Зв'язування й відстеження повідомлень електронної пошти бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Стежити за електронної пошти, пов'язаних із користувачів, пов'язаних із вашої компанії може бути складним завданням, а коли ви втрачаєте відстеження повідомлень, ви можете втратити потенційних угод, також. Для вирішення цієї проблеми, Диспетчер бізнес-контактів для Outlook перетворюється бізнесу запис віртуальної електронної поштової скриньки, що дає змогу зв'язати повідомлення електронної пошти.

У цій статті описано, як посилання окремих повідомлень Диспетчер бізнес-контактів для Outlook записів і Настроювання програми електронної пошти зв'язування та відстеження автоматичне зв'язування повідомлень із записами, включно з бізнес-проекти.

Увага!: За наявності кількох користувачів до бази даних, будь-який користувач із доступом до бази даних можна побачити зв'язаних повідомлень електронної пошти.

У цій статті

Зв'язування записів окремих повідомлень

Автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти для записів

Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження

Загальні відомості про проблеми безпеки й конфіденційності з електронної пошти зв'язування й відстеження спільної бази даних

Видалити повідомлення електронної пошти з запису

Посилання повідомлення електронної пошти для записів

Повідомлення електронної пошти можна зв'язати Бізнес-партнер та Бізнес-контакт типи записів а також бізнес-проекти. А потім швидко, можна переглянути повідомлення, які посилаються на запис.

Якщо зв'язати бізнес-контактів і бізнес-проектів до облікового запису, можна переглянути повідомлення електронної пошти, пов'язаних із кожного бізнес-контактів і бізнес-проекту в історії зв'язків запису бізнес-партнера.

Автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти для записів

Електронна пошта зв'язування й відстеження функція дозволяє автоматичне зв'язування й відстеження повідомлень електронної пошти з бізнес-партнерів і бізнес-контактів, прочитайте старих і навіть перегляньте повідомлення надіслане їх. Можна також автоматично зв'язати повідомлення електронної пошти, визначеному бізнес-проекти.

На початок сторінки

Зв'язування записів окремих повідомлень

Залишайтеся на повідомлення електронної пошти, який ви посилання на запис бізнес-партнер, бізнес-контакту або бізнес-проект у програмі Outlook. Повідомлення електронної пошти також наведено в історії зв'язків запису та Папка історії зв’язків з Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

Чотири КБ повідомлення зберігається в базі даних Диспетчера бізнес-контактів, так, що ви все ще мати доступ до всіх або деяких повідомлень, навіть якщо він видаляється із програми Outlook. Якщо вихідне повідомлення більший за 4 КБ, ви лише матиме доступ до частини повідомлення, якщо його буде також видалено із програми Outlook.

  1. У програмі Outlook або відкрийте повідомлення електронної пошти, який потрібно зв'язати із записом.

  2. На стрічці в групі бізнес натисніть кнопку зв'язатися із записом.

  3. У діалоговому вікні зв'язатися із записом Диспетчера бізнес-контактів у списку Тип елемента виберіть потрібний тип запису, який потрібно знайти.

    Примітка.: Якщо вибрати запис потенційної угоди, повідомлення електронної пошти зв'язано з бізнес-партнера або бізнес-контакту запис потенційної угоди.

  4. У списку записів натисніть кнопку запис.

    Якщо потрібно, щоб зв'язати елемент кілька записів, виберіть ці записи.

Як вибрати кілька записів?

Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Shift, а потім виберіть перший і останній запис у групі, яку потрібно додати. Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Ctrl, а потім виберіть окремі записи. Щоб вибрати всі записи, виберіть один, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

  1. У розділі Зв'язаних записівнатисніть кнопку Зв'язати з.

    У полі Посилання на список записів, ви вибрали.

  2. Натисніть кнопку OK.

Перегляд повідомлень електронної пошти, зв'язані із записом

Щоб переглянути повідомлення електронної пошти, зв'язані із записом, відкрийте запис і перейдіть на вкладку журнал .

Список повідомлень електронної пошти, а також будь-які інші елементи історії зв'язків, зв'язані із записом.

Відомості про інші елементи історії зв'язків знайти відстеження вашого спілкування з клієнтами в Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти для записів

Час від часу ввімкнути Зв’язування й відстеження повідомлень електронної поштибудь-які нові повідомлення електронної пошти або з електронної адреси автоматично зв'язуються з записами.

Можна також знайти останні повідомлення електронної пошти та посилання на записи, їх також.

Повідомлення відображаються в історії зв'язків запису, який містить адресу вибране повідомлення електронної пошти.

Якщо зв'язати з повідомлення електронної пошти, а не наявного запису Диспетчер бізнес-контактів для Outlook , які відповідають адресі електронної пошти з використанням зв'язування та функцію відстеження буде створено новий запис бізнес-контакту а також посилання на нього, повідомлення електронної пошти.

