Загальні відомості про центр записів

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Відомості в цій статті представляє концепцією за допомогою центру записів для керування та зберігання записів. Ви зможете знайти загальні поради інформацію в цій статті, щоб допомогти вам зрозуміти переваги використання шаблону сайту центру записів. Щоб переглянути докладні відомості про створення та використання центру записів, виберіть посилання у розділі Додаткові відомості.

У цій статті

Огляд

Можливості шаблону сайту центру записів

Створення сайту центру записів

Огляд

Сайт центру записів призначений служити головним сховищем, у якому організація може зберігати всі свої записи, такі як юридичні та фінансові документи, і керувати ними. Сайт центру записів підтримує весь процес керування записами, від збирання записів до керування ними та їх ліквідації. Зазвичай сайт центру записів розробляється й настроюється фахівцями з питань керування записами та спеціалістами з інформаційних технологій (ІТ), які дотримуються плану файлів організації.

Примітка.: SharePoint дає можливість керувати записами "на"місці. Керування записами на місці можна використовувати будь-яку функцію, доступні в центрі записів, наприклад впровадження політики керування даними, маршрутизації та утримання для керування записами на будь-якого сайту. Щоб отримати додаткові відомості про керування записами на місці, зверніться до посилання в розділі Додаткові відомості.

Шаблон сайту Центру записів схожий на інші сайти SharePoint у тому, що він виступає загальним сховищем для документів і забезпечує співпрацю серед користувачів сайту. Проте шаблон сайту Центру записів – це попередньо налаштований сайт, розроблений спеціально, щоб допомагати організаціям реалізовувати свої програми керування записами та їх збереження. Керування версіями, перевірка, керування метаданими, витребування електронної інформації та налаштування маршрутизації записів – це вбудовані функції, що допоможуть ефективніше керувати записами.

Сайт центру записів

На початок сторінки

Функції шаблону сайту центру записів

Шаблон сайту центру записів поєднує деякі стандартні функції, доступні в Рішення Microsoft із керування проектами для підприємств (EPM) з функціями керування деякі додаткові записами для надає такі можливості:

Сховище можливостей      Сайт центру записів має кілька функцій, забезпечити цілісність записи зберігаються в його:

  • Система ніколи не змінює записи автоматично. Це гарантує, що записи, передані на сайт центру записів, а потім завантажені з нього через деякий час, будуть завжди ідентичні.

  • Адміністратори сайту можуть настроювати центр записів, щоб перешкодити безпосередньому несанкціонованому втручанню в записи. Це реалізується через керування версіями змін, внесених до документів, і аудиту певних типів змін.

  • Центр записів дає змогу менеджерам записів додавати та змінювати метадані в елементах, незалежно від метаданих запису. У такому разі дані, що стосуються завдань керування записами, можна оновлювати без змінення базового запису. Змінам, внесеним до метаданих, також надаються версії.

Впровадження політики керування даними    Деякі функції доступні політики, що використовуються для керування записами:

  • Аудит    Ця функція журналів подій і дій, які виконуються на файли. Аудит зручно використовувати, щоб запис whm перегляду та доступу до інформації в центрі записів.

  • Завершення терміну дії    Ця функція визначає, як довго запис має бути збережено, і які дії має відбуватися після завершення періоду зберігання, наприклад видалення або ініціалізації робочого процесу «Затвердження ліквідації». Термін зберігання запис зазвичай починається під час запису спочатку надсилання до центру записів.

  • Штрих-кодів    Ця функція надає кожному запису унікальний штрих-код зображення а також числові значення. Значення штрих-коду зберігається і індексованих разом із електронну версію запису. Штрих-коди використовуються для зберігання та відстеження фізичний записів. Коли записи в бібліотеці фізичну версії, штрих-коди дає змогу зіставлення фізичних копій з електронних колег.

