Керування правами доступу до інформації в Office

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Якщо під час спроби переглянути документ або повідомлення електронної пошти стається помилка дозволу, це означає, що його захищено за допомогою засобу керування правами доступу до інформації (IRM). Цей засіб дає змогу обмежити доступ до вмісту документів, книг і презентацій Office. Засіб IRM дає змогу встановити права доступу, щоб запобігти друку, пересиланню або копіюванню конфіденційної інформації сторонніми особами. Якщо засіб IRM обмежує дозволи на доступу до файлу та його використання, відповідні обмеження застосовуватимуться, навіть якщо файл потрапить до випадкового одержувача. Це пов’язано з тим, що дозволи на доступ зберігаються в самому документі, книзі, презентації або повідомленні електронної пошти, а отже, їх потрібно автентифікувати на сервері IRM.

Крім того, засіб IRM допомагає користувачам установлювати власні обмеження, коли вони передають особисті або конфіденційні дані. Організаціям це дає змогу застосовувати корпоративну політику, що визначає розповсюдження конфіденційної інформації, яка належить компанії, і її використання.

Використання засобу IRM в Office

Виберіть потрібну платформу на вкладках нижче.

За допомогою засобу IRM в Office можна визначати права доступу до файлів формату XPS, а також файлів таких типів:

Файли Word

Тип файлу

Розширення

Документ

.doc

Документ

.docx

Документ із підтримкою макросів

.docm

Шаблон

.dot

Шаблон

.dotx

Шаблон із підтримкою макросів

.dotm

Файли Excel

Тип файлу

Розширення

Книга

.xls

Книга

.xlsx

Книга з підтримкою макросів

.xlsm

Шаблон

.xlt

Шаблон

.xltx

Шаблон із підтримкою макросів

.xltm

Двійкова книга (не XML)

.xlsb

Надбудова з підтримкою макросів

.xla

Надбудова з підтримкою макросів

.xlam

Файли PowerPoint

Тип файлу

Розширення

Презентація

.ppt

Презентація

.pptx

Презентація з підтримкою макросів

.pptm

Шаблон

.pot

Шаблон

.potx

Шаблон із підтримкою макросів

.potm

Показ

.pps

Показ

.ppsx

Показ слайдів із підтримкою макросів

.ppsm

Тема Office

.thmx

Примітки.: 

  • Якщо вкласти файли таких типів у повідомлення електронної пошти з керуванням правами в Outlook, до них автоматично застосуються обмеження засобу IRM.

  • Якщо вкласти файл повідомлення (MSG) в електронний лист із керуванням правами, обмеження засобу IRM до вкладеного повідомлення не застосуються. Засіб IRM не визначає права доступу до файлів типу MSG.

Налаштування комп’ютера для використання засобу IRM

Щоб використовувати засіб IRM в Office, необхідно інсталювати клієнт служби керування правами Windows (RMS) з пакетом оновлень 1 (SP1) або новішої версії. Адміністратор RMS може налаштувати політики IRM для компанії, які визначають, хто має доступ до інформації та що можна змінювати в повідомленні електронної пошти. Наприклад, адміністратор компанії може створити шаблон прав "Конфіденційні відомості компанії", щоб повідомлення електронної пошти, до якого застосовується ця політика, могли відкривати лише користувачі з домену компанії.

Завантаження дозволів

Під час першого час спроби відкриття документа, книги або презентації з обмеженим дозволом, необхідно підключитися до ліцензування сервера, щоб підтвердити свої облікові дані та завантажити використання ліцензії. Використання ліцензії визначає рівень доступу, що у вас до файлу. Цей процес необхідна для кожного файлу, з обмеженим дозволом. Іншими словами, вміст з обмеженим дозволом не можна відкрити без використання ліцензії. Завантаження дозволи вимагає цього Office надсилати свої облікові дані, який містить адресу електронної пошти та інформації про ваші права дозвіл на сервері ліцензування. Відомості, що містяться в документа, книги або презентації не надсилається ліцензування сервера.

Обмеження доступу до вмісту файлів

Автори можуть заборонити доступ до документів, книг і презентацій на рівні користувача, файлу або групи. (Щоб установлювати дозволи на рівні групи, потрібно розширити її за допомогою служби каталогів Active Directory). Автори надають користувачам дозвіл на читання та змінення файлу, а також визначають дати завершення доступу до вмісту у вікні Дозвіл. Наприклад, Павло, автор, може надати Олені дозвіл читати документ Word, але не змінювати його. Потім Павло може надати Борису дозвіл змінювати й зберігати документ. Крім того, Павло може обмежити термін доступу Олени й Бориса до цього документа п’ятьма днями. Відомості про те, як установити дату завершення доступу до документа, книги або презентації, див. в розділі Установлення терміну дії дозволу для файлу.