На початок сторінки

Перш ніж зв'язування й відстеження

Перш ніж увімкнути зв'язування електронної пошти та відстеження, зробіть ось що.

Переконайтеся, що ви ввели адреси електронної пошти до записів Диспетчер бізнес-контактів для Outlook .

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть одну з наведених нижче папок, щоб відобразити робочу область:

    • Керування контактами.

    • Збут.

    • Керування проектами.

  2. Перейдіть на вкладку, що містить запис, який ви хочете та двічі клацніть запис, щоб відкрити його.

  3. Переконайтеся, що адреса електронної пошти відображається в полі адреса електронної пошти .

Переконайтеся, що Outlook – це значення до збереження надісланих повідомлень до папки Надіслані ».

Легко посилання та відстежувати вихідних повідомлень, збереження надісланих повідомлень в папці Надіслані .

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Параметри.

  3. Виберіть пункт поштаа потім прокрутіть до розділу Збереження повідомлень .

  4. Переконайтеся, що встановлено прапорець збереження копій повідомлень у папці Надіслані . Якщо ви хочете, щоб зв'язування й відстеження пересланих повідомлень, переконайтеся, що прапорець зберегти пересланих повідомлень ' ', також.

  5. Натисніть кнопку OK.

Для захисту конфіденційності, якщо ви надання спільного доступу до бази даних Диспетчер бізнес-контактів для Outlook з іншими користувачами, повідомлення електронної пошти позначений особисте, Приватне або ДСК не пов'язано і виправлень.

На початок сторінки

Настроювання електронної пошти зв'язування й відстеження

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів і натисніть кнопку керування зв'язування й відстеження .

  3. У діалоговому вікні керування зв'язування й відстеження на вкладці Електронна пошта установіть прапорці біля адреси електронної пошти, який потрібно створити посилання та відстеження.

    Якщо запис містить кілька адрес електронної пошти, бізнес-партнера або бізнес-контакт, запис буде вказано кілька разів.

    Зображення макета «Процес зі зсунутими рисунками»

  4. Зніміть прапорці поруч із будь-якої адреси електронної пошти, який не потрібно зв'язування й відстеження.

  5. Перейдіть на вкладку папок .

    Усі папки вибрано за замовчуванням.

    Примітка.: Якщо у вас є будь-який Outlook правила для маршрутизації електронної пошти повідомлень до різних папок, переконайтеся, що вибрано на вкладці папки для зв'язування й відстеження цих повідомлень у папках.

  6. Натисніть кнопку OK.

    Автоматично відстежуються всіх майбутніх повідомлень із вибраних адрес у вибраних папок.

    Можна також настроїти зв'язування й відстеження з повідомлення електронної пошти. У папці "Вхідні" або відкрийте повідомлення електронної пошти. На стрічці в групі бізнес натисніть кнопку посилання та відстеження. У діалоговому вікні посилання і відстеження виберіть адреси електронної пошти і натисніть кнопку OK. Якщо не наявного запису Диспетчер бізнес-контактів для Outlook , яка збігається з адресою електронної пошти, зв'язування адресу електронної пошти буде створено запис бізнес-контакту.

На початок сторінки

Зв'язування останніх повідомлень до бізнес-партнерів і бізнес-контактів

Якщо потрібно створити посилання на повідомлення, що ви отримали перед увімкненням зв'язування електронної пошти та відстеження, Диспетчер бізнес-контактів для Outlook можна знайти повідомлення та зв'язати їх до бізнес-партнерів і бізнес-контактів.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів і натисніть кнопку керування зв'язування й відстеження .

  3. У діалоговому вікні керування зв'язування й відстеження виконайте такі дії, якщо потрібно:

    • Установіть прапорці для будь-якого бізнес-партнери або бізнес-контактів, повідомлення, щоб знайти та посилання.

    • Зніміть прапорці поруч із будь-який бізнес-партнери або бізнес-контактів, минулого повідомлення, які не потрібно зв'язати.

      Якщо запис містить кілька адрес електронної пошти, бізнес-партнера або бізнес-контакт, запис буде вказано кілька разів.

  4. Якщо ви хочете, щоб указати, де Диспетчер бізнес-контактів для Outlook шукає останні повідомлення, на вкладці папки , установіть або зніміть прапорці поряд з іменами папки.

  5. Натисніть кнопку Пошук і посилання.

    the manage linking and tracking dialog box with the search and link button outlined.

  6. У діалоговому вікні Посилання наявної електронної пошти Якщо потрібно, щоб виключити повідомлення електронної пошти, створені раніше певної дати, установіть прапорець Ігнорувати старші електронної пошти та виберіть дат у календарі.

  7. Натисніть кнопку Пуск.

  8. Після завершення пошуку та посилання, натисніть кнопку закрити.

