Перейти до основного
Office
Надсилання повідомлень електронної пошти в робочому циклі

Надсилання повідомлень електронної пошти в робочому циклі

Надсилання повідомлення електронної пошти з елементом списку в деяких версіях SharePoint вимагало виконання багатьох кроків, які докладно описано нижче. Однак якщо використовується остання версія SharePoint, ви можете додати потік безпосередньо зі свого списку. Шаблон Microsoft Flow для надсилання повідомлення електронної пошти з елементом списку містить основні кроки, необхідні для швидкого початку роботи.

Надсилання повідомлення електронної пошти з робочого циклу

Надсилання стандартного повідомлення електронної пошти з робочого циклу

Динамічний вибір користувачів і груп для отримання повідомлення

Додавання відомостей про поточний елемент

Додавання статичного гіперпосилання

Додавання гіперпосилання на поточний елемент

Додавання зображення

Параметри, які не підтримуються

Надсилання стандартного повідомлення електронної пошти з робочого циклу

Новий елемент, що ініціює робочий цикл, який надсилає повідомлення електронної пошти

За допомогою дії Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти) в конструкторі циклів Workflow Designer можна налаштувати спеціальний робочий цикл, щоб він надсилав повідомлення електронної пошти вам або іншому вказаному користувачу чи групі. У повідомленні електронної пошти доступні поля To (Кому), CC (Копія), Subject (Тема) та Body (Текст). Ці поля можуть містити як статичний текст, так і текст, створений динамічно на основі підстановок у робочому циклі.

Використовуючи дію Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти), можна створювати багато видів повідомлень, зокрема сповіщення, коли робочий цикл досягає вказаних етапів або виконує вказані дії (як-от загальний запуск і зупинка робочого циклу), і нагадування про завдання, не виконані до кінцевого терміну.

Примітка.: Перш ніж робочий цикл зможе надсилати повідомлення електронної пошти, необхідно налаштувати параметри вихідної електронної пошти на сервері. Якщо ви не знаєте поточних параметрів електронної пошти для сервера, зверніться до адміністратора сервера. Посилання на докладні відомості про параметри вихідної електронної пошти див. в розділі Див. також.

У цьому прикладі ви налаштуєте робочий цикл таким чином, щоб він надсилав сповіщення електронною поштою щоразу, коли він виконується для нового елемента. Використовуйте версію SharePoint Designer, яка відповідає вашій версії SharePoint Server. Наприклад, для SharePoint Server 2010 використовуйте SharePoint Designer 2010. І для всіх версії після SharePoint Server 2010, зокрема SharePoint Server 2016 та SharePoint Online, використовуйте SharePoint Designer 2013. Ви можете завантажити SharePoint Designer 2013 з Центру завантажень Microsoft та дізнатися про програму більше в розділі Додаткові відомості.

Відкрийте SharePoint Designer 2013 і підключіться до сайту SharePoint

SharePoint Designer 2013 інсталюється як програма Office 2013. Щоб відкрити SharePoint Designer 2013 та підключитися до сайту SharePoint, виконайте описані нижче дії.

  1. Відкрийте SharePoint Designer 2013 з меню Пуск. Клацніть піктограму «Пуск» і послідовно виберіть пункти Усі програми, Microsoft Office 2013 і SharePoint Designer 2013.

  2. Натисніть кнопку Відкрити сайт на початковій сторінці SharePoint Designer 2013.

  3. Введіть назву сайту SharePoint, до якого потрібно підключитися. Наприклад, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Натисніть кнопку Відкрити, щоб відкрити сайт.

  5. Якщо з’явиться відповідний запит, введіть свої облікові дані. (Якщо система безпеки не інтегрована з комп’ютером, з якого ви ввійшли, вам буде запропоновано ввести свої облікові дані.) Переконайтеся, що використовуєте облікові дані, які мають доступ до сайту SharePoint.

Створення робочого циклу списку на основі платформи робочого циклу SharePoint

  1. Клацніть Вузол робочого циклу в області переходів.

  2. Клацніть список Розкривний список робочого циклу в розділі Новий стрічкиРОБОЧІ ЦИКЛИ.

  3. Виберіть список, який потрібно пов’язати з новим робочим циклом.