Дозвіл

  1. Збережіть документ, книгу або презентацію.

  2. Відкрийте вкладку Файл.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • У Word на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист документа, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Обмежений доступ.

    • В Excel на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист книги, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Обмежений доступ.

    • У PowerPoint на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист презентації, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Обмежений доступ.

  4. У діалоговому вікні Дозволи виконайте одну з таких дій:

    • У Word установіть прапорець Обмежити дозвіл на доступ до <Назва_документа>, а потім призначте користувачам рівні доступу.

    • В Excel установіть прапорець Обмежити дозвіл на доступ до <Назва_книги>, а потім призначте користувачам рівні доступу.

    • У PowerPoint установіть прапорець Обмежити дозвіл на доступ до <Назва_презентації>, а потім призначте користувачам рівні доступу.

      Вам можуть бути доступні не всі варіанти вибору, якщо адміністратор налаштував спеціальні політики дозволів, які заборонено змінювати окремим користувачам.

      Рівні дозволів

    • Читання.    Користувачі з дозволом на читання можуть читати документ, книгу або презентацію, але не можуть змінювати, друкувати або копіювати вміст.

    • Змінення.    Користувачі з дозволом на змінення можуть читати й змінювати документ, книгу або презентацію, а також зберігати внесені зміни, але не можуть друкувати вміст.

    • Повний доступ.    Користувачі з повним доступом мають усі дозволи на роботу з документом, книгою або презентацією та можуть виконувати будь-які дії, доступні для автора, зокрема встановлювати дати завершення терміну доступу до вмісту, забороняти друк і надавати дозволи користувачам. Коли термін дії дозволу для авторизованих користувачів завершиться, документ, книгу або презентацію зможуть відкривати лише автор і користувачі з повним доступом. Автори завжди мають рівень дозволів "Повний доступ".

  5. Щоб надати користувачу рівень дозволів "Повний доступ", у діалоговому вікні Дозволи натисніть кнопку Додаткові параметри, а потім у стовпці Рівень доступу клацніть стрілку й виберіть Повний доступ зі списку Рівень доступу.

    Діалогове вікно "Дозвіл"

  6. Призначивши рівні дозволів, натисніть кнопку OK.

    Відобразиться рядок повідомлень зі сповіщенням про керування правами доступу до документа, книги або презентації. Якщо потрібно змінити дозволи на доступ до документа, книги або презентації, натисніть кнопку Змінити дозвіл.

    Рядок повідомлень у Word

    Якщо документ, книгу або презентацію з обмеженим доступом переслати сторонній особі, з’явиться повідомлення з адресою електронної пошти автора або адресою веб-сайту, за якою одержувач може запитати дозвіл на файл.

    Діалогове вікно з повідомленням про те, що документ з обмеженим доступом переслано сторонній особі.

    Якщо автор не додасть адресу електронної пошти, сторонні користувачі отримуватимуть повідомлення про помилку.

Установлення терміну дії дозволу для файлу
  1. Відкрийте файл.

  2. Виберіть вкладку Файл.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • У Word на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист документа, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Обмежений доступ.

    • В Excel на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист книги, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Обмежений доступ.

    • У PowerPoint на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист презентації, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Обмежений доступ.

  4. У діалоговому вікні Дозволи виконайте одну з таких дій:

    • У Word установіть прапорець Обмежити дозвіл на доступ до <Назва_документа>, а потім натисніть кнопку Додаткові параметри.

    • В Excel установіть прапорець Обмежити дозвіл на доступ до <Назва_книги>, а потім натисніть кнопку Додаткові параметри.

    • У PowerPoint установіть прапорець Обмежити дозвіл на доступ до <Назва_презентації>, а потім натисніть кнопку Додаткові параметри.

  5. У розділі Додаткові дозволи для користувачів виконайте одну з таких дій:

    • У Word установіть прапорець Цей <Назва_документа> припиняє діяти та введіть дату.

    • В Excel установіть прапорець Цей <Назва_книги> припиняє діяти та введіть дату.