  9. Якщо потрібно, у діалоговому вікні керування зв'язування й відстеження змінити вибрані параметри для майбутніх повідомлень.

    Увага!: Якщо натиснути кнопку OK у діалоговому вікні керування зв'язування й відстеження без змінення адреси вибране повідомлення електронної пошти та папок, майбутніх повідомлення зв'язані і виправлень базується на вибір, який використовується для пошуку та посилання.

  10. У діалоговому вікні керування зв'язування й відстеження натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Посилання повідомлення електронної пошти, визначеному бізнес-проекти

Повідомлення електронної пошти можна зв'язати із записом бізнес-проекту на основі тему повідомлення електронної пошти. Щоб отримати додаткові відомості про записи бізнес-проекту можна знайти Упорядкувати бізнес-проекти в Диспетчері бізнес-контактів.

Попередження!: Якщо зв'язати повідомлень бізнес-проект а потім потрібно вимкнути зв'язування й відстеження, необхідно вимкнути для кожного елемента унікальні електронної пошти.

Додаткові відомості про вимкнення зв'язування електронної пошти та стеження за темою далі в цій статті.

  1. Виберіть або відкрийте повідомлення електронної пошти, який потрібно створити посилання на запис бізнес-проекту.

  2. На стрічці в групі бізнес натисніть кнопку посилання та відстеження.

  3. У діалоговому вікні посилання і відстеження виберіть вкладку Тема повідомлення .

    The Link and Track dialog box on the E-mail Subject tab, with a check box next to a Business Project selected.

  4. Установіть прапорець поруч із кнопкою ім'я проекту, який потрібно створити посилання в повідомлення електронної пошти.

  5. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження

Якщо більше не потрібно автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти для записів, можна вимкнути посилання електронною поштою та відстежувати.

Ви можете вимкнути електронної пошти зв'язування й відстеження, якщо надається спільний доступ до бази даних колегам, тому що вони можуть бачити всі зв'язаних повідомлень електронної пошти. Щоб заборонити їх бачити лише ті повідомлення, які вже зв'язано, відображається видаляти повідомлення електронної пошти з запису далі в цій статті.

На початок сторінки

Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження для облікових записів і бізнес-контактів

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів і натисніть кнопку керування зв'язування й відстеження .

  3. У діалоговому вікні керування зв'язування й відстеженняелектронної пошти та папок вкладки натисніть кнопку Очистити все зніміть усі прапорці.

    Якщо потрібно вимкнути зв'язування й відстеження лише для певних записів, зніміть ці прапорці.

  4. Натисніть кнопку OK.

    Примітка.: Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження зупинки зв'язування будь-яких подальших повідомлень електронної пошти для записів. Якщо ви бажаєте видалити повідомлення електронної пошти, що додаються до записів, потрібно буде видалити після вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження. Додаткові відомості про видалення повідомлень електронної пошти з запису далі в цій статті.

На початок сторінки

Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження за темою

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактіввиберіть пункт Керування проектами.

  2. На вкладці Бізнес-проекти двічі клацніть проект, який ви хочете.

  3. На стрічці в групі Відображення клацніть елемент Журнал.

  4. Клацніть правою кнопкою миші повідомлення електронної пошти з питаннями, що потрібно скасувати зв'язування й відстеження і натисніть кнопку посилання та відстеження.

  5. Зробіть ось що:

    • Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження для облікових записів і бізнес-контактів     Якщо необхідно, на вкладці Адреси електронної пошти , натисніть кнопку Очистити все припинення зв'язування й відстеження повідомлень для облікових записів і бізнес-контактів.

    • Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження для бізнес-проекти     Перейдіть на вкладку Тема повідомлення і виберіть команду Очистити все.

      Можна вимкнути посилання електронною поштою та відстежувати лише ті бізнес-проекти, облікові записи та бізнес-контактів, які посилаються на вибране повідомлення. Вимкнення посилань та відстеження бізнес-проекти, необхідно вимкнути його для кожного елемента унікальні електронної пошти.

  6. Натисніть кнопку OK.

    Примітка.: Вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження зупинки зв'язування будь-яких подальших повідомлень електронної пошти для записів. Якщо ви бажаєте видалити повідомлення електронної пошти, що додаються до записів, потрібно буде видалити після вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження. Додаткові відомості про видалення повідомлень електронної пошти з запису далі в цій статті.

На початок сторінки

Загальні відомості про проблеми безпеки й конфіденційності з електронної пошти зв'язування й відстеження спільної бази даних

Під час надання спільного доступу до бази даних, ви надаєте всю інформацію в базі даних всіх, хто має доступ до нього. Настроювання автоматичного зв'язування й відстеження повідомлень електронної пошти, усі наявні та майбутніх повідомлень електронної пошти та інших елементів історії зв'язків, зв'язані з записами чи доступні для всіх користувачів, які доступ до бази даних. Додаткові відомості про надання спільного доступу до бази даних про надати спільний доступ до даних Диспетчера бізнес-контактів з іншими користувачами.