  4. В діалоговому вікні Створити робочий цикл списку введіть ім’я й опис робочого циклу та переконайтеся, що Тип платформи має значення Робочий цикл SharePoint 2013.

Виберіть , щоб створити робочий цикл.

Тепер можна додати дії, умови, етапи, кроки та цикли, щоб побудувати робочий цикл. Ці компоненти робочого циклу доступні на стрічці SharePoint Designer 2013.

Примітка.: Якщо в якості доступного типу платформи ви не бачите Робочий цикл SharePoint 2013, то «Диспетчер робочих циклів» не налаштовано для роботи з фермою SharePoint. Прочитайте статтю Налаштування Диспетчера робочого циклу для роботи з фермою SharePoint Server 2013.

Більше інформації про доступний список дій робочого циклу надано в розділі Додаткові відомості.

Створення дії надсилання повідомлення електронної пошти 

  1. Клацніть Actions (Дії), а потім виберіть Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти).

  2. У дії виберіть Ці користувачі

  3. В діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначити повідомлення електронної пошти) виберіть користувачів із наявних користувачів і груп, або введіть в поле To (Кому) власну адресу електронної пошти.

    Примітки.: 

    • Щоб надсилати повідомлення електронної пошти на зовнішні адреси електронної пошти, потрібно забезпечити отримання даних з відповідного сервера електронної пошти.

    • У полі To (Кому) може бути або конкретна статична адреса (наприклад, BOOKSBEST\hryhorii чи hryhorii@booksbest.com), або підстановка в робочому циклі для змінних відомостей. Докладні відомості про використання підстановок у робочому циклі для динамічної адресації повідомлень електронної пошти, які надсилаються з робочого циклу, замість статичних адрес, надано в наступному розділі: Динамічний вибір користувачів і груп для отримання повідомлення.

    • Адреса відправника згенерованого повідомлення завжди буде адресою електронної пошти адміністратора сервера, якщо він не змінить адресу відправника для поточної веб-програми або для всіх веб-програм. Щоб дізнатися більше, прочитайте статтю Настроювання параметрів вихідних повідомлень електронної пошти для певної веб-програми.

  4. У полі Subject (Тема) введіть тему повідомлення або натисніть кнопку Відобразити зв’язування даних Зображення кнопки , щоб визначити підстановку в робочому циклі для тексту, який тут потрібен.

    Примітка.: Необхідно ввести що-небудь у полі Subject (Тема), щоб робочий цикл скомпілювався правильно.

  5. У великому полі під полем Subject (Тема) введіть або вставте основний текст повідомлення.

  6. Натисніть кнопку OK.

  7. Виберіть Дія > Перейти до етапу

  8. Виберіть Кінець робочого циклу

  9. Натисніть кнопку Опублікувати .

Додаткові можливості змінення вмісту повідомлень електронної пошти докладно описано у наведених нижче розділах.

На початок сторінки

Динамічний вибір користувачів і груп для отримання повідомлення

Якщо в полях повідомлення To (Кому) та Cc (Копія) ви вказали статичні адреси, щоб змінити одержувачів, вам знадобиться щоразу відкривати конструктор робочих циклів і вносити зміни вручну. Якщо адреси часто змінюються, у полях To (Кому) та Cc (Копія) краще використовувати підстановки робочого циклу. Підстановки можуть посилатися на адреси: з поля в поточному елементі; з поля в елементі іншого списку або бібліотеки; або зі змінних робочого циклу.

Зберігання адрес одержувачів у спеціальному списку

Якщо одержувачі періодично змінюються, але не достатньо часто для того, щоб їх потрібно було вказувати у формі ініціалізації під час кожного запуску робочого циклу, можна створити спеціальний список одержувачів, який містить один елемент списку для кожного робочого циклу, що посилається на нього, а потім створити стовпці для зберігання адрес, на які буде надсилатися кожне повідомлення електронної пошти від кожного робочого циклу. У разі зміни одержувачів для будь-якого повідомлення робочого циклу вам достатньо буде змінити адреси у відповідному полі в елементі списку одержувачів для такого робочого циклу.

