Керування повідомленнями за допомогою правил

Керування повідомленнями за допомогою правил

Правила дають змогу перемістити, позначити повідомлення, а також відповісти на повідомлення електронної пошти автоматично. Крім того, правила можна використовувати для відтворення звуків, переміщення повідомлення до папки або для сповіщення про новий елемент.

Найпростіше і найбільш поширене правило, яке можна створити, дає змогу перемістити елемент від певного відправника або з певними словами в темі листа до іншої папки. Створити це правило можна безпосередньо з отриманого повідомлення.

  1. Клацніть правою кнопкою миші повідомлення в папці "Вхідні" або в іншій папці електронної пошти та виберіть Правила.

    Клацніть правою кнопкою миші отримане повідомлення, щоб створити правило.
  2. Виберіть один із параметрів. Outlook автоматично запропонує створити правило на основі відправника і одержувачів. Щоб переглянути додаткові параметри, виберіть Створити правило.

  3. У діалоговому вікні Створити правило виберіть один або кілька прапорців у перших трьох квадратах.

    Виберіть пункт Створити правило, щоб створити нове правило.
  4. У розділі Виконайте наведені нижче дії, якщо необхідно перемістити повідомлення до папки, установіть прапорець Перемістити елемент до папки , а потім у спливаючому ділоговому вікні Виберіть папку виберіть папку та натисніть кнопку OK.

    Можна перемістити елементи до наявної або нової папки.
  5. Натисніть OK, щоб зберегти правило.

    Примітка.: Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже отримані, установіть прапорець у діалоговому вікні підтвердження, що з'являється, і натисніть кнопку OK.

Створення правила за допомогою майстра.

Існує три типи правил, які можна створити за допомогою майстра правил.

  • Організованість: Ці правила допоможуть фільтрувати, зберігати у файл і виконати дії із повідомленнями.

  • Будьте в курсі: Ці правила повідомляють вам, коли ви отримуєте повідомлення, що відповідають визначеним умовам.

  • Настроювані правил: Ці правила створюються без шаблону.

Правила мають багато налаштувань. Існують різні параметри, які можна задати для кожного типу створюваного правила. Виконайте вказані нижче дії, щоб дізнатися, як створити правило за допомогою майстра правил.

  1. Виберіть файл > керування правилами й оповіщеннями, щоб відкрити в діалоговому вікні правила й оповіщення .

  2. На вкладці Електронна пошта натисніть кнопку Створити.

  3. Виберіть один із шаблонів на кроці 1. Щоб почати нове правило, виберіть пункт застосувати правило до повідомлень, які я отримую або застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю.

  4. У полі крок 2: Редагувати опис правила клацніть будь-які підкреслені параметри настроювання. Наприклад, якщо ви вибрали позначення повідомлень від певного відправника до виконання на кроці 1, клацніть одержувачів або загальнодоступну групу і виберіть, яких відправників повідомлень ви хочете позначити, а потім натисніть кнопку для виконання в цей час, щоб вибрати позначку і стежити за датою.

  5. Натисніть кнопку Далі.

На другій сторінці майстра правил можна додати додаткові умови для правила. Наприклад, можна вибрати повідомлення від певного користувача, які також мають певні слова в назві або в тексті повідомлення.

  1. У крок 1: виберіть умови поля, будь-які умови, які ви встановили у попередньому екрані, встановлено. Ви можете вибрати кілька додаткових умов, позначивши їх прапорцями.

  2. У полі крок 2: Редагувати опис правила клацніть будь-які підкреслені додаткові умови, які ви щойно додали. Після чого натисніть кнопку Далі.

На третій сторінці майстра правил виберіть елемент додаткові дії, щоб застосувати до повідомлення. Наприклад, можна позначити повідомлення для подальшої дії або позначити повідомлення як дуже важливе.

  1. У крок 1: виберіть умови поля, будь-які дії, які ви встановили на першому екрані, встановлено. Ви можете вибрати кілька додаткових дій, перевіривши їх прапорці.

  2. У полі крок 2: Редагувати опис правила клацніть будь-яку додаткову підкреслену дію, яку ви щойно додали. Після цього натисніть кнопку Далі.

На четвертій сторінці майстра правил можна додати винятки до правила. Наприклад, ви можете зробити виняток, якщо це позначено як важливі для виконання повідомлення, що позначені до певного рівня важливості, не позначені для подальшого виконання.

  1. У крок 1: виберіть умови поля виберіть винятки до правила, поставивши біля них прапорці.

  2. У полі крок 2: Редагувати опис правила клацніть будь-які додаткові підкреслені винятки, які ви щойно додали. Після цього натисніть кнопку Далі.

  1. На останній сторінці майстра введіть ім'я для правила.