Запис колекції програмовані інтерфейсу      Сайт центру записів підтримує набір служб, які полегшують записи колекції. Програмовані інтерфейсу центру записів надає змогу організаціям настроювати як документ керування і системи електронної пошти на автоматичне надсилання файлів до сайту центру записів. Вміст можна надсилати до центру записів за допомогою веб-служби за допомогою SOAP (простий протокол доступу до об'єктів) або за допомогою електронної пошти за допомогою SMTP (простий Mail Transfer Protocol). Також можна робочі цикли, створеному у Microsoft SharePoint Designer 2010 представити записів до центру записів. Щоб дізнатися більше про надсилання записів до центру записів, зверніться до посилання в розділі Додаткові відомості.

Маршрутизації записів      Сайт центру записів входять організатора вмісту, який можна автоматично маршрутизація вхідні записи (надіслані як автоматично або вручну) до потрібного місця, залежно від типу запису. Під час надсилання запису до центру записів, до нього часто додаються додаткові дані, наприклад журнал аудиту та метаданих. Журнал аудиту запису зберігається в центрі записів як файл XML- та метадані запису зберігаються у файлі XML і в стовпцях метаданих на сайті центру записів. Щоб отримати відомості про настроювання та маршрутизації записів за допомогою організатора вмісту відображається посилання в розділі Додаткові відомості.

Утримання    Як частину називається e виявлення центру записів дає змогу організаціям вжити записи, у розділі юридичні виявлення у рамках судового розгляду, або відповідні аудиту або розслідування і помістіть їх на утримання списку. Коли записи розміщені на утримання, вони призупиняються будь-які політики терміну дії, які можуть бути діяти, і вони захищені від руйнування. Наприклад, якщо в разі розгляду, організації-місця, відповідні записи, які, можливо, потрібні для отримання на утримання, ці записи доступні, доки не виконається судового розгляду. Записи можуть бути розміщені на кілька утримання по черзі. Менеджери записів шукати центру записів для записів, які потрібно утримувати. Докладніше про e виявлення відображається посилання в розділі Додаткові відомості.

На початок сторінки

Приклад використання центру записів для керування записами

Часто компанії, які необхідні для створення та надання фінансові звіти регулярно для цілей оподаткування. В будь-який момент компанії може вимагати звільнити фінансової інформації в процесі аудиту, наприклад, і фінансової інформації має бути випущено цю вимогу, що дані не змінено будь-яким чином. Щоб пристосувати цей запит, компанії фінансового відділу шукає і спрямування фінансові звіти до певної бібліотеки утримання на сайті центру записів. За допомогою звітів в бібліотеці утримання, вони призупиняються будь-які попередньо визначених політик, які можуть бути діяти і доступ до цих звітів блокування до певної дати й часу або до належного дозволу виникає. Фінансові звіти зберігаються до сайту центру записів разом із журналу аудиту пов'язані та інших метаданих.

приклад робочого процесу утримання записів

На початок сторінки

Розроблення сайту центру записів

На найвищому рівні є два основних етапи процесу розроблення сайту центру записів для реалізації програми керування записами:

  1. Організація має розробити стратегію керування записами та на офіційні записи план керування. Це є результатом співпраці, яка включає в себе координації менеджери записів, спеціалісти, ІТ-фахівців і інформацією.

  2. Організація має потім настроїти один або кілька сайтів центру записів для впровадження свого плану керування записами.

У нижченаведених розділах розглядаються основні елементи, які складають кожний із цих етапів.

Планування керування записами

Перш ніж організація зможе настроїти сайт центру записів як вирішення для керування записами, вона має скласти офіційний план стратегії керування записами. Особливі елементи офіційного плану керування записами унікальні для окремих організацій або справ. Проте фактично всі плани керування записами містять такі документи і процеси:

План файлів      У плані файлів описуються типи документів або елементів, які організація визнає офіційними бізнес-записами. Він указує, де зберігаються ці записи, і надає відомості щодо відмінностей між типами записів. План файлів виступає вичерпною колекцією політик, процесів і рекомендацій щодо створення та зберігання записів і керування ними. План файлів має охоплювати всі записи, незалежно від медіавмісту, зокрема паперові документи, блоґи, вікі-сайти, повідомлення електронної пошти та електронні файли. У ньому також має бути вказано, як кожен запис класифікується, захищається та зрештою знищується. Він також має містити застереження щодо спеціальних категорій записів, як-от записи "Конфіденційно", "Дуже важливо", "Комерційна таємниця" або "Привілейовано". Насамкінець, у плані файлів мають бути вказані люди, які відповідають за керування кожного типу запису.

