Звіти Office 365 у Центрі адміністрування – використання поштових скриньок

Новий звіт Використання поштових скриньок містить відомості про користувачів із зазначенням поштової скриньки та рівня активності кожного з них на основі частоти надсилання й читання електронних листів, створення зустрічей, надсилання та скасування нарад, а також прийому й відхилення запрошень на них. Тут також надаються відомості про обсяг сховища, який використовується для кожної з поштових скриньок, і про кількість скриньок, установлену квоту сховища яких буде невдовзі перевищено.

Примітка.: Щоб переглядати звіти Office 365, потрібно мати дозволи глобального адміністратора Office 365, адміністратора Exchange, SharePoint чи служби "Skype для бізнесу" або читача звітів.

Перехід до звіту про використання поштової скриньки

  1. Перейдіть у Центр адміністрування Office 365 і виберіть пункт Звіти.

  2. У розкривному списку виберіть Використання поштової скриньки.

    Вибрані доступні звіти служби Office 365

Тлумачення звіту про використання поштової скриньки

Отримати дані про використання поштових скриньок організації можна на діаграмах Поштова скринька, Сховище та Квота.

1

Звіт Використання поштових скриньок можна переглянути за останні 7, 30, 90 або 180 днів. Однак якщо клацнути запис певного дня у звіті, з’явиться таблиця з даними за 28 днів, що передують вибраній даті, а не даті створення звіту.

2

Кожен звіт містить дату створення. Зазвичай дії у звіті відображаються із затримкою 24–48 годин.

3

На діаграмі "Поштова скринька" відображається загальна кількість поштових скриньок користувачів у вашій організації та загальна кількість активних поштових скриньок у будь-який день звітного періоду. Поштова скринька користувача вважається активною, якщо вона використовувалася для надсилання або читання електронних листів, створення зустрічей, надсилання чи скасування нарад або прийому чи відхилення запрошень на них.

4

На діаграмі Сховище відображається обсяг сховища, що використовується в організації.

5

На діаграмі Квота відображається кількість поштових скриньок користувачів у кожній категорії квоти. Існує чотири категорії квоти.

  • Добре – кількість користувачів, обсяг використаного сховища яких не досягає рівня квоти видачі попереджень.

  • Попередження – кількість користувачів, обсяг використаного сховища яких перебуває на рівні видачі попередження або перевищує його, але не досягає квоти заборони надсилання.

  • Заборона надсилання – кількість користувачів, обсяг використаного сховища яких перебуває на рівні квоти заборони надсилання або перевищує його, але не досягає квоти заборони надсилання й отримання.

  • Заборона надсилання й отримання – кількість користувачів, обсяг використаного сховища яких перебуває на рівні квоти заборони надсилання й отримання.

6

  • По осі Y діаграми Поштова скринька відкладається кількість поштових скриньок користувачів.

  • На осі ординат діаграми Сховище відображається обсяг сховища, який використовується в поштових скриньках користувачів у вашій організації.

  • По осі Y діаграми Квота відкладається кількість поштових скриньок у кожній квоті сховища.

  • Вісь абсцис на діаграмах "Поштова скринька" та "Сховище" відповідає вибраному проміжку часу для цього конкретного звіту.

  • Вісь абсцис діаграми "Квота" – це категорія квоти.

7

Щоб відфільтрувати діаграми, можна клацнути елемент у легенді.

8

У таблиці відображається обсяг використання поштових скриньок на рівні користувача. До таблиці можна додати додаткові стовпці.

  • Ім’я користувача – адреса електронної пошти користувача.

  • Коротке ім’я – повне ім’я користувача.

  • Стан Видалено вказує на те, що поштову скриньку видалено, але в ній виконувалися певні дії протягом поточного звітного періоду.

  • Дата видалення – дата видалення поштової скриньки.

  • Дата створення – дата створення поштової скриньки.

  • Дата останньої дії – це дата, коли користувач надсилав або читав електронні листи в поштовій скриньці.

  • Кількість елементів – це загальна кількість елементів у поштовій скриньці.

  • Використано дискового простору (МБ) – загальний обсяг використаного простору.

  • Квота видачі попереджень (МБ) – граничний обсяг сховища. При його досягненні власник поштової скриньки отримає попередження.

  • Квота заборони надсилання (МБ) – граничний обсяг сховища, при досягненні якого на поштову скриньку більше не можна надсилати електронні листи.

  • Квота заборони надсилання й отримання (МБ) – граничний обсяг сховища, при досягненні якого на поштову скриньку більше не можна надсилати й отримувати електронні листи.

Якщо через політики компанії не можна переглянути звіти, у яких містяться особисті дані користувача, можна змінити параметр конфіденційності для всіх цих звітів. Див. розділ Приховання відомостей користувача у звітах статті Звіти про дії в Центрі адміністрування Office 365.

9

Крім того, можна експортувати дані звіту до файлу CSV програми Excel, вибравши Експорт.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×