Увага!: Стовпці, у яких зберігаються адреси для повідомлень електронної пошти робочого циклу, можуть представляти собою стовпці типу "Однорядковий текст", "Багаторядковий текст" чи "Особа або група". Якщо використовується стовпець "Особа або група", можна зробити лише один запис у кожному полі, на яке робочий цикл посилатиметься для отримання адрес електронної пошти. Створюючи стовпець, обов’язково для параметра Дозволити вибір кількох елементів виберіть Ні. Якщо ви хочете використати цей тип стовпця, щоб вказати кілька одержувачів, можна створити групу SharePoint, до якої входитимуть користувачі, яким робочий цикл має адресувати електронну пошту, а потім вказати цю групу в полі. Створюючи стовпець, обов’язково виберіть Користувачі та групи для параметра Дозволити вибір. Посилання на докладні відомості про створення списків і додавання стовпців надано в розділі Додаткові відомості.

Примітка.: Створюючи групи SharePoint, переконайтеся, що кожна група має принаймні дозволи на читання для сайту, а на сторінці "Нова група" в області Настройки групи для параметра Які користувачі можуть переглянути участь у групі? вибрано Усі.

Ось як застосувати підстановку робочого циклу до спеціального списку одержувачів:

  1. У браузері створіть спеціальний список "Одержувачі" з такими трьома стовпцями:

    • Змініть ім’я стандартного стовпця Заголовок на Ім’я робочого циклу. Залиште всі інші параметри без змін. Більше інформації про змінення стовпця в списку або бібліотеці надано в розділі Додаткові відомості.

    • Додайте стовпець "Особа або група" з іменем Кому. У цьому стовпці дозвольте вибирати користувачів і групи, але не дозволяйте вибір кількох елементів. Залиште всі інші параметри без змін. Більше інформації про створення стовпця в списку або бібліотеці надано в розділі Додаткові відомості.

    • Додайте стовпець «Однорядковий текст» з іменем Копія. Залиште всі інші параметри без змін.

  2. У списку одержувачів створіть новий елемент і виконайте такі дії:

    • У полі Ім’я робочого циклу введіть Рецензування документів – це назва робочого циклу, який використовуються в цьому прикладі.

    • У полі Кому клацніть Адресна книга Зображення кнопки , а потім у діалоговому вікні Вибір користувачів і груп виберіть одного користувача або групу, якій потрібно адресувати повідомлення.

    • У полі Копія введіть адреси електронної пошти одержувачів, яким потрібно адресувати копії, розділяючи адреси крапками з комою.

  3. Створення нового робочого циклу

  4. Клацніть Actions (Дії), а потім виберіть Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти).

  5. У дії виберіть Ці користувачі.

  6. У діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти) в кінці поля To (Кому) клацніть Адресна книга Зображення кнопки .

  7. У діалоговому вікні Select Users (Вибір користувачів) у списку Or select from existing Users and Groups (Або виберіть наявних користувачів чи групи) виберіть Workflow Lookup for a User... (Підстановка користувачів в робочому циклі) і натисніть кнопку Add (Додати).

  8. В діалоговому вікні Підстановка користувача або групи виберіть такі параметри:

    • Data Source (Джерело даних): Recipients (Одержувачі) або ім’я спеціального списку.

    • Field from source (Поле з джерела): Кому або поле, яке містить потрібну адресу.

    • Return field as (Поле повернення): Login Name (ім’я для входу), яке визначить формат поля «Кому» в електронному листі.

    • Field (Поле): Recipients: Workflow Name (Одержувачі: назва робочого циклу).

    • Value (Значення): введіть Document Review (Рецензування документів) або назву поточного робочого циклу.

      У цій підстановці говориться: «У списку одержувачів виберіть значення поля "Кому", де назва робочого циклу – "Рецензування документів"».

      У верхній половині діалогового вікна вказується список і стовпець; у нижній половині – рядок.

  9. В діалоговому вікні Lookup for Person or Group (Підстановка користувача або груп) натисніть кнопку OK.

  10. У повідомленні про контроль унікальності даних підстановки натисніть кнопку OK.

  11. Натисніть кнопку OK ще раз, щоб закрити діалогове вікно Вибір користувачів.

  12. У діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначення повідомлення електронної пошти) в кінці поля CC (Копія) натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки .

  13. У діалоговому вікні Select Users (Вибір користувачів) у списку Or select from existing Users and Groups (Або виберіть наявних користувачів чи групи) виберіть Workflow Lookup for a User... (Підстановка користувачів в робочому циклі) і натисніть кнопку Add (Додати).

  14. У полі Define Workflow Lookup (Визначення підстановки в робочому циклі) виберіть такі параметри:

    • Data Source (Джерело даних): Recipients (Одержувачі) або ім’я спеціального списку.

    • Field (Поле) from source (з джерела): Cc (Копія) або поле, яке містить потрібну адресу.

    • Return field as (Поле повернення): Login Name (ім’я для входу), яке визначить формат поля «Кому» в електронному листі.

    • Field (Поле): Recipients: Workflow Name (Одержувачі: назва робочого циклу).

    • Value (Значення): введіть Document Review (Рецензування документів) або назву поточного робочого циклу.

      У цій підстановці говориться: «У списку одержувачів виберіть значення поля "Копія", де назва робочого циклу – "Рецензування документів"».

  15. Натисніть кнопку OK, знову натисніть кнопку OK у попередженні та ще раз натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Select Users (Вибір користувачів).

Відтепер, коли робочий цикл надсилатиме це повідомлення електронної пошти, він надсилатиме його на адреси, указані в спеціальному списку одержувачів в елементі "Рецензування документів" у полях "Кому" та "Копія". Щоб змінити одержувачів, просто внесіть потрібні зміни в елемент списку.

Один робочий цикл може надсилати кілька повідомлень електронної пошти, і повідомлення можуть надсилатися не одним і тим самим одержувачам. Щоб зберігати інші адреси для додаткових повідомлень, які надсилає цей робочий цикл, ви можете додати стовпці до списку для зберігання інших адрес. У такому разі можна дати стовпцям імена "Кому перше повідомлення", "Кому друге повідомлення" і т. д.

Крім того, ви можете спроектувати список таким чином, щоб створювати один елемент для кожного повідомлення, яке надсилає робочий цикл, замість одного елемента для кожного робочого циклу. У цьому випадку переконайтеся в унікальності імені, що використовується для визначення кожного повідомлення, щоб підстановки, які отримують адреси, повертали потрібне унікальне значення.

Визначення одержувачів за допомогою форми ініціалізації робочого циклу

Якщо потрібно вказувати одержувачів під час кожного запуску робочого циклу вручну, можна налаштувати форму ініціалізації робочого циклу, щоб вона збирала адреси від користувача, який запустив робочий цикл. Після цього робочий цикл зможе просто напряму використовувати введенні адреси або скопіювати їх до полів у поточному елементі, де вони й надалі будуть доступні для посилання після того, як робочий цикл завершить свій поточний екземпляр. Якщо робочий цикл налаштовано таким чином, що він також запускається автоматично, ви можете вказати стандартні адреси у формі ініціалізації для автоматичного запуску.

На початок сторінки

Додавання відомостей про поточний елемент

Поки що основний текст у зразку повідомлення – статичний. Щоразу, коли в робочому циклі створюється копія повідомлення, використовується точнісінько такий самий текст.

Однак, може бути корисно додати текст, який буде змінюватися відповідно до елемента, для якого зараз виконується робочий цикл. Наприклад, може бути доцільно додати заголовок документа, якому потрібне рецензування, до тексту повідомлення. Щоб додавати динамічні відомості такого типу, використовуйте підстановку робочого циклу. Підстановки отримують дані з різних джерел даних, як-от списки, бібліотеки та дані робочого циклу.

Ось як додати заголовок документа до тексту повідомлення:

  1. Введіть або вставте статичний текст, у якому мають відображатися відомості підстановки.

  2. Розташуйте курсор там, де має бути підстановка.

    Порада.: Вставлену підстановку не можна перетягнути до нового розташування (проте її можна "перемістити", перетягуючи інший текст навколо неї). Аналогічно, не можна вирізати, скопіювати або вставити підстановку чи будь-який текст, який містить підстановку.

  3. Натисніть кнопку Add or Change Lookup (Додати або змінити підстановку).

  4. У діалоговому вікні Lookupfor String (Підстановка для рядка) виберіть Current Item (поточний елемент) в полі Data Source (Джерело даних) та Name (ім’я) у вікні Field from source (Поле з джерела).

