За допомогою Access або Excel, щоб керувати даними

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Microsoft Excel і Microsoft Access мають багато подібності, які можна зробити це важко вирішити, яку програму потрібно використовувати. Наприклад, обидві програми можна зберігати великі обсяги даних, виконання ефективний запитів і засобів аналізу для поділу та групування даних та виконання складних обчислень, які повертають дані, які потрібно.

Однак, кожної програми має чітко переваги, залежно від типу даних, які ви керуєте і що потрібно робити з цими даними. Наприклад, якщо ваша мета для збереження цілісності даних у форматі, який можна отримати доступ до кількох користувачів, Access – до саме те, тоді як у програмі Excel, краще підходить для складних числових даних, які потрібно проаналізувати на осі z.

У багатьох випадках можна використовувати ці програми, використовуючи один з метою, до якого найкраще підходить. Загалом, Access – це краще для керування даними: допомагає зберегти його організованість прості для пошуку та доступні для кількох користувачів одночасно. Excel – це зазвичай краще для аналізу даних: виконання складних обчислень, вивчення можливих результатів і виробництва високоякісних діаграми. Якщо ви використовуєте Access для зберігання даних і програмі Excel, щоб проаналізувати його, ви можете отримати переваги обох програмах.

Перш ніж приймати вибір програми, може знадобитися порівняння переваг кожної програми, Дізнайтеся, коли рекомендовано використовувати один або інший і Дізнайтеся, як працювати з обох програмах точно, яке результату можна досягти.

Примітка.: Усі програмних комплексів Microsoft Office додати Excel, але не всіх програмних комплексів включають доступ.

Порівняння переваг кожної програми

Вибір права програми є критичні, якщо потрібно, щоб отримати доступ і оновити дані з максимальною і точність. Щоб дізнатися, яка програма найкраще підходить для завдання, які потрібно виконати, він може допомогти порівняння переваг, що кожна програма може запропонувати щодо збереження даних, аналізу даних, копіювати співпраці та безпеки.

Плоска та реляційних даних    Щоб допомогти вирішити, якою програмою найкраще підходять для зберігання даних, запитайте себе такі питання: чи є дані реляційні? Дані, які можуть ефективно міститися в одну таблицю або аркуша називається плоскі або nonrelational даних. Наприклад, якщо потрібно створити простий список клієнтів, з лише одна адреса й Контактна особа для кожного клієнта, Excel може бути кращим вибором. Проте, якщо потрібно зберегти складніші список клієнтів, яка містить виставлення рахунків і доставка адреси для кожного клієнта, або кілька контактної особи для кожного клієнта, Access – найкраще рішення.

У реляційна база данихякий Упорядкуйте інформацію в кількох таблицях. Добре розроблені реляційної бази даних кожну таблицю плоска та містить відомості про лише один тип даних. Наприклад, якщо створити базу даних клієнтів, імена клієнтів слід зберігати в одну таблицю, тоді як у цих клієнтів виставлення рахунків і доставка адреси слід зберігати в окремому таблиці. Зберігання адреси окремо від імен не радимо, оскільки кожен клієнт може мати кілька адрес, і ви хочете, щоб мати змогу ввести кілька адрес для кожного клієнта без необхідності повторно вводити ім'я клієнта для кожної адреси.

Локальні та зовнішніх даних    Можна використовувати для підключення до даних із різних зовнішніх джерел даних, щоб переглянути запит і редагування даних, не вводячи імпортуйте його. Наприклад, програма Access пропонує команди для підключення до наявних даних до бази даних Microsoft SQL Server, dBASE файлу або папки Outlook, а також багато інших джерел даних. За допомогою програми Excel для підключення до багатьох різних джерел даних, зокрема Access SQL Server і бази даних служб аналізу, текст і файлів XML і джерел даних ODBC та баз даних OLE. Проте, ви не можете редагувати дані, які потрібно змінити джерело даних через інтерфейс користувача Microsoft Excel.

Excel і Access надають команди для підключення до даних у списках Windows SharePoint Services . Проте Excel містить лише лише для читання підключення за допомогою списків SharePoint; тоді як у програмі Access дає змогу читання й запису даних до списків SharePoint.

Цілісність даних та зручності    Унікальні ідентифікатори допомогти збереження цілісності даних і переконайтеся, що немає двох рядків (або записів) містять однакові дані. Унікальні ідентифікатори також надають найшвидший спосіб отримання даних під час пошуку на або відсортувати дані. У програмі Access тип даних "Лічильник" можна використовувати для автоматичного генерування унікальний ідентифікатор для кожного запису. Потім можна використовувати ці ідентифікатори зв'язати записи з однієї таблиці до одного або кількох записів в іншій таблиці.

