подання лише для читання або

      2. у списку SharePoint : участь

  2. Переконайтеся, що введено правильний Exchange сервера параметрів вихідної електронної пошти.

    1. Відкриття командного рядка як адміністратор

    2. Запуск nslookup < адресу сервераExchange >. Наприклад: nslookup exch.contoso.com

    3. Ви побачите вирішено IP-адресу сервера Exchange результат. Якщо не вибрано, зверніться до адміністратора Exchange і попросіть правильний Exchange повне доменне ім'я (FDQN).

  3. Надсилання повідомлення електронної пошти до тієї самої особи, використовуючи функцію Надіслати повідомлення електронної поштиSPUtility класу з SharePoint оболонки керування, виконавши наведені нижче дії.

    1. Відкриття SharePoint оболонки керування із правами адміністратора. (Клацніть правою кнопкою миші SharePoint оболонки керування > запуск із правами адміністратора)

    2. Запустіть цей сценарій. Якщо сценарій відповідає значення True , користувач отримує повідомлення електронної пошти з SharePointSMTP настроєно належним чином у SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Надсилання повідомлення електронної пошти до одного користувача із сервера SharePoint за допомогою функції SMTP. Виконайте дії, описані в Телнет використовувати, щоб перевірити зв'язок SMTP.

Примітка.: За промовчанням SharePoint не створює записи журналу для вихідного повідомлення. SharePoint ніколи не надсилає повідомлення електронної пошти безпосередньо. Повідомлення електронної пошти чи передається через сервер SMTP (Exchange) у Центр адміністрування. Виконайте описані вище дії для виправлення неполадок із цим типом робочого циклу.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×