  5. Натисніть кнопку OK.

  6. Вставлена підстановка відобразиться в тексті повідомлення.

  7. Натисніть кнопку Publish (Опублікувати), щоб опублікувати робочий цикл.

Коли виконається робочий цикл і створиться повідомлення, підстановка заміниться на заголовок документа.

Вставлення заголовка 5

Додати заголовок документа доцільно, але ще доцільніше додати гіперпосилання, за яким можна перейти безпосередньо до самого документа. Для цього до гіперпосилання додається підстановка.

На початок сторінки

Додавання статичного гіперпосилання

В тіло повідомлення електронної пошти робочого циклу можна додати статичне гіперпосилання, яке завжди посилається на ту саму адресу або розташування. Це робиться за допомогою кнопки Edit Hyperlink (Змінити гіперпосилання) у верхньому правому куті панелі форматування діалогового вікнаDefine E-mail Message (Визначити повідомлення електронної пошти).

  1. Введіть або вставте статичний текст, у якому має відображатися посилання.

  2. Виділіть текст і натисніть кнопку Edit Hyperlink (Змінити гіперпосилання).

  3. У діалоговому вікні змінення гіперпосилання введіть адресу веб-сайту.

  4. Натисніть кнопку OK.

    Вставлене гіперпосилання відобразиться в тексті повідомлення.

Примітка.: Текстові програми електронної пошти не відображатимуть гіперпосилання.

Щоб дізнатися, як за допомогою підстановки робочого циклу створити динамічне гіперпосилання, яке вказує на різні адреси залежно від елемента, для якого зараз виконується робочий цикл, див. наступний розділ Додавання гіперпосилання на поточний елемент.

На початок сторінки

Додавання гіперпосилання на поточний елемент

У попередньому розділі Додавання статичного гіперпосилання адреса в прикладі гіперпосилання не містить змінних відомостей. Щоразу, коли робочий цикл надсилає повідомлення електронної пошти, гіперпосилання вказує на одну й ту саму сторінку.

Проте за допомогою підстановки робочого циклу можна створити динамічне посилання, яке використовує відомості про поточний елемент, щоб вирішити, на яку URL-адресу вказувати.

Якщо поточний елемент – документ у бібліотеці документів

Скажімо, у сповіщенні про появу нового документа можна вказати посилання на сам новий документ. Ось як це зробити:

  1. Введіть або вставте статичний текст, у якому має відображатися посилання.

  2. Виділіть текст і натисніть кнопку Edit Hyperlink (Змінити гіперпосилання).

  3. У діалоговому вікні змінення гіперпосилання клацніть функцію (fx).

    Порада.: Вставлену підстановку не можна перетягнути до нового розташування (проте її можна "перемістити", перетягуючи інший текст навколо неї). Аналогічно, не можна вирізати, скопіювати або вставити підстановку чи будь-який текст, який містить підстановку.

  4. У діалоговому вікні Lookup for String (Підстановка для рядка) виберіть Current Item (Поточний елемент) в полі DataSource (Джерело даних).

  5. У полі Field from source (Поле з джерела) виберіть Encoded Absolute URL (Закодована абсолютна URL-адреса) та натисніть кнопку OK.

    Вставлення гіперпосилання на поточний елемент 1 Вставлення гіперпосилання на поточний елемент 2 Вставлення гіперпосилання на поточний елемент 3

Коли одержувач повідомлення перейде за посиланням, документ відкриється для перегляду або редагування.

Якщо поточний елемент – елемент списку

Створюючи посилання на елемент списку (наприклад, на оголошення або календарну подію), можна вибрати, що відкриватиме посилання: форму перегляду (DispForm.aspx) чи форму редагування (EditForm.aspx) для елемента списку.

Щоб створити посилання, яке відкриває елемент списку:

  1. У браузері перейдіть до списку, для якого ви хочете створити цей робочий цикл.

  2. Відкрийте елемент списку для будь-якого наявного документа в бібліотеці, вибравши Переглянути елемент, щоб посилання відкрило форму перегляду, або Редагувати елемент, щоб посилання відкрило форму редагування.

  3. Скопіюйте адресу з рядка адреси від початку (http: або https:) до першого знака рівності (=).