Бібліотеки записів    Бібліотека записів – це, по суті, бібліотека документів, створена для класифікації та зберігання важливих записів. Ви можете створити бібліотеку записів для кожного типу запису, який потрібно зберегти. Записи автоматично спрямовуються до відповідної бібліотеки на основі параметрів, налаштованих в організаторі вмісту.

Типи вмісту    Ви можете створити типи вмісту, щоб вказати типи записів, які ваша організація має зберігати, і визначити будь-які унікальні властивості для кожного типу запису. Визначаючи типи вмісту для конкретних видів записів, організація може забезпечити узгоджене керування кожною з цих груп вмісту. Документи Office, файли PDF, TIFF (відскановані зображення), повідомлення електронної пошти, розмови за допомогою миттєвих повідомлень, відео та фізичні записи – усе це можна класифікувати та зберігати за створеними типами вмісту. Усі записи, які називаються "договором", наприклад, розглядатимуться однаково й узгоджено в системі керування записами SharePoint. Використання типів вмісту для класифікації та зберігання записів – це альтернативний спосіб використання бібліотек записів.

Розклад збереження      У розкладі збереження вказується, скільки часу потрібно зберігати кожен тип запису в плані файлів (період збереження), і описується процес видалення після завершення цього періоду (процес видалення). Рекомендації в розкладі збереження зазвичай залежать від юридичних вимог, ризиків для організації та потреб бізнесу. Крім того, у розкладі збереження зазвичай описуються обставини керування ризиками, які визначають період збереження для кожного типу запису.

Документ вимог відповідності      У документі вимог відповідності визначено правила, яких мають дотримуватися ІТ-системи для керування записами, можливості, які в них мають бути, і види звичайного моніторингу, які вони мають підтримувати для забезпечення відповідності.

  • Офіційний процес призупинення видалення записів      У цьому процесі, який часто називають утриманням, детально пояснюється те, як організація призупиняє видалення записів на час, наприклад, судових розглядів, перевірок або розслідувань.

  • Система для моніторингу та звітування про обробку записів      Щоб працівники заповнювали й переглядали записи та керували ними відповідно до визначених політик і процедур, програма керування записами має включати процес або систему для моніторингу та звітування про обробку записів.

Примітка.: З будь-якого сайту, можна вручну завантажувати файли розміром до 2 ГБ за розміром до центру записів. Якщо ви використовуєте організатора вмісту для маршрутизації записів до центру записів, обмеження розміру файлу для кожного запису – 50 МБ.

Для отримання докладних відомостей про планування засобу керування записами див. посилання в розділі Див. також.

На початок сторінки

Огляд настроювання сайту центру записів

Після того, як організація розпочне детально планувати керування записами і розробить щодо цього офіційний план, вона може створювати і змінювати сайт центру записів для реалізації програми.

Потрібно виконати такі етапи настроювання сайту центру записів:

  1. Створіть бібліотеки або списки записів для керування та зберігання кожного типу записів, указаного у плані файлів.

    • Рекомендовано створювати по одній бібліотеці записів для кожного типу вмісту у плані записів.

    • Коли записи надіслано до центру записів, вони переспрямовуються до відповідного списку або бібліотеки.

  2. Створіть стовпці для відповідних бібліотек, списків документів або типів вмісту, які будуть містити й відображати метадані для кожного типу запису, вказаного в плані файлів.

  3. Укажіть політики керування даними для кожного типу записів на сайті центру записів. Ці політики мають відображати термін зберігання та вимоги до аудиту, вказані в плані файлів організації та в розкладі зберігання.

  4. Налаштуйте організатор вмісту таким чином, щоб кожен тип запису спрямовувався до належного розташування. Коли записи надсилаються на сайт Центру записів (вручну або автоматично), програма використовує цю функцію, щоб визначити, як класифікувати запис на сайті Центру записів і куди його надіслати.

Для отримання додаткових відомостей про настроювання засобу керування записами див. посилання в розділі Див. також.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×