Структура, яку буде застосовано до даних допомагає забезпечення цілісності даних. Access можна потрібна, нові записи з однієї таблиці наявні відповідні значення в іншу таблицю, так, що не можна створювати "відірваних" записів. Наприклад, ви не хочете послідовності, що не містить інформацію про клієнтів. Доступ може вимагати, що кожного нового запису в таблиці «Замовлення» має відповідні значення клієнтів у таблиці «Замовники». Це потрібно, відповідність значення називається цілісність зв’язків.

Також можна створити власні обмежень і правил для подальшого забезпечення правильно введення даних. Excel дає змогу вводити дані в порядку більш довільної форми, але оскільки Excel не підтримує реляційних даних, вона не підтримує цілісності даних. Проте, за допомогою команди Перевірка даних » для керування введенням даних у програмі Excel.

Виконання запитів    Якщо вам часто доводиться переглядати дані різними способами, залежно від змінення умов або подій, доступ може бути варто для зберігання та робота з даними. Доступ дає змогу швидко отримати лише рядки та стовпці даних, які потрібно, чи дані, які містяться в одній таблиці або кількома таблицями за допомогою мови структурованих запитів (SQL) запитів. Також можна використовувати вирази в запитах для створення обчислюваного поля. Вираз у програмі Access схожий на процес використання формул у програмі Excel для обчислення значень. Також можна запитах Access підсумовування даних і представити агрегатних значень, наприклад суми, середні та лічильники.

Моделювання    У програмі Excel можна використовувати засоби аналіз "what-if" прогнозувати результат модель аркуша. Аналізу What-if дає змогу виконати різних сценаріїв даних, таких як найкраще регістр і найгірших випадку сценарії та порівняти отримані дані кілька сценаріїв у підсумкового звіту. Не схожі функція доступна в програмі Access.

Pivoting та діаграм    В обох програмах можна створити звіти зведених таблиць і діаграм зведеної таблиці. Проте Excel забезпечує додаткові зведеної таблиці, звітування та функції діаграм, ніж доступу. Якщо ви плануєте створювати великі звіти зведених таблиць або надати професійного вигляду діаграми регулярно, ви повинні використовувати створення звіту зведеної таблиці або зведеної таблиці діаграм у програмі Excel замість однакових функцій у програмі Access.

Excel і Access можна використовувати спільні середовища, наприклад Microsoft Windows SharePoint Services та мережних файлів, але є по-різному, дані можна отримати доступ до кількох користувачів.

Доступу до даних кількох користувачів    У розділі нормальну роботу Access дає змогу кільком користувачам, відкрийте одну базу даних у той же час; це працює належним чином, тому що Access блокує лише потрібні дані, що редагуються; в результаті, інші користувачі записи можна змінити різні без конфлікти. У програмі Excel ви можете поділитися книги з іншими користувачами, але співпраця кількох користувачів за допомогою функції рекомендації коли користувачі, які працюють на дані у цю книгу в різний замість одночасно. Фактично, користувачів до бази даних Access спільної роботи над набір даних, а користувачі книги Excel спільна робота над документом.

За допомогою служби Windows SharePoint Services для співпраці    Ці програми інтегрувати з технологій Microsoft Windows SharePoint Services, наприклад списках і бібліотеках документів SharePoint.

Програма Access пропонує різноманітні способи спільної роботи з кількома користувачами на сайті SharePoint. Наприклад, ви можете завантажити повний бази даних у бібліотеці документів служби Windows SharePoint Services, зробити формами та звітами доступні як служби Windows SharePoint Services подання та зв'язати базу даних, які зберігаються у списках SharePoint.

Excel містить лише один зі способів спільної роботи з кількома користувачами на сайті служби SharePoint. Ви можете завантажити книгу до бібліотек документів Microsoft Windows SharePoint Services, де окремих користувачів можна перевірити книгу, щоб внести зміни, заборони його іншим користувачам змінювати книгу одночасно. Користувачам можна редагувати книги без взяття бібліотеки документів, у цьому випадку необхідно координації з іншими користувачами, щоб уникнути конфлікту даними.

За допомогою мережних папок для співпраці    Якщо ви зберігаєте бази даних Access у спільній мережній папці, кількох користувачів можна відкрити базу даних і одночасно працювати з її дані. Окремі записи заблоковано, коли користувач редагує їх. Якщо ви зберігаєте книгу Excel у спільній мережній папці, лише одного користувача можна редагувати її одночасно. Для перегляду цілей, кілька користувачів можна відкрити книгу, поки інший користувач редагує його, але тих користувачів, не можна вносити зміни до даних до користувача, який редагує книгу закриває його.