    Вставлення гіперпосилання для елемента списку 1

  4. Текст ?ID= – це параметр рядка запиту, який наказує сторінці відобразити форму для елемента в поточному списку або бібліотеці з ідентифікатором списку, що йде після знака рівності (=). У нашому прикладі це ідентифікатор поточного елемента в списку, визначений на основі підстановки робочого циклу.

    Примітка.: Якщо поточний елемент – це завдання, створене в результаті однієї з трьох дій завдання робочого циклу, і вам потрібно, щоб посилання відкривало спеціальну форму завдання (а не стандартну форму перегляду чи редагування для списку завдань), див. наступний розділ Якщо поточний елемент – спеціальна форма завдання. Якщо ж вам потрібно переглядати такі завдання в стандартній формі або якщо ваші завдання створено не в результаті дії завдання робочого циклу, продовжуйте процедуру в цьому розділі.

  5. У діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначити повідомлення електронної пошти) введіть або вставте статичний текст, у якому має відображатися посилання (наприклад – щоб переглянути елемент списку, натисніть тут).

  6. Виділіть текст і натисніть кнопку Edit Hyperlink (Змінити гіперпосилання).

  7. У Edit Hyperlink (Змінити гіперпосилання) виберіть String Builder (Побудовник рядків) для поля address (адреса).

  8. Вставте адресу в діалоговому вікні «Конструктора рядків».

  9. Розташуйте курсор одразу після знака рівності (=), а потім клацніть Add or Change Lookup (Додати або змінити підстановку).

  10. У діалоговому вікні Lookup for String (Підстановка для рядка) виберіть Current Item (Поточний елемент) у полі Source (Джерело) та ID (Ідентифікатор) у вікні Fieldfrom source (Поле з джерела).

    Вставлення гіперпосилання для елемента списку 3

  11. Натисніть кнопку OK.

    Кінцевий рядок у «Побудовника рядків» має починатися з http:// або https:// та закінчувалося [%Current Item:ID%] Вставлення гіперпосилання для елемента списку 4 .

    Увага!: Хоча підстановка ідентифікатора поточного елемента підходить для створення посилань на поточний елемент списку, це не працює бездоганно зі всіма даними й може призводити до помилок у відтвореному шляху, тому не рекомендуємо підставляти в посилання такі відомості: шлях, відносна URL-адреса сервера, URL-адреса джерела та URL-шлях.

  12. Виберіть OK двічі.

Ваші посилання в повідомленні електронної пошти відображатимуться блакитним підкресленим текстом.

Вставлення гіперпосилання для елемента списку 5

Якщо ви плануєте використати посилання кілька разів, перейдіть до наступного розділу.

Зберігання адреси елемента списку як змінної робочого циклу

Ви можете зберігати URL-адресу форми перегляду або редагування для елемента списку як змінну робочого циклу, щоб використовувати її в кількох розташуваннях в одному робочому циклі.

  1. У вікні конструктора робочих циклів клацніть Actions (Дії), а потім натисніть кнопку Extract Substring from Index of String (Видобути вкладений рядок з індекса рядка).

    Змінна 1

  2. Натисніть кнопку string (рядок) і кнопку трьох крапок [...]

  3. У діалоговому вікні String Builder (Побудовник рядків) вставте статичну частину URL-адреси (але не підстановку для ідентифікатора поточного елемента).

    Змінна 2

  4. Розташуйте курсор після знака рівності (=), а потім клацніть Add or Change Lookup (Додати або змінити підстановку).

  5. У діалоговому вікні Lookup for String (Підстановка для рядка) виберіть Current Item (Поточний елемент) у полі DataSource (Джерело даних) та ID (Ідентифікатор) у вікні Field from source (Поле з джерела).

    Змінна 3

  6. Натисніть кнопку OK.

    Підстановку буде додано до тексту в діалоговому вікні.

    Змінна 4

  7. Натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно String Builder (Побудовник рядків).

  8. Клацніть 0 у Starting at 0 (Починаючи з 0) і замініть його на 1.

    Примітка.: Коли Starting at (Починаючи з) має значення більше за 1, з кінцевого рядка видаляються символи.

  9. Виберіть Variable: substring (Змінна: вкладений рядок) або Variable: substring1 (Змінна: вкладений рядок1) в Output to Variable: substring (Вивід у змінну: вкладений радок).