За наявності кількох користувачів до бази даних     Будь-який користувач із доступом до бази даних можна переглянути зв'язані повідомлення та інші елементи історії зв'язків.

  • Якщо потрібно заборонити доступ до зв'язаних повідомлень електронної пошти колегам, але все одно бажаєте за допомогою електронної пошти зв'язування й відстеження для майбутніх повідомлень, видаліть наявні повідомлення із записів перед наданням спільного доступу до бази даних. Додаткові відомості про видалення повідомлень електронної пошти з запису далі в цій статті.

  • Якщо ви не хочете, щоб ваші колеги мають доступ до майбутніх повідомлень, але вони мають доступ до останніх повідомлень, вимкніть зв'язування й відстеження перед наданням спільного доступу до бази даних. У розділі вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження вище в цій статті.

  • Якщо потрібно заборонити доступ до всіх наявних і майбутніх повідомлень електронної пошти, пов'язаних із записів співробітникам, вимкнення електронної пошти зв'язування й відстеження та видаляти повідомлення електронної пошти з всі записи, перед наданням спільного доступу до бази даних.

Якщо ви тільки ваше, хто використовує цю базу даних, або якщо вам спільний доступ до бази даних, щоб зробити його копію на комп'ютері переносні     До безпеки під час є мінімальними – наприклад, зберігаючи пароль захищеного. Безпечний спосіб можна ввімкнути будь-яку адресу електронної пошти для зв'язування й відстеження, тому, що ніхто, крім можна побачити повідомлення.

Примітка.: Для створення копії бази даних для використання під час на роботі, необхідно спочатку надання спільного доступу до бази даних Диспетчера бізнес-контактів, але й надалі лише одного користувача бази даних. Відомості про створення копії бази даних можна знайти надати спільний доступ до даних Диспетчера бізнес-контактів з іншими користувачами.

На початок сторінки

Видалити повідомлення електронної пошти з запису

Повідомлення електронної пошти можна зв'язати кілька записів. Під час видалення зв'язаних повідомлень із один запис, його буде видалено з історії зв'язків лише цей запис. Якщо повідомлення електронної пошти, зв'язані з іншими записами, вони не будуть змінені. Наприклад, якщо повідомлення електронної пошти зв'язано з потенційних клієнтів і непов'язані облікового запису, видаливши повідомлення електронної пошти з привести призводить до видалення повідомлення з облікового запису.

Видалення повідомлення електронної пошти з запису не призводить до видалення повідомлення електронної пошти у програмі Outlook.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть одну з наведених нижче папок, щоб відобразити робочу область:

    • Керування контактами.

    • Збут.

    • Керування проектами.

  2. Перейдіть на вкладку, що містить запис, який ви хочете та двічі клацніть запис, щоб відкрити його.

  3. На стрічці у групі відображення натисніть кнопку журнал .

    Список повідомлень електронної пошти, а також будь-які інші елементи історії зв'язків, зв'язані із записом.

    Для відображення лише повідомлень електронної пошти на сторінці історії на стрічці на вкладці подання натисніть кнопку Тип елемента і виберіть пункт повідомлення електронної пошти.

  4. Виберіть повідомлення електронної пошти, який потрібно видалити.

    Виберіть записи, прилеглих до одного, утримуйте натиснутою клавішу SHIFT і виберіть ім'я та прізвище записи групи, яку потрібно видалити. Щоб вибрати несуміжні, утримуючи натиснутою клавішу CTRL та виберіть окремі записи.

  5. Натисніть кнопку Видалити .

Щоб отримати додаткові відомості про видалені записи можна знайти записи видалення Диспетчера бізнес-контактів.

Додаткові відомості про те, як відновити видалені елементи про відновлення запису бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Видалення всіх повідомлень електронної пошти із записів

  1. В області переходів натисніть кнопку Диспетчер бізнес-контактів.

  2. У розділі Ділові записинатисніть кнопку Історії зв'язків.

  3. Клацніть заголовок стовпця Тип елемента , щоб відсортувати список за Типом об'єкта.

  4. Виділити всі повідомлення електронної пошти, або вибрати всі повідомлення електронної пошти, який потрібно видалити.

    Виберіть записи, прилеглих до одного, утримуйте натиснутою клавішу SHIFT і виберіть ім'я та прізвище записи групи, яку потрібно видалити. Щоб вибрати несуміжні, утримуючи натиснутою клавішу CTRL та виберіть окремі записи.

  5. Клацніть правою кнопкою миші вибрані повідомлення та натисніть кнопку Видалити.

Відомості про інші елементи історії зв'язків знайти відстеження вашого спілкування з клієнтами в Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×