Мета керування проектами. Додавання людей і призначення їм завдань

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Додавання ресурсів до проекту

У процесі додавання користувачів для роботи над проектом потрібно враховувати два наведені нижче пункти.

  1. Вам потрібно, додайте до графіка проекту перед. . .

  2. А вже потім призначити їм завдання.

Цю різницю слід враховувати, щоб уникнути плутанини під час роботи з будь-яким програмним забезпеченням для керування проектами.

Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .

Якщо ви ще не працювали з керування проектами Якщо ви ще не працювали з керування проектами, може зрозуміти, це ще не турбуватися, ніж просто додати завдання, як-от кількість користувачів додавати їх, як облікових записів для працівників свят і відпустки і те, як і де можна додати особисту інформацію, як номерів телефонів , електронної пошти, адреси та заробітної плати інформацію.

Нижче наведено кілька порад, щоб розпочати роботу.

  • Типи ресурсів, яким можна призначати завдання.    Зібравши всі необхідні відомості про завдання проекту, визначте типи потрібних ресурсів.

    • Людські ресурси.    Це люди, які мають працювати над завданнями. Інколи менеджери проектів вживають термін "трудові ресурси", таким чином протиставлячи їх сировині й обладнанню.

    • Корпоративні ресурси.    Це спільні трудові ресурси, керування якими здійснюється на рівні організації. Корпоративні ресурси можна використовувати в програмі Project Professional.

    • Матеріальні ресурси.    До цих ресурсів віднесено комп’ютери або інше обладнання, що використовується для роботи над завданнями.

    • Універсальні ресурси.    Ці ресурси визначають вимоги до персоналу для завдань і до виконавців на кшталт теслярів або розробників.

  • Зверніть увагу на кількість ресурсів змінення тривалості Коли ви зберігаєте кілька ресурсів на завдання, ви очікуєте тривалості завдання, щоб скоротити. У багатьох випадках проте додавання користувачів до завдання можуть бути протилежний ефект. Його можна додати додаткові витрати, додаткового зв'язку та інших неефективність. Наприклад, макет для нового платний міст напевно не буде швидше, якщо ви двічі кількість архітекторів над проектом. Програма Project дає змогу контролювати, що відбувається з тривалість завдань, додавши до завдання.

  • Зверніть увагу, як можливості особи, які впливають на тривалість завдань Досвід користувача безпосередньо впливають на тривалість завдання. Ви могли подумати особи п'ять років взаємодії, щоб завершити завдання в менше часу, ніж користувача з двома.

Для досвідчених керівників проектів. З часом проекти стають усе більшими, і керування ними ускладнюється. Тепер потрібно використовувати ресурси інших відділів, домовлятися з постачальниками, відстежувати роботу сотень людей, створювати звіти для керівників і виконувати безліч інших справ, про які до цього навіть не було й мови. Упоратися з усім цим допоможе програма Microsoft Project, тому що вона містить усі необхідні для цього засоби.

Нижче наведено кілька порад для підвищення кваліфікації.

  • Перегляд і уточнення прогнозованої тривалості   . Уточнюйте прогнозовану тривалість, ураховуючи зібрані дані про поточний і подібні проекти. Точність прогнозованих вимог до ресурсу (і, зрештою, витрат на проект) значною мірою залежить від точності прогнозованої тривалості завдання.

  • Відстеження використання ресурсів.    Слідкуйте, щоб учасники проекту регулярно надсилали звіти про оновлення стану завдань. Подання та звіти у програмі Microsoft Project допоможуть відстежувати діяльність кожного працівника.

  • Визначення проблем перенавантаження ресурсів.    Project допоможе вам визначити, коли люди працюють над завеликою кількістю завдань одночасно.

  • Відстеження основних планів    Основні плани дають змогу зробити знімок проекту, щоб ви могли порівняти поточний перебіг виконання з початковим планом.

  • Вирівнювання завантаження працівників.    Якщо робота виконується над завеликою кількістю завдань одночасно, програма Project може перерозподілити завдання, щоб досягти оптимального робочого навантаження. Один зі способів рівномірно розподілити навантаження – це вирівнювання призначення ресурсів.

  • Експорт даних проекту до програми Excel для подальшого аналізу Excel може допомогти вам, коли потрібно подальшого аналізу відомостей про проект. Наприклад, можна експортувати завдань і ресурсів інформації до програми Excel для додаткових освоєного обсягу звіти та відображення інформації за допомогою міні-діаграми, щоб побачити, як витрати час витрачений відносно обсягу роботи, що виконано.