  2. Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, уже розташованих у папці Вхідні, установіть прапорець Застосувати це правило до повідомлень, які вже розміщені в папці "Вхідні".

  3. За замовчуванням Увімкніть за цим правилом перевіряється. Можна зняти цей прапорець, якщо в цей час не потрібно вмикати це правило.

  4. Натисніть кнопку завершити , щоб зберегти та увімкнути правило.

Якщо правило більше не потрібне, його можна видалити.

  1. На вкладці Файл клацніть Керування правилами й оповіщеннями.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти виберіть правило.

  3. Натисніть Видалити Піктограма видалення  > OK.

Ви можете вручну виконати одне або кілька правил.

  1. На вкладці Файл натисніть кнопку Керування правилами й оповіщеннями, а потім на вкладці Правила для електронної пошти клацніть Застосувати правила.

  2. У діалоговому вікні Застосувати правила в полі Виберіть правила для виконання встановіть прапорець поруч із правилом, яке потрібно виконати.

  3. Якщо потрібно змінити папку в полі Виконувати в папці, натисніть кнопку Огляд, виберіть папку, а потім натисніть кнопку OK.

    Установіть прапорець Включаючи вкладені папки, щоб включити всі вкладені папки в папці, вибраній на кроці 3.

  4. У списку Застосувати до за замовчуванням вибрано всі повідомлення. Ви можете змінити це значення на прочитані або непрочитані повідомлення.

  5. Натисніть кнопку Виконати.

У програмі Outlook існують два типи правил: для сервера та для клієнта.

  • Правила для сервера    
    Якщо використовується обліковий запис Microsoft Exchange Server, деякі правила є серверними. Вони застосовуються до поштової скриньки на сервері Exchange, навіть якщо програму Outlook не запущено.

    Правила для сервера мають застосовуватися до повідомлень, коли вони вперше надходять до папки Вхідні, і ці правила неможливо застосувати, доки їх не виконано на сервері. Наприклад, правило друку повідомлення не може застосовуватися, якщо його не виконано на сервері. Якщо правило не вдалося виконати на сервері, воно застосовується під час запуску Outlook і стає правилом клієнта.

  • Правила для клієнта   
    Правила для клієнта – це правила, які застосовуються лише на комп’ютері. Вони виконуються в програмі Outlook, а не на сервері Exchange. Правила для клієнта застосовуються, лише коли запущено програму Outlook.

Порада.: Якщо список правил містить правила обох типів, першими застосовуються правила для сервера, а потім – правила для клієнта.

Сповіщення про доставку, результати голосування та автовідповіді

Якщо застосовано правила, то до сповіщень про доставку, сповіщень про прочитання, результатів голосування та автовідповідей (сповіщень про відсутність на робочому місці) застосовуються ті ж самі дії, що й до повідомлень. Наприклад, правило для переміщення елементів зі словом "нарада" в полі Тема до певної папки також переміщує до неї всі сповіщення про доставку, результати голосування та автовідповіді.

Примітка.: Якщо правило переміщує результати голосування з папки Вхідні до іншої папки, це впливає на відстеження голосів. Якщо відкрити надіслане повідомлення, яке містить кнопку для голосування, дані відстеження не включатимуть відповіді, переміщені правилом. Переміщення або видалення відповіді вручну не впливає на відстеження.

Запрошення на наради, доручення й документи

Запрошення на наради, доручення й документи вважаються повідомленнями. Якщо ви створюєте правило, яке переміщує елементи до певної папки на основі визначених умов (критеріїв), тоді також переміщуватимуться всі запрошення на наради та доручення, які відповідають цим умовам. Однак під час створення правил, які зачіпають такі елементи, слід пам’ятати про такі обмеження:

  • Якщо елемент переміщено до папки, яка не є папкою пошти, він може не працювати як очікувалося. Наприклад, якщо повідомлення переміщено до папки Календар, нову зустріч створено не буде.

  • Якщо відповідь на нараду або завдання переміщено до папки Видалені за допомогою правила, їх не буде відстежено у вихідному елементі.

  • Якщо запит наради автоматично переміщено до папки Видалені, нарада не додається до папки Календар.

  • Правила, що впливають на повідомлення, які надсилаються, не застосовуються до запитів нарад і завдань.

Групи контактів

Виконання правила, яке містить групу контактів, може залежати від способу його створення.

  • Перемістити повідомлення, надіслані до загальнодоступної групи, до папки   
    Це правило застосовується, лише якщо використовується обліковий запис Exchange Server. До вказаної папки буде переміщено лише повідомлення, надіслані до папки "Групи контактів". Повідомлення від користувачів, що належать до групи контактів, не буде переміщено до вказаної папки.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×