    • У PowerPoint установіть прапорець Цей <Назва_презентації> припиняє діяти та введіть дату.

  6. Двічі натисніть кнопку OK.

Керування правами доступу до файлу за допомогою іншого облікового запису користувача Windows

  1. Відкрийте документ, аркуш або презентацію.

  2. Відкрийте вкладку Файл.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • У Word на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист документа, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Керування обліковими даними.

    • В Excel на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист книги, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Керування обліковими даними.

    • У PowerPoint на вкладці Відомості натисніть кнопку Захист презентації, укажіть на пункт Обмежити дозвіл за користувачем і виберіть Керування обліковими даними.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • У діалоговому вікні Вибір користувача виберіть адресу електронної пошти для потрібного облікового запису й натисніть кнопку OK.

    • У діалоговому вікні Вибір користувача натисніть кнопку Додати, введіть дані для нового облікового запису та двічі натисніть кнопку OK.

      Діалогове вікно "Вибір користувача"

Перегляд вмісту з обмеженими дозволами

Щоб за наявності відповідного дозволу переглянути в Office вміст, до якого застосовується керування правами, просто відкрийте документ, книгу або презентацію.

Щоб переглянути свої дозволи, у рядку повідомлень натисніть кнопку Переглянути дозвіл або в рядку стану внизу екрана натисніть одну з таких кнопок:

  • Цей документ містить політику дозволів Кнопка, що вказує документ, який містить політику дозволів.

  • Ця книга містить політику дозволів Кнопка, що вказує документ, який містить політику дозволів.

  • Ця презентація містить політику дозволів Кнопка, що вказує документ, який містить політику дозволів.

У версіях Office для iOS можна відкривати отримані файли, захищені за допомогою засобу IRM, якщо ввійти, використовуючи обліковий запис, який має дозволи на роботу з файлом. Якщо відкрити файл, захищений за допомогою засобу IRM, угорі екрана відобразиться інформаційний рядок із пропозицією переглянути дозволи, призначені для файлу.

Якщо ви абонент Office 365 з Azure Rights Management і ІТ-відділ визначив для вас деякі шаблони IRM, ви можете призначати їх файлам в Office для iOS.

Щоб захистити файл торкніться елемента редагувати кнопку Піктограма редагування до програми, перейдіть на вкладку рецензування та натисніть кнопку Обмеження дозволів . Відобразиться список доступних IRM політики; Виберіть ту і торкніться Готово до застосування.

Примітка.: Якщо у вашій програмі відсутня кнопка Restrict Permissions (Обмежити дозволи), просто відкрийте будь-який документ, захищений за допомогою засобу IRM, щоб увімкнути її.

Хоча зараз не можна призначати дозволи IRM у версіях Office для Android , ви можете відкривати будь-які отримані файли, захищені за допомогою засобу IRM, якщо ввійдете під обліковим записом, який має дозволи на роботу з файлом. Якщо відкрити файл, захищений за допомогою засобу IRM, угорі екрана відобразиться інформаційний рядок із пропозицією переглянути дозволи, призначені для файлу.

Коли ви відкриваєте в Office для Android файл, захищений за допомогою засобу IRM, ви можете переглянути призначені вам дозволи.

Керування правами доступу до інформації (IRM) допомагає виконувати такі дії:

  • забороняти авторизованому одержувачу пересилати, копіювати, змінювати, друкувати, надсилати факсом, вставляти або іншим чином несанкціоновано використовувати вміст з обмеженим доступом;

  • обмежувати використання вмісту незалежно від того, куди він надсилається;

  • установлювати дату завершення доступу до файлу, щоб вміст документів не можна було переглядати після вказаного проміжку часу;

  • застосовувати корпоративні політики, які регулюють використання й розповсюдження вмісту в компанії.

Засіб IRM не захищає вміст з обмеженим доступом від таких дій:

  • видалення, крадіжки або зйомки й передавання програмами, що створили зловмисники, зокрема троянськими програмами, клавіатурними шпигунами та певними типами шпигунського програмного забезпечення;

  • втрати або пошкодження внаслідок дії комп’ютерних вірусів;

  • переписування вручну або передрукування з екрана одержувача;

  • фотографування одержувачем (під час відображення на екрані);

  • копіювання за допомогою сторонніх програм зйомки екрана.

Примітка.: Відомості про те, як обмежити доступ до вмісту повідомлень електронної пошти, див. в статті про створення електронного листа з обмеженими дозволами.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×