Обидва програми містять схожі функції – пароля та шифрування — це може допомогти вам уникнути втрати даних і захист даних від несанкціонованого доступу. Проте існують деякі відмінності між Excel і Access у як рівень користувачів даних захист працює.

Запобігання втраті даних    У програмі Access буде постійно збережено, щоб у разі сталася неочікувана помилка, ви навряд чи втратити обсяг роботи (якщо є). Проте, оскільки Access постійно зберігає вашу роботу, це також можна внести зміни, які згодом ви вирішите, ви не хочете, щоб виконати. Щоб переконатися, що бази даних можна відновити належним чином, слід створити резервну копію файлу бази даних за розкладом, який відповідає вашим потребам. Ви можете відновити весь бази даних із резервної копії, або ви можете відновити лише таблицю або іншого об'єкта бази даних, що вам потрібно. Якщо ви використовуєте файл системи архівації, також можна копію бази даних із файлу резервної копії системи для відновлення даних. У програмі Excel можна зберегти відомості про автозбереження через певні проміжки під час оновлення даних.

Захист даних рівні користувача    У програмі Excel можна видалити важливих або особистих даних у поданні прихованням стовпців і рядків даних та натисніть захистити весь аркуш для керування доступом користувачів до прихованих даних. Крім захисту аркуша та її елементи, можна також блокування та розблокування клітинок на аркуші, щоб інші користувачі не змогли ненавмисно змінення важливі дані.

Файл рівень безпеки    На рівні файлів за допомогою шифрування в обох програмах для запобігання несанкціонованого користувачі не могли переглядати дані. Вам також потрібно вводити пароль для відкриття файлу бази даних або книги. Крім того, ви можете допомогти захищеного файлу бази даних або книги, використовуючи цифровий підпис.

Обмежений доступ до даних    У програмі Excel можна вказати користувача на основі дозволів на доступ до даних або встановити лише для читання правами, що інші користувачі не могли вносити зміни до даних, які вони мають доступ до. Access не надає можливості безпеки на рівні користувача, але програма Access підтримує модель безпеки користувача будь-якого він підключається до сервера бази даних. Наприклад, якщо ви зв'язування зі списком SharePoint, Access heeds дозволи користувача до списку SharePoint. Якщо потрібно зберегти несанкціонованого користувачів із даних Access можна зашифрувати бази даних за допомогою встановлення пароля. Користувачам потрібно ввести пароль для читання даних із бази даних, навіть якщо вони до нього доступ за допомогою іншої програми, наприклад Excel.

Додаткові відомості про те, як допомогти захистити ваші дані можна знайти захист бази даних Access 2007 і захисту та безпеки в Excel.

Коли у програмі Access

Загалом дуже Access – саме те, коли є для відстеження та записування даних регулярно і ввімкніть відображення, експорт або надрукувати підмножини даних. Форми Access надають зручніше інтерфейс ніж аркуша Excel під час роботи з даними. Microsoft Access можна автоматизувати часто виконуються дій і звітів Access дає змогу підсумувати дані в друкованих або електронні форми. У програмі Access передбачено кілька структури даних; Наприклад, ви можете контролювати типи даних, доступні для введено, що значення можна ввести і ви можете вказати, як дані в одній таблиці пов'язані дані в інших таблицях. У цій структурі дає змогу переконатися, що вводяться правильні типи даних.

Програма Access зберігає дані в таблиці, які виглядають так само, як аркушів, але таблиці Access призначені для складний запит щодо даних, що зберігаються в інших таблицях.

Використання доступ, коли ви:

  • Плануєте багато людей, які працюють у базі даних, і ви хочете надійним параметри безпечно обробляти оновлення даних, наприклад запису блокування та повідомлення про конфлікт роздільну здатність.

  • Плануєте необхідно додати інші таблиці в наборі даних, що виникла як плоскі або nonrelational таблиці.

  • Необхідно запустити складні запити.

  • Потрібно проводити різноманітні звіти або етикеток.

  • Керування контактами    Можна керувати контактами та поштову адресу і натисніть створення звітів у програмі Access або об'єднання даних із програми Microsoft Office Word для друку стандартних листів, конвертів або етикеток.

  • Інвентаризація та відстеження активів    Можна створити інвентарний елементів до будинку або офісу та зберегти фотографії або інші пов'язані документи разом із даними.

  • Відстеження замовлення    Введіть відомості про продукти, клієнтів і замовлення та потім створювати звіти, які демонструють обсяг продажів за працівника, регіону, періоду часу або іншого значення.

