Злиття за допомогою електронної таблиці Excel

Злиття за допомогою електронної таблиці Excel

За допомогою злиття можна одночасно створити багато документів, що мають однакові макет, форматування, текст і графіку. Відрізняються та індивідуально налаштовуються лише певні розділи кожного документа. За допомогою злиття у Word можна створювати такі документи, як етикетки, листи, конверти та повідомлення електронної пошти. У процесі злиття беруть участь три документи:

  • основний документ;

  • джерело даних;

  • об’єднаний документ.

Докладні відомості про використання даних Excel для злиття див. у відео нижче, яке є частиною навчального курсу Розширені можливості злиття.

Крок 1. Підготовка даних в Excel до злиття

Найважливіше в процесі злиття – налаштувати та підготувати дані. Електронна таблиця Excel стане джерелом даних для списку одержувачів.

Нижче наведено деякі поради з підготовки даних до злиття. Переконайтеся, що:

  • Імена стовпців в електронній таблиці мають відповідати іменам полів, які потрібно вставити під час злиття. Наприклад, щоб звертатися до читачів по іменах у документі, знадобляться окремі стовпці для імен і прізвищ.

  • Усі дані, які беруть участь у злитті, перебувають на першому аркуші електронної таблиці.

  • Записи даних в електронній таблиці, які містять значення у відсотках, грошові значення та поштові індекси, належним чином відформатовано, щоб програма Word правильно їх прочитала.

  • Електронна таблиця Excel, яка буде використовуватися в злитті, зберігається на локальному комп’ютері.

  • Будь-які зміни та доповнення слід вносити в електронну таблицю, перш ніж підключати її до документа злиття у Word.

Примітки.: 

  • Ви можете імпортувати дані з електронної таблиці Excel, виконавши імпорт із файлу з роздільниками-комами (CSV) або текстового файлу (TXT), і створити нову електронну таблицю за допомогою майстра імпорту тексту.

  • Докладні відомості див. в статті Підготовка джерела даних Excel до злиття в програмі Word.

Крок 2. Початок злиття

  1. У Word виберіть Файл > Створити > Новий документ.

  2. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Розпочати злиття та виберіть потрібний тип злиття.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Розпочати злиття" та списком доступних типів злиття

  3. Натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть пункт Використовувати наявний список.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" у Word, на якій показано команду "Вибрати одержувачів" із виділеним параметром "Використовувати наявний список".

  4. Знайдіть свою електронну таблицю Excel і натисніть кнопку Відкрити.

  5. Якщо Word запропонує, виберіть Аркуш1$ > OK.

    Примітка.: Тепер електронну таблицю Excel підключено до документа злиття, який ви створюєте в програмі Word.


Редагування списку розсилки

Число одержувачів пошти можна обмежити.

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Редагувати список одержувачів"

  2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття зніміть прапорці біля імен користувачів, які не повинні отримувати вашу розсилку.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

    Примітка.: Щоб швидше знаходити імена й адреси, можна відфільтрувати або відсортувати список. Додаткові відомості про сортування й фільтрування елементів див. в статті Сортування та фільтрування даних для злиття.

Крок 3. Вставлення поля злиття

Ви можете вставити одне або кілька полів злиття, які беруть дані з електронної таблиці та поміщають їх у документ.

Вставлення блоку адреси для конверта, етикетки, повідомлення електронної пошти або листа

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    Вставлення поля злиття ''Блок адреси''

  2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть формат імен одержувачів на конвертах.

    Параметри блока адреси

  3. Натисніть кнопку OK.

  4. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Вставлення рядка привітання в повідомлення електронної пошти або лист

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Рядок привітання.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Рядок привітання"

  2. У діалоговому вікні Вставити рядок привітання виконайте наведені нижче дії.

    • У розділі Формат рядка привітання змініть вітання, якщо потрібно. Для цього виберіть вітання (стандартне: Шановний), формат імені одержувача та кінцевий розділовий знак (стандартний: знак оклику).

      і

    • У розділі Рядок привітання для неправильно вказаних імен одержувачів виберіть один із варіантів.

  3. Натисніть кнопку OK.

  4. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Вставлення даних з електронної таблиці в повідомлення електронної пошти або лист

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Додати поле злиття.

  2. У діалоговому вікні Додавання поля злиття в розділі Поля виберіть ім’я поля (ім’я стовпця в таблиці) і натисніть кнопку Вставити.

  3. За потреби повторіть крок 2, а потім натисніть кнопку Закрити.

  4. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Докладні відомості про додавання полів з електронної таблиці в документ злиття див. в статті Вставлення полів злиття. Якщо ви хочете дізнатися більше про можливості налаштування повідомлення електронної пошти, див. статтю Використання злиття для групової розсилки повідомлень електронної пошти.

Крок 4. Попередній перегляд і завершення злиття

Вставивши потрібні поля злиття, перегляньте результати та переконайтеся, що все в порядку, після чого можна завершити процес злиття.

  1. На вкладці Розсилки натисніть кнопку Попередній перегляд результатів.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із групою "Попередній перегляд результатів"

  2. Натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переходити записами в джерелі даних і переглянути, як вони виглядатимуть у документі.

  3. У групі Завершення натисніть кнопку Завершити й об’єднати, а потім виберіть команду Друкувати документи або Надіслати повідомлення електронної пошти.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Завершити й об’єднати" та його параметрами

Крок 5. Збереження документа злиття

Якщо зберегти документ злиття, зв’язок між ним і джерелом даних збережеться. Таким чином документ злиття можна буде використати повторно для наступної групової розсилки.

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Див. також

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×