Перейти до основного
Office

Керування версіями роботи в списку або бібліотеці SharePoint

Якщо керування версіями ввімкнуто в списку або бібліотеці SharePoint, можна зберігати, відстежувати та відновлювати їх у списку та файлах у бібліотеці, коли вони змінюються. Керування версіями в поєднанні з іншими настройками, наприклад Checkout, дає змогу керувати вмістом, опублікованою на сайті, і може надати дійсне значення, якщо потрібно переглянути або відновити стару версію елемента або файлу.

Примітка.: Керування версіями увімкнуто за замовчуванням у бібліотеках SharePoint і вимкнуто за замовчуванням у списках SharePoint. Докладні відомості про настроювання керування версіями наведено в статті Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Огляд керування версіями

Будь-який користувач, який має дозвіл на керування списками, може ввімкнути або вимкнути керування версіями для бібліотеки. Керування версіями доступний для записів списку в усіх типах списку за замовчуванням, включно з календарями, списками відстеження питань і настроюваними списками. Він також доступний для всіх типів файлів, які можна зберігати в бібліотеках, зокрема на сторінках веб-частин. Докладні відомості про настроювання та використання керування версіями наведено в статті Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Примітка.: Якщо ви – клієнт Office 365, керування версіями тепер увімкнуто за замовчуванням під час створення нових бібліотек OneDrive для бізнесу, і він автоматично збереже останні 500 версій документа. Це дасть змогу запобігти втраті важливих документів або даних. Якщо у вас є бібліотеки на сайті OneDrive для бізнесу або на сайті групи, що не підтримує керування версіями, можна ввімкнути керування версіями в будь-який час.

За допомогою керування версіями можна:

  • Відстеження історії версії    Якщо керування версіями ввімкнуто, можна побачити, коли елемент або файл змінено, і хто його змінював. Ви також можете побачити, коли змінювалися властивості (відомості про файл). Наприклад, якщо хтось змінює термін дії елемента списку, ці відомості відображатимуться в журналі версій. Ви також можете побачити зауваження, які роблять користувачі під час перевірки файлів у бібліотеках.

  • Відновлення попередньої версії    Якщо ви помилилися в поточній версії, якщо поточна версія пошкоджена, або якщо вам просто подобається Попередня версія, можна замінити поточну версію на попередню. Відновлену версію стане новою поточною версією.

  • Перегляд попередньої версії    Ви можете переглянути попередню версію, не перезаписуючи поточну версію. Якщо ви переглядаєте журнал версій у документі Microsoft Office, як-от файл Word або Excel, можна порівняти дві версії, щоб визначити, що таке відмінності.

Якщо керування версіями ввімкнуто, версії створюються в таких ситуаціях:

  • Коли елемент списку або файл створюється вперше або коли файл завантажується.

    Примітка.: Якщо потрібно оформити взяття файлів на редагування, потрібно перевірити файл, щоб створити її першу версію.

  • Під час передавання файлу, який має таке саме ім'я, як і наявний файл.

  • Змінення властивостей елемента списку або файлу.

  • Під час відкриття та збереження документа Office. Після того як документ знову відкриється, буде створено нову версію після збереження редагування.

  • Періодично під час редагування та збереження документів Office. Не всі зміни та зберігає створення нових версій. Якщо часто зберігати зміни, наприклад, кожна нова версія відображає крапку в часі, а не в кожній окремій редагувати. Ця функція поширена, коли активовано функцію автозбереження .

  • Під час спільного створення документа, коли інший користувач починає працювати з документом або коли користувач натискає кнопку Зберегти, щоб передати зміни до бібліотеки. 

У будь-який момент часу можна виконати до трьох поточних версій файлу: витягнуту версію, найновішу або чернетку версії, а також найновішу опубліковану або основну версію. Усі інші версії вважаються історичними версіями. Деякі поточні версії відображаються лише для користувачів, які мають дозволи на їх перегляд.

Деякі організації відстежують як основні, так і проміжні версії файлів у своїх бібліотеках. Інші просто відстежують основні версії. Основні версії визначаються цілими числами, наприклад 5,0; проміжні версії визначаються десятковими числами, наприклад 5,1.

Більшість організацій використовують проміжні версії, коли файли знаходяться в стадії розробки, і основні версії, коли досягнуто певних етапів, або коли файли готові до перегляду за допомогою широкого загалу. У багатьох організаціях проект безпеки настроєно для надання дозволу лише власникові файлу та користувачам, які мають дозволи для затвердження файлів. Це означає, що інші версії не можна переглядати будь-кому, доки не буде опубліковано основну версію.