    Використання міні-діаграм у процесі керування проектами

    рівня кваліфікації працівників    великих організаціях вкладати час і гроші для підготовки своїх співробітників для кваліфікації й на роботу в різних середовищах. Навчальні курси, працівники можуть бути вартість ефективний спосіб покращити продуктивність, ніж у нових користувачів.

Крок 1. Додавання працівників до проекту

Додавання працівників до проекту

Працівників та інші ресурси потрібно додати перед призначенням їм завдань. Інші ресурси можуть включати матеріальні ресурси на кшталт цементу чи фарби або витратні ресурси на кшталт витрат на перевезення та харчування.

Змінення робочих днів у календарі проекту

Після того як ви додали людей до проекту, змінити свої календарі роботи враховувати свій робочий час. Проект припускається, що більшість користувачів працювати стандартний тижня, з понеділка по п'ятницю, 8: 00 до 17: 00 Але не потрібно дотримуватися цей робочий графік.

Додавання свят і днів відпустки

Усім потрібен відпочинок. Усі хворіють. І всі люблять свята. Дізнайтеся, як врахувати цей незапланований час, додавши його до розкладу.

Додавання працівників за допомогою пулу ресурсів

До проекту можна додавати працівників із пулу ресурсів. Пул ресурсів дозволяє зберігати всі відомості про працівників в одному файлі проекту, який може використовуватися як частина головних проектів.

Приховання стовпця з конфіденційними відомостями

До проекту можна додавати конфіденційні відомості на кшталт суми заробітної плати і номерів телефону. Їх можна приховати, не видаляючи.

На початок сторінки

Крок 2. Призначення завдань працівникам та іншим ресурсам

Призначення завдань працівникам

Додавши завдання до розкладу, можна почати призначати їх працівникам.

Перегляд навантаження та доступності ресурсів

Пошук перенавантажено або керівникам ресурсів у проекті, або у проектах та побачити, чи завдання, які ви створили призвели до будь-які конфлікти.

Відображення назв завдань біля панелей діаграми Ганта

Панелі Ганта можна зробити інформативнішими, якщо навпроти них відобразити імена завдань. Така можливість стане в нагоді під час роботи зі звітами та нарадами.

Введення вартості трудовитрат і матеріалів

Під час додавання працівників до проекту можна додати вартість їхніх послуг. Після призначення їм завдань програма Microsoft Project автоматично обчислюватиме вартість проекту.

Перевірка оновлень стану

Якщо працівники введуть свій робочий стан у програмі Project Web App, то ці зміни відобразяться графік у програмі Project.

Вилучення працівника з проекту

Люди залишили проект, пішли з компанії, ви неправильно написали ім’я або така особа ніколи взагалі не існувала. У таких випадках може бути потрібно видалити ресурс.

На початок сторінки

Крок 3. Керування працівниками й іншими ресурсами

Вибір відповідного подання для перегляду ресурсів

Якщо працівників додано, а робота розпочалася, можна використовувати численні подання програми Project, щоб відстежувати перебіг виконання завдань і змінювати розклад.

Змінення тривалості завдання

Один зі способів зменшення робочого навантаження – це зменшення тривалості завдань.

Розподіл роботи для зменшення робочого навантаження працівників

Якщо учасники проекту виконують багато завдань проекту одночасно, за допомогою програми Project можна рівномірно розподілити це навантаження.

Змінення параметра "З фіксованим обсягом роботи" для різних типів завдань

Якщо ви призначите працівнику завдання або скасуєте його, програма Project збільшить або зменшить тривалість виконання завдання. Це називається плануванням із фіксованим обсягом роботи. Якщо тривалість завдання змінювати непотрібно, можна змінити параметр завдання "З фіксованим обсягом роботи".

Відстеження перебігу виконання розкладу

Відстежувати роботу над проектом слід не тільки для забезпечення його вчасного завершення. Також це допомагає вчитися на помилках і досягненнях.

Збереження основного плану

Якщо керівник запитає про стан виконання проекту відносно вихідного плану, ніхто не забажає зізнатися: "Не знаю". Щоб уникнути такої ситуації, перед початком роботи слід установити основний план.

Перегляд звіту проекту про стан виконання завдань працівниками

Створіть і настройте графічні звіти про перебіг виконання завдань проекту. За допомогою програми Project ці звіти можна переглядати або експортувати їх до програм PowerPoint, Word або Excel.

Повернутися до схеми керування проектами

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×