  10. У списку клацніть Create a new variable (Створити нову змінну), а потім у діалоговому вікні Edit Variable (Редагування змінної) введіть ім’я для нової змінної.

  11. Переконайтеся, що для параметра Type (Тип) установлено значення String (Рядок), а потім натисніть кнопку OK Змінна 5 .

  12. Клацніть під щойно створеною дією та додайте дію Send an email (Надіслати повідомлення електронної пошти) до дій, а потім у діях клацніть these users (Ці користувачі). Змінна 6

  13. Щоб використовувати нову змінну в діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначити повідомлення електронної пошти), введіть або вставте в тіло повідомлення текст, у якому має відображатися посилання. Виділіть текст і натисніть кнопку Edit Hyperlink (Змінити гіперпосилання) з меню форматування. Клацніть [fx] або три крапки [...] та виберіть Add or Change Lookup (Додати або змінити підстановку).

  14. В діалоговому вікні Lookup for String (Підстановка для рядка) у спискуData Source (Джерело даних) виберіть Workflow Variables and Parameters (Змінні та параметри робочого циклу).

  15. У списку Fieldfrom source (Поле з джерела) виберіть Variable: name of variable (Змінна: ім’я змінної), а потім натисніть кнопку OKта OK у наступному вікні.

    Змінна 7 Визначення екрана повідомлення електронної пошти після додавання змінної

Тепер цю змінну можна вставити будь-де в поточному робочому циклі.

На початок сторінки

Додавання зображення

Можна додати до повідомлення зображення, використовуючи HTML-тег зображення (<img/>), щоб створити посилання на зображення у форматі JPEG (.jpg) з бібліотеки зображень на сайті.

  1. У вікні конструктора робочих циклів клацніть «Actions» (Дії), а потім Set Workflow Variable (Установити змінну робочого циклу).

  2. Натисніть workflow variable (Змінна робочого циклу) і виберіть Create a new variable (Створити нову змінну)...

  3. У діалоговому вікні редагування змінної введіть на ім’я для нової змінної, переконайтеся, що Type (Тип) має значення String (Рядок) та натисніть кнопку OK.

  4. Клацніть value (значення) і кнопку трьох крапок [...]. У вікні Побудовника рядків додайте тип або вставте URL-адресу зображення у форматі JPEG у вигляді HTML-тегу – <img src ="URL"/> Рядок конструктора для зображення .

  5. Натисніть кнопку OK.

  6. Так виглядає вставлена «Дія». Встановлення змінної для вставлення зображення

  7. Клацніть під щойно створеною дією та додайте дію Send an email (Надіслати повідомлення електронної пошти) до дій, а потім у діях клацніть These users (Ці користувачі). Вставлення дії надсилання електронної пошти

  8. В діалоговому вікні Define E-mail Message (Визначити повідомлення електронної пошти) натисніть Add or Change Lookup (Додати або змінити підстановку).

  9. В діалоговому вікні Lookup for String (Підстановка для рядка) у списку «Data Source» (Джерело даних) виберіть Workflow Variables and Parameters (Змінні та параметри робочого циклу).

  10. У списку Field from source (Поле з джерела) виберітьVariable: Name of Variable (Змінна: ім’я змінної) та натисніть OK. Рядок електронної пошти в робочому циклі зображення Повідомлення електронної пошти з зображенням у робочому циклі

  11. Виберіть OK ще раз, щоб закрити вікноDefine E-mail Message (Визначити повідомлення електронної пошти) й опублікувати робочий цикл.

 Після надсилання повідомлення замість тега посилання відображатиметься зображення з файлу JPEG.

На початок сторінки

Параметри, які не підтримуються

Наведені нижче параметри не підтримуються в поточній версії дії Send an Email (Надіслати повідомлення електронної пошти).

  • Визначення адреси в рядку From (Відправник). (У повідомленнях електронної пошти, які надіслав робочий цикл, у рядку From (Відправник) завжди відображається адреса, яку вказав адміністратор сервера. Тільки адміністратор сервера може змінити цю адресу, і її можна змінити для всіх сповіщень у поточній веб-програмі, а не для робочого циклу).