Основні версії доступні для списків, але проміжні версії недоступні. Кожна версія елемента списку нумеруються з цілим числом. Якщо для організації потрібно затвердити елементи в списку, елементи залишаться в стані очікування, доки їх не буде затверджено користувачем, який має дозволи на їх затвердження. Під час очікування стан, який вони нумерують десятковими числами, і називаються чернетками.

Докладні відомості про ввімкнення та настроювання керування версіями, зокрема основні та проміжні версії, наведено в статті Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Номери версій додаються автоматично під час кожного створення нової версії. У списку або бібліотеці, що містить основні функції керування версіями, версії мають цілі числа, наприклад 1,0, 2,0, 3,0 тощо. У бібліотеках адміністратор може активувати керування версіями для основних і проміжних версій. Якщо відстежуються проміжні версії, вони мають десяткові числа, наприклад 1,1, 1,2, 1,3 тощо. Коли один із цих версій публікується як Основна версія, його число стає 2,0. Наступні проміжні версії нумеруються 2,1, 2,2, 2,3 тощо.

Якщо скасувати взяття на редагування, номер версії не зміниться. Якщо найновішу версію інстальовано в версії 3,0, вона залишиться на 3,0 після скасування взяття на редагування.

Якщо видалити версію, версія перейде до кошика, а його номер іде з ним. Журнал версій покаже решту номерів версій. Номери інших версій не змінюються. Наприклад, якщо у вас є документ, який містить проміжні версії 4,1 і 4,2, і ви вирішили видалити версію 4,1, у результаті журнал версій відображає тільки версії 4,0 і 4,2. На наведеному нижче зображенні показано цю піктограму.

Докладні відомості про ввімкнення та настроювання керування версіями, зокрема основні та проміжні версії, наведено в статті Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Журнал версій з однією проміжною версією, видаленою

Деякі організації дають змогу необмежені версії файлів, а інші – використовувати обмеження. Ви можете виявити, після того як ви перевіряєте найновішу версію файлу, що не вистачає старої версії. Якщо найновішу версію є 101,0 і ви помітите, що більше немає версії 1,0, це означає, що адміністратор налаштував бібліотеку, щоб дозволити лише 100 основних версій файлу. Додавання версії 1011 призводить до того, що перша версія має бути видаленою. Лише версії 2,0 – 101,0 залишаться. Крім того, якщо додано версію 102nd, тільки версії 3,0 – 102,0 залишаться.

Адміністратор може також обмежити кількість проміжних версій лише тим, що для набору найновіших версій. Наприклад, якщо 100 основних версій дозволено, адміністратор може прийняти рішення про збереження незначних чернеток лише для останніх п'яти основних версій. За замовчуванням кількість проміжних версій між основними версіями – 511. Якщо ви намагаєтеся зберегти іншу проміжну версію, з'явиться повідомлення про помилку, яке сповіщає про те, що потрібно спочатку опублікувати документ. Адміністратор сайту може змінити значення за замовчуванням, щоб дозволити менше незначних версій.

Якщо список або бібліотека обмежує кількість основних версій, найраніші версії видаляються, коли досягнуто обмеження. Наприклад, якщо зберігаються лише версії 100, і ваша команда створить версії 105, тільки версії 6 – 105 зберігаються. Якщо буде створено іншу версію, зберігаються лише версії 7 – 106. Якщо для версій списку або бібліотеки, потрібно переконатися в тому, що співавтори будуть видалені, коли досягнуто обмеження версії.

У бібліотеці, яка обмежує кількість основних версій, які він зберігає проміжну версію, видаляються проміжні версії для попередніх основних версій, коли досягнуто обмеження версії. Наприклад, якщо ви зберігаєте чернетки лише для 100 основних версій, а ваша команда створить 105 основних версій, у найраніших версіях буде збережено лише основні версії. Проміжні версії, пов'язані з п'ятьма найраніші основні версії, як-от 1,2 або 2,3, видаляються, але основні версії: 1, 2 тощо – зберігаються, якщо у вашій бібліотеці також не обмежується основні версії.