  • Відстеження завдань    Відстеження завдань для групи користувачів і введіть нове завдання в той же час, інші оновлюється завдання наявні в базі даних.

  • Упорядкування бібліотеки    Можна використовувати для зберігання даних про книги та компакт-дисків і стежити за яким ви зробили їх.

  • Планування подій    Введіть відомості про подію дат, розташування та учасники та надрукувати розклади або зведення про події.

  • Відстеження харчування    Відстежувати рецепти а увійти харчування і здійснювати діяльність.

Використання програми Excel

Як програму електронної таблиці Excel можуть зберігатися великих обсягів даних у книгах, які містять один або кілька аркушів. Однак, замість того, щоб указувати система керування базами даних, наприклад Access, Excel оптимізовано для аналізу даних а також обчислення. Гнучке цю програму можна використовувати для створення моделі для аналізу даних, створення простих і складні формули, щоб виконувати обчислення на ці дані зведених даних будь-яким чином, що ви хочете, та представлення даних у різні професійно оформлених діаграм.

Використання Excel, коли ви:

  • Обов'язкове плоскі або nonrelational подання даних замість реляційна база даних , який використовує кілька таблиць, і коли дані в основному числовий.

  • Часто виконувати обчислення та статистичні порівняння даних.

  • Потрібно використовувати звіти зведених таблиць, щоб переглядати ієрархічні дані у вигляді компактної та гнучкої структури.

  • Плануєте регулярно створювати діаграми а потрібно використовувати нових форматів діаграм, доступні в Microsoft Excel.

  • Потрібно виділити дані за допомогою умовного форматування піктограм, гістограм а колірні шкали.

  • Потрібно виконати для даних складний аналіз what-if даних, наприклад проаналізувати статистичні чи технічні або провести регресійний аналіз.

  • Потрібно відстежувати різні елементи у прості списку для особистого використання або з метою обмежений співпраці.

  • Облік    Можна за допомогою потужних функцій обчислення програми Excel у готувати фінансову бухгалтерську звітність, наприклад, звіт про рух грошових коштів, звіт про доходи або звіт про прибутки та збитки.

  • Бюджетування.    Чи вашим потребам особистих або ділових пов'язані, можна створити будь-який тип бюджету у програмі Excel, наприклад, маркетинговий бюджетний план, бюджет події або пенсійний бюджет.

  • Виставлення рахунків і продажів    Excel також дуже корисна для керування виставлення рахунків і продажі даних, і можна легко створити форми, що вам потрібно, наприклад, продажі рахунків-фактур, упаковки ковзає або придбати замовлення.

  • Створення звітів    Можна створити звіти різноманітних типів у програмі Excel, яка аналізу та підсумовування даних, наприклад, звітів, що дають можливість виміряти стан проекту, прогнозувати дані, підсумовувати дані та демонструвати наявні відхилення.

  • Планування    Excel – чудовий засіб для створення професійних планів або зручних планувальників, наприклад, щотижневий навчальний план, план маркетингового дослідження, кінець року податковий план або планування, які допомагають планувати меню на тиждень, свята або відпустки.

  • Відстеження    За допомогою програми Excel для відстеження даних з табеля або списку, наприклад, час аркуша для відстеження роботи або інвентарний список, який стежить за обладнання.

  • За допомогою календарів    Через її сітки природа, Excel піддається так, щоб створити календар будь-якого типу, наприклад навчальний календар для відстеження діяльності протягом навчального року, або фінансовий рік календаря для відстеження бізнес подій і проміжних етапів.

Корисні шаблони Excel у будь-якому з цих категорій можна знайти шаблони для програми Excel на сайті Microsoft Office Online.

За допомогою Excel і Access разом

Може виникнути ситуація, які ви хочете використовувати переваги, які пропонують ці програми. Наприклад, ви створили аркуш у програмі Excel, у якому можна обчислити й аналізувати дані, але аркуші стала занадто великий і складний та багато інших користувачів, потрібно мати доступ до даних. На цьому етапі можна імпортувати або посилання на аркуші в Access і використовувати його як базу даних замість того, щоб працювати з ними у програмі Excel. Або, можливо, у вас є дані в базу даних Access для якого потрібно створити деякі докладні звіти зведеної таблиці Excel та професійно оформлених діаграм Excel.

Незалежно від того, яка програма використовується вперше можна завжди перенести дані з однієї програми до іншої, де можна продовжувати працювати з нею. З або без зв'язків даних можна перенести даних в Access із програми Excel (і навпаки), копіювання, імпорт або експорт його.

Додаткові відомості про те, як обмін даними між обидві програми можна знайти переміщення даних із програми Excel до Access.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×