  • Форматування вмісту повідомлення за допомогою вбудованого каскадного списку стилів (CSS). Текст можна форматувати за допомогою атрибуту style, але тег <style> і класи CSS не підтримуються.

  • Використання підстановки робочого циклу в полі To (Кому) або CC (Копія), яке посилається на стовпець типу "Особа або група", що містить кілька значень.

  • Визначення одержувача прихованої копії повідомлення

  • Додавання іншого файлу з повідомленням як вкладенням.

  • Вбудовування зображення або графічних файлів у повідомлення. Натомість Додавання зображення.

На початок сторінки

Див. також

SharePoint 2013 крок за кроком. Налаштування параметрів вихідних повідомлень електронної пошти

Знайомство з SharePoint Designer

Налаштування вихідних повідомлень електронної пошти для певної веб-програми

Налаштування Диспетчера робочого циклу для роботи з фермою SharePoint Server 2013

Короткий довідник з дій робочого циклу

Створення списків у SharePoint

Створення стовпця в списку або бібліотеці SharePoint

Змінення стовпця в списку або бібліотеці

Створення оповіщення або підписка на RSS-канал у SharePoint Online, SharePoint 2016 і SharePoint 2013

Створення оповіщення або підписка на RSS-канал у SharePoint 2010

Основні поради з виправлення неполадок 

Нижче наведено список запитань, які можуть допомогти визначити причину проблеми зі створенням робочого циклу.

  1. Вам вдається створити будь-який інший робочий цикл з цим самим списком? Наприклад, спробуйте створити робочий цикл затвердження

  2. Вам вдається створити такий же робочий цикл:

    • з іншим списком на тому самому сайті?

    • на іншому сайті з тієї ж колекції сайтів?

    • на іншій колекції сайтів у тій самій веб-програмі?

    • у іншій веб-програмі?

    • під іншим обліковим записом?

    • на іншому комп’ютері?

 Розширені поради з виправлення неполадок

Якщо жодна із основних порад щодо виправлення неполадок не допомагає визначити причину проблеми з робочим циклом, виконайте наведені нижче дії.

  1. Переконайтеся, що ви маєте всі необхідне дозволи на рівні сайту або робочого циклу. Виберіть елементи Настройки > Параметри сайту > Перевірити дозволи або настройки списку > Дозволи для цього списку і переконайтеся, що результати Перевірки дозволів відповідають вказаному нижче.

    1. Мінімальні дозволи на розробку робочого циклу (зберегти й опублікувати):

      1. на сайті SharePoint: Конструктор

      2. у списку SharePoint: Редагувати

    2. Мінімальні дозволи на запуск робочого циклу:

      1. на сайті SharePoint: Тільки перегляд

      2. у списку SharePoint: Внесення змін

  2. Переконайтеся, що параметри вихідної електронної пошти налаштовані на вірний сервер Exchange.

    1. Відкрийте Командний рядок як адміністратор.

    2. Запустіть nslookup <Exchange server address>. Наприклад: nslookup exch.contoso.com.

    3. У вихідних даних ви побачите IP-адресу сервера Exchange. В протилежному випадку зверніться до свого Exchange адміністратора й попросіть надати повне доменне ім'я (FDQN) Exchange.

  3. Надішліть повідомлення електронної пошти тій же особі за допомогою функції SendEmail класу SPUtility з оболонки керування SharePoint після виконання описаних нижче дій.

    1. Відкрийте оболонки керування SharePoint як адміністратор. (Клацніть правою кнопкою миші елементи Оболонка керуванняSharePoint > Запустити із правами адміністратора)

    2. Запустіть цей сценарій. Якщо сценарій відповідає True і користувач отримує повідомлення електронної пошти від SharePoint, в SharePoint SMTP налаштовано правильно.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Надішліть повідомлення електронної пошти до того ж користувача з сервера SharePoint за допомогою функції SMTP. Виконайте вказівки статті Використання Telnet для перевірки зв’язку SMTP.

Примітка.: За замовчуванням SharePoint не створює записів журналу для вихідної пошти. SharePoint ніколи не надсилає повідомлення електронної пошти напряму. Повідомлення електронної пошти передаються через сервер SMTP (Exchange), налаштований в Центр адміністрування. Виконайте наведені вище дії для виправлення таких неполадок робочого циклу.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×