Обмеження кількості версій зазвичай є хорошою практикою. Це означає, що ви можете заощадити місце на сервері та зменшити несуттєво для користувачів. Але якщо ваша організація необхідна, щоб зберегти всі версії для юридичних або інших причин, не слід використовувати будь-які обмеження.

Примітки.: 

  • SharePoint Online потрібні керування версіями для бібліотек; SharePoint Server дає змогу вибрати пункт без керування версіями як параметр.

  • SharePoint Online Параметри бібліотеки дають змогу використовувати діапазон основних версій 100-50000; Параметри бібліотеки SharePoint Server дають змогу використовувати діапазон основних версій 1-50000.

  • Параметри бібліотеки SharePoint Online та SharePoint Server дають змогу використовувати діапазон проміжних версій 1-50000.

  • Параметри списку SharePoint Online та SharePoint Server дозволяють керування версіями (включно з чернетками) як параметром, використовуючи діапазон версій 1-50000.

Увага!: Якщо ваша організація обмежує кількість версій, які вона зберігає, найстаріші версії видаляються, коли ліміт досягнуто. Їх не буде передано до кошика.

Докладні відомості про ввімкнення та настроювання керування версіями, зокрема обмеження, наведено в статті Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Можна настроїти користувачів, які можуть переглядати чернетки записів і файлів списку. Чернетки створюються в двох ситуаціях:

  • Якщо в бібліотеці створюється або оновлюється Проміжна версія файлу, у якій відстежуються основні та проміжні версії.

  • Коли елемент списку або файл створюється або оновлюється, але ще не затверджено в списку або бібліотеці, у якому не потрібен затвердження вмісту.

Під час відстеження основних і проміжних версій можна вказати, чи користувачі мають дозвіл на редагування файлів, перш ніж вони зможуть переглядати й читати проміжні версії. Під час застосування цієї настройки користувачі, які мають дозвіл на редагування файлу, можуть працювати з файлом, але користувачі, які мають дозвіл лише на читання файлу, не можуть бачити проміжну версію. Наприклад, можливо, ви не хочете, щоб усі користувачі, які мають доступ до бібліотеки, могли переглядати примітки або виправлення під час редагування файлу. Якщо відстежуються основні та проміжні версії, а ви ще не опублікували основну версію, файл не відображається для користувачів, які не мають дозволу на перегляд чернеток.

Якщо потрібно підтвердити затвердження вмісту, можна вказати, чи можна переглядати файли, які очікують на затвердження, користувачі з дозволом на читання, користувачі з дозволом на редагування, або лише автора та людей з дозволом затверджувати елементи. Якщо відстежуються основні та проміжні версії, автор має Опублікувати основну версію, перш ніж файл можна буде надсилати для затвердження. Коли потрібно затвердження вмісту, користувачі, які мають дозвіл на читання вмісту, але не мають дозволу на перегляд чернеток, буде відображено останню затверджену або основну версію файлу.

Незалежно від того, чи користувачі мають дозвіл редагувати файл чи ні, якщо користувачі шукають файл, який міститься в проміжній версії, вони не отримають результатів.

Ви можете обмежити кількість версій списку або файлів, збережених у списку або бібліотеці, які можуть допомогти зберегти місце на сервері. Якщо ваша група створить велику кількість версій, обмеження кількості версій може допомогти команді краще керувати та знаходити попередні версії. Наприклад, якщо ваша команда підтримує багато версій протягом кількох місяців або року.

s, щоб користувачі могли переглядати журнал версій, щоб знайти потрібні версії, може бути складно. Якщо ваша група має переглянути або зберегти будь-яку з попередніх версій, не Обмежте кількість версій, щоб зберегти або встановити кількість версій, які ви зберігаєте на високе число.

Якщо Бібліотека відстежує основні та проміжні версії, можна вибрати кількість основних версій файлів, а також кількість проміжних версій для кожної основної версії, яку потрібно зберегти. За замовчуванням кожна Основна версія може мати до 511 чернеток (проміжні версії).

Залежно від того, як працює робоча група, ваша група може бути, можливо, знадобиться використовувати найостанніші проміжні версії, як-от версію, яку нещодавно редагували. З часом ваша команда може бути меншою, ніж потрібна стара Проміжна версія. Зазвичай Основна версія представляє проміжний етап, наприклад файл, надісланий для рецензування або публікації, а Проміжна версія – це робота, яка не готова для всіх учасників сайту, щоб прочитати.

Якщо список або бібліотека обмежує кількість основних версій, найраніші версії видаляються, коли досягнуто обмеження. Наприклад, якщо зберігаються лише версії 100, і ваша команда створить версії 105, тільки версії 6 – 105 зберігаються. Якщо буде створено іншу версію, зберігаються лише версії 7 – 1066. Якщо для версій списку або бібліотеки, потрібно переконатися в тому, що співавтори будуть видалені, коли досягнуто обмеження версії.

У бібліотеці, яка обмежує кількість основних версій, які він зберігає проміжну версію, видаляються проміжні версії для попередніх основних версій, коли досягнуто обмеження версії. Наприклад, якщо ви зберігаєте чернетки лише для 100 основних версій, а ваша команда створить 105 основних версій, у найраніших версіях буде збережено лише основні версії. Проміжні версії, пов'язані з п'ятьма найраніші основні версії, як-от 1,2 або 2,3, видаляються, але основні версії: 1, 2 тощо – зберігаються, якщо у вашій бібліотеці також не обмежується основні версії.

Примітки.: 

  • SharePoint Online потрібні керування версіями для бібліотек; SharePoint Server дає змогу вибрати пункт без керування версіями як параметр.

  • SharePoint Online Параметри бібліотеки дають змогу використовувати діапазон основних версій 100-50000; Параметри бібліотеки SharePoint Server дають змогу використовувати діапазон основних версій 1-50000.

  • Параметри бібліотеки SharePoint Online та SharePoint Server дають змогу використовувати діапазон проміжних версій 1-50000.

  • Параметри списку SharePoint Online та SharePoint Server дозволяють керування версіями (включно з чернетками) як параметром, використовуючи діапазон версій 1-50000.

Керування версіями вмикається автоматично під час створення бібліотеки, а не під час створення списку. Будь-який користувач, який має дозвіл на керування списками, може ввімкнути або вимкнути керування версіями. На багатьох сайтах, які є однією особою, яка керує сайтом, оскільки списки та бібліотеки успадковують дозволи від сайту. Крім ввімкнення керування версіями, власник сайту (або інша особа, яка керує списком або бібліотекою) вирішує, чи потрібно вимагати затвердження вмісту, які можуть переглядати чернетки, а також, якщо потрібно оформити взяття на редагування. Кожне з цих рішень впливає на роботу з використанням керування версіями. Наприклад, якщо особа, яка керує бібліотекою, вирішує виконати взяття на редагування, номери версій створюються лише під час повернення файлу. Якщо затвердження вмісту обов'язкове, основні номери версій не застосовуються, доки файли не буде затверджено користувачем, який має дозвіл на це.

Увага!: Якщо користувачі, які працюють у вашій бібліотеці, планують надати спільний перегляд документів, не Настроюйте бібліотеку, щоб вимагати взяття на редагування. Користувачі не можуть працювати з співавторів, коли документи, які їм потрібні, узято на редагування.

Щоб дізнатися, як активувати керування версіями для списку або бібліотеки, див. Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Якщо в бібліотеці ввімкнуто керування версіями, користувач, який його встановлює, визначає, чи відстежувати як основні, так і проміжні версії, а також визначає, хто може бачити проміжні версії. У більшості випадків, коли потрібно затвердження вмісту, лише власник файлу, а користувачі, які мають дозвіл затверджувати елементи, можуть переглядати проміжні версії. В інших бібліотеках усі користувачі, які можуть редагувати файли в бібліотеці, або будь-хто, хто має дозвіл на читання в бібліотеці, можуть переглядати всі версії. Після схвалення версії всі користувачі, які мають дозвіл на читання для списку або бібліотеки, можуть переглядати цю версію.

Хоча у списках немає основних і проміжних версій, будь-який елемент, що перебуває у стані очікування , вважається чернеткою. У більшості випадків тільки творець елемента та осіб, які мають дозволи на повний доступ або Конструктор, можуть переглядати чернетки. Проект відображається в стані очікування для користувачів, але інші користувачі бачитимуть найновішу затверджену версію в журналі версій. Якщо файл відхилено, він залишиться в стані очікування , доки користувач, який має необхідні дозволи, видалить його.

За замовчуванням відкладене елемент або файл відображається лише для його творця та для людей з дозволом на керування списками, але ви можете вказати, чи інші групи користувачів можуть переглядати елемент або файл. Якщо для бібліотеки настроєно відстеження основних і проміжних версій, користувач, який редагує файл, має спочатку Опублікувати основну версію файлу.

Щоб отримати докладні відомості про настроювання затвердження для документів, ознайомтеся з відомостями про обов'язкове затвердження елемента у списку або бібліотеці сайту.

Примітка.: У деяких списках і бібліотеках проект "безпека" настроєно, щоб дозволити всім користувачам сайту бачити, що очікують , і затверджені версії.

Під час взяття файлу на редагування в бібліотеці, у якій увімкнуто керування версіями, буде створено нову версію під час кожного повернення. Якщо ввімкнуто основні та проміжні версії, можна вибрати під час реєстрації, який тип версії, яку потрібно перевірити. У бібліотеках, де потрібен взяття на редагування, версії створюються тільки під час перевірки.

У бібліотеках, у яких не потрібно оформити взяття на редагування, нова версія створюється під час першого збереження після відкриття файлу. Кожне подальше збереження перезаписує версію, створену за допомогою першого збереження. Якщо ви закриваєте програму, а потім знову відкриєте документ, спочатку натисніть кнопку "Зберегти", щоб створити версію. Це може призвести до того, що кількість версій швидко розмножуються дуже швидкими темпами.

Докладні відомості про взяття на редагування та вихід із неї наведено в статті взяття на редагування , повернення з редагування або скасування змін до файлів у бібліотеці.

Увага!: Якщо ви співпрацюєте з документом, не перевіряйте її, якщо у вас немає підстав, щоб заборонити іншим користувачам працювати над документом.

Використання функції взяття на редагування може допомогти групі максимально ефективно використовувати керування версіями, тому що користувачі, які конкретно позначають, коли потрібно створити версію. Версія створюється лише тоді, коли хтось перевіряє файл, змінює його, а потім знову перевіряє його. Якщо взяття на редагування не потрібне, версія створюється, коли хтось спочатку зберігає файл, і ця версія оновлюється, коли користувач закриває її. Якщо ця особа або інший користувач відкриває та збереже файл знову, буде створено іншу версію. Залежно від ситуації, можливо, ви не маєте наміру створювати кілька версій, наприклад, якщо потрібно закрити файл для участі в нараді, перш ніж завершити внесення змін до файлу.

Під час взяття на редагування користувачі не можуть додавати файли, змінювати файли або змінювати властивості файлу без першого витягнення файлу. Коли користувачі перевірятимуть файли, їм буде запропоновано надати коментарі щодо внесених змін, що дає змогу створювати змістовніші версії журналу.

Примітка.: Якщо бібліотека зберігатиме файли Microsoft Project (MPP), які синхронізуються зі списками завдань на сайті, потрібно очистити вікно взяття на редагування .

Додаткові відомості про те, як потрібно оформити взяття на редагування, наведено в статті Настроювання бібліотеки для взяття на редагування файлів.

Списки та бібліотеки мають дозволи, пов'язані з версіями та взяття на редагування, які залежать від рівня дозволів, застосованого до користувача або певної групи. Користувачі, які можуть редагувати рівні дозволів, можуть настроїти ці дозволи по-різному або створювати нову групу з настроюваними рівнями дозволів.

Ці дозволи дають змогу гнучко керувати бібліотекою. Наприклад, можливо, потрібно, щоб хтось міг видалити версії файлу без дозволу видалити сам файл. Дозвіл на видалення версій не збігається з дозволом на видалення елементів, щоб можна було указати настроюваний рівень керування.

У таблиці нижче наведено дозволи, пов'язані з керування версіями та взяття на редагування, а також які рівні дозволів, до яких вони стосуються за замовчуванням.

Permission

Рівень дозволів за замовчуванням

Перегляд версій

Повний доступ, оформлення, внесення змін і читання

Видалення версій

Повний доступ, оформлення та сприяння

Ігнорування вимоги повернення з редагування

Повний доступ до керування та оформлення

Затвердження елементів

Повний доступ до керування та оформлення

Докладні відомості про дозволи наведено в статті розуміння рівнів дозволів у службі SharePoint.

Коментування цієї статті

Ця стаття допомогла вам? Якщо так, повідомте нам про це, вибравши відповідний варіант унизу цієї сторінки. Якщо ні, розкажіть, що саме не було зрозуміло чи згадано. Укажіть свою версію SharePoint, ОС і браузера. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити факти, додати вказівки та оновити